Ersättningspolicy. Lönneberga-Tuna-Vena Sparbank. Innehållsförteckning. 1. Bakgrund. 2. Allmänt. 3. Mål. Fastställd av styrelsen

Transkript

1 Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen Innehållsförteckning 1. Bakgrund 2. Allmänt 3. Mål 4. Riskanalys 5. Definitioner 6. Särskilt reglerad personal 7. Syfte med rörlig ersättning till anställda 8. Ersättningsutskott 9. Kriterier för rörlig ersättning 10. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken 11. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer 12. Uppföljning och kontroll 13. Information till anställda 14. Offentliggörande av ersättningar 1. Bakgrund Finansinspektionen har infört nya föreskrifter, FFFS 2011:1, gällande ersättningssystem i kreditinstitut m fl. De nya föreskrifterna är bindande och gäller även avtal som ingåtts och beslutas eller betalas ut efter nämnda föreskrifts ikraftträdande. Om banken tillämpar rörlig ersättning som innehåller s.k. diskretionära pensionsförmåner ska en pensionspolicy upprättas. 2. Allmänt Syftet med denna policy är att styrelsen i Lönneberga-Tuna-Vena Sparbank (nedan kallad banken) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken samt särskilt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Policyn ska årligen och vid behov omprövas av styrelsen. 3. Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bankoch finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). Ersättningspolicy 1(4)

2 4. Riskanalys Denna ersättningspolicy grundar sig på den av styrelsen genomförd riskanalys. Se bilaga 5. Definitioner Med ersättning menas kontant lön, andra kontanta ersättningar, pensionsavsättningar, avgångsvederlag, bilförmåner mm. Med rörlig ersättning menas en ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Anställda i den verkställande ledningen är högsta verkställande tjänsteman (VD) samt affärsansvarig privat och företag. Särkskild reglerad personal är anställd eller anlitad, som i tjänsten kan utöva väsentligt inflytande över bankens risknivå och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende 6. Särskilt reglerad personal Styrelsen har i riskanalys definierat de personer (risktagare) som kan påverka bankens risknivå som VD, riskkontroller, compliance, kreditkontroller och den administrativt ansvarige. Dessa personer omfattas inte av rörliga ersättningssystem utan uppbär endast fast ersättning. 7. Syfte med rörlig ersättning till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som i vissa fall kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 3 ovan. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta till dels anställds motivation dels vara långsiktigt värdeskapande och dels innebära en väl avvägd risknivå för banken. 8. Ersättningsutskott Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskanalys, tillämpning och uppföljning. Inom styrelsen finns ett ersättningsutskott för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I banken utgörs ersättningsutskottet av styrelsens ordförande och vice ordförande. Ersättningspolicy 2(4)

3 9. Kriterier för rörlig ersättning Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandel ska även innehålla ett tak. Kriterierna kan fastställas på både individ- och gruppnivå, utifrån såväl ett kvantitativt som ett kvalitativt perspektiv. Kriterierna för rörlig ersättning ska bestämmas så att de bortfaller om bankens rörelseresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat. 10. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken Samtliga anställda i banken som inte kan påverka bankens risknivå omfattas av rörliga ersättningssystem till anställda. Bankens rörliga ersättning utgörs för närvarande av en avsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken, där till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken respektive anställd innehar en individuell andel. Utbetalning av resultatandel i Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. Avsättning till Guldeken sker med lika belopp till alla bankanställda, justerat med tjänstgöringsgrad. 11. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer Bankens styrelse beslutar om eventuella rörliga ersättningssystem till anställda samt riktlinjer för efterlevnad av denna ersättningspolicy. Ordförande och vice ordförande bereder på styrelsens uppdrag ersättningar och förmåner till ledande befattningshavre och till de som har det övergripande ansvaret för någon av bankens kontrollfunktioner. Beslut om sådana ersättningar ska fattas av styrelsen. VD beslutar om ersättning till övrig personal. 12. Uppföljning och kontroll VD ska till styrelsen löpande redovisa utfallet av bankens rörliga ersättningssystem. Bankens internrevision ska årligen eller vid behov granska att bankens rörliga ersättningssystem är i överensstämmelse med beslutade ersättningspolicy. 13. Information till anställda Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem om innebörden av policyn och ersättningssystemet. Ersättningspolicy 3(4)

4 14. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörande. Informationen bör innehålla - Beslutsprocess och riskanalys för ersättningssystem - Mål och kriterier för rörlig ersättning - Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar - Övriga relevanta uppgifter Ersättningspolicy 4(4)

5 Riskanalys avseende bankens ersättningspolicy Fastställd av styrelsen Bakgrund I riskanalysen ska bankens styrelse identifiera, analysera och dokumentera vilka risker som är förenade med ersättningspolicyn och ersättningssystemen samt de personer som kan påverka bankens risknivå, s.k. särskilt reglerad personal. Ersättningspolicyn och ersättningssystemet Styrelsen ska ange grunder och principer för alla former av rörliga ersättningar till anställda i banken. Ersättningspolicyn ska främja bankens målsättningar och inte uppmuntra till risktagande som kan innebära ekonomisk skada eller negativ påverkan av allmänhetens förtroende för banken. Bankens huvudmålsättning är att bedriva en lönsam verksamhet där banken är både väl kapitaliserad och likvid att möta förutsedda och oförutsedda händelser. Ett rörligt ersättningssystem är en del för att uppnå denna målsättning. Syftet med rörlig ersättning är att motivera och premiera medarbetare att nå uppsatta mål och därmed bidra till en god lönsamhet för banken. Nivån på rörliga ersättningssystem ska uppfattas som sunt och rimligt, det får aldrig äventyra bankens möjligheter att fullgöra sina förpliktelser varken på kort eller lång sikt. Styrelsen har analyserat de risker som kan vara förenade med ersättningspolicyn och ersättningssystemen och utifrån det dragit ett antal slutsatser. Innan verksamhetsåret fastställer styrelsen målsättningar i verksamhetsplan och 3-årsbudgetar som är styrande för verksamheten. Detta innebär att bankens styrelse har kontroll över vad som ska presteras för att rörliga ersättningar ska komma ifråga. Ersättningssystemet innehåller både mätbara finansiella och icke-finansiella måltal som ska engagera och motivera personalen att nå dessa. Måltalen är en kombination av bankens finansiella mål, aktivitet med kunder. Målen är gemensamma för de anställda vilket innebär att en enskild person inte ensam kan påverka hela utfallet. Detta reducerar således risken för ett potentiellt icke önskvärt beteende hos den enskilde. I övrigt finns fastlagda rutiner för rapportering och kontroller som kan fånga upp avvikelser. De anställdas ersättningar är till övervägande del fasta, d.v.s. normala löner och förmåner. De rörliga delarna utgör således en mindre del av den totala ersättningen man har i sin anställning. Utfallet i ersättningssystemet är begränsat i belopp till de anställda. För full utdelning krävs att samtliga måltal har uppfyllts. Det totala beloppet bedöms inte utgöra någon Riskanalys avseende bankens ersättningspolicy Sida 1 av 2

6 betydande risk för banken eftersom en grundförutsättning är att banken visar ett positivt resultat som med betryggande marginal överstiger den möjliga utdelningen. Styrelsen får kontinuerligt rapportering om utfallet av måluppfyllelsen i ersättningssystemen. Styrelsen har också den slutliga kontrollen då beslut om utbetalning sker av styrelsen i samband bokslutet året efter aktuellt verksamhetsår. Särskilt reglerad personal Styrelsen har identifierat nedanstående personer att vara s.k. särskilt reglerad personal i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter i FFFS 2011:1 VD, riskontroller, compliance, kreditkontroller och administrativt ansvarig Huvuddragen i det rörliga ersättningssystemet avseende utformning och resultatkriterier Ersättning från resultatandelssystemet för 2013 baseras på nedanstående kriterier: (Beslut i styrelsen ) Bankens rörelseresultat Att rörelseresultatet uppgår till tkr. Vid uppnått mål utbetalas en summa av 12,5 tkr. Om rörelseresultatet understiger tkr (efter avsättning av totala beloppet för resultatandelar) så utbetalas inga resultatandelar baserade på rörelseresultat. Verksamhetsplan Vid 100 % -ig måluppfyllelse så utbetalas en summa av 12,5 tkr. Om bankens rörelseresultat understiger tkr (efter avsättning av totala beloppet för resultatandelar) så utbetalas inga resultatandelar baserade på verksamhetsplanen. Maximalt belopp att utbetala per anställd och heltid är 25 tkr. Sammanfattning Styrelsen anser att bankens ersättningssystem bidrar till bankens målsättningar eftersom det engagerar och motiverar personalen att nå de av banken uppställda målen. Ersättningssystemet är väl kopplat till bankens positiva utveckling och ekonomiska utfall. Det har inte identifierats några risker av väsentlig betydelse som skulle kunna uppmuntra risktagande hos enskilda individer eller hos de anställda totalt. Kontroll och rapporteringsstruktur finns fastlagd. Ersättningssystemet utgör inte heller någon betydande risk för banken inte ska kunna fullgöra sina kortsiktiga och långsiktiga förpliktelser. Riskanalys avseende bankens ersättningspolicy Sida 2 av 2