Portfolio Försäkra. Ersättningspolicy. Ramverksversion 002

Transkript

1 Portfolio Försäkra Ersättningspolicy Ramverksversion 002

2 Datum för fastställelse Sidan 1 Innehåll Externa regelverk... 2 Interna regelverk Syfte Övergripande mål Organisation och ansvar Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Särskilt ansvarig styrelseledamot Bolagets modell för rörlig ersättning Grundförutsättningar Mål Balans mellan fast och rörlig ersättning Resultatbedömning och riskjustering Uppskjutande Uppföljning och kontroll Information Information till anställda Offentliggörande Fastställande och uppdatering... 5 Bilaga 1 Riskbedömning... 6

3 Datum för fastställelse Sidan 2 Externa regelverk Finansinspektionen FFFS 2005:1 Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag FFFS 2011:1 Om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning FFFS 2014:1 om styrning, riskhantering och kontroll FFFS 2014:22 Föreskrift om ändring i FFFS 2011:1 Interna regelverk Ersättningspolicy för Sparbanken Rekarne AB Sammanfattning för 2016: 2016 finns rörliga ersättningsystem i Portfolio Försäkra AB. Enligt myndighetskrav finns denna ersättningspolicy som reglerar rörliga ersättningsystem. 1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen i Portfolio Försäkra (nedan kallad bolaget) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i bolaget samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för bolaget, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Samtliga ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för bolaget. 2. Övergripande mål Bolagets långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med tillsynsmyndighetens krav bedriva verksamheten på ett sådant sätt att bolaget upplevs som en god arbetsgivare som genererar lönsamhet till sin ägare kopplat till ett gott renommé inom vårt verksamhetsområde och nöjda kunder 3. Organisation och ansvar 3.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i bolaget, i förekommande fall efter förslag från VD.

4 Datum för fastställelse Sidan Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. I Portfolio Försäkra AB är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 4. Bolagets modell för rörlig ersättning 4.1 Grundförutsättningar Inom försäkringsförmedlingsbranschen arbetar man traditionellt med enbart rörliga ersättningar kopplat till säljresultat. För att försöka komma bort från det individuella tänket, enbart rörliga ersättningar skapar har alla anställda på bolaget fast lön. Bolagets anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning ska vara att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av bolaget uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bolagets långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. Samtliga anställda, förutom kontrollfunktioner, kan omfattas av rörliga ersättningssystem. Kontrollfunktioner, dvs Riskkontrollansvarig och Complience officer är anställda i Sparbanken Rekarne och omfattas av densammas resultatandelssystem. Avsättning till resultatandelssystem omfattas inte av begreppet rörliga ersättningssystem i Portfolio Försäkra AB. Anledningen är att variablerna för utfall är allt för många för att ett fåtal personer ska kunna påverka utfallet samt att beloppen per medarbetare är förhållandevis små. Bolagets styrelse har också fullständig beslutanderätt i samband med utbetalning av varje års resultatandelssystem, vilket medför att man har full kontroll över den resultatpåverkan resultatandelssystemet får på det totala resultatet. 4.2 Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas och vara kända på förhand liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Eventuella kriterier för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen ska vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte kan räkna med. Maximal rörlig ersättning hos Portfolio Försäkra för 2016 är en månadslön.

5 Datum för fastställelse Sidan Resultatbedömning och riskjustering Beslut om att anställda i bolaget ska erhålla rörlig ersättning ska grunda sig på en bedömning av risken kopplat till ersättningen. Nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader ska beaktas. Bedömningen ska baseras på ett långsiktigt hållbart resultat. Rörliga ersättningar får inte begränsa bolagets förmåga att upprätthålla ett tillräckligt kapital eller begränsa nödvändiga avsättningar till eget kapital. 4.5 Uppskjutande I de fall rörlig ersättning till anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil uppgår till minst SEK ska särskilda regler beaktas. Personal som omfattas av detta beskrivs i bilaga 1. Reglerna för uppskjutande av rörlig ersättning för dessa personer finns beskrivna i FFFS 2014:22 4 kap Uppföljning och kontroll VD ansvarar för löpande uppföljning av bolagets ersättningssystem. VD ska redovisa uppföljningen av denna till den särskilt funktionsansvarige i styrelsen. Ägarbolagets compliencefunktion ska årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen för både banken och bolaget innan årsbokslutet fastställs. 6. Information 6.1 Information till anställda Bolagets ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. Detta är särskilt viktigt för anställda som omfattas av punkt Offentliggörande Relevant och tydlig information om bolagets ersättningar ska lämnas i årsredovisningen, i bilaga till årsredovisningen eller på bolagets webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Informationen ska innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet; mål och kriterier för rörlig ersättning; räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11.

6 Datum för fastställelse Sidan 5 7. Fastställande och uppdatering Denna policy fastställs av styrelsen minst en gång per år även om inga ändringar genomförs. VD, eller av denne utsedd person, ansvarar för uppdatering inför styrelsens årliga fastställande.

7 Datum för fastställelse Sidan 6 Bilaga 1 Riskbedömning Inledning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna)med ändringar i FFFS 2014:22. Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Portfolio faller under Finansinspektionens tillsyns, och enligt Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag, bör man använda samma regelverk som inom banken även för andra bolag inom koncernen som tillses av Finansinspektionen. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med Portfolios ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil gäller som utgångspunkt i riskbedömningen så säger FFFS 2014:22 i 2 kap. 3 att företaget årligen ska göra en analys för att identifiera anställda som omfattas. Analysen ska dokumenteras.

8 Datum för fastställelse Sidan 7 Bolagets ersättningspolicy och ersättningssystem Bolagets storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Portfolio Försäkra AB är ett försäkringsförmedlingsföretag vars verksamhetsområde i huvudsak omfattar Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Bolaget är ett helägt dotterbolag till Sparbanken Rekarne AB som har 3 kontor och bedriver en traditionell bankrörelse riktad till privat- och företagskunder inom samma verksamhetsområde. Verksamheten innefattar huvudsakligen förmedling av personförsäkringar inom Liv och Tjänstepension. Antalet anställda är fn 6 årsarbetare. Rörliga ersättningar i Portfolio Försäkra AB För 2016 finns rörliga ersättningar i Portfolio Försäkra AB till förmedlande personal. Styrelsen har beslutat att bankens resultatandelssystem faller utanför ramarna för rörliga ersättningar. Risker med Portfolio Försäkras ersättningspolicy och ersättningssystem Bolagets ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar bolagets möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. Den rörliga ersättningen i ett eventuellt system får inte utgöra någon risk för bolaget. Alla eventuella rörliga ersättningar ska beslutas av styrelsen. Överensstämmelse med Portfolio Försäkras affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från bolagets strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för bolaget. Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil Portfolio Försäkra AB har mot bakgrund av riskbedömningen i FFFS 2014:22, 2 kap. 3 bedömt att följande anställda ska anses vara anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil för 2016: Verkställande ledning Till denna grupp räknas: Anders Söderlund, VD Anställda med ansvar för kontrollfunktioner

9 Datum för fastställelse Sidan 8 Portfolio har inga anställda med ansvar för kontrollfunktionerna, denna tjänst tillhandahålls av moderbolaget. Risktagare Till denna grupp räknas: För 2016 inga anställda Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen Till denna grupp räknas: För 2016 Patrick Hagberg och Andreas Adolfsson Slutsats Bolagets eventuella rörliga ersättningssystem ska syfta till långsiktigt värdeskapande och ha en väl avvägd risknivå som aldrig kan leda till att bolagets långsiktiga huvudmålsättning äventyras. Samtliga anställda i Portfolio Försäkra med rörlig ersättning har en rörlig ersättning som max kan uppgå till en månadslön. Medarbetarna utvärderas/målstyrs med 3 oberoende av varandra, olika mål. Up frontersättningar är borttagna och ersättning för flytt och engångsersättningar är väldigt lika. Det tillsammans med relativt låg rörlig ersättning och löpande stickprov i dokumentationerna säkerställer att risken att anställda ser till sin egen lön istället för kundnytta är låg. Vi kommer även göra kontroller av volym i respektive produkt/försäkringsbolag. Det blir ytterligare ett kvitto på att vi sätter kundnyttan främst.