Ersättningspolicy i Avida Finans AB. Version 5 Fastställd av Avida AB:s styrelse [ ]

Transkript

1 Ersättningspolicy i Avida Finans AB Version 5 Fastställd av Avida AB:s styrelse [ ]

2 1. INNEHÅLL Denna policy ska fungera som stöd för Avida Finans AB ( Avida eller Bolaget ) när det gäller frågor avseende ersättningar och utformningen av Bolagets ersättningssystem. Nedan följer de principer som ska gälla för ersättningar till de anställda. 2. OMFATTNING Denna ersättningspolicy ( Ersättningspolicyn eller Policyn ) omfattar samtliga anställda på Avida. Policyn skall tillämpas på nya avtal samt ändringar i existerande avtal, som träffas med befattningshavare. Ersättningspaket som används i syfte att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt ska överensstämma med denna Policy. 3. SYFTE Denna policy fastställer Avidas ersättningssystem och syftar till att definiera en för Avida lämpligt utformad struktur för fasta och rörliga ersättningar som balanserar en sund risknivå, en effektiv riskhantering och en framgångsrik rekryteringsstrategi. 4. ANSVAR 4.1 Styrelsen Styrelsen ska se till att Ersättningspolicyn tillämpas och följs upp regelbundet. Styrelsen fattar beslut om ersättning och övriga villkor för Avidas VD samt anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil. Styrelsen är skyldig att besluta om ersättning till VD, kontrollfunktioner och verkställande ledning, men kan delegera beslut om övriga anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil till VD. Avidas styrelse har beslutat att inte delegera detta. Styrelsen har utsett dess ordförande att vara särskilt ansvarig för ersättningsfrågor och denna Policys korrekta tillämpning. Styrelsen har, trots ordförandens särskilda ansvar, kvar sitt kollektiva ansvar i dessa frågor. 4.2 VD VD fattar beslut om ersättning och övriga villkor för de anställda på Avida vars ersättning inte beslutas av styrelsen. Avida ska informera sina anställda dels om vilka kriterier som styr deras ersättning, dels hur deras resultat bedöms. VD ansvarar för att samtliga anställda på Avida informeras om nyssnämnda. 4.3 Riskfunktionen Avidas Riskfunktion ska årligen utföra en riskanalys av Avidas ersättningssystem i enlighet med punkten 5 nedan. 4.4 Compliancefunktionen Avidas Compliancefunktion ska bistå VD och styrelse i frågor rörande ersättning vid behov. 2

3 4.5 Internrevisorn Avidas internrevisor ska årligen och när det finns skäl därtill självständigt granska om Avidas ersättningar överensstämmer med Avidas Ersättningspolicy och rapportera granskningen till styrelsen. 5. Riskanalys Avida ska årligen utföra en riskanalys i syfte att identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil. För dessa personer gäller utökade krav avseende exempelvis rörlig ersättning och med anledning av det måste de identifieras. Vissa personer blir per automatik klassades som anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil i enlighet med Kommissionens delegerade förordning (EU) nr. 604/2014. I riskanalysen beaktas vidare samtliga risker som företaget är eller kan komma att bli exponerade för inklusive de risker som är förenade med Avidas Ersättningspolicy och ersättningssystem. Analysen ska utföras av Riskfunktionen på Avida och den ska dokumenteras. 5.1 Personer som identifierats som anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil De personer, som i enlighet med Kommissionens delegerade förordning (EU) nr. 604/2014, i tjänsten utövar eller kan utöva ett inte oväsentligt inflytande på företagets risknivå (exempelvis genom att ingå eller avsluta avtal) är nedanstående: Ledningsgrupp STAB vvd Ekonomichef Sverige Affärsutvecklingschef IT-chef Kreditchef och jurist Ledningsgrupp Affärsområden VD Chef Fakturafinans Chef Inkasso Chef Konsument Chef Marknad Anställda med särskilt ansvar för/inom filialer Filialchef Norge Filialchef Finland Ekonomichef Finland Anställda i kontrollfunktioner Riskfunktionen De ovan nämnda personerna utgör samtliga Avidas anställda i denna kategori. För det fall Riskfunktionen i sin årliga analys upptäcker att övriga personer på Avida bör tas med i listan (till 3

4 följd av Avidas verksamhets beskaffenhet) ska de föras upp på denna. Det är inte enbart anställda som nämns i förordningen ovan som kan anses ingå i denna kategori anställda. 6.RIKTLINJER FÖR FAST ERSÄTTNING 6.1 Definition av fast ersättning Som fast ersättning räknas samtlig förutbestämd ersättning som utgår till anställda på Avida. Detta inkluderar således lön och olika överenskomna förmåner (exempelvis företagshälsovård, pensionsavsättning, friskvårdsbidrag och avgångsvederlag). Anställd i ledande position ska erbjudas en fast lön som är marknadsmässig och baserad på den anställdes ansvar, kompetens och prestation. 6.2 Grundprinciper Lön och andra ersättningar ska vara sådana att Avida kan attrahera och behålla kompetenta anställda. Den fasta lönen skall vara marknadsmässig, men ej marknadsledande. Lön och andra ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Avidas långsiktiga intressen. 7. RIKTLINJER FÖR RÖRLIG ERSÄTTNING 7.1 Definition av rörlig ersättning Med rörlig ersättning avses en på förhand till ett belopp eller omfattning inte fastställd, vanligtvis resultatbaserad, del av ersättning. Som rörlig ersättning avses inte provisionsbaserad lön som är utan koppling till sådana framtida riskåtaganden vilka kan komma att ändra Avidas resultateller balansräkning. 7.2 Grundprinciper. Avida ska sträva efter att uppmuntra långsiktigt värdeskapande och tillämpa en väl avvägd riskhorisont. Vid rörlig ersättning ska det finnas en lämplig balans mellan fasta och rörliga delar. Rörlig ersättning ska aldrig betalas ut om det kan innebära att Avidas kapitalbas urholkas. Om en anställd omfattas av ett ersättningssystem som består av en rörlig del, ska resultatet som ligger till grund för bestämmandet av ersättningen, baseras på en längre mätperiod (minst 1 år) och inbegripa ett kvalitativt moment. När styrelsen beslutar att rörlig ersättning ska betalas ut ska denna bedömas för respektive anställd och utifrån följande kriterier: Företagets resultat, Vilka budgetmål den anställda uppnått, De övriga mål den anställde uppnått, Vilka mål den anställde uppnått utifrån kvalitativa variabler. För det fall styrelsen beslutar att rörlig ersättning ska betalas ut ska de finansiella och de ickefinansiella (kvalitativa) kriterier som legat till grund för det beslutet dokumenteras. 4

5 7.3 Särskilt för anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil Förutom de kriterier som anges i övriga delar av denna Policy ska följande beaktas när en anställd vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil ska medges rörlig ersättning: Dessa anställdas rörliga ersättningar ska baseras på den anställdes resultat (såväl finansiellt och icke-finansiellt). Dessa anställdas rörliga ersättningar ska hänsyn till den berörda affärsenhetens och Bolagets totala resultat. 7.4 Särskilt för anställda i kontrollfunktioner Förutom de kriterier som anges i övriga delar av denna Policy ska följande beaktas när en anställd i en kontrollfunktion erhåller rörlig ersättning: Ersättningen ska kopplas till mål som hänför sig till kontrollfunktionen och ska vara oberoende av det resultat som Avida uppvisar. En kontrollfunktion ska aldrig uppmuntras till att vara mer mån om Bolagets resultat än sitt oberoende. 8. FÖRHÅLLANDET MELLAN FAST OCH RÖRLIG ERSÄTTNING I det följande anges hur stora de rörliga delarna högst kan bli i förhållande till de fasta delarna för samtliga kategorier av anställda som kan få rörlig ersättning. Undantag från dessa förhållanden ska i varje enskilt fall godkännas av styrelsen. 8.1 Anställda vars arbetsuppgifter INTE har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil Dessa anställda får inte erhålla en rörlig ersättning som uppgår till mer än 100 % av deras fasta ersättning. 8.2 Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil De anställda som identifierats i punkten 5 ovan kan inte erhålla en rörlig ersättning som uppgår till mer än 100 % av deras fasta ersättning. 9. UPPSKJUTANDE AV ERSÄTTNING I VISSA FALL 9.1 För anställda enligt definitionen i punkten 5 ovan med en rörlig ersättning på minst kr För anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil och, vars eventuella rörliga ersättning uppgår till minst kronor, ska minst 40 % av den rörliga ersättningen skjutas upp i tre till fem år innan den betalas ut till den anställde. 9.2 För anställda enligt definitionen i punkten 5 ovan med en rörlig ersättning på ett särskilt högt belopp Avida ska skjuta upp minst 60 % av den rörliga ersättningen för dels anställda i den verkställande ledningen, dels andra anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på 5

6 Avidas riskprofil och som har rörliga ersättningar på ett särskilt högt belopp. Ett särskilt högt belopp ska anses vara en rörlig ersättning som uppgår till minst kronor. Även i dessa fall gäller uppskjutandet i tre till fem år. 9.3 Allmänt uppskjutande av ersättning Avida ska, vid tidpunkten för avgörande om ev. utbetalning och uppskjutande av den rörliga ersättningen tag hänsyn till Avidas konjunkturcykel, de risker som finns i verksamheten och i vilken den anställde verkat, den anställdes ansvar och arbetsuppgifter samt storleken på den rörliga ersättningen. Vidare ska Avida beakta dess långsiktiga och hållbara resultat. Utbetalning och äganderätt till uppskjuten ersättning övergår till den anställde vid uppskjutandeperiodens utgång. Utbetalning sker, efter eventuell justering, en gång om året jämt fördelad över den tid som ersättningen skjutits upp (pro rata). Den första utbetalningen kan göras först ett år efter det att den rörliga ersättningen beslutades. 10. BORTFALL AV RÖRLIG ERSÄTTNING Avida kan besluta att rörlig ersättning kan falla bort helt eller delvis, om det i efterhand visar sig att den anställde, resultatenheten eller Avida inte har uppfyllt resultatkriterierna eller om Avidas ställning har försämrats väsentligt eller om Avida behöver ta emot statligt stöd enligt lagen om statligt stöd till kreditinstitut. För det fall Avida beslutat att uppskjuten rörlig ersättning till en anställd ska falla bort, beroende på dennes beteende, ska detta beslut vila på en ickefinansiell bedömning av den anställdes prestation, innefattande exempelvis följande faktorer: Den anställde har påvisat ett olämpligt riskbeteende. Den anställdes agerande har inneburit finansiella förluster som inte är obetydliga. Den anställde har agerat mycket olämpligt och exempelvis erhållit en arbetsrättslig varning. 11. OM ANSTÄLLD AVSLUTAR SIN ANSTÄLLNING Om en anställd slutar ska dennes eventuella rörliga ersättning inte betalas ut utan att Avida beaktar hur den står i proportion till den anställdes prestationer. Ett avgångsvederlag ska inte uppmana osunt risktagande. 12. INFORMATION OCH PUBLICERING Avidas anställda ska informeras om innehållet i denna Policy och om de kriterier som enligt denna används när deras fasta och eventuella rörliga ersättning beslutas och betalas ut. En redogörelse för Avidas ersättningar ska offentliggöras i samband med att årsredovisningen fastställs (i årsredovisningen eller på Avidas webbplats) och innehålla de uppgifter som föreskrivs i Finansinspektionens föreskrifter och ska finnas tillgänglig i minst ett år efter att den offentliggjorts. På Avidas webbplats ska Avida redogöra för hur Avida uppfyller kraven rörande ersättningspolicy och ersättningssystem i Finansinspektionens föreskrifter (2011:1) om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning. Styrelsen beslutar om Ersättningspolicyn i sin helhet ska 6

7 publiceras på webbplatsen eller om dess innehåll och Avidas ersättningssystem istället ska beskrivas på webbplatsen. 13. AVVIKELSE FRÅN POLICYN Styrelsen ska ha rätt att frångå denna Policy om det i enskilt fall finns särskilda skäl för det, i den mån det är förenligt med lag och gällande föreskrifter avseende ersättningar. 7