Vid tillämpning av denna policy skall nedanstående begrepp ha följande betydelse:

Transkript

1 ERSÄTTNINGSPOLICY Antagen av styrelsen den Ersätter tidigare ersättningspolicy antagen av styrelsen Ansvarig för implementering: Bankens verkställande direktör. 1. Definitioner Vid tillämpning av denna policy skall nedanstående begrepp ha följande betydelse: Anställda i den verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 4.2. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 4.3. Anställda som är Risktagare: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 4.4. Banken: Ekeby Sparbank Ersättning: Alla ersättningar och förmåner till en anställd (t.ex. kontant lön och andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag och bilförmåner). Kontrollfunktion: Bankens funktion eller funktioner för riskkontroll, regelefterlevnad (compliance) och internrevision. Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Särskilt reglerad personal: Den verkställande ledningen och övriga anställda som Banken har identifierat som särskilt reglerad personal enligt nedan, 2. Bakgrund, övergripande mål m.m. 2.1 Riskanalys Denna ersättningspolicy grundar sig på en av styrelsen genomförd riskanalys. Risken bedöms utifrån ersättningarnas storlek att utgöra 400 tkr. 2.2 Syfte m.m. Syftet med denna policy är att ange grunderna och principerna för hur Ersättningar inom Banken skall fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka anställda som skall vara Särskilt reglerade personer och för vilka därför särskilda regler om Rörlig ersättning ska gälla. Vidare är syftet att policyn och dess tillämpning skall främja en effektiv riskhantering och motverka ett överdrivet risktagande. 2.3 Övergripande mål m.m. Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med gällande banklagstiftning och FI:s allmänna råd bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina

2 förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). Bankens verksamhet utförs av tjänstemän vars ersättningar utgörs enligt nedan: De anställdas ersättningar bestäms att i huvudsak gälla fasta månadslöner. Dessutom kan en mindre rörlig ersättning utgå. Styrelsens bedömning är att den rörliga ersättningen kan bli mellan kr och kr/år/anställd om hela eller delar av årligen fastställda mål för rörelsen uppnås. Taket är således kr varför uppskjuten ersättning ej kan bli aktuell. Den rörliga ersättningen benämns resultatandelar och sätts in i Stiftelsen Guldeken och kan av den anställde lyftas eller förlängas vart femte år. Den rörliga ersättningen kan helt utebli. 3 Styrning 3.1 Styrelsens ansvar Övergripande ansvar Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken Ersättningar till Anställda i den verkställande ledningen m.m. Styrelsen skall besluta om ersättning till dels Anställda i den verkställande ledningen, dels Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Uppföljning Granskning att bankens ersättningssystem överensstämmer med ersättningspolicyn ska ske av compliance minst en gång årligen. 3.2 Styrelsen ska utse en styrelseledamot som oberoende ska bedöma om bankens ersättningssystem och ersättningspolicy är lämpliga samt som ska bereda beslut avseende ersättning till verkställande ledningen och anställda som har övergripande ansvar för kontrollfunktionen. Compliance ska deltaga i den oberoende styrelseledamotens bedömning av ersättningssystemen. 3.3 Intern kapitalutvärdering Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen. 4 Särskilt reglerad personal 4.1 Allmänt Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av Bankens anställda som skall utgöra Särskilt reglerad personal, och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. Banken har beslutat att anställda hörande till någon av följande kategorier om inte undantagna enligt nedan i enlighet med vad som anges i 4.5 nedan skall anses vara Särskilt reglerad personal:

3 a) Anställda i den verkställande ledningen. b) Anställda som ansvarar för kontrollfunktion. c) Anställda som är risktagare. 4.2 Anställda i den verkställande ledningen Till denna personalkategori hör den verkställande direktören, den verkställande direktörens ställföreträdare. 4.3 Anställda som ansvarar för kontrollfunktioner - Till denna personalkategori hör anställda som är ansvariga för någon av funktionerna för regelefterlevnad (compliance), internrevision och riskkontroll. Till denna kategori (som berörs av rörlig ersättning) hör i banken följande befattningar: - riskkontroll (controller) 4.4 Anställda som är risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bankens risknivå. Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för Bankens räkning eller ta positioner för Bankens räkning skall höra till denna personalkategori. Vidare skall anställda som på annat sätt kan påverka Bankens risker höra till aktuell personalkategori. Den som är anställd i följande befattning eller motsvarande skall anses höra till denna kategori: - Anställda i den verkställande ledningen - Anställda med ansvar för kontrollfunktioner - Compliance för värdepapper 4.5 Möjlighet till undantag Anställda i den Verkställande ledningen, anställda med ansvar för kontrollfunktioner samt risktagare enligt vad som angivits ovan skall alltid höra till Särskilt reglerad personal. Möjlighet att undanta sådan anställd från kategorin Särskilt reglerad personal finns således inte. 4.6 Beslut om kategorisering Den verkställande direktören ansvarar för att all personal i Banken delas in enligt de kriterier som anges ovan. 5 Rörlig ersättning 5.1 Beslut

4 Endast styrelsen får efter ersättningskommitténs beredning besluta om rörlig ersättning. 5.2 Resultatbedömning och riskjustering Ett beslut om att anställda i Banken skall erhålla Rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas: - Nuvarande risker. - Framtida risker. - Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. 5.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den Rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll. 5.4 Särskilt om rörlig ersättning för Särskilt reglerad personal Samma regler som vad ovan angivits ska gälla för denna kategori. De kriterier (såväl finansiella som icke-finansiella) som Banken lägger till grund för Rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal skall dokumenteras. 5.5 Särskilt om rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner Banken ska, om anställda i kontrollfunktioner får rörlig ersättning, se till att den bestäms utifrån mål som är kopplade till kontrollfunktionen, oberoende av resultatet i de affärsområden de kontrollerar. 6 Övrigt 6.1 Avgångsvederlag m.m. Ersättning som utgår till anställd i samband med att anställning upphör skall stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden samt beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. 7 Kontroll Utöver den kontroll som skall göras enl. punkt 3.2 ovan skall efterlevnaden av denna ersättningspolicy kontrolleras enligt följande. Denna särskilda kontroll skall utföras av Bankens internrevision som skall utgöra kontrollen. Kontrollen skall ske när det är lämpligt och i vart fall årligen. Kontrollfunktionen skall när det behövs omgående rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen i Banken och i vart fall årligen senast i samband med att årsredovisningen fastställs. Compliance ska informeras om rapportens innehåll och resultat så att denne kan ta hänsyn till detta och utföra eventuella erforderliga justeringar i aktuella instruktioner.

5 8. Transparens m.m. 8.1 Anställda Banken skall informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy. Informationen sker av VD. Banken skall därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr deras ersättning, dels om hur deras resultat bedöms. Detta skall ske genom att VD årligen informerar om dessa förhållanden för underställd personal. För den Verkställande ledningen och anställda med det övergripande ansvaret för någon av företagets kontrollfunktioner, skall i stället motsvarande skyldighet fullgöras av styrelsens ordförande. 8.2 Offentliggörande Banken skall årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande information: 1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om ersättningskommitténs sammansättning och befogenheter, uppgifter om att Sparbankernas Riksförbund Compliance varit behjälpliga för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll. 2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning. 3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering. 4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar. 5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, 6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar. 7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a. intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, b. rörliga ersättningar fördelade på kontanter, aktier, aktierelaterade instrument och andra finansiella instrument samt andra rörliga delar, c. utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, d. avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning, samt e. utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. Uppgifterna ska offentliggöras på sparbankens hemsida på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. 9. Uppdatering m.m.

6 Denna policy skall bli föremål för regelbunden uppdatering, i vart fall årligen Fast Rörlig Antal ersättning ersättning Särskilt reglerad personal Övrig personal