Rapport: Uppföljning av utvecklingsplan 2018 BJÖRKGÅRDEN 1
Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattande bedömning... 3 Uppföljning - År 2018 (Björkgården)... 5 2
Inledning Verksamheten på Björkgården vård- och omsorgsboende drivs av Förenade Care. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende och boende för personer demenssjukdom. Verksamheten har 51 lägenheter uppdelade på fem grupper i fyra plan. Omvårdnadsboendet har fyra grupper varav två tolv boende vardera, ett elva boende samt ett fem boende, totalt 40 boende. Boendet för personer demenssjukdom har elva boende. Vid 2018 års avtalsuppföljning har kvalitetsutvecklaren följt upp hur långt verksamheterna har kommit i sitt arbete respektive utvecklingsplan, om de har uppnått sina mål och vilka förbättringsområden som eventuellt kvarstår. Verksamheten har också inkommit analys och åtgärdsplan anledning av resultatet av brukarundersökningen 2018. I uppföljningen ingick också: Observation av måltidssituationen Granskning av verksamhetens arbete fokusområdena Samtal boende (5 boende och en anhörig) Samtal arbetare (4 personer varav en intermittentanställd och en nattpersonal) Granskning av SOL dokumentationen Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 5 november. Vid uppföljningen förutom verksamhetschefen närvarade regionchefen samt affärsområdeschefen för Förenade Care. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. Sammanfattande bedömning Björkgården har haft flera chefsbyten under 2017 och 2018. Nuvarande verksamhetschef tillträdde sin tjänst september 2018 och har sedan dess arbetat aktivt att utveckla verksamheten. Enligt brukarundersökningen är 94 % av boende är nöjda personalens bemötande och 100 % känner sig trygga på boendet. Verksamheten har inkommit en åtgärdsanalys anledning av brukarundersökningsresultatet. Med anledning av chefsbyten och faktum att under en period saknades verksamhetschef på Björkgården följde staben för kvalitetsutveckling upp utvecklingsplanen tillsammans Förenade Cares regionchef i juni 2018. Syftet var att stämma av hur arbetet utvecklingsplanen har fortlöpt trots omständigheterna. Den redovisade åtgärdsplanen har följts upp vid ett separat uppföljningstillfälle i september. Uppföljningen visade att förbättring har skett i samtliga områden. Verksamheten har arbetat aktivt att kvalitetssäkra insatserna nattetid. De boende som deltog i samtal kvalitetsutvecklare var nöjda aktiviteterna, personalens bemötande och tyckte att matens smak har blivit bättre men önskade mer utevistelse och möjlighet till självbestämmande. Kvarstående utvecklingsområden: Säkerställa att de boende har möjlighet att påverka vid vilka tider de får hjälp Förbättra informationen till de boende om hur klagomål och synpunkter tas emot Förankra rutinen för hantering av muntligt framförda klagomål Säkerställ att den enskildes önskemål om utevistelse tydliggörs i genomförandeplanen Förbättra möjligheten till utevistelse enligt den enskildes önskemål Vidta åtgärder för att öka vetenheten hos alla arbetare (inklusive intermittent personal) att rapportera avvikelser samt rapportering enligt bestämmelserna för lex Sarah. Säkerställa att åtgärder som uppges i bemötandeplanerna utförs, följs upp och utvärderas på ett strukturerat sätt. Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen Säkerställa att åtgärder som begränsar den enskildes möjlighet att ta sig ut inte förekommer. Individanpassa hjälpen vid måltidssituationen. Upprätta kompetensutvecklingsplan för alla arbetare 3
Fortsätta utveckla det proaktiva riskbedömningsarbetet Förankra rutinen för Hot och våld i nära relation hos samtliga arbetare Säkerställ att all arbetare känner till rutinen vid brand Verksamheten ska inkomma en utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Utvecklingsplanen ska vara omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 25 februari 2019. 4
Uppföljning - År 2018 (Björkgården) Utvecklingsområden Status Kommentar Ledning och organisation Verksamheten har haft flera chefsbyten och en otydlig ledningsorganisation som har lett till att utvecklingsarbetet har stannat av. Personal och utbildning Upprätta en individuell kompetensutvecklingsplan för varje arbetare är slutförd. Ledningen består idag av verksamhetschef, samordnare, arbetsterapeut samt sjukgymnast. För att stödja ledningen i utvecklingsarbetet kommer det att anordnas forum för erfarenhetsutbyte, t.ex. genom studiebesök på andra verksamheter samt nätverksträff för chefer inom företaget. Fr.o.m. mars 2019 kommer ledningsgruppen förstärkas en enhetschef. På grund av chefsbyten har arbetarsamtal inte genomförts under 2018. Tidigare har arbetarsamtal genomförts av sjuksköterskorna på Björkgården men fr.o.m. 2019 kommer verksamhetschefen att ansvara för det. Ny verksamhetschef tillträdde sin tjänst september 2018. Hon har haft Lära känna samtal alla arbetare under hösten 2018. Enligt verksamhetschefens preliminära kartläggning är behov av utbildning i Värdegrund, bemötande, BPSD, social dokumentation samt kontaktmannens ansvar prioriterade. I samband att Björkgården går över till det nya avtal är det av vikt att alla arbetare känner till innehållet i det nya avtalet. Avtalet ska vara tillgänglig för alla. Extern samverkan Komplettera rutin för samverkan så att andra samverkanspartner såsom överförmyndarenheten samt dödsbohandläggare inkluderas Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Vidta åtgärder för att öka vetenheten hos personalen att rapportera avvikelser samt rapportering enligt bestämmelserna för lex Sarah. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Förbättra informationen till de boende om hur klagomål och synpunkter tas emot. Vidare behöver verksamheten säkerställa hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. är slutförd. avbruten eller har inte startat. Rutin för samverkan finns. Inkomna avvikelserapporter redovisas på avvikelserådet en gång i månaden. Rådet består av paraicinare, sjuksköterskor samt en undersköterska. Avvikelser tas upp på morgonmöten och en sammanställning av månadens avvikelser presenteras på APT. Verksamhetschefen upplever att det finns ett mörkertal när det gäller SOL-avvikelser eftersom det råder en osäkerhet bland arbetarna kring vad en SOL-avvikelse kan handla om. Personal som deltog i intervju berättade att man inte skriver avvikelse för att man inte vill hänga ut någon. Första gången en händelse inträffar skriver personalen i regel ingen avvikelse men däremot skrivs en avvikelserapport om händelsen upprepar sig. De boende som deltog i samtal visste inte vart de skulle vända sig vid klagomål eller synpunkter. Enligt brukarundersökningen 2018 vet 35 % vart de kan vända sig synpunkter och klagomål. Verksamheten informerar den enskilde och anhöriga om rutinen vid klagomål och synpunkter i samband inflyttning och via informations-tv som finns vid entrén. En förslagslåda finns vid entrén. Det finns även en viss osäkerhet hos arbetarna om hur muntligt framförda klagomål och synpunkter ska hanteras. 5
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Säkerställa att egenkontroller görs i de områden och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Utveckla arbetet att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Social dokumentation Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen enligt plan. Verksamheten utför egenkontroll i en rad olika områden såsom, basala hygienrutiner, livselshygien, brandsäkerhet, social dokumentation, måltidsobservationer samt kvalitetssäkring av nattinsatser. Verksamhetschefen har i olika forum informerat arbetarna om vikten av att följa hälso- och sjukvårdspersonalens ordinationer/rekommendationer. Åtgärderna ska alltid signeras. Icke utförda insatser följs upp och i vissa fall har personalen som inte utfört insatserna fått erinran. Verksamheten identifierar och åtgärdar de uppkomna risksituationerna. Samtliga boende har bedömts för att identifiera risk för fall eller våld mot sig själv eller andra. Verksamheten behöver utveckla det proaktiva riskbedömningsarbetet. Vid uppföljningstillfället granskades 5 journaler. Innehållet i genomförandeplanerna är tydligt. Behov av nattinsatser finns beskrivna utifrån den enskildes önskemål. Den enskildes önskemål om utevistelse finns tydligt beskrivet. Det finns uppgifter om skyddsåtgärder såsom uppdragna sänggrindar. Oklart om det enskilde har samtyckt till de åtgärderna samt om det finns en uppföljningsplan kopplad till skyddsåtgärderna. I ett fall fanns två olika uppgifter om huruvida ena eller båda sänggrindarna skulle vara uppdragna. Uppdatering av genomförandeplan dokumenteras inte i den löpande anteckningen vilket kan leda till att den uppdaterade informationen inte uppmärksammas av alla. Av samtal arbetarna framkom att den enskilde inte alltid är delaktig vid uppdatering av genomförandeplanen. Uppdatering av genomförandeplaner gällande boende kognitiv svikt sker utifrån samlade information om den enskildes vård- och omvårdnadsbehov samt levnadsberättelse. Detta tillvägagångssätt säkerställer den enskildes delaktighet i uppdatering av sin genomförandeplan och behöver därför förtydligas i dokumentationen. Granskning av innehållet av de löpande anteckningarna visar på brister vilket är känt av ledningen. Det förekommer HSL uppgifter i den sociala journalen. Händels av vikt skrivs men följs inte upp. Information som inte är av vikt finns dokumenterade. Förenade care kommer att införskaffa en webbutbildning i social dokumentation och under 2019 kommer all personal att genomgå en utbildning i vad löpande anteckningarna ska innehålla för att kunna uppfylla socialstyrelsens krav på dokumentation. Vid intervju personal framkom att intermittentanställd personal inte dokumenterar i den utsträckning det skulle behövas oavsett hur länge de har arbetat i verksamheten. Medarbetarna önskar utbildning i social dokumentation. Fokusområde, BPSD Syftet egenkontroll av BPSD- registrering är att säkerställa att åtgärderna som har dokumenterats i den upprättade bemötandeplanen följs. Verksamhetschefen arbetar för att belysa vikten och nyttan att arbeta förebyggande hjälp av BPSD-register. Registreringarna har hittills gjorts av HSL personal men i fortsättningen kommer detta ansvar åligga undersköterskorna. BPSD- skattning ska göras även på andra avdelningar än avdelningar demensinriktning. Nya BPSD-administratörer har utbildats. Det är i dagsläget oklart hur arbetet bemötandeplaner fortlöper och om föreslagna åtgärder utförs, följs upp och utvärderas. Egenkontrollrapporter gällande detta fokusområde har inte lämnats in för första tertialen och varit bristfällig när det gäller andra tertialen. Fokusområde, Kvalitetssäkra insatserna nattetid Detta fokusområde syftar enligt plan. Egenkontrollsrapporter har lämnats in till förvaltningen. Som ett steg i att kvalitetssäkra nattinsatserna har Björkgården börjat använda Phoniro appen istället för registrering hjälp av digitala pennor. Genomförandeplanerna innehåller tydlig beskrivning av den enskildes önskemål om nattinsatser. Det står dock fortfarande tillsyn tre gånger per natt i de 6
till att skapa en personcentrerad omvårdnad nattetid. granskade egenomförandeplanerna. Nattmål ordineras till alla och uppföljningen sker inte systematiskt. Detta kan leda till att förebyggande åtgärder för att upptäcka risk till undernäring hos de äldre inte vidtas i tid. Den nattpersonal som var vid intervjun upplever att överrapportering mellan skiftbyten fungerar bra. Medarbetarna uppmanas mer och mer att läsa information om viktiga händelser i Safe doc. Nattpersonalen har också arbetat för att tydliggöra den enskildes behov av tryggheten nattetid i genomförandeplanerna. Självbestämmande och integritet Säkerställa att begränsningsåtgärder inte förekommer. avbruten eller har inte startat. Det saknades skriftlig information om kod till dörren på en avdelning vilket begränsar de boendes möjlighet att ta sig ut. Självbestämmande och integritet Säkerställa att de boende har möjlighet att påverka vid vilka tider de får hjälp Anhörigstöd Upprätta lokal rutin för stöd till anhöriga i enlighet Socialstyrelsens rekommendation Fokusområde; Måltidssituation Vid egenkontroll av Måltidssituationen ska verksamheten rapportera in hur många observationer har gjorts för respektive period samt redovisa resultat och analys samt planerade förbättringsåtgärder för den perioden. är slutförd. Enligt brukarundersökning 2018 upplever 27 % av de svaranden att de kan påverka vid vilka tider de får hjälp. I samtal de boende framkommer det dock att de t.ex. får välja när de får gå och lägga sig på kvällen eller när de vill komma upp på morgonen. Rutin för stöd till anhöriga är upprättad. Björkgården har stöd av stimulansel anställt måltidsvärdinnor som ansvarar för att skapa trevlig måltidssituation på enheterna. Det genomförs kontinuerlig observation av måltidssituationen. Utvärdering av vad de boende tycker om maten har genomförts genom att personalen har frågat de boende om de varit nöjda maten strax efter måltiderna. Resultat av de mätningarna visar på att de flesta är nöjda matens smak och måltidssituationen. De boende som kvalitetsutvecklaren samtalade tyckte att maten har blivit bättre och bättre. De upplever ibland att det saknas kryddor och att man har använt fel kryddor i maten. Enligt brukarundersökningen 2018 har matens smak förbättrats från 65 till 67 %. Samtidigt som upplevelse av måltidssituation som en trevlig stund på dagen har sjunkit från 72 till 67 %. Vid uppföljningstillfället observerades måltidssituationen på en demensavdelning. Fyra personal arbetade under måltiden och 9 boende åt i två separata matsalar och tre olika bord. Förutom en boende som behövde hjälp maten klarade de andra av att äta själva. Personalen hade trevligt bemötande. Personalen såg till att alla hade bra sittställning. De boende tyckte att maten smakade bra. Personalen presenterade maten. Det märktes tydligt att information om maträtten var svår för några boende att uppfatta. De boende frågade varandra om den andra hade hört vad det skulle bli för mat. Maten visades inte för dem som undrade. Frågan om maten smakade bra eller om de ville ha mer ställdes inte. Den som behövde hjälp maten fick vänta 25 minuter på att få hjälp. Personalen kunde inte redogöra för vad anledningen till att hon fick vänta så länge var. Omsorgsmåltid tillämpades inte trots att verksamhetschefen har informerat om det pedagogiska syftet att äta tillsammans de boende. Verksamheten behöver säkerställa att det finns tydlig arbetsbeskrivning för personal vid måltidsserveringen så att ingen ska behöva vänta på att få hjälp maten. I samtal boende framkom att maten har blivit bättre de senaste veckorna. Verksamhetschefen tror att måltidsvärdinnornas arbetsinsats kan ha lett till den ökade nöjdheten. På demensenheterna väljer personalen maträtter för veckan utifrån den kännedom de har om boendes önskemål. Oklart hur maträtt väljs när det finns två alternativ. Det verkar som att på demensavdelningar väljs en och samma 7
maträtt till alla för att minska onödiga diskussioner som två olika maträtter kan skapa. Det var också oklart hur personalen hanterar situationer då en boende inte vill ha den maträtt som serveras. Aktiviteter Förbättra de erbjudna aktiviteterna samt förbättra möjligheten till utevistelse Säkerhet Komplettera rutinen för Hot och våld så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende samt våld i nära relation Säkerhet Säkerställa att kontroll av larmets funktionalitet görs i den omfattning som behövs för att säkra de boendes trygghet Systematiskt brandskyddsarbete Säkerställa att all personal känner till rutiner vid brand avvikelse avbruten eller har inte startat. är slutförd. Enligt brukarundersökning 2018 är 71 % nöjda aktiviteterna. De boende som deltog i samtalet var mycket nöjda aktiviteterna. Gemensamma aktiviteter anordnas även under helger bl.a. filmvisning, kortspel, bakning samt musikunderhållning varannan lördag. Enligt brukarundersökning 2018 är 36 % nöjda möjlighet att komma ut. Frågan om hur utevistelse definieras hat tagits upp på borådet. De boende upplever att de kan komma ut när de så önskar. Av de boende som deltog i samtal var en boende missnöjd utevistelsen. Hon önskade flera timmars utevistelse per dag. Björkgården har använt Cykeltaxin flitigt under sommaren och hösten. Även de boende som tas upp lyft har erbjudits en cykeltur. Enligt personal som deltog i intervjun erbjuds de boende 2 timmar egentid per månad. Egentid planeras i förväg och bemanningsansvarig delas för att planera in tiden i schemat. Av intervju arbetarna framkommer att rutin för Hot och våld i nära relation inte är väl förankrad hos arbetarna. Verksamheten har bytt larmsystem och enligt verksamhetschefen är rutinen för kontroll av larmets funktionalitet uppdaterad. Information om rutin vid brand tas upp vid introduktionen. Däremot upprepas inte den information tillräckligt ofta. Verksamheten behöver säkerställa att ALL personal inklusive intermittent personal känner till rutinen vid brand. 8