Avantra Tender & Contract

FOPgd122a 1

Innehåll ÖVERSIKT AVANTRA TENDER & CONTRACT... 3 KUNDNYTTAN;... 3 BASMODUL... 6 BASMODUL... 7 BASMODUL - FLER EGENSKAPER... 8 BASMODUL - BEHÖRIGHET BASMODUL - UTÖKAD AKTÖRSHANTERING... 9 BASMODUL E-POSTMOTTAGNING... 10 BASMODUL - RAPPORTGENERATOR... 11 INTEGRATIONER... 13 INTEGRATIONER EXPORT OCH SYNKRONISERING... 14 LEVERANTÖRSPORTAL... 15 LEVERANTÖRSPORTAL... 16 LEVERANTÖRSPORTAL E-ANBUD... 18 LEVERANTÖRSPORTAL E-DEKLARATION... 20 LEVERANTÖRSPORTAL OMVÄND AUKTION... 21 AVTALSPORTAL... 22 AVTALSPORTAL... 23 MÄNGDUTVÄRDERING... 25 MÄNGDUTVÄRDERING... 26 MÄNGDUTVÄRDERING - INTEGRATION PÅ ARTIKELNIVÅ... 28 FOPgd122a 2

Översikt Avantra Tender & Contract Flexibelt, användarvänligt och smidigt. Planerar och håller ordning på anbud och avtal. Aktuella upphandlingar enkelt åtkomliga på extern webbplats med e-anbud, auktioner och e-deklarationer Kommunicerar med anbudsgivare. Hanterar utvärdering och uppföljning. Hanterar avtal och kan publicera avtalsinformation för kloka inköp på intranätet. Bättre affärer med era leverantörer Objektiva upphandlingar Tidsbesparande. Ordning och reda på upphandlingar och avtal. Effektiva och säkra rutiner med god överblick. Leverantörer kan hämta förfrågningsunderlag dygnet runt Målgrupp; Inköpsfunktioner i privat och offentlig sektor. Kartan visar kundinstallationer för Avantras produkter FOPgd122a 3

Mer om Planerar och håller ordning på anbud och avtal. Aktiviteter och händelser läggs enkelt in i en tidplan med påminnelser om du vill. Anbud och avtal finns i särskilda mappar. Allt är överskådligt och enkelt att förstå. Systemet används bl.a. av: Kommunicerar med anbudsgivare. Du förmedlar dokument och tar emot svar från anbudsgivare direkt in i systemet. Det är enkelt och går fort. Hanterar utvärdering och uppföljning av avtal. Du bestämmer kriterier och sätter betyg. Anbud utvärderas av systemet. Du bestämmer förutsättningarna. Visar avtal och artiklar på intranätet. Klicka på Publicera så blir informationen tillgänglig för den grupp du väljer på intranätet. Upphandlingar publiceras enkelt på er externa webb. Mer om Tid för att göra bättre affärer med era leverantörer. Många funktioner spar tid. Prisutvärderingen går igenom och jämför 1000-tals produkter automatiskt. Viktiga regler kan upprätthållas och ger dig vägledning och trygghet. Anbud och avtal hanteras med omsorg, ansvar och ordning. Upphandlare slipper det tidsödande arbetet med att skicka ut förfrågningsunderlag till många potentiella leverantörer. Mer om Målgrupp; Stora inköpsavdelningar i en rad olika branscher. Företag med många avtalsanvändare som behöver komma åt aktuella avtal. Företag med verksamhet/inköpare i flera länder. Organisationer med krav på möjlighet att utforma rutiner för inköp och avtalshantering FOPgd122a 4

Systemets uppbyggnad. Avantra Tender & Contract består av en basmodul och fem tilläggsmoduler med utbyggnadsmöjligheter. Hela systemet visas ovan. På följande sidor presenterar vi respektive modul. FOPgd122a 5

Basmodul FOPgd122a 6

Basmodul Är själva plattformen för alla våra funktioner. Innehåller verktyg för att arbeta med upphandlingar och avtal. Modernt och kraftfullt användargränssnitt. Ett smörgåsbord med verktyg som tagits fram i samarbete med professionella inköpare under många år. Ett verksamhetssystem för upphandlare. Spar tid Minskar kostnader Utgör en plattform för påbyggnad efter behov. Stort utbud av tillbehör finns Basmodulen kan utökas med: Målgrupp; Stora inköpsavdelningar Basmodul Fler egenskaper Basmodul Utökad Behörighet Basmodul Aktörsgrupper Basmodul E-post FOPgd122a 7

Basmodul - Fler egenskaper Avtal, upphandlingar och leverantörer kan efter kundbehov tilldelas obegränsat antal fler egenskaper och värden. Avtal, upphandlingar och leverantörer kan enkelt kategoriseras och hanteras efter Era unika behov. Olika områden kan ha separata fler egenskaper. Enkelt att välja ut leverantörer som klassats efter egna behov och hantera dem som grupp. Uppgifter om upphandlingen som behövs senare i en process kan samlas in vid källan. Effektivare integration med just Ert system och Era processer om Ni hanterar data som är unika för Er verksamhet. Målgrupp; Upphandlare som behöver mer data om upphandlingar, avtal och leverantörer samt upphandlare som behöver kategorisera dessa. FOPgd122a 8

Basmodul - Behörighet Systemet kan kopplas till Ert behörighetssystem. Olika roller med behörigheter kan skapas. Avtalskatalogens avtal kan skyddas så att endast behöriga ser avtalen. Single Sign on innebär att inloggning sker direkt i Ert nätverk. Ingen inloggning i systemet krävs för den som är behörig Basmodul - utökad aktörshantering Ni kan skapa egna register över olika aktörer Personer kan kopplas till upphandlingar och/eller avtal Man kan välja vem som ska få påminnelser om olika händelser Ett behörighetsskydd som är synkroniserat med företagets eget Behörighet kan hanteras på gruppnivå och personnivå. Lätt att hålla ihop och se projektgruppen i upphandling och avtal Bra att flera kan dela på bevakning av utvalda aktiviteter. Målgrupp; Behörighet: Stora inköpsavdelningar med behov av åtkomstskydd Utökad aktörshantering: Upphandlare som arbetar med kompletterande referensgrupp eller konsulter FOPgd122a 9

Basmodul E-postmottagning Funktion för att ta emot e-post i en upphandling eller ett avtal finns i utökade basmodulen Funktion för att skicka e-post från upphandlingar eller avtal finns som grundfunktion. Visar automatskapade e-post som gått ut vid hämtning av förfrågningsunderlag, inlämning av e-anbud och andra händelser. På Till -listan kan anbudsgivaren bara se sin egen e-post adress. Målgrupp; Upphandlare som kommunicerar mycket via mail All kommunikation som hör till en upphandling eller ett avtal samlas på en plats. Lätt att se vad som kommunicerats. Inget letande i privata e-postkorgar. FOPgd122a 10

Basmodul - Rapportgenerator Skapar rapporter avseende upphandlingar, avtal, leverantörer och upphandlare m.m. Erbjuder statistik och sammanställningar från upphandlingssystemets hela databas. Möjlighet att ange vilken information som ska visas och vilket urval som ska göras. Möjlighet att skapa egna rapporter med snyggt och prydligt utseende. Ersätter tidsödande manuellt sammanställningsarbete. Enkelt att planera, följa upp och styra verksamheten. Enkelt att tillgodose olika informationsbehov rörande upphandlingsverksamheten. Målgrupp; Alla som vill få ut rapporter och statistik över organisationens inköpsverksamhet. FOPgd122a 11

Mer om Möjligt att skapa rapporter om upphandlingar, avtal, leverantörer, artiklar, inköpare eller specialanpassade rapporter. Välj egna selekteringar och kriterier för att skapa rapporter. Exportera till rtf, pdf eller skriv ut direkt till skrivare Möjlighet att anpassa layouten i rapporterna. Möjlighet att definiera egna rapporter från databasens innehåll. Utbildning erbjuds för att du själv ska kunna skapa rapporter. Alla de här rapporterna ingår: Sammanställning av upphandlingar. Visar all tillgänglig information om valda upphandlingar. Tidplaner för upphandling/ar, Förseningar Planeringsrapport för upphandlingar Sammanställning av avtal. Visar information om valda avtal. Stoppdatum inom angiven period. Sammanställning av varuupphandling. Visar nuvarande pris på position samt rangordnar inkomna anbud efter pris. Jämförelser av ny och gammal prislista. Ger en överblick över hur prislistan förändrats. Leverantörsinformation. Etiketter och sammanställningar. Användarinformation. Etiketter och sammanställningar. FOPgd122a 12

Integrationer FOPgd122a 13

Integrationer Export och synkronisering Exporterar grunddata om ett upprättat avtal till andra system. Exporterar önskade dokument till ett annat system. Synkronisering av leverantörsregister. Systemets leverantörsregister kan vara master eller slave mot Ert register Exporterar artikeldata till andra system Importerar förbrukningsstatistik från andra system (läs mer under mängdutvärdering) Målgrupp; Avtalets grunddata som namn, leverantör, identiteter kan enkelt överföras till andra system Artikelinforamtion kan importeras / exporteras Era tidigare investeringar kan tillvaratas Förenklad ajourhållning av leverantörsregister. Färre dubbletter genom att synkronisering kan ske mot andra register som Ni har. Dokument i avtal kan enkelt exporteras till andra system. Dokumentlagringspolicies i stora företag kan enkelt beaktas. Stora företag/organisationer med egna kringsystem som behöver samverka med Avantra Tender & Contract FOPgd122a 14

Leverantörsportal FOPgd122a 15

Leverantörsportal Aktuella upphandlingar enkelt åtkomliga på extern webbplats. Möjligt att välja vilka som ska få se en viss upphandling Enkelt för upphandlare att ange vilka dokument som tillhör förfrågningsunderlaget. Möjlighet för inköpare att komplettera upphandlingen och automatisk sprida information om eventuella förtydliganden. Upphandlare kan följa vilka leverantörer som tagit ut handlingarna. e-anbud och e-auktioner Genomförande av e-deklarationer (enkäter till anbudsgivaren på nätet) Tidsbesparande för inköpare Leverantörer kan bjudas in hämta förfrågningsunderlag dygnet runt Kompletterande upphandlingsinformation skickas automatiskt till intresserade leverantörer Leverantören gör mycket av jobbet o e-anbud o anbud kommer in automatiskt på rätt plats e-auktioner sänker priset e-deklarationer underlättar utvärdering Ökad service till anbudsgivarna Målgrupp; Handlingskraftiga inköpsorganisationer i privat och offentlig sektor. Potentiella leverantörer till ovanstående FOPgd122a 16

Mer om Inköparen skapar all dokumentation hörande till förfrågningsunderlaget i upphandlingssystemet. Upphandlingarna görs tillgängliga på den externa webbplatsen genom att inköparen klickar på Publicera. Leverantören listaraktuella upphandlingarna och beställer önskat förfrågningsunderlag som levereras via e-post. Upphandlare kan följa vilka leverantörer som tagit ut handlingarna. Om upphandlingar kompletteras meddelas berörda leverantörer automatiskt och får då kompletterande information. FOPgd122a 17

Leverantörsportal E-anbud Anbud kan tas emot via webben. Upphandlaren bjuder in de företag som ska få vara med eller visar öppet vilka upphandlingar som pågår under Aktuella upphandlingar Säker kommunikation med tydliga bekräftelser och loggning samt spårbarhet. När anbud lämnas in sigilleras och krypteras de. Processen därefter ställs in efter era behov Antal personer som ska närvara vid anbudsöppning När anbuden ska få öppnas Vilka som ska få meddelande när öppning skett Utbyggnad: se E-auktion, E-deklaration Målgrupp; De som vill snabba upp processen för förfrågningar och svar Handlingskraftiga inköpsorganisationer i privat och offentlig sektor. Leverantörer till upphandlingskraftiga inköpsorganisationer. Anbuden skickas direkt in i systemet. Ingen tredje part behövs. Inga extra kostnader. Anbudsgivarna behöver inte installera något ytterligare program utan anbudet skickas skyddat från anbudsgivarens webbläsare. Den omfattande hanteringen av anbudsdokument på papper minskar radikalt. Enklare och säkrare hantering av anbud. Snabbare process i och med att allt finns digitalt och enkelt kan vidarebefordras elektroniskt. Ordning och reda på alla anbudsdokument. Anbudsgivarinformation kan döljas fram till anbudsöppning. Anbuden kan kompletteras fram till sista anbudsdag. Miljövänligt eftersom det blir mindre behov av papper och fysiska transporter. FOPgd122a 18

Mer om Anbuden är krypterade fram till anbudsöppning. Kopia på originalanbudet sparas alltid. Anbuden sigilleras. Ingen, inte ens administratören, kommer åt anbuden innan de är öppnade. Anbudsöppning kan inte göras förrän sista anbudsdag har passerats. Upphandlingar/förfrågningar där Ni bestämt att man ska kunna lämna e-anbud kan vara öppna d.v.s. visas öppet på webben eller rikta sig till särskilt inbjudan företag. Öppning av anbud kan följa ett reglerat förfarande eller helt följa affärsmässiga principer. Kundnytta; Anbudsgivaren behöver inte installera någon speciellt programvara för kryptering utan anbuden skickas skyddat över Internet och lagras sedan krypterade på en server. Anbudsgivaren har fram till och med sista anbudsdag möjlighet att komplettera eller ändra sitt anbud. FOPgd122a 19

Leverantörsportal E-deklaration Upphandlaren kan skapa ett webformulär med frågor som anbudsgivarna ska fylla i. Typer av frågor: o Skallkrav o Flerval o Fritext o Filuppladdning o Pris Svaret lämnas av anbudsgivaren på webben Utvärdering o Prissättning av kvalitet med relativt och absolut påslag eller avdrag. o Mervärdesmodellen o Manuell bedömning Rapport som visar resultatet Konkurrensutsättningen kan automatiseras i större grad Förfrågningsunderlaget blir tydligt och enkelt att svara på för anbudsgivaren. Utvärderingen kan göras på mycket kortare tid. Sammanställning av anbud och poäng blir en enkel rutin. Redovisning av beslut förenklas. Målgrupp; Inköpsavdelningar som vill automatisera insamling, utvärdering och redovisning av anbud. FOPgd122a 20

Leverantörsportal omvänd auktion Omvänd auktion, d.v.s. lägsta pris vinner kan arrangeras på webben. Upphandlaren bjuder in de företag som ska få vara med. Inställning kan göras av: o Start och stopptid, o Tid för utökning av stopptidpunkt om det kommer in bud i sista stund o Minsta tillåtna sänkning av bud, o Nivå för varningssignal vid för stor sänkning. Anbudsgivarens funktioner o Se sina bud och bästa bud o Se högsta möjliga nivå på nästa bud o Se kvarvarande tid Upphandlarens övervakningsfunktion, nedan o Budhistorik o Inställningar Priset minskar kraftigt Snabbt förfarande Målgrupp; De som vill få ner inköpskostnader genom att konkurrensutsätta flera leverantörer i en snabb prisauktion FOPgd122a 21

Avtalsportal FOPgd122a 22

Avtalsportal Valda avtal kan enkelt publiceras på intranätet. För varje avtal som publiceras väljer upphandlaren vilka dokument som ska visas. Avtal visas som historiska, aktuella eller kommande Snygga och effektiva presentationer Fritextsökning i dokument och bland data. Sökning på område, delområde, leverantör, sökord, avdelningar. Vissa kunder har kundspecifik anpassning av sökningar på lagrade Fler egenskaper på avtalet. Avtalsanvändare kan prenumerera (bevaka) på avtalsändringar Ökad service till interna inköpare. Ökat genomslag för ramavtal ger bättre totala inköp med färre leverantörer. Enkelt att sprida och ajourhålla avtalsinformation Lägre inköpskostnader Enkelt för interna inköpare att hitta bland produkter och leverantörer samt att se vad som gäller vid inköp. Enkelt för Upphandlare att publicera rätt information och dokument om avtal. Alltid aktuell information om avtalen. Målgrupp; Handlingskraftiga inköpsorganisationer i privat och offentlig sektor. Potentiella leverantörer till ovanstående. - Det är lätt att göra snygga presentationer och tidsbesparande med avtalsportalen. FOPgd122a 23

Upphandlaren tillhandahåller en egen ramavtalskatalog på organisationens Intranät. Alla viktiga uppgifter och dokument finns då direkt åtkomliga med minsta möjliga arbetsinsats för inköpsavdelningen. Modulen är helt integrerad i systemet. Från en lättarbetad menybild kan upphandlaren med automatiserade rutiner skapa en komplett ramavtalskatalog på Intranätet. Publicera, ändra eller ta bort information/dokument med egen layout för professionella presentationer. Tidsåtgången för att publicera ett nytt avtal i ramavtalskatalogen ligger i storleksordning ett par minuter. Inköpare i den egna organisationen går in på intranätet och väljer produkt/leverantör och får instruktioner och gällande avtal. Kundnytta; Ju fler som följer ramavtal desto lägre totala inköpskostnader för er. Med ramavtalskatalog på intranätet får inköparna en bättre service det blir lättare att köpa enligt avtal. Lätt att publicera Lätt att hitta avtal Koppla in en instruktionsfilm Mycket tidsbesparande vid spridning av information. Exempel på sökning via kartan på Folksam. FOPgd122a 24

Mängdutvärdering FOPgd122a 25

Mängdutvärdering Import, validering och arkivering av prislistor Sammanställning, selektering och gruppering av artiklar. Integration med MS Excel. Simulering av pris på artiklar. Visa bästa pris för artikelgrupp, leverantör och artikel. Skapa avtalslista utifrån vald mix av artiklar och leverantörer. Import/Export mot förråd/beställning mm Mycket tidsbesparande för upphandlare vid upphandlingar med många artiklar. Förbättrad analys av inkomna anbud ger bättre mix av artiklar och leverantörer Förenklad administration vid upphandling och avtalshantering Målgrupp; Handlingskraftiga inköpsorganisationer i privat och offentlig sektor. Potentiella leverantörer till ovanstående. FOPgd122a 26

Fortsättning Mängdutvärderingsmodul Mer om Import, validering och arkivering av prislistor Kraftfulla selekteringsmöjligheter för sammanställning och gruppering av artiklar. Hanterar varianter av pos.nr. Integration med MS Excel. Urval kan sparas. Simulering av pris på artiklar. Kraftfull selektering. Visa bästa pris för produktgrupp, leverantör och produkt. Möjlighet att simulera och jämföra på många olika sätt. Skapa avtalslista utifrån vald mix av artiklar och leverantörer. Välj artiklar som ska bifogas leverantörsavtal. Stöd vid avtalsändringar av avtalade artiklar. Hanterar prisjusteringar under avtalsperioden. Möjliggör export och import från/till förrådssystem. All artikelinformation i en gemensam databas. Mer om Tidsbesparande för inköpare vid upphandlingar med många artiklar/leverantörer. Förbättrad analys av inkomna anbud ger bättre mix av artiklar och leverantörer och lägre inköpskostnader. Förenklad administration vid upphandling och avtalshantering Bättre och effektivare val av produkter och leverantörer vid stora upphandlingar FOPgd122a 27

Mängdutvärdering - Integration på artikelnivå Integrerar Avantra Tender & Contract med förråds- eller beställningssystem Gör befintligt artikelsortiment och statistik tillgängligt som start vid upphandling När upphandlingen är klar kan artikeluppgifter enkelt överföras till det externa systemet Förenklar även hantering av prisjusteringar och artikelförändringar Förenklar och snabbar upp upphandlingar av större varusortiment Enkla systemfunktioner för annars omfattande arbetsmoment till Spar tid och skapar bättre kvalité Gör det möjligt att bara ha en källa för artikeluppgifter Målgrupp; Upphandlingsenheter som upphandlar gör större varuupphandlingar med annat system som behöver integreras FOPgd122a 28

Mer om integration på artikelnivå Mer om 1. Gör det möjligt att utifrån en externt-system skapa en Excel-fil som är underlag för en Anbudsspecifikation. Filen hämtas in till upphandlingssystemet genom klick på en importknapp 2. Anbudsspecifikation kan redigeras i Excel för den aktuella upphandlingen. 3. Anbudsspecifikationen skickas ut till leverantörerna som fyller i priser och övrig information. 4. Prislistorna läses in i systemet och utvärderas i Mängdutvärderingsmodulen. 5. Det finns möjlighet att redigera produktdata både sådant som leverantören har fyllt i och sådan som ligger i anbudsspecifikationen. 6. Möjlighet att exportera artikeluppgifter för avtalade artiklar till extern fil. Funktionen startas genom klick på Exportknapp. 7. Man anger för vilka leverantörer man vill skapa exportfiler. Det finns möjlighet att skapa en exportfil för flera leverantörer samtidigt tillsammans med modulen Huvudavtal. 8. Man har möjlighet att ange vilket filformat som ska skapas. 9. Avantra Tender & Contract kompletterar exportfilen med uppgifter som behövs för mottagande system. 10. Det mottagande system läser in artikeluppgifterna. Mycket tid har sparats och högre kvalité har uppnåtts! FOPgd122a 29