Plats C-salen, Växjö kommun Tid Kl. 13:30 15.45 Beslutande Ledamöter Per Schöldberg (C), ordförande Charlotta Svanberg (S) Ulf Hedin (M) Anna Hultstein (M) Martin Edberg (S) Övriga närvarande Ersättare René Jaramillo (-) Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Ove Dahl, kommunchef Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef David Braic, upphandlingschef, 300-301, 307, 309-311, 313, 303-306 Sofie Thor, utredare, 300-301 Camilla Holmqvist, förvaltningschef, 300-301 Charlotta Svanberg (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer 300-315 Anmärkning Ärendena behandlades i följande ordning: 300-301, 307, 309-311, 313, 303-306, 308, 312, 314-315 1 (23)
Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare.. Kristoffer Bengtsson.. Per Schöldberg.. Charlotta Svanberg 2 (23)
Anslag och bevis Protokollet är justerat. Justering har tillkännagetts på kommunens officiella anslagstavla. Organ Kommunstyrelsens organisations- och Sammanträdesdatum Datum när anslaget sätts upp Datum när anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Underskrift.. Kristoffer Bengtsson 3 (23)
Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch s ärenden den fjortonde oktober 2014 74 Val av justeringsperson 75 Nulägesrapport av arbetet för en gemensam utbildningsförvaltning 76 77 78 79 Redovisning av åtgärder för Växjö kommuns kompetensbehov 2014-2024 Redovisning av uppdrag om att beakta möjligheten att använda ungdomsavtal som ett av flera sätt att påskynda ungdomars tillträde till arbetsmarknaden Redovisning av uppdrag om att informera kommunens anställda om gällande regelverk och bonussystem för föräldraledighet Redovisning av uppdrag om karriärmöjligheter i Växjö kommun ur ett mångfaldsperspektiv 80 Revidering av riktlinjer för fritidsstudiestöd 81 Reglemente för utbildningsförvaltningen 82 Organisationsförändring för Växjö kommuns samverkan med de lokala handikapporganisationerna 83 Upphandling av drivmedel, stationstankning 84 Upphandling av yrkeskläder, arbetshandskar, arbetsskor och personlig skyddsutrustning för tekniskt arbete 85 Upphandling av leveranser av fikabröd och konditorivaror 86 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro 87 Redovisning av aktuella upphandlingar 88 Redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll 89 Övriga frågor 4 (23)
74 Val av justeringsperson Organisations- och ets beslut Organisations- och et utser Charlotta Svanberg (S) till justeringsperson. 5 (23)
75 Nulägesrapport av arbetet för en gemensam utbildningsförvaltning Dnr KS/2013:721 Organisations- och ets beslut Organisation och et noterar informationen i protokollet. Kommunstyrelsen beslutade i 231/2014 att godkänna förslag till ny organisation för en gemensam utbildningsförvaltning och uppdrog åt kommunchefen att genomföra organisationsförändringen. En första återrapportering skulle ges på kommunstyrelsens organisations- och s sammanträde i oktober 2014. Sofie Thor, ansvarig utredare, och Camilla Holmqvist, förvaltningschef för skol- och barnomsorgsförvaltningen samt för gymnasieförvaltningen, ger en nulägesrapport av det pågående arbetet. 6 (23)
76 Redovisning av åtgärder för Växjö kommuns kompetensbehov 2014-2024 Dnr KS/2014:440 Organisations och ets beslut Organisations- och et godkänner redovisningen Organisations- och et har uppdragit åt kommunchefen att vid utskottets sammanträde i oktober redovisa åtgärder för att möta Växjö kommuns rekryteringsbehov då 1 890 anställda kommer att pensioneras under perioden 2014-2024. En rapport över kommande pensionsavgångar och en analys av kompetensförsörjningsbehovet redovisades av personalchefen vid utskottets sammanträde i augusti 2014. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 7 oktober 2014. Av skrivelsen framgår att de personalkategorier med störst antal avgångar och uppmärksammar särskilt gruppen avgående chefer. Samtliga förvaltningar har erhållit kompetensförsörjningsrapporten för att synliggöra behovet av nyrekrytering för respektive yrkeskategori baserat på beräknade pensionsavgångar samt den demografiska utvecklingen. Vidare framgår att omsorgsförvaltningen har ett särskilt stort rekryteringsbehov de kommande tio åren där Vård- och omsorgscollege är ett exempel på att kvalitetssäkra utbildning, praktikplatser och marknadsföra omvårdnadsyrket. En kommunövergripande arbetsgrupp, kompetensförsörjningsgruppen, arbetar med frågan och definierar begreppet kompetensförsörjning med innebörden att attrahera, fördela, utveckla och behålla mänskliga resurser. Möjligheterna för att skapa av ett rekryteringscenter beskrivs som en insats av stor betydelse för en god kompetensförsörjning. Slutligen poängteras att möjligheterna till kompetensförsörjning är kopplade till begreppet attraktiv arbetsgivare. 7 (23)
77 Redovisning av uppdrag om att beakta möjligheten att använda ungdomsavtal som ett av flera sätt att påskynda ungdomars tillträde till arbetsmarknaden Dnr KS/2012:1053 Organisations- och ets förslag 1. Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Kommunfullmäktige har i 219/2013 besvarat en motion av Nils Franssons (FP) om att genom ungdomsavtal skapa möjligheter för unga att ta sig in på arbetsmarknaden. Fullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att bevaka frågan i enlighet med motionärens intentioner. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog i 441/2012 åt kommunchefen att bevaka frågan och beakta möjligheten att använda ungdomsavtal som ett av flera sätt att påskynda ungdomars tillträde till arbetsmarknaden. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för resultatet av uppdraget i en skrivelse från den 24 september 2014. Av skrivelsen framgår att Sveriges kommuner och landsting och Svenska kommunalarbetareförbundet har träffat kollektivavtal om arbetslivsintroduktionsanställningar samt utbildnings- och introduktionsanställning för unga mellan 19 och 25 år. Ur Växjös perspektiv har såväl omsorgsförvaltningen som Svenska kommunalarbetareförbundet uppgett att man inte har intresse av lokal tillämpning av avtalen. Fokus ligger istället på de möjligheter Vård- och omsorgscollege Kronoberg ger. Skrivelsen framhåller även att Svenska kommunalarbetareförbundet inte vill ingå avtal om anställningar som ger sämre lönevillkor en de redan kollektivavtalade i Allmänna bestämmelser. Yrkanden Per Schöldberg (C) med instämmande av Charlotta Svanberg (S): 8 (23)
77 fortsättning 1. Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att utskottet har beslutat enligt det egna yrkandet. 9 (23)
78 Redovisning av uppdrag om att informera kommunens anställda om gällande regelverk och bonussystem för föräldraledighet Dnr KS/2014:248 Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. Kommunfullmäktiges beslutade genom 29/2014 att uppdra åt kommunstyrelsen att informera kommunens anställda om gällande regelverk och bonussystem vid föräldraledighet. Detta efter att Carin Högstedt (V) hade inkommit med en motion om att öka mäns uttag av föräldradagar genom att ta fram en handlingsplan. Kommunstyrelsens arbetsutskott har i 164/2014 uppdragit åt kommunchefen att informera kommunens anställda om gällande regelverk och bonussystem för uttag av föräldraledigheter, med utgångspunkten att mäns uttag av föräldraledighet är positivt. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för uppdragets gång i en skrivelse den fjärde september 2014. Av skrivelsen framgår att kommunledningsförvaltningens personalkontor har gjort en övergripande informationssatsning där personalen har informerats via Växjö kommuns intranät om gällande regelverk och bonussystem runt föräldraledighet. Information har även presenterats för ansvariga chefer vid förvaltningschef- och VD-mötet i september 2014. 10 (23)
79 Redovisning av uppdrag om karriärmöjligheter i Växjö kommun ur ett mångfaldsperspektiv Dnr KS/2014:214 Organisations- och ets beslut Organisations- och et godkänner redovisningen Kommunstyrelsens organisations- och uppdrog i 32/2012 till personal- och förhandlingschefen att tillsätta en koncernövergripande arbetsgrupp för att analysera och arbeta fram förslag till aktiviteter som kan främja en ökad andel personer med utländsk bakgrund i olika chefspositioner. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för uppdraget och lämnat förslag till beslut i en skrivelse den sjunde oktober 2014. Där beskrivs de mål, utbildningsinsatser och arbetssätt som uppdraget har medfört. Växjö kommuns personalkontor har i samarbete med personalspecialister i organisationen och tillsammans med Älmhults kommun gjort en översyn av rekryteringsprocessen och tagit fram ett processflöde för rekryteringsförfarandet. Kommunchefen redogör även för att andelen utländskt födda med ledningsuppdrag ökar inom Växjö kommun. 11 (23)
80 Revidering av riktlinjer för fritidsstudiestöd Dnr KS/2014:578 Organisations- och ets beslut Organisations- och et beslutar att från höstterminen 2014 höja den ekonomiska ersättningen för kurslitteratur till högst 1200 kronor per termin. 1 januari 1992 infördes en möjlighet för tillsvidareanställda och tidsbegränsat anställda med företrädesrätt att erhålla ledighet och/eller ekonomisk ersättning för kurslitteratur vid fritidsstudier som inte bedrivs som ett uppdrag i anställningen. Den ekonomiska ersättningen fastställs av organisations- och et. I dagsläget uppgår ersättningen till 1000 kronor per termin. Beslutsunderlag Förslag till revidering av riktlinjer för fritidsstudiestöd för anställda i Växjö kommun. Förslaget innebär en höjning gällande ersättning för kurslitteratur, från dagens 1000 kronor per termin till 1200 kronor per termin. Beslutet skickas till Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) 12 (23)
81 Reglemente för utbildningsförvaltningen Dnr KS/2014:603 Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunfullmäktige antar förslag till reglemente för utbildningsnämnden, daterat 2014-09-25. 2 Reglementet träder i kraft den 1 januari 2015. Verksamheterna för skol- och barnomsorgsnämnden samt gymnasienämnden övergår då till den nya utbildningsnämnden. Kommunfullmäktige har i budgeten för 2014 beslutat att en gemensam utbildningsförvaltning för förskola, grundskola och gymnasium ska skapas. Kommunstyrelsen beslutade i 231/2014 att godkänna förslag till organisationsstruktur och ge kommunchefen i uppdrag att ta fram förslag till reglemente för utbildningsnämnden. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 25 september. Förslaget har tagits fram i enlighet med de rubriker och struktur som anges i den mall som upprättats inom kommunkansliet. Med anledning av utbildningsnämndens storlek föreslås femton ledamöter och ett arbetsutskott med sju ledamöter. En översyn av terminologin har utförts så att denna stämmer överens med gällande lagstiftningen. Vidare har uppgifter som redan framgår av lagstiftning eller fullmäktiges Arbetsformer för styrelser och nämnder lyfts ur förslaget till nytt reglemente, liksom felaktiga hänvisningar. Förslaget har tagits fram i samråd med förvaltningschef för utbildningsförvaltningen, kommunkansliet och juridiska enheten. 13 (23)
82 Organisationsförändring för Växjö kommuns samverkan med de lokala handikapporganisationerna Dnr KS/2014:123 Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige antar förslag till organisationsstruktur för kommunens samverkan med handikapporganisationerna att gälla från och med 2015-01-01. Följande förändring görs i förslaget: I de fall då flera nämnder delar råd kan de nämnder som inte innehar det tvååriga ordförandeskapet representeras av två ledamöter. 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt samtliga nämnder att upprätta reglementen för respektive samverkansråd i enlighet med beslutet. 3. Kommunfullmäktige konstaterar att samtliga nämnder årligen ska hantera och följa upp tillgänglighetsarbetet inom målområdet Demokrati och mångfald. 4. En återrapportering av organisationsförändringen ska ges till kommunstyrelsens organisations- och senast juni 2015. I dagsläget har varje nämnd samt de kommunala bolagen inom Växjö kommun ett rådgivande samverkansråd inom tillgänglighetsfrågorna. I dagsläget existerar åtta samverkansråd. Råden består dels av politiska ledamöter utsedda av respektive nämnd/styrelse, dels ledamöter och ersättare från de lokala handikapporganisationerna. På uppdrag av kommunstyrelsens organisations- och utfördes 2014 en organisationsöversyn av Växjö kommuns samverkan med handikappsorganisationerna. Syftet med organisationsöversynen var att öka tydligheten och enhetligheten för rådens arbetsprocesser. Översynen har resulterat i ett förslag till ny organisationsstruktur vilket Växjö kommunfullmäktige ska ta ställning till. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens samverkansråd var remissinstans i ärendet och besvarade remissen i 42/2014. Detta då kommunstyrelsens samverkansråd enligt rådets 82 fortsättning 14 (23)
instruktioner från 2011 innehar en övergripande funktion gentemot de kommunala nämndernas samverkansråd. Av rådets remissvar framgår att rådet ställer sig positivt till förslaget men att det har en del synpunkter vilket framgår av diskussionen i 42/2014. Samverkansrådet översände dessa synpunkter som remissvar till kommunstyrelsen. Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den sjunde oktober 2014 redogjort för förslag till ny struktur. Kommunledningsförvaltningens samlade bedömning är att den nuvarande organisationen motverkar uppföljning och enhetligt då råden arbetar utifrån olika instruktioner och arbetssätt. En kommunövergripande organisationsstruktur möjliggör därför en effektivisering av arbetet med tillgänglighetsfrågorna inom kommunen. I förslaget har därför utformningen av organisationen förändrats och strömlinjeformats, från dagens åtta råd till fem råd samt ett utskott för bostads- och lokalfrågor. Förslaget till ny organisationsstruktur klargör även respektive råds ansvarsområden utifrån den/de nämnd/nämnder som rådet är knutet till utifrån respektive nämnds reglemente. Undantaget är Samverkansrådet för styrning och utveckling som även har huvudansvar för att uppmärksamma frågor som rör kommuns övergripande arbete med tillgänglighetsfrågorna samt utvecklingsarbetet av samverkansråden. Rådet ska även verka för att arbetet inom de olika samverkansråden sker så enhetligt och effektivt som möjligt. Förslaget tydliggör att i de fall där flera nämnder har ett gemensamt råd bör en nämnd vara ansvarig under en tidsperiod för att vid periodens slut lämna över ansvaret till nästa nämnd. Denna princip används idag av det samverkansråd som är knutet till tekniska nämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och byggnadsnämnden. I dagsläget är perioden ett år men för en kontinuitet i tillgänglighetsarbetet föreslås denna period vara två år. Råden kan även i fortsättning kalla ansvariga tjänstemän från de olika förvaltningarna samt tillskriva och vara rådgivande till de nämnder som rådet är knutet till. Förslaget innebär att tekniska nämnden, byggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden samt kulturnämnden och fritidsnämnden även i fortsättning delar råd. Omsorgsnämnden och nämnden för arbete och välfärd föreslås bilda ett gemensamt råd, Samverkansrådet för omsorg, stöd och ungdomsfrågor, då bedömningen är att ett gemensamt råd inom ramen för verksamheterna för nämnderna ökar möjligheten att byta erfarenhetet samt arbeta med tillgänglighetsfrågorna mer enhetligt och effektivt i kontakt med brukarna. Förändringen motiveras med att båda nämnderna i ett flertal områden driver liknande brukarinsatser för stöd och omsorg. De råd som har fler än en ansvarig nämnd kan även i fortsättning kalla ansvariga tjänstemän från de olika förvaltningarna eller be om underlag från ansvarig tjänsteman. Därmed säkerställs att förvaltningarnas expertis är delaktig i beslutsprocessen. I de fall där flera 15 (23)
82 fortsättning nämnder delar råd fastställer förslaget vilken förvaltning som är ansvarig för hantering av frågor och sekreterarskap samt formerna för politiska ledamöter. Gemensamma råd kan tillskriva och vara rådgivande de nämnder som rådet är knutet till inom de ramar som är rådets ansvarsområden. Förslaget innebär även ett fastställande av rådens syfte, organisationen för de politiskt tillsatta ledamöterna samt hur ofta råden ska sammanträda. Kommunchefen har även bemött de remissytranden som inkommit från kommunstyrelsens samverkansrån. Yttrandet bedöms som bra men att det inte föranleder några ändringar i organisationsförslaget. Detta då förslaget i dagsläget redan innehåller de delar som efterfrågas eller att vissa delar av ärendehanteringen är upp till de nya ledamöterna att forma, exempelvis vilka tjänstemän som ska kallas. Bedömningen är att förslaget medför en ökad effektivitet och enhetlighet i Växjö kommuns tillgänglighetsarbete, bland annat genom en mer effektiv ärendehantering av bostads- och lokalfrågor. Genom en tydligare ansvarsfördelning är förhoppningen att kontakten mellan råden och nämnderna ska öka. Yrkanden Ulf Hedin (M) med instämmande av Per Schöldberg (C): 1. Kommunfullmäktige antar förslag till organisationsstruktur för kommunens samverkan med handikapporganisationerna att gälla från och med 2015-01-01. Följande förändring görs i förslaget: I de fall då flera nämnder delar råd kan de nämnder som inte innehar det tvååriga ordförandeskapet representeras av två ledamöter. 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt samtliga nämnder att upprätta reglementen för respektive samverkansråd i enlighet med beslutet. 3. Kommunfullmäktige konstaterar att samtliga nämnder årligen ska hantera och följa upp tillgänglighetsarbetet inom målområdet Demokrati och mångfald. 4. En återrapportering av organisationsförändringen ska ges till kommunstyrelsens organisations- och senast juni 2015. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt Ulf Hedins (M) yrkande. 16 (23)
83 Upphandling av drivmedel, stationstankning Dnr KS/2014:604 Organisation- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av drivmedel, stationstankning. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av drivmedel, stationstankning, och därvid upprättat upphandlingspresentation enligt till ärendet fogat förslag för upphandling av drivmedel, stationstankning. Beslutsunderlag Kommunchefens skrivelse från den 30 september 2014 med tillhörande upphandlingspresentation för drivmedel, stationstankning. Beslutet skickas till Kommunchefen (Upphandlingschefen) 17 (23)
84 Upphandling av yrkeskläder, arbetshandskar, arbetsskor och personlig skyddsutrustning för tekniskt arbete Dnr KS/2014:591 Organisation- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av yrkeskläder, arbetsskor, handskar och personlig skyddsutrustning. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av yrkeskläder, arbetsskor, handskar och personlig skyddsutrustning och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefens skrivelse med tillhörande upphandlingspresentation för upphandling av yrkeskläder, arbetsskor, handskar och personlig skyddsutrustning. Beslutet skickas till Kommunchefen (Upphandlingschefen) 18 (23)
85 Upphandling av leveranser av fikabröd och konditorivaror Dnr KS/2014:565 Organisation- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av inköp av fikabröd samt leverans av fikabröd. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av inköp av fikabröd samt leverans av fikabröd och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefens skrivelse med tillhörande upphandlingspresentation för inköp av fikabröd samt leverans av fikabröd. Beslutet skickas till Kommunchefen (Upphandlingschefen) 19 (23)
86 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro Dnr KS/2014:167 Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro till och med september månad. 20 (23)
87 Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr KS/2014:88 Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. 21 (23)
88 Redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Protokoll från den kommunövergripandes samverkansgrupps sammanträde den tredje september 2014 har inkommit till kommunkansliet. 22 (23)
89 Övriga frågor René Jaramillo (-) föreslår att utskottet borde se över utformningen av utskottets sammanträden, exempelvis genom att de ansvariga förvaltningscheferna bjuds in för att informera om nuläget för personalfrågor på respektive förvaltning. 23 (23)