ERSÄTTNINGSPOLICY. Fastställd av Avida Finans AB:s styrelse

Transkript

1 ERSÄTTNINGSPOLICY Fastställd av Avida Finans AB:s styrelse Fastställd av Styrelsen Datum Senast fastställd Fastställs Årligen eller vid behov Tillämpningsområde Alla anställda i Avida Finans AB Distribution Tillgänglig på Avida Finans AB intranät Informationstyp Intern Rättslig grund FFFS 2011:1 & EBA/GL/2015/22 Dokumentägare VD

2 1. INLEDNING OCH SYFTE 1.1 Avida Finans AB (org.nr: ) (härefter Avida ) är ett kreditmarknadsbolag enligt svensk rätt och bedriver således tillståndspliktig verksamhet i enlighet med lag (2004:297) om bank- och finansieringsrörelse ( LBF ) under Finansinspektionens tillsyn i Sverige. Avida har filialer i Norge och Finland. 1.2 Denna ersättningspolicy (härefter policy ) följer av Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2011:1) om ersättningssystem i kreditinstitut och EBA/GL/2015/22. Policyn ska fungera som stöd för Avida när det gäller frågor avseende ersättningar och utformning av ersättningssystem. 1.3 Denna policy fastställer Avidas riktlinjer för fast och rörlig ersättning och syftar till att definiera en för bolaget lämpligt utformad struktur för fasta och rörliga ersättningar som balanserar en sund risknivå, en effektiv riskhantering och en framgångsrik rekryteringsstrategi. 1.4 Denna policy ska säkerställa att bolagets fasta och rörliga ersättningar är förenlig med bolagets verksamhet, riskstrategi, företagskultur, värderingar, långsiktiga intressen och de åtgärder som vidtas för att undvika intressekonflikter. 1.5 Denna policy ska säkerställa att bolagets ersättningssystem inte begränsar bolagets förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas. 1.6 Denna policy omfattar all personal inom Avida och konsulter med ett övergripande ansvar för någon av bolagets kontrollfunktioner. Policyn ska tillämpas på nya avtal samt ändringar i existerande avtal, som träffas med personal eller konsulter med ett övergripande ansvar för en kontrollfunktion. Ersättningspaket som används i syfte att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt ska överensstämma med denna policy. 2. ORGANISATION OCH ANVSARSFÖRDELNING 2.1 Denna policy ska fastställas minst en gång per år av styrelsen i Avida (härefter styrelsen ), även om inga ändringar har beslutats. Förslag på uppdateringar av denna policy skickas till VD:n i Avida (härefter VD:n ) som ansvarar för att säkerställa innehållet i denna policy. 2.2 VD:n ansvarar för att denna policy finns tillgänglig för all personal. VD:n ansvarar även för att informera om bestämmelserna i denna policy. VD:n kan delegera föregående uppgift till lämplig befattningshavare i Norge och Finland avseende de anställda i Avida filialer. 2.3 Styrelsen ska fatta beslut om ersättning och övriga villkor för: 1. VD. 2. Verkställande ledning. 3. Anställda som har ett övergripande ansvar för en kontrollfunktion. 4. Övriga anställda som har identifierats som personal med väsentlig inverkan på Avidas riskprofil Styrelsen kan delegera beslut om övriga anställda som har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil till VD:n Innan styrelse eller VD kan fatta beslut om rörlig ersättning till någon i punkt 2.3 ska bolaget skapa ett ersättningssystem som gör det möjligt att mäta resultatet som ligger till grund för den rörliga ersättningen. Mätperioden ska vara längre än ett år och den rörliga ersättningen

3 ska kunna bestämmas utifrån den anställdas individuella resultat med beaktande av både finansiella och icke-finansiella kriterier, affärsenhetens resultat och Avidas totala resultat. Vidare ska bedömningsprocessen baseras på långsiktighet och över en tidsperiod som beaktar bolagets underliggande konjunkturcykel och affärsrisker. 2.4 Styrelsen har utsett dess ordförande till att vara särskilt ansvarig för ersättningsfrågor och denna policys korrekta tillämpning. Styrelsen har, trots ordförandens särskilda ansvar, kvar sitt kollektiva ansvar i dessa frågor. 2.5 Riskkontrollfunktionen ansvarar för att det minst en gång per år görs en riskanalys i syfte att identifiera anställda som har en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. För dessa personer gäller utökade krav avseende exempelvis rörlig ersättning och med anledning av det måste de identifieras. I avsnitt 3 behandlas riktlinjerna för innehållet i riskanalysen VD:n ansvarar för att det vid anställning av ny personal under verksamhetsåret görs en bedömning i samråd med riskkontrollfunktionen av om den enskilde kommer att ha en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. VD:n kan delegera föregående uppgift till lämplig befattningshavare inom bolaget. 2.6 Om bolaget har skapat ett ersättningssystem i enlighet med punkt ska funktionen för internrevision minst en gång per år och när det finns skäl därtill självständigt granska om ersättningsystemet överensstämmer med denna policy och rapportera granskningen till styrelsen. 2.7 Uppföljning, kontroll och rapportering gällande efterlevnaden av denna policy utförs av compliancefunktionen. 3. Riskanalys 3.1 Avida ska minst en gång per år utföra en analys i syfte att identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. Analysen ska vara tydlig, konsekvent, korrekt dokumenterad och uppdateras vid behov under året I analysen ska samtliga risker som bolaget är eller kan komma att bli exponerade för inklusive de risker som är förenade med bolagets ersättningspolicy och eventuella ersättningssystem beaktas I analysen ska bolagets interna kapital- och likviditetsutvärdering användas som hjälpmedel I analysen ska både kvalitativa och kvantitativa kriterier användas i enlighet med Kommissionens delegerade förordning (EU) nr. 604/ I analysen ska även den totala ersättning som beviljats personalen föregående budgetår beaktas. 3.2 Följande funktioner inom Avida ska automatiskt anses ha en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil: 1. Chief Executive Officer

4 2. Chief Financial Officer 3. Head of Corporate (Sverige & Finland) 4. Head of Corporate (Norge) 5. Director of Consumer Finance 4. Chief Information Officer 5. Head of Legal 6. Chief Human Resource Officer 7. Marketing Manager 8. Credit Manager Vidare ska personer med ett övergripande ansvar för en kontrollfunktion inom Avida automatiskt anses ha en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. 4. RIKTLINJER FÖR FAST ERSÄTTNING 4.1 Avida har följande grundprinciper gällande fast ersättning: Lön och andra ersättningar ska vara sådana att Avida kan attrahera och behålla kompetenta anställda. Den fasta lönen skall vara marknadsmässig, men ej marknadsledande Lön och andra ersättningar till enskilda anställda får inte motverka syftet med denna policy, se Vid bedömningen av om en ersättning ska klassificeras som fast ska nedanstående kriterier användas: 1. Ersättningen ska baseras på i förväg fastställda kriterier. 2. Ersättningen ska vara icke-diskretionär och avspegla den anställdes yrkeserfarenhet och tjänsteår. 3. Ersättningen ska vara transparant i fråga om det enskilda belopp som beviljats den enskilde anställde. 4. Ersättningen ska vara permanent och upprätthållas över en period som är knuten till den specifika rollen och de specifika ansvarsområden som den anställde har inom organisationen. 5. Ersättningen ska inte gå att återkalla och det permanenta beloppet ska endast kunna förändras genom kollektiva förhandlingar eller genom en omförhandling av det individuella anställningsavtalet. 6. Ersättningen ska inte gå att sänkas, innehållas eller upphävas av Avida utan stöd av svensk lagstiftning. 7. Ersättningen ska inte ge incitament för risktagande eller vara beroende av Avidas resultat. 5. RIKTLINJER FÖR RÖRLIG ERSÄTTNING 5.1 Med rörlig ersättning avses all ersättning som inte kan klassificeras som fast med användningen av kriterierna i Avida har följande grundprinciper gällande rörlig ersättning:

5 1. Avida ska sträva efter att uppmuntra långsiktigt värdeskapande och tillämpa en väl avvägd riskhorisont. 2. Vid rörlig ersättning ska det finnas en lämplig balans mellan fasta och rörliga delar. Det innebär att de fasta delarna ska stå för en tillräcklig stor del av den anställdes totala ersättning för att det ska vara möjligt att sätta de rörliga delarna till noll. 3. Rörlig ersättning ska aldrig betalas ut om det kan innebära att Avidas förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas äventyras. 4. Vid beslut om rörlig ersättning till en anställd inom någon av Avidas kontrollfunktioner ska ersättningen kopplas till mål som hänför sig till kontrollfunktionen och ska vara oberoende av det resultat som Avida uppvisar. En kontrollfunktion ska aldrig uppmuntras till att vara mer mån om Avidas resultat än sitt oberoende. 6. FÖRHÅLLANDET MELLAN FAST OCH RÖRLIG ERSÄTTNING 6.1 Nedan anges hur stora de rörliga delarna högst kan bli i förhållande till de fasta delarna för samtliga kategorier av anställda som kan få rörlig ersättning. Undantag från dessa förhållanden ska i varje enskilt fall godkännas av styrelsen. 6.2 Anställda vars arbetsuppgifter INTE har en väsentlig inverkan på Avidas riskprofil får inte erhålla en rörlig ersättning som uppgår till mer än 100 % av deras fasta lön. 6.3 Anställda som anses ha en väsentlig påverkan på Avidas riskprofil kan inte i enlighet LBF 6 kap. 4 c erhålla en rörlig ersättning som uppgår till mer än 100 % av deras fasta lön. 7. UPPSKJUTANDE AV ERSÄTTNING I VISSA FALL 7.1 För anställda som identifierats ha en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil och har en rörlig ersättning som uppgår till minst kronor ska minst 40 % av den rörliga ersättningen skjutas upp i tre till fem år innan den betalas ut till den anställde. 7.2 Styrelsen ska skjuta upp minst 60 % av den rörliga ersättningen för dels anställda i den verkställande ledningen, dels andra anställda som identifierats ha en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil och som har rörliga ersättningar på ett särskilt högt belopp. Ett särskilt högt belopp ska anses vara en rörlig ersättning som uppgår till minst kronor. Även i dessa fall gäller uppskjutandet i tre till fem år. Styrelsen kan besluta om längre uppskjutande period än fem år för att se till att den rörliga ersättningen är anpassad efter riskprofilen på lång sikt. 7.3 Styrelsen ska, vid tidpunkten för avgörande om ev. utbetalning och uppskjutande av den rörliga ersättningen ta hänsyn till bolagets konjunkturcykel, de risker som finns i verksamheten och i vilken den anställde verkat, den anställdes ansvar och arbetsuppgifter samt storleken på den rörliga ersättningen. Vidare ska Avida beakta dess långsiktiga och hållbara resultat. 7.4 Utbetalning och äganderätt till uppskjuten ersättning övergår till den anställde vid uppskjutandeperiodens utgång. Utbetalning sker, efter eventuell justering, en gång om året jämt fördelad över den tid som ersättningen skjutits upp (pro rata). Den första utbetalningen kan göras först ett år efter det att den rörliga ersättningen beslutades.

6 8. BORTFALL AV RÖRLIG ERSÄTTNING 8.1 Styrelsen kan besluta att rörlig ersättning kan falla bort helt eller delvis, om det i efterhand visar sig att den anställde, resultatenheten eller Avida inte har uppfyllt resultatkriterierna eller om bolaget ställning har försämrats väsentligt eller om bolaget behöver ta emot statligt stöd enligt lagen om statligt stöd till kreditinstitut. Vid beslut om att rörlig ersättning ska falla bort helt eller delvis kan styrelsen b.la. använda sig av nedanstående kriterier: 1. Eventuella bevis på olämpligt uppträdande eller allvarliga fel av den anställde (t.ex. överträdelser av interna regler, särskilt riskrelaterade sådana). 2. Att Avida har drabbats av en betydande nedgång i det finansiella resultatet till följd av den anställdes agerande. 3. Att Avida drabbats av ett allvarligt fel i riskhanteringen till följd av den anställdes agerande. 4. Om det skett en väsentlig ökning av Avidas ekonomiska eller lagstadgade kapitalbas Punkt 8.1 omfattar inte rörlig ersättning som redan har utbetalats till den anställde. 9. OM ANSTÄLLD AVSLUTAR SIN ANSTÄLLNING 9.1 Om en anställd slutar ska dennes eventuella rörliga ersättning inte betalas ut utan att Avida beaktar hur den står i proportion till den anställdes prestationer. Ett avgångsvederlag ska inte uppmana osunt risktagande. 10. INFORMATION OCH PUBLICERING 10.1 Avidas anställda ska informeras om innehållet i denna policy och om de kriterier som enligt denna används när deras fasta och eventuella rörliga ersättning beslutas och betalas ut En redogörelse för Avidas ersättningar ska offentliggöras i samband med att årsredovisningen fastställs (i årsredovisningen eller på Avidas webbplats). Redogörelsens ska innehålla de uppgifter som föreskrivs i Finansinspektionens föreskrifter och ska finnas tillgänglig i minst ett år efter att den offentliggjorts På Avidas webbplats ska bolaget redogöra för hur Avida uppfyller kraven rörande ersättningspolicy och ersättningssystem i Finansinspektionens föreskrifter (2011:1) om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning. Styrelsen beslutar om policyn i sin helhet ska publiceras på webbplatsen eller om dess innehåll och Avidas ersättningssystem istället ska beskrivas på webbplatsen. 11. AVVIKELSE FRÅN POLICYN 11.1 Styrelserna ska ha rätt att frångå denna policy om det i enskilt fall finns särskilda skäl för det, i den mån det är förenligt med lag och gällande föreskrifter avseende ersättningar.