Ersättningspolicy. Vid tillämpning av denna policy skall nedanstående begrepp ha följande betydelse:

Transkript

1 Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen i Sparbanken Tanum Ansvarig: Maria Lindberg Innehållsförteckning 1. Definitioner 2. Syfte 3. Syfte med Rörlig ersättning till anställda 4. Mål 5. Styrning 6. Särskilt ansvarig styrelseledamot 7. Rörlig ersättning 8. Övriga Rörliga ersättningar 9. Uppföljning och kontroll 10. Information till anställda 11. Offentliggörande av ersättningar 12. Personalpolicy 1. Definitioner Vid tillämpning av denna policy skall nedanstående begrepp ha följande betydelse: Anställda i den verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 6.2. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 6.3. Anställda som är risktagare: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 6.4. Ersättning: Alla ersättningar och förmåner till en anställd (t.ex. kontant lön och andra kontanta ersättningar, pensionsavsättningar och avgångsvederlag) Kontrollfunktion: Bankens funktion för riskkontroll och regelefterlevnad (Compliance) 1

2 Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Denna ersättning kan utbetalas både som avsättning till resultatandelsstiftelse där ersättningen fonderas i fem år eller utbetalas direkt i form av lön. Särskilt reglerad personal: Den verkställande ledningen och övriga anställda som Banken har definierat som särskilt reglerad personal enligt nedan. 2. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen i Sparbanken Tanum (nedan kallad Banken) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i Banken samt särskilt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Denna policy grundar sig på den riskanalys styrelsen genomfört. 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 4 nedan. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta till, dels anställdas motivation, dels vara långsiktigt värdeskapande, dels innebära en väl avvägd risknivå för banken. 4. Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). 5. Styrning 5.1. Styrelsens ansvar Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken. Styrelsen är också operativt ansvarig för de ersättningar som betalas ut till VD och vice VD. Det åligger även styrelsen att besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy. 2

3 5.2. Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Ansvarig styrelseledamot bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. Särskilt ansvarig styrelseledamot är Marianne Nordmark. Personalansvarig ska biträda den särskilde styrelseledamoten vid sitt arbete enligt ovan. 6. Särskilt reglerad personal 6.1 Allmänt Banken har beslutat att anställda i någon av följande personalkategorier skall anses vara Särskilt reglerad personal: a) Anställda i den verkställande ledningen b) Anställda med ansvar för kontrollfunktioner c) Anställda som är risktagare 6.2 Anställda i den verkställande ledningen Till denna personalkategori hör VD, vice VD och Rörelsechef 6.3 Anställda med ansvar för kontrollfunktionen Till denna personalkategori hör anställda som är ansvariga för någon av funktionerna för regelefterlevnad och riskkontroll. Till denna kategori hör: Compliance Kreditchef 6.4 Anställda som är risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bankens risknivå. Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för Bankens räkning eller ta positioner för Bankens räkning skall höra till denna personalkategori. Vidare skall 3

4 anställda som på annat sätt kan påverka Bankens risker höra till denna personalkategori. Till denna kategori hör: VD Vice VD Rörelsechef Compliance Kreditchef 6.5. Beslut om kategorisering VD ansvarar för att all personal i Banken delas in enligt de kriterier som anges ovan. 7. Rörlig ersättning 7.1. Beslut Bankens styrelse beslutar om eventuella rörliga ersättningssystem till anställda samt tak för resultatandelsbonus Resultatbedömning och riskjustering Ett beslut om att anställda i Banken ska erhålla rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterat vinstmått, varvid följande faktorer skall beaktas: Nuvarande risker Framtida risker Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandelsbonus skall även innehålla ett tak. Kriterierna för Rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller då bankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat Balans mellan fast och rörlig ersättning Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är den sekundära. Den Rörliga ersättningen ska således kunna bestämmas till noll. 4

5 7.4. Särskilt om rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal Rörlig ersättning utgår inte till VD eller vice VD. Övriga anställda i gruppen Särskilt reglerad personal kan ha Rörlig ersättning i form av resultatandelsbonus där merparten av utbetalningen sker i form av avsättning till Stiftelsen Guldeken. Till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken respektive anställd äger en mot anställnings- och tjänstgöringstid svarande individuell andel. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. Anställda i kontrollfunktioner omfattas också av avsättningar till resultatandelsstiftelse vilket är rimligt då sådana ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande, har en väl avvägd risknivå för banken samt aldrig får innebära att bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. 8. Övrigt 8.1. Avgångsvederlag Ersättning som utgår till anställd i samband med att anställning upphör skall stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden samt beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. 9. Uppföljning och kontroll VD ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna till den särskilt funktionsansvarige i styrelsen. Compliance skall kontrollera efterlevnaden av denna ersättningspolicy. Kontrollen skall ske när det är lämpligt, i vart fall årligen. Compliance skall också när det behövs rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen. 10. Information till anställda Ledningsgruppen ska informera anställda i banken om innebörden av Ersättningspolicyn och resultatandelsbonusen. Ledningsgruppen ska därutöver informera samtliga anställda dels om vilka kriterier som styr deras Ersättning, dels om hur deras resultat bedöms. 11. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, även på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörande. 5

6 Informationen bör innehålla: Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar/resultatandelsbonus Beslutsprocess och riskanalys för ersättningssystem 12. Personalpolicy Banken har sedan tidigare fastställd Personalpolicy. 6