Vadstena Sparbank 10.6 Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen Ersätter tidigare fastställd

Transkript

1 Fastställd av styrelsen Ersätter tidigare fastställd Innehåll Bakgrund... 2 Riskanalys... 2 Syftet med policyn... 2 Målsättning... 2 Syftet med rörlig ersättning till anställda... 2 Kriterier för rörlig ersättning... 3 Beskrivning av bankens ersättningssystem... 3 Särskilt reglerad personal... 4 Uppskjutande av rörlig ersättning till särskilt reglerad personal... 4 Förutsättningar för utbetalning av rörlig ersättning i vissa fall... 5 Styrning... 5 Uppföljning och kontroll... 5 Information till anställda... 5 Offentliggörande av uppgifter

2 Bakgrund Finansinspektionen har infört nya föreskrifter 1 gällande ersättningssystem i kreditinstitut m.fl. De nya föreskrifterna är bindande och träder i kraft 1 mars De gäller även avtal som ingåtts före detta datum och som beslutas eller betalas ut efter ikraftträdandet. Om banken tillämpar rörlig ersättning som innehåller s.k. diskretionära 2 pensionsförmåner ska en pensionspolicy upprättas. Sparbankens ersättningspolicy omfattar samtliga anställda och ska beskriva hur ersättningssystemen ska fastställas, tillämpas och utvärderas. Ersättningar till anställda i banken utgörs främst av avtalade löner, förmåner och pensionsavsättningar. Den här policyn behandlar främst ersättningar som inte på förhand är fastställd till belopp, s.k. rörliga ersättningar. I en riskanalys ska banken identifiera, analysera och dokumentera vilka risker som är förenade med policyn och ersättningssystemen samt de personer som kan påverka bankens risknivå, s.k. särskilt reglerad personal. Banken ska också säkerställa att inga anställningsavtal strider mot denna policy eller lagstiftning. Policyn ska årligen eller vid behov omprövas av styrelsen. Riskanalys Denna ersättningspolicy grundar sig på den av styrelsen genomförd riskanalys, se bilaga. Syftet med policyn Styrelsen ska ange grunder och principer för alla former av rörliga ersättningar till anställda i banken. Ersättningspolicyn ska främja bankens målsättningar och inte uppmuntra till risktagande som kan innebära ekonomisk skada eller negativ påverkan av allmänhetens förtroende för banken. Målsättning Bankens huvudmålsättning är att bedriva en lönsam verksamhet där banken är både väl kapitaliserad och likvid att möta förutsedda och oförutsedda händelser. Ett rörligt ersättningssystem är en del för att uppnå denna målsättning. Nivån på rörliga ersättningssystem ska uppfattas som sunt och rimligt, det får aldrig äventyra bankens möjligheter att fullgöra sina förpliktelser varken på kort eller lång sikt. Syftet med rörlig ersättning till anställda Syftet med rörlig ersättning är att motivera och premiera medarbetare att uppnå uppsatta mål och därmed bidra till en god lönsamhet för banken. 1 FFFS 2011:1 2 Enligt FFFS 2011:1 Diskretionär pensionsförmån: En pensionsförmån som ett företag på individuell basis beviljar en anställd som en del av hans eller hennes rörliga ersättning. Detta omfattar inte ackumulerade förmåner som den anställde tjänat in enligt villkoren i företagets pensionssystem 2

3 Kriterier för rörlig ersättning Styrelsen ska årligen besluta om det kommande årets rörliga ersättningssystem. Det ska bygga på förbestämda kriterier samt både mätbara finansiella och icke-finansiella måltal. Bankens totala rörliga ersättningar för en enskild period ska stå i proportion till bankens intjäningsförmåga och kan helt eller delvis bortfalla då bankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat. Den potentiella totala rörliga ersättningsnivån ska vara fastställd och känd vid uppföljningsperiodens början. Den rörliga ersättningen ska utgöra en mindre del av de anställdas sammanlagda ersättning från banken för att motverka en icke önskvärd riskuppbyggnad, kortsiktiga beslut och intressekonflikter av olika slag Sker betydande förändringar under uppföljningsperioden kan styrelsen ompröva kriterier, måltal och ersättningsnivåer. Bankens rörliga ersättningssystem är inte en del av en förhandlad totalersättning mellan arbetsgivare och arbetstagare. Från bankens perspektiv är det ett frivilligt belöningssystem som innebär att styrelsen för visst år kan besluta att den rörliga ersättningen helt eller delvis bortfaller även om målen är uppfyllda. Detta kan ske intill den dag utbetalning sker. Beskrivning av bankens ersättningssystem Likaprincipen gäller för bankens rörliga ersättningssystem vilket innebär att samtliga medarbetare får samma 3 rörliga ersättningsnivå om målkriterierna uppnås. Undantaget från likaprincipen är anställda med ansvar för kontrollfunktioner 4. Rörlig ersättning till dessa personer ska inte vara relaterat till resultatet i de enheter de kontrollerar utan ska bestämmas utifrån andra mål kopplade till kontrollfunktionen. Något alternativt rörligt ersättningssystem finns f.n. inte framtagen för denna funktion. Bankens resultat i förhållande till fastställda mål ska utgöra grunden i ersättningssystemet. Resultatet ska vara ett riskjusterat vinstmått där nuvarande och framtida risker beaktas samt hänsyn tas till faktisk kapitalkostnad och den likviditet som verksamheten kräver. Med hänsyn tagen till bankens storlek anses det riskjusterade vinstmåttet vara bankens resultat före skatt för varje räkenskapsår. Ett otillräckligt resultat innebär ett helt eller delvis bortfall av rörlig ersättning för samtliga anställda. Utbetalning av den rörliga ersättningen görs i form av kontanta medel till stiftelsen Guldeken. Överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken respektive anställd äger andelar vars antal bygger på anställningstid, bankens avsättningar samt eventuella uttag som anställd gjort. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken kan ske tidigast efter fem års fondering enligt gällande skatteregler. 3 Proportionerad till genomsnittlig månatlig avtalad arbetstid. 4 T.ex. Compliance Officer eller Risk Controller. Se även avsnitt Särskilt reglerad personal för ytterligare definition. 3

4 Särskilt reglerad personal Med utgångspunkt från riskanalysen så ska banken identifiera funktioner och personer som väsentligen kan påverka banken risknivå, s.k. särskilt reglerad personal. Dessa anses alltid vara följande personalkategorier: Verkställande ledning: VD, vvd samt personer i ledningsgrupp eller liknande som är direkt ansvarig inför styrelsen eller VD. Anställda i ledande i strategiska befattningar: Anställda som utöver den verkställande ledningen, leder och ansvarar för den dagliga verksamheten i företaget, t.ex. affärsområdeschefer Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: Företagets funktion eller funktioner för riskkontroll, regelefterlevnad (compliance) och internrevision eller motsvarande. Risktagare : Anställd som i tjänsten kan utöva väsentligt inflytande över bankens risknivå. Här avses anställda som kan ingå avtal eller ta positioner för bankens räkning. Anställda vars totala ersättning uppgår till, eller överstiger den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen. Anses någon ur dessa personalkategorier inte väsentligen kunna påverka bankens risknivå och därför inte ska tillhöra bankens särskilt reglerade personal så ska detta dokumenteras och särskilt motiveras. Uppskjutande av rörlig ersättning till särskilt reglerad personal Om den rörliga ersättningen för ett år uppgår till minst kr till person som tillhör kategorin särskilt reglerad personal ska minst 40% av ersättningen skjutas upp i minst 3-5 år innan utbetalning eller äganderätten övergår på den anställde. Om den rörliga ersättningen för ett år uppgår särskilt högt belopp ska minst 60% av ersättningen skjutas upp i likhet med ovan. För personer i den verkställande ledningen ska alltid minst 60% av ersättningen skjutas upp i minst 3-5 år om ersättningen uppgår till minst kr per person och år. Avgörandet av storleken och längden på det uppskjutna beloppet tas med hänsyn till bankens ekonomiska situation och med de grundläggande kriterierna för rörlig ersättning i denna policy. För att avgöra om ersättningen är av särskilt högt belopp ska styrelsen separat pröva och fastställa vad som ska gälla. Utbetalning av uppskjuten ersättning får betalas ut en gång om året lika fördelad över den tid som ersättningen skjutits upp (pro rata). Den första utbetalningen får ske året efter det att ersättningen beslutades. 4

5 Förutsättningar för utbetalning av rörlig ersättning i vissa fall Utbetalning av rörliga ersättningar eller uppskjutna ersättningar under uppsägningstid eller efter anställningens slut ska följa bankens principer och regler för rörliga ersättningar i denna policy. Detta kan innebära att t.ex. uppskjutna ersättningar helt eller delvis kan bortfalla. Banken ska säkerställa att inga anställningsavtal strider mot detta. Styrning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar. Beslut om ersättningspolicy ska grunda sig på tillräcklig analys av vilka risker policy kan vara förknippad med. Styrelsen ska se till att ersättningspolicyn tillämpas och följs upp. Uppföljning och kontroll En självständig granskning ska årligen eller vid behov kontrollera att bankens ersättningssystem är i överensstämmelse med beslutad ersättningspolicy. Funktionen för compliance och riskkontroll genomför denna kontroll. Resultatet av granskning rapporteras årligen till styrelsen eller omedelbart om behov finns. Det är VD:s ansvar att styrelsen kontinuerligt får rapportering om utfallet av måluppfyllelsen i ersättningssystemen. Information till anställda Bankens ledning ska kontinuerligt informera anställda i banken om innebörden av ersättningspolicyn och ersättningssystemet samt dess utfall relaterat till uppsatta måltal. Offentliggörande av uppgifter Relevant och tydlig information om bankens ersättningspolicy, ersättningssystem och ersättningar ska offentliggöras minst en gång per år. Uppgift lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Innehåll: - Beslutsgång och riskanalys för ersättningssystem. - Kriterier för rörlig ersättning. - Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar. - Övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5 med ändringsförfattning 2011:3. 5