SIP Nordic Fondkommission AB

Transkript

1 SIP Nordic Fondkommission AB Ersättningspolicy Fastställd av Styrelsen i mars 2014 Revideras av styrelsen årligen eller vid behov Ersättningsansvarig i styrelsen; Jan Österberg, ordförande

2 Om policyn In enlighet med Finansinspektionens regler avseende rörliga ersättningar (FFFS 2011:1) ber SIP Nordic Fondkommission AB att för redogöra för institutets Ersättningspolicy. Mål och syfte Denna riktlinje ska fungera som stöd för SIP Nordic Fondkommission AB när det gäller frågor kring ersättningar och utformning av dess ersättningssystem. Nedan följer de principer som ska gälla för ersättningar till de anställda. Omfattning Riktlinjerna gäller för alla personer med anställning hos SIP Nordic Fondkommission AB. Ersättningssystemets principer Ersättningssystem ska uppmuntra till långsiktighet och stabilitet. Den fasta lönen skall vara marknadsmässig, men ej marknadsledande och attraherar individer som delar Bolagets värderingar rörande långsiktighet, försiktighet och ömsesidig lojalitet. Resultatet som ligger till grund för bestämmandet av ersättning ska baseras på en längre mätperiod och inkludera kvalitativa moment och bedömning av resultatet över minst ett år. I de fall en anställd omfattas av ett ersättningssystem som innehåller en rörlig del, ska resultatet som ligger till grund för bestämmandet av ersättning baseras på en längre mätperiod (minst 1 år) och inkludera kvalitativt moment. Definitioner Anställd i ledande position En verkställande direktör och personer som ingår i bolagets verkställande ledning samt i Institutet aktivt arbetande styrelseledamöter. Ledningsgrupp Ledningsgruppen ingår utöver personer i den verkställande ledningen ansvariga för backoffice och chef för Börshandlat. Ledningsgruppen har dock inte någon företagsledande funktion, utan endast är till för informationsspridning och samordning mellan företagets olika delar. Ledningsgruppen är inte verkställig. Anställd som kan påverka företagets risknivå En anställd tillhörande en personalkategori som i tjänsten utövar eller kan utöva ett inte oväsentligt inflytande på företagets risknivå (ingå eller avsluta avtal). Hos SIP Nordic Fondkommission AB finns i dagsläget ingen funktion som väsentligen kan påverka företagets risknivå förutom anställda i ledanden i position ovan. I de fall organisationen ändras eller

3 affären utökas så att de finns anställda som väsentligen kan påverka företagets risknivå ska samma villkor gälla för dessa som för anställd i ledande position. Det som ett företag betalar ut direkt eller indirekt till en person inom ramen för en anställning (kontant lön, andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag, bilförmåner, m.m.). Rörlig ersättning En på förhand, vanligtvis resultatbaserad, del av ersättningen (som till belopp eller omfattning inte är fastställd). Som rörlig ersättning räknas i detta sammanhang inte provisionsbaserad lön som är utan koppling till sådana framtida risktaganden som kan ha påverkan på företagets resultat- eller balansräkning. I syfte att motverka ett överdrivet risktagande i verksamheten är den rörliga ersättningen begränsad till max 100% av den fasta lönen eller max 50% av den totala ersättningen. Kontrollfunktion En funktion för riskhantering, regelefterlevnad (compliance), internrevision eller liknande. SIP Nordic Fondkommissions kontrollfunktioner för internrevision samt regelefterlevnad utförs av externa parter och regleras i uppdragsavtal. Dessa kontrollfunktioner omfattas således inte av Riktlinjer för rörlig ersättning till de anställda på SIP Nordic Fondkommission AB.

4 Ersättningssystemets sammansättning Ersättningssystemet ska utformas så att det har en god och medveten balans mellan fasta och rörliga delar. Storlek SIP Nordic Fondkommissions rörliga ersättning får inte vara så stor att den urholkar kapitalbasen. Den rörliga ersättningen ska kunna sättas till noll om situationen kräver det. När SIP Nordic Fondkommissions beslutar om hur stor del av den totala ersättningen som ska vara rörlig ska följande beaktas: Kostnaden för, och storleken på det extra kapital som krävs för att täcka de risker som påverkat periodens resultat Storleken av, och kostnaden för likviditetsrisken Möjligheten att förväntade framtida intäkter inte realiseras I de fall bolaget har ett positivt resultat begränsas storleken för bonus enligt följande; 25 % förstärkning av kapitalbasen 25 % utdelning till aktieägaren 50 % efter beslut av SIP Nordic Fondkommissions ägare. Beroende av företagets situation kan vinst användas för utdelning och/eller att finansiera interna utvecklingsprojekt och/eller delas ut till personalen som bonus. Riskjustering av vinsten; Innan bolaget avsätter del av vinst till rörlig ersättning, så ska vinsten justeras för risk. Tillämpning av riskjusterad vinst, sker utifrån bolagets Riktlinjer för kapitaltäckning och riskanalys. Riktlinjer för kapitaltäckning: Bolagets kapitalkvot baserad på pelare I och pelare II bör inte understiga ett nedre intervall om 1,5 till 2,5. Riktlinjer avseende Institutets likviditet: Bolaget ska normalt ha en likviditet som inte understiger 3 månaders fasta kostnader, mått vid var tid aktuell kostnadsnivå. Nettovinst efter skatt - Bolagets avkastningskrav stibor + 5 % - Avgår årlig avsättning för att täcka pelare-2 risker = riskjusterat vinstmått (nedjusteras vid behov med hänsyn till kapitalkrav i Ritklinjer för kapitaltäckning och Riktlinjer avseende Institutets likviditet).

5 Komponenter 1) Aktier och optioner i SIP Nordic Fondkommission 2) Kontant utbetalning Övriga förmåner Övriga ersättningar och förmåner inkluderar företagshälsovård, friskvårdsbidrag och liknande förmåner. VD äger därutöver rätt att med styrelsens godkännande besluta om gratifikationer till anställda som ej bedöms kan påverka Bolagets risknivå. Avgångsvederlag Vid fastställan av eventuellt avgångsvederlag tillämpar Bolaget samma principer som för ersättning ovan. Avgångsvederlag får inte vara så stort att den urholkar kapitalbasen. Det ska kunna sättas till noll om situationen kräver det. När SIP Nordic Fondkommissions avtalar om avgångsvederlag ska följande beaktas: Kostnaden för, och storleken på det extra kapital som krävs för att täcka de risker som påverkat periodens resultat Storleken av, och kostnaden för likviditetsrisken Möjligheten att förväntade framtida intäkter inte realiseras Utbetalningsgrunder Grund för bonus för respektive anställd bedöms utifrån en eller flera av följande kriterier: Företagets resultat Vilka budgetmål den anställda uppnått Vilka mål den anställde uppnått utifrån kvalitativa variabler Ansvarig för Risk Kontrolls bonus beror på samma sätt som andra anställda av kvalitativa kriterier och hela företagets resultat.

6 Treårig utbetalningsfrist För anställda i ledande positioner och för personer som väsentligen kan påverka bolagets risknivå ska utbetalning av 60 % av den rörliga ersättningen/bonusen skjutas upp i tre år. I den mån aktier, aktierelaterade- eller andra finansiella instrument ingår i ersättningen får den anställde inte få förfoga över dessa eller värdet av dessa under minst 3 år. Regleringen ska inte påverka avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare där till exempel villkoret för utbetalning är att arbetstagaren stannar kvar i bolaget en viss tid. Däremot kan regleringen om uppskjuten utbetalning träda in om denne lämnat Institutet. Uppskjuten bonus fonderas på konto hos Custodian och regleras i avtal med anställd. Bortfall av ersättning Rörlig ersättning som betalas ut efter 3 år ska kunna minskas eller helt ställas in, om det framkommer att underlaget för resultatmätningen varit felaktig eller att Institutets ställning försämrats avsevärt. Intressekonflikter Intressekonflikter som kan uppstå i samband med utformning av ersättningssystemet ska hanteras i enlighet med Institutets riktlinjer för hantering av intressekonflikter. Styrelseledamot med ansvar för ersättningsfrågor Styrelsen ska utse en i förhållande till den verkställande ledningen oberoende styrelseledamot som ansvarar för ersättningsfrågor. Styrelsens ansvar och uppgifter beträffande ersättning regleras i styrelsens arbetsordning. Uppföljning och kontroll Compliance ska årligen granska om Institutets ersättningar överensstämmer med ersättningsriktlinjerna. Kontrollfunktionen ska rapportera resultatet av granskningen till styrelsen årligen, senast i samband med att årsredovisningen fastställs. Kontrollfunktionen ska även avlägga rapporter omgående när så behövs. Kontrollfunktionen ska även delta styrelseledamotens beredning av ärenden om ersättning. Offentliggörande av uppgifter om ersättningar En redogörelse för företagets ersättningar offentliggörs i årsredovisningen, eller en bilaga till denna. Om redogörelsen inte tas in i eller läggs som bilaga till årsredovisningen, ska företaget i årsredovisningen upplysa om att informationen finns på bolagets webbsida. Redogörelsen ska finnas tillgänglig minst ett år efter att den offentliggjorts. Bolaget redovisar information om ersättningssystemet minst en gång per år.

7 Informationen sker i enlighet med FFFS 2007:5 med hänsyn till ändring genom FFFS 2011:03. Följande information skall offentliggöras årligen: 1) Grunderna i Riktlinjerna för rörlig ersättning till anställda i form av information om: a. Att styrelsen beslutat om dessa riktlinjer b. Den riskanalys som ligger till grund för hur dessa riktlinjer utformats c. Uppgifter om externa konsulter som tagit fram dessa riktlinjer 2) Sambandet mellan resultat och ersättning 3) Hur ersättningssystemet har utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för; a. resultatbedömning och riskjustering b. uppskjuten utbetalning samt för c. när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde 4) De resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar, 5) De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner 6) Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter 7) Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka Bolagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a. Intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning b. Rörlig ersättning fördelat på kontanter, aktier aktierelaterade instrument och andra finansiella instrument samt andra rörliga delar c. Uppskjuten ersättning med angivande om hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över d. Utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar e. Avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning

8 f. Utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget Uppgifterna ska offentliggöras på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. Styrelsen ansvarar ytterst för att denna information publiceras. Information till anställda SIP Nordic Fondkommission AB ska informera anställda som berörs av denna riktlinje om dels vilka kriterier som styr deras ersättning, dels om hur deras resultat bedöms. På SIP Nordic Fondkommission AB ansvarar VD för att de anställda informeras om riktlinjerna för ersättningar. Grunder för rörlig ersättning dokumenteras och förvaras i personalpärmen hos SIP Nordic Fondkommission.