EFS Västerbotten Protokoll ST 2018-02-03 EFS-kyrkan Skellefteå Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Viktoria Holmström, Skellefteå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, ordförande, Ersmark Skellefteå Zakarias Liljemark, Umeå Karin Paulsson, Bjurholm Malin Åström, Umeå Frånvarande Jon Nilsson, Bergsbyn Adjungerade: Eva S Bäckström, ekonom Inledning Val av justerare Godkännande av dagordning Föregående styrelseprotokoll 171118 Ideologisk fråga: 1 Mötesordförande Marianne Berglund hälsar alla välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. Läsning ur Rom 8:38-39 Ty jag är viss om att varken död eller liv, varken änglar eller andemakter, varken något som finns eller något som kommer, varken krafter i höjden eller krafter i djupet eller någon annat i skapelsen skall kunna skilja oss från Guds kärlek i Kristus Jesus. Vi ber över ämnen i vår bönelåda. 2 att välja Hans Jakobsson att tillsammans med mötesordförande justera dagens protokoll. 3 Dagordningen fastställs med följande tilläggsärenden: Offensiva fonden Londonresa Intern valberedning Fråga från Verksamhetsrådet Bibelfjäll Distriktsföreståndare Samarbetskyrka Holmsund Kanslilokaler 4 Styrelsen går igenom protokollet från 171118, protokollet läggs därefter till handlingarna. 5 Styrelsen går igenom delmålen för verksamhetsplan 2017 och gör en
Verksamhetsplaner: Uppföljning 2017 Förslag 2019 uppföljning på hur delmålen uppfyllts under året. Redogörelsen kommer att återges i verksamhetsberättelsen för 2017. Nuvarande verksamhetsplan gäller för perioden 2016-2018 och föreningarna ska vid sitt årsmöte i april bestämma hur verksamhetsplanen ska se ut efter 2018. Styrelsen menar, att i avvaktan på ny distriktsföreståndare och att vissa mål måste få sträcka sig över flera år, förlänga verksamhetsplanen med ett år till 2019. Styrelsen samtalar om verksamhetsplan 2019 med lokala verksamhetsmål och distriktsgemensamma verksamhetsmål. att föreslå årsmötet att förlänga nuvarande verksamhetsplan med ett år, 2016-2019 att delmålen på lokal nivå och distriktsnivå blir enligt styrelsens förslag. Styrelsen uppdrar till KR att utveckla kommunikationen via olika sociala medier mellan distriktet och föreningarna så att information når ut till så många som möjligt. Det gångna styrelseåret Ansökan Offensiva fonden: Integrations- och Missionsprojekt ST 123/2017 AU 6 Bilaga: rapport Styrelsen samtalar om det gångna årets arbete. Avsaknad av distriktsföreståndare är märkbart både i styrelsearbetet och för de anställda på kansliet med utökade arbetsuppgifter och ansvar. Styrelsen konstaterar att delat ordförandeskap på styrelsesammanträden är bra, att Arbetsutskottets och tjänstemans arbete gör att styrelsemöten är väl förberedda. Strukturen på styrelsemötena är bra och styrelsen vill fortsätta arbeta på samma sätt. 6 Utvecklingskonsulent Leif Holm har lämnat en rapport om det pågående integrationsarbetet i Västerbotten. Åtta EFS-föreningar har beskrivit sitt arbete och via Luleå Stift har även några församlingars arbete med integration beskrivits. Internationella rådet (IR) väljer att göra ett omtag i planerna för ett integrationsprojekt. De vill se en spetsgrupp arbeta med bara integrationsfrågor. En ny ansökan i mindre format kan komma, enligt rapporten. Ansökan Offensiva fonden: Migrantmammor EFS Skellefteå 2018 ST 145/2017 AU 7 Styrelsen tackar för rapporten och konstaterar att Internationella rådet inte har inkommit med en ny ansökan om bidrag från Offensiva fonden. 7 Från EFS Skellefteå har inkommit en komplettering till den tidigare inlämnade ansökan om bidrag till projektet Migrantmammor. Det är delvis nya förutsättningar med minskad tjänsteomfattning av anställd. Projektets kostnad är nu beräknad till 261 000 kr och förutsätter bidrag från andra bidragsgivare beräknat till 120 000 kr. EFS Skellefteå söker i första hand ett bidrag från Offensiva fonden på 121 020 kr vilket
Bilaga: komplettering Offensiva fonden studieresa London ST 124/2017 Ansökan bidrag sjukhuskyrkan på Skellefteå lasarett AU 8 skulle täcka en tjänst på 35% under 2018, och i andra hand 42 000 kr som skulle täcka en tjänst på 20% under 2018. att bevilja EFS Skellefteå ett bidrag från Offensiva upp till 160 000 kr för att möjliggöra en tjänst på 35% under 2018. 8 att avsätta 42 000 kr från Offensiva fonden till att finansiera boendet för planerad studieresa till nya och gamla växande församlingar i Anglikanska kyrkan, London. 9 Från Skellefteå pastorat har inkommit en förfrågan om bidrag till sjukhuskyrkan på Skellefteå lasarett. EFS Västerbotten har under många år haft en tjänst på 50% på lasaretter där pastoratet stått för 40% och EFS Västerbotten för 10% av kostnaden. Tjänsteinnehavaren har slutat och tjänsten omarbetats till en tjänst på 100%. EFS Västerbotten har under ett antal år bidragit till en tjänst på sjukhuskyrkan på Norrlands universitetssjukhus i Umeå med ett basbelopp årligen. att bevilja ett basbelopp till sjukhuskyrkan på Skellefteå lasarett att utbetalas årligen efter lämnad rapport för året som gått att i EFS Västerbottens bemanningsplan ta bort sjukhusprästtjänsten från och med 2018. PM Valberedning ST 148/2017 AU 9 Bilaga: PM Offensiva fonden EFS Mobacken AU 10 Bilaga ansökan 10 Styrelsen mottar rapporten om att Arbetsutskottet fastställt reviderat PM för valberedning enligt arbetsgruppens förslag. Styrelsen noterar att PM:et tas upp igen vid styrelsens höstsammanträde när årsmötesdatum för 2019 ska beslutas. 11 Från EFS Mobackenkyrkan har inkommit en ansökan om bidrag på 75 000 kr från Offensiva fonden för en upprustning av branddörrar och internt brandlarm i Västerbottensgården på området. Styrelsen menar att Mobackenkyrkan är ett centrum för sommarverksamhet i Skellefteåområdet och även för distriktsgemensam verksamhet i norra länsdelen. EFS-föreningen förväntas ta ett lokalansvar för det distriktsgemensamma arbetet, t ex familjeläger och distriktskonferenser, och därför bör distriktet också bidra ekonomiskt till en upprustning av Västerbottensgården. Styrelsen konstaterar att hyresintäkter från extern uthyrning borde bli aktuell med denna upprustning.
att bevilja ett bidrag på 50 000 kr till upprustning av branddörrar och internt brandlarm i Västerbottensgården. Renovering storstugan på Klippengården Bilaga: Ombyggnationer 2018, 2019 Ritning duschar 12 Från Klippengårdens styrelse har inkommit två förfrågningar om medel till renoveringar i den s.k. storstugan: 1. Förfrågan om mer medel 2018 för att bygga duschar i anslutning till sovrummen på övre plan. I stället för det tidigare beslutet om att renovera duscharna i källaren, planeras nu att i stället bygga duschar på övre plan i eller i nära anslutning till uthyrningsrummen. Kostnaden, enligt senaste samtal från projektledare Henric Johansson, är kostnaden beräknad till totalt 400 000 kr. Styrelsen har tidigare beviljat 150 000 kr till detta. Klippenstyrelsen planerar att byggnationen kan genomföras hösten 2018. 2. Förfrågan om medel 2019 för att renovera köket. Planen är att bygga ett separat diskrum och ett beredningskök inom befintliga väggar. Kostnaden beräknas till ca 500 000 kr. Klippenstyrelsen planerar att byggnationen kan genomföras hösten 2019. För 2020 är planen att åtgärda sidoingång och handikappramp samt en eventuell flytt av bastun för att sätta den i anslutning till storstugans sidoingång och på så sätt lösa frågan om toalett och dusch. att bordlägga frågan till nästa sammanträde 17/3. Under 2017 hade Klippengården 3111 gästnätter. Styrelsen efterfrågar hur dessa gästnätter fördelar sig på distriktets arrangemang, Klippenkamraternas arrangemang, uthyrning till EFS-föreningar, uthyrning till församlingar samt uthyrning till andra grupper samt enskilda personer. Uppdras till ek att kontakta Klippenstyrelsen. PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation AU 24 Bilaga: PM 13 Tillägget i PM:et avser en förändrad paragraf för Klippengården. Förslaget är att Klippengården ska ses som ett av EFS Västerbottens utskott. AU menar att hela PM:et bör gås igenom för eventuella uppdateringar och justeringar. Styrelsen uppdrar till Malin Åström att till styrelsemötet i juni föreslå en revidering av hela PM:et, framför allt när det gäller antal personer i utskott och råd.
Föreningskontakt våren 2018 14 Utifrån den genomlysning som gjordes 2011 av EFS Västerbottens organisation och verksamhet framkom bland utvecklingsområdena vikten av att vidareutveckla system med regelbundna möten mellan distrikts- och lokalnivå. Styrelsen konstaterar att det är viktigt att marknadsföra distriktets gemensamma verksamhet som läger, konferens, fortbildning etc och att hitta forum där distrikt och föreningar kan lyssna till varandra. Därför vill styrelsen fortsätta, att med jämna mellanrum kontakta ett antal EFS-föreningar och grupper i Västerbotten. Christina Bjerle- Johansson föredrar Verksamhetsutskottets förslag till samtalsmall inför våren 2018. att använda den av verksamhetsrådet föreslagna samtalsmallen att telefonkontakt tas med samma urval av föreningar som föregående år att föreningsfördelningen för varje ledamot görs av Hans Jakobsson att samtalen genomförs före den 30/4 att vid samtalet noteras det som känns angeläget och skickas till utvecklingskonsulent Leif Holm för sammanställning och analys att en genomgång av sammanställning görs vid styrelsens junisammanträde. Distriktskonferens Nära Jesus 2019 Tid och inriktning 15 att 2019 års distriktskonferens genomförs 24-25/8 i Mobackenkyrkan att uppdra till Hans Jakobsson att kontakta talare enligt Arbetsutskottets förslag. Val av ombud från EFS Västerbotten till EFS riks årsmöte 16 EFS Västerbottens styrelse har att utse två ombud till EFS riks årsmöte 2018 i Luleå. Även två rösträknare och två fullmaktsgranskare ska utses. Rösträknare och fullmaktsgranskare Nominering av ledamöter till EFS riks styrelse att välja Viktoria Holmström och Hans Jakobsson till ombud för EFS Västerbotten vid EFS riks årsmöte 2018. att välja Marianne Berglund och Viktoria Holmström att vara rösträknare för Västerbotten att välja Eva S Bäckström och Marianne Berglund att vara fullmaktsgranskare för Västerbotten. 17 Kristoffer Hedman meddelar att årets valberedning önskar personer med personalkompetens, helst yngre kvinna. Eftersom det idag finns två ledamöter från Västerbotten är det ingen större fara om det inte finns några förslag från Västerbotten.
Marianne Berglund meddelar Kristoffer styrelsens förslag. Nominering ledamot och suppleant till EFS riks valberedning 2019 18 Inför EFS riks årsmöte 2018 skall EFS Västerbotten nominera en ledamot och en suppleant till EFS valberedning 2019. Kristoffer Hedman och Anna-Lena Lund har tillfrågats och tackat ja. att till EFS riks valberedning 2019 nominera Kristoffer Hedman som ordinarie ledamot och Anna-Lena Lund som personlig suppleant. Val av styrelsens interna valberedning AU 16 19 att utse avgående ledamöterna Karin Paulsson och Malin Åström till styrelsens interna valberedning för verksamhetsåret 2018/2019, inför styrelsens konstituerande sammanträde. Verksamhetsberättelse utkast 2017 20 Ek meddelar att arbetsbelastningen är hög på kansliet och det därför inte finns ett utkast till verksamhetsberättelse för 2017. Dock finns frågan hur styrelsen önskar att verksamhetsberättelsen ska se ut för det gångna året? Vid styrelsens sammanträde 170401 39 stod: Samtal förs om en ny struktur på verksamhetsberättelse till kommande år där verksamhetsplanens mål speglas i texten. Styrelsen menar att upplägget kan vara på samma sätt som föregående år med tillägget uppföljning delmål 2017. Rosenius originalbrev och foton Bilaga: brev 21 Roland Ivansson, Ånäset, har till EFS Västerbottens kansli lämnat in gåvor rörande Roseniusmaterial. Dödsboet efter Alvar och Miranda Rosenius, Vallen har som gåva till Roseniusgården, Ånäset överlämnat följande historiska föremål: Plåtskrin med gamla brev från Anders Rosenius, C O Rosenius, M G Rosenius mfl. De flesta är adresserade till släktingar i Burträsk. Några är sända till C O Rosenius. Fotoalbum med bilder av Anders och Sara Rosenius, deras barn samt släktingar i senare släktled. Det finns även en bunt papper med släktutredningar inom familjen Rosenius, och dessa är varken originalhandlingar eller särskilt stöldbegärliga och kan utan problem förvaras på Roseniusgården, enligt Ivansson. I samband med Roseniusjubiléet har frågan om den långsiktiga förvaringen av brevet och fotoalbumet väckts igen. Vid förnyad kontakt med boutredaren Nancy Larsson har hon bekräftat att det var Alvar Rosenius och de efterlevandes vilja att breven och fotoalbumet skulle tillhöra Roseniusgården. Det är också klart att EFS i Västerbotten kan besluta om den framtida förvaringsplatsen då Roseniusgården inte är
lämpad för förvaring av brev och foton. Lars-Olov Eriksson, Uppsala och medlem i Roseniussällskapet, föreslår att brevsamlingen läggs in i det arkiv som EFS bygger upp i Riksarkivet. Där blir de digitaliserade och åtkomliga via internet för både forskare och andra intresserade. Folkrörelsearkivet i Västerbotten erbjuder liknande tjänst. att materialet skickas till Lars-Olov Eriksson, Roseniussällskapet, som ombesörjer att materialet lämnas till EFS för arkivering/digitalisering i Riksarkivet, samt för bästa möjliga fysiska förvaring. Meddelande om tjänster Dean Apel Mats Holmqvist Moa Beak 22 Meddelas att Dean Apel, präst i Nordmaling-Nyåkerkretsen, slutat den 180122. Meddelas att Mats Holmqvist, präst i Skellefteå södra krets och Sjukhuskyrkan slutar den 180222. Styrelsen mottar beskedet om att Dean Apel och Mats Holmqvist lämnar sina tjänster och uttrycker sitt tack för den tid de arbetat för EFS i Västerbotten. Meddelas att Moa Beak är ny samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan, Umeå från och med 180122. Styrelsen hälsar Moa Beak välkommen som ny samarbetskyrkopräst i Grisbackakyrkan. Nedlagda föreningar 2017 Rapport EFS 23 En muntlig rapport framförs. En skriftlig redogörelse görs i samband med redovisning av den s.k. kretssammanställningen vid nästa styrelsesammanträde. 24 Göran Berglund har lämnat en skriftlig rapport från EFS ledningsgruppsmöte 13-14/12 2017. Ek meddelar att EFS riks når sitt gåvomedelsmål för 2017 med 2 miljoner till godo tack vare ett större testamente. Styrelsen mottar rapporten. Rapport EFS Västerbotten 25 Ek meddelar att tre nya samarbetskyrkoavtal skrivits med Skellefteå pastorat och ett nytt samverkansavtal med Bygdeå församling. Styrelsen har fått en skriftlig rapport om arbetet med Londonresan, distriktskonferensen, utvecklingsmaterialet Sänd samt EFS Västerbottens utvecklingstjänst. Ek rapporterar om Flurkmarksfondens förnyade kriterier samt Roseniusgårdens fortsatta arbete med renovering. Till sist framförs en hälsning från EFS missionsförening i Vännäs.
Styrelsen mottar rapporterna. Utsända handlingar Förändring antal konfaläger VR 6 Bibelfjäll Df-rekrytering 26 Protokoll Styrelsen 171118 Arbetsutskottet 180110 Kommunikationsrådet 171205 Verksamhetsrådet 180124 Internationella rådet 170601, 170927, 171114 Klippenkamraternas styrelse 180118 Ledningsgruppens personalprotokoll 171129, 171214 Bibelfjälls styrgrupp 170907, 171130 Distriktskonferens NJ 171127, 171219 Bidrag till kostnader Migrantmammor Renovering på Mobackenkyrkans Västerbottensgård Sjukhuskyrkan på Skellefteå lasarett Renovering Klippengården Rapporter Gåvor 2017, gåvor per förening 2017 Kartläggning integrationsprojekt Två rapporter, dels om EFS Västerbottens utvecklingsarbete och dels om arbetet med distriktskonferens, Londonresa och Sänd Rapporter december från EFS riks och EFS Västerbotten Övrigt Verksamhetsplaner med delmål 2017 och 2018 Historiska föremål från Roseniussläkten, brev och foton PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation PM för EFS Västerbottens valberedning 27 Verksamhetsrådet vill veta var beslut om förändring av antalet konfirmationsläger tas. Eftersom styrelsen har ansvaret för budget- och bemanningsramar måste beslut som påverkar detta tas av styrelsen. Styrelsen menar dock att verksamhetsrådet tillsammans med ansvarig distriktskonsulent lägger förslaget. Ek meddelar att Bibelfjäll redovisar ett preliminärt resultat som är negativt, -27 000 kr för 2017. Det saknas intäkter från folkhögskola och en av intressenterna och undersökning pågår om dessa intäkter är på väg. Budget 2018 beräknas till samma omfattning som 2017. Styrelsen konstaterar att det de senaste åren är dålig rekrytering av ungdomar från Västerbotten samt att man ifrågasätter var smärtgränsen går för de ekonomiskt huvudansvariga (EFS Västerbotten och Equmenia Norr) och för Härnösands folkhögskola. Hans Jakobsson meddelar att det inte finns någon sökande till tjänsten. Styrelsen konstaterar att det måste arbetas fram en B-plan om det inför hösten 2018 fortfarande inte finns någon ny distriktsföreståndare på
plats. Samarbetskyrkoavtal Kanslilokaler Avslutning Hans Jakobsson meddelar att det pågår arbete med samarbetskyrkoavtalet i Holmsunds församling. Zakarias Liljemark meddelar svar från Vasakyrkan angående möjlighet till kanslilokaler. 28 Hans Jakobsson lämnar en blombukett till nyblivne pensionären Marianne Berglund. Ett tack framförs till styrelsevärd Matts Hägglund. Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Eva S Bäckström sekreterare Marianne Berglund ordförande Hans Jakobsson justerare