Ersättningspolicy. avseende Pacific Fonder AB

Transkript

1 Ersättningspolicy avseende Pacific Fonder AB Innehållsförteckning 1 Inledning Allmänt Relevanta externa regelverk Riskanalys Definitioner m.m Riktlinjer för ersättningar Grundläggande principer för ersättningar Rörliga ersättningar Resultatbedömning och riskjustering Utbetalning av rörlig ersättning till särskilt reglerad personal Ersättning i form av andelar i förvaltade fonder och andra instrument Garanterad rörlig ersättning och inlösen av tidigare anställningskontrakt Styrning Uppföljning och kontroll Information och tillgängliggörande... 7

2 2 (8) 1 Inledning 1.1 Allmänt Bolaget ska ha en ersättningspolicy som styr hur fasta och rörliga ersättningar till anställda hanteras. Syftet med ersättningspolicyn är att den dels ska främja en sund och effektiv riskhantering och motverka ett överdrivet risktagande bland bolagets anställda, dels förhindra att anställda agerar på ett sätt som står i konflikt med bolagets och dess kunds intressen. Vidare beskriver ersättningspolicyn hur ersättningssystemet är uppbyggt samt dess tillämpning och uppföljning. För att undvika intressekonflikter med anledning av de ersättningsbeslut som tas ska bolaget beskriva, dokumentera och öppet redovisa hur bolagets ersättningar till anställda fastställs (se definition nedan). Policyn ska omfatta samtliga anställda. 1.2 Relevanta externa regelverk Ersättningspolicyn är upprättad i enlighet med: - Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2011:1) om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning. Vid ändringar i gällande externa regelverk ska detta dokument omgåendes ses över och, i förekommande fall, uppdateras. Innan översyn och uppdatering har skett ska ersättningspolicyn tolkas i ljuset av vid var tid gällande externa regelverk. 1.3 Riskanalys Bolaget har genomfört en riskanalys i syfte att identifiera de risker som är förenade med Bolagets ersättningspolicy och ersättningssystem samt i syfte att identifiera särskilt reglerad personal, se bilaga 1. Resultatet av denna analys har legat till grund för utformningen av denna ersättningspolicy. 2 Definitioner m.m. Anställda i ledande strategiska befattningar: Anställda som, utöver den verkställande ledningen, leder och ansvarar för den dagliga verksamheten i bolaget, t.ex. anställda ansvariga för förvaltning, personal, administration eller marknadsföring. I Bolaget görs bedömningen att den verkställande direktören utgör anställd i ledande strategisk befattning. Utöver verkställande direktören förekommer inte någon anställd som definieras som anställd i ledande strategisk befattning.

3 3 (8) Ersättning: Ersättning utgörs av samtliga ersättningar och förmåner till den anställde. Ersättningen kan bestå av exempelvis kontant lön, andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag och bilförmåner. I Bolaget förekommer fast ersättning i form av kontant lön och pensionsavsättningar samt bilförmåner och andra personalförmåner (motion och friskvård) till begränsade belopp. Bolaget tillämpar även incitamentsprogram baserade på teckningsoptioner som den anställde förvärvar till marknadspris. Dessa incitamentsprogram utgör inte ersättning enligt definitionen ovan och omfattas därför inte av denna policy. Risktagare: En anställd som tillhör en personalkategori som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bolagets och/eller förvaltade fonders risknivå; normalt anställda som kan ingå avtal eller ta positioner för Bolagets och/eller förvaltade fonders räkning eller på annat sätt påverka Bolagets och/eller förvaltade fonders risker. Bolaget har gjort bedömnigen att av samtliga anställda är Bolagets verkställande direktör samt övriga förvaltare att betrakta som risktagare enligt definitionen. Övriga anställda har inte möjlighet att utöva något väsentligt inflytande över Bolagets och/eller fondernas risknivå. Bedömningen görs med beaktande av att ingen av övriga anställda kan besluta om eller ingå mer väsentliga avtal för Bolagets räkning, ta positioner eller på annat sätt påverka Bolagets och fondernas risker. Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil: Kategoring omfattar den verkställande ledningen och anställda i följande personalkategorier: a) anställda i ledande strategiska befattningar, b) anställda med ansvar för kontrollfunktioner, c) risktagare, samt d) sådana anställda vars totala ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen. När det gäller punkt a), se definition och Bolaget bedömning av anställda i ledande strategiska befattningar ovan. Beträffande punkt b) är bolagets funktion för riskhantering anställd med arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil. Bolagets övriga kontrollfunktioner, såsom funktionerna för regelefterlevnad och internrevision, upprätthålls av externa uppdragstagare. Ansvariga för nämnda funktioner mottar inte någon rörlig ersättning för den tjänst som är föremål för förevarande uppdragsavtal. Beträffande punkt c), se definition och Bolagets bedömning av risktagare ovan.

4 4 (8) Beträffande punkt d), kan det förekomma anställda som har en total ersättning som uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till den verkställande ledningen och som därmed är kategoriserade som särskilt reglerad personal. Rörlig ersättning: Rörlig ersättning är en på förhand till belopp eller storlek inte fastställd, vanligen resultatbaserad, del av ersättningen. Som rörlig ersättning räknas inte provisionsbaserad lön som är utan koppling till sådana framtida riskåtaganden, vilka kan komma att ändra Bolagets eller förvaltad fonds resultat- eller balansräkning. Verkställande ledning: Verkställande direktör samt, i förkommande fall, andra personer i Bolagets ledningsgrupp eller liknande organ som är direkt ansvariga inför styrelsen eller den verkställande direktören 3 Riktlinjer för ersättningar 3.1 Grundläggande principer för ersättningar Lön och anställningsvillkor ska vara sådana att bolaget kan attrahera och behålla kompetenta medarbetare. Anställda vid kontrollfunktioner ska, i förekommande fall, alltid få en sådan ersättning som gör det möjligt för bolaget att vid behov anställa kvalificerad och erfaren personal till dessa funktioner. Bolaget har att följa ingångna kollektivavtal och gällande arbetsrättslig lagstiftning vid bestämmandet av ersättning till anställda. Bolagets ersättningssystem ska vid var tid vara utformat så att det dels gynnar bolagets, dess kunds och förvaltade fonders långsiktiga intressen, dels överensstämmer med de regler och principer som har upprättats i syfte att skydda bolagets kund och aktieägare. De ersättningar som bolaget betalar ut får inte äventyra bolagets långsiktiga resultat och ekonomiska ställning. Ersättningarna får inte heller utgöra ett incitament för anställd att handla på ett sätt som står i konflikt med kunds och fondernas intressen. För det fall bolagets styrelse avser att bevilja och betala ut rörliga ersättningar till personal i ledande strategiska befattningar ska styrelsen se till att ersättningsnivån inte sätts så högt att den begränsar bolagets förmåga att uppfylla lagstadgade kapitalkrav. Ersättningarna ska inte heller vara så höga att de äventyrar Bolagets förmåga att sammantaget redovisa positivt resultat över en konjunkturcykel. Genom ovan nämnda grundläggande principer och riktlinjer bedömer bolaget att eventuella intressekonflikter kan undvikas. Enligt Bolagets bedömning är ersättningsformerna, mot bakgrund av bolagets storlek och den verksamhet som bedrivs, väl förenliga med syftet med denna ersättningspolicy.

5 5 (8) 3.2 Rörliga ersättningar Resultatbedömning och riskjustering Bolagets rörliga ersättningar och provisionsersättningar ska stå i lämplig balans till de fasta ersättningar som bolaget utger. De fasta delarna ska utgöra en så stor del av en anställds totala ersättning att det är möjligt att sätta den rörliga ersättningen till noll. Resultatbedömningen som ligger till grund för bolagets rörliga ersättningar ska i kvantitativt hänseende i huvudsak baseras på bolagets totala resultat eller på bolagets resultat från förvaltningen av en eller flera fonder. I den mån det är möjligt ska dock den rörliga ersättningen till anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bolagets risknivå i viss mån baseras även på den anställdes individuella resultat, t.ex. om den anställde är ansvarig för ett separat redovisat affärsområde. Resultatbedömningen ska även innefatta kvalitativa kriterier som uppmuntrar de anställda att agera för kundens, fondernas och Bolagets långsiktiga intresse. Hänsyn ska härvid tas till huruvida den anställde har följt gällande externa och interna bestämmelser som reglerar bolagets verksamhet och hur den anställde har hanterat sådana risker som ligger inom dennes ansvarsområde. Den kvantitativa bedömningen av bolagets och, i förekommande fall, den anställdes resultat ska göras ur ett flerårigt perspektiv och med tillämpning av en för bedömningen lämplig riskjustering. Detta innebär åtminstone att det ska genomföras en bedömning av, och eventuell justering utifrån, om de faktorer som legat till grund för det aktuella resultatet är hållbara över flera år. Bolaget ska också bedöma och justera resultatet utifrån om de faktorer som legat till grund för resultatet har påverkat bolagets kostnader för det kapital och den likviditet som verksamheten kräver Utbetalning av rörlig ersättning till särskilt reglerad personal Om beslut om rörlig ersättning fattas för särskilt reglerad personal, och den anställdes rörliga ersättning under ett år uppgår till minst kronor, ska fyrtio (40) procent av den rörliga ersättningen skjutas upp i tre år innan den betalas ut eller, i förekommande fall, äganderätten går över på den anställde. Om bolagets finansiella situation inte medger utbetalning efter tre år ska bolaget har rätt att förlänga uppskjutandeperioden. För särskilt reglerad personal med rörliga ersättningsdelar på särskilt höga belopp, ska minst 60 procent av den rörliga ersättningen skjutas upp i tre år innan den utbetalas enligt de principer som anges i ovanstående stycken. Med ett särskilt högt belopp avses rörliga ersättningar som väsentligen avviker från vad som från tid till annan är normalt i bolagets verksamhet. Bolaget ska ha möjlighet att skjuta upp en större andel av den rörliga ersättningen eller att skjuta upp ersättningen en längre period, än vad nu angivits, om detta är motiverat av hänsyn till bolagets finansiella ställning och position i innevarande konjunkturcykel, de risker som

6 6 (8) verksamheten, i vilken den anställde verkat, medför för bolagets och fondernas långsiktiga och hållbara resultat, den anställdes ansvar och arbetsuppgifter samt storleken på den rörliga ersättningen. Utbetalning av uppskjuten ersättning ska ske en gång per år jämt fördelad över den tid som ersättningen skjutits upp (pro rata). Den första utbetalningen får göras först ett år efter det att den rörliga ersättningen beslutades. Den uppskjutna ersättningen ska endast betalas ut eller övergå till den anställde till den del det är försvarbart med hänsyn till bolagets finansiella situation och i övrigt är motiverat utifrån bolagets, den berörda affärsenhetens, fondernas och den anställdes resultat. Den uppskjutna delen av ersättningen ska även kunna utgå helt av samma skäl Ersättning i form av andelar i förvaltade fonder och andra instrument Bolaget ska vid sådan rörlig ersättning som avses i föregående avsnitt utbetala femtio (50) procent av ersättningen i form i andelar i förvaltade fonder eller instrument som på annat sätt leder till intressegemenskap med dessa fonder, t.ex. aktier eller optioner i bolaget eller i bolagets direkta eller indirekta ägare. Vid val av instrument ska bolaget ta hänsyn till att syftet med denna ersättningsform är att skapa en intressegemenskap mellan den anställde och de fonder vari den anställde kan påverka risknivån. Vad nu angivits gäller både den del av den rörliga ersättningen som skjutits upp och den del av ersättning som inte skjutits upp. Den anställde får inte, oavsett om andelarna avser uppskjuten ersättning eller inte, förfoga över de andelar eller instrument som utbetalats enligt detta avsnitt inom ett år från det att äganderätten till andelarna eller instrumenten övergått till den anställde. Bolaget ska säkerställa att så inte sker genom avtal med den anställde eller genom utformningen av de villkor som gäller för de utbetalade instrumenten. Bolaget ska ha möjlighet att vid beslut om rörlig ersättning fastställa att en större andel av ersättningen ska utbetalas genom andelar eller instrument än vad som angivits ovan, eller att förfogandeförbudet ovan ska gälla under en längre period, om detta är motiverat av hänsyn till de risker som verksamheten, i vilken den anställde verkat, medför för fondernas långsiktiga och hållbara resultat, den anställdes ansvar och arbetsuppgifter samt storleken på den rörliga ersättningen Garanterad rörlig ersättning och inlösen av tidigare anställningskontrakt Garanterad rörlig ersättning får endast förekomma i samband med nyanställning och om det finns särskilda skäl därtill, t.ex. att det avser ersättning som den anställde skulle ha rätt till hos den förre arbetsgivaren. Sådan ersättning ska vara begränsad till det första anställningsåret och får endast betalas ut eller övergå till den anställde om det är försvarbart med hänsyn till bolagets finansiella situation.

7 7 (8) Bolaget ska säkerställa att sådana ersättningspaket som erbjuds nyanställd vid inlösen av tidigare anställningsavtal överensstämmer med denna ersättningspolicy. 4 Styrning Bolagets ersättningspolicy ska fastställas av styrelsen. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att ersättningspolicyn tillämpas och följs upp. Styrelsen beslutar om ersättning till den verkställande ledningen, ersättning till anställda som har det övergripande ansvaret för någon av bolagets kontrollfunktioner samt om de åtgärder som ska vidtas för att följa upp tillämpningen av ersättningspolicyn. Ersättningar till andra anställda beslutas av den verkställande direktören. Bolaget har utsett styrelsens ordförande att ansvara för följande: a) utföra en oberoende bedömning av bolagets ersättningspolicy och ersättningssystem, b) beredning av styrelsebeslut avseende ersättning till den verkställande ledningen, c) beredning av styrelsebeslut avseende ersättning till anställda som har det övergripande ansvaret för någon av bolagets kontrollfunktioner, samt d) beredning av styrelsebeslut avseende åtgärder för att följa upp tillämpningen av bolagets ersättningspolicy. Den oberoende styrelseledamot som utses att ansvara enligt ovan får inte ingå i bolagets verkställande ledning. Styrelseledamoten ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet i frågor om riskhantering och ersättning. Styrelseledamoten ska göra en oberoende bedömning av bolagets ersättningspolicy och ersättningssystem. I beredningen av styrelsebeslut enligt ovan ska hänsyn tas till aktieägares, fondernas och övriga intressenters långsiktiga intressen. 5 Uppföljning och kontroll Bolagets internrevisor utgör oberoende kontrollfunktion såvitt avser uppföljning och kontroll av bolagets ersättningspolicy. Den oberoende kontrollfunktionen ska när det är lämpligt och i vart fall årligen granska huruvida Bolagets ersättningar överensstämmer med denna ersättningspolicy. Kommenterad [KC1]: Eller extern? Resultatet av granskningen ska rapporteras till styrelsen senast i samband med att årsredovisningen fastställts. I de fall kontrollfunktionen finner att bolagets ersättningar till enskilda anställda avviker från denna ersättningspolicy ska rapportering till styrelsen ske omgående. 6 Information och tillgängliggörande Bolaget ska informera samtliga anställda om dels de kriterier som styr deras ersättning, dels om hur deras resultat bedöms.

8 8 (8) Dokumentversionshantering Uppdaterad av Datum Kommentar Fastställd Version Nytt regeldokument