Med företagens glasögon

Transkript

1 Med företagens glasögon Hur väl informerar kommuner företagare på sina hemsidor? Jönköpings län Praktikantrapport

2 Innehåll Inledning 3 Om undersökningen 4 Rapportens Uppbyggnad...4 Ordförklaringar.5 Föråldrade Dokument.5 Frågor 6 Resultat.8 Förbättringstips 10 Tabell 11 2

3 Inledning Varje år mäts företagsklimatet i våra kommuner. Två parametrar som bedöms är kommunens service och information till företagen. Den här undersökningen har tagit reda på hur väl kommuner informerar företagare på sina hemsidor. Det kan röra sig om information angående företagande inom välfärdssektorn, information om LOU (lagen om offentlig upphandling) och LOV (lagen om valfrihetssystem) samt allmännyttig information som företagare kan tänkas efterfråga. Undersökningen genomfördes från slutet av september till början av december 2015 av Alexander Niklasson, praktikant vid regionkontoret i Göteborg, hösten Rapporten är sammanställd och utformad av David Andersson och Philip Nilsson, praktikanter vid regionkontoret i Jönköping. Det är viktigt att kommunerna tillhandahåller god information på sina hemsidor. För varje år blir information via internet och e-post allt viktigare. Det bli lättare att kommunicera med hjälp av hemsidorna om informationen är lättillgänglig och enkel att förstå. Likväl blir det smidigare för företagare och privatpersoner att hitta och ta till sig information. Respektive kommuns hemsida har bedömts efter 17 kriterier. Genom att följa rubrikerna på hemsidorna syns det hur lättillgänglig informationen är och även hur komplett utbudet av information är. Varje kommun kan tilldelas max 17 poäng, där ett poäng motsvarar ett uppfyllt kriterium. Kommunen har tilldelats ett poäng om man har kunnat gå via menyerna på kommunernas hemsidor för att nå informationen och om den har varit någorlunda lättillgänglig. Helst ska det gå att hitta informationen mellan 3-5 steg. I undersökningen har samtliga kommuner i Jönköpings Län, Värmland, Halland och Västra Götaland undersökts. Den här rapporten kommer att redovisa resultatet för Jönköpings län och dess 13 kommuner. 3

4 Om undersökningen Metoden som använts har varit att gå in på respektive kommuns hemsida och gå via rubrikerna för att hitta parametern man letar efter. Det kan t.ex. vara att man letar efter en lista på upphandlingar och går via rubrikerna näringsliv & arbete upphandlingar och inköp aktuella upphandlingar. Poängen sätts efter tydlighet och hittar man det inte där används sökfunktionen, men även i värsta fall sökmotorn Google. I vissa fall har poäng satts efter en Googlesökning om tydlig information har kunnat ses i ett PDF-dokument. En avgränsning har gjorts när det kommer till antalet klickningar det tar att komma till informationen från första rubrik. Generellt kan man säga att en majoritet av de 4 regionerna har mellan 3-5 klick innan man kommer till informationen man söker. Rapportens Uppbyggnad Rapporten utgår från sex utgångspunkter, dessa punkter lägger grunden för våra 17 parametrar. Undersökningen går sedan igenom varje kommun för att se om de visar den efterfrågade informationen på sin hemsida. Utgångspunkterna är: Jag överväger som företagare att flytta till en viss kommun och undrar: Finns det upphandlingar/verksamheter som tillämpar sig för mig och min verksamhet där jag kan lämna anbud? Jag driver företag och undrar hur jag gör för att bli leverantör eller jobba som konsult åt kommunen. Vilka regler gäller? Jag är anställd i kommunen och undrar vad det finns för möjligheter att privatisera min verksamhet eller t.ex. ersätta en kommunal verksamhet med en privat? Jag driver verksamhet i en eller ett par kommuner inom välfärdsområdena och undrar om kommunen överhuvudtaget köper in privata utförare och vilket system kommunen i sådana fall använder? Vad är det som gäller? Jag funderar på att starta eget och vill bo kvar i denna kommun, men har inte någon tillräckligt bra affärsidé. Vad brukar ni köpa in eller upphandla där jag kanske kan etablera en verksamhet? Jag tänker starta livsmedelsbutik eller restaurang och undrar vilka tillstånd som är nödvändiga? 4

5 Ordförklaringar LOU: Står för Lagen om offentlig upphandling. Lagen reglerar inköp som görs av offentlig sektor. LOV: Står för Lagen om valfrihetssystem. Lagen reglerar vad som gäller för kommuner och landsting som överlåter valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. Direktupphandling: Definieras i LOU som en upphandling utan krav på anbud. Ramavtal: En bindande överenskommelse mellan en organisatorisk enhet med rätt att teckna ramavtal och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa samtliga villkor under en viss period för utvalda artiklar, artikelgrupper eller tjänster. Öppen upphandling: Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena där alla leverantörer som så begär äger rätt att få ut förfrågningsunderlaget och lämna anbud. Föråldrade dokument Under undersökningens gång har ett flertal kommuner hänvisat till föråldrade dokument som är mer än ett eller flera år gamla. Vi har utgått från att informationen i dessa dokument även stämmer i dag. Många dokument är som sagt föråldrade och dåligt uppdaterade, men kommunerna har ändå valt att lägga väldigt viktig information där. De är inte användarvänliga, vilket gör det svårt att hitta. Rekommendationen är att ha informationen på flera ställen. Information ska vara lättillgänglig och inte ligga långt ned i ett sammanträdes- eller övrigt dokument. 5

6 Frågor Följande 17 kriterier har skapats och information om dessa kriterier har sökts på respektive kommuns hemsida. För varje kriterium som kommunerna uppfyller tilldelas de 1 poäng. 1. Finns det en lista på upphandlingar? Här kontrolleras om kommunernas hemsidor visar aktuella upphandlingar. För att få poäng krävs det att informationen visas och att den är tydlig. 2. Finns det en tillståndslista? Visar kommunen en lista över tillstånd, exempelvis rörande miljö- och hygienkrav? 3. Finns det en konkurrenspolicy? Här kontrolleras om kommunen visar någon policy för hur de ställer sig till konkurrerande verksamheter? 4. Finns information om LOU? Ger kommunerna information till företagarna om lagen om offentlig upphandling? 5. Finns information om gräns för direktupphandling? Visar kommunerna någon information om vart gränsen för direktupphandling går? 6. Finns information om ramavtal? Ger kommunen någon information om vad ett ramavtal är och vad det innebär? 7. Finns det en ramavtalsdatabas? Här kontrolleras om kommunerna har en databas som visar ramavtalen i en lista som är enkel att överskåda. 8. Visas alla avtal? Kan företagare se alla avtal? 9. Ges information om privata utförare inom äldreomsorgen? Visar kommunerna någon information om privata utförare inom exempelvis särskilda boenden? 6

7 10. Ges information om hur man startar en förskola i kommunens system? Ger kommunerna någon information om att man får starta friskolor, och om så är fallet hur man går till väga? 11. Uppmanar kommunen till att starta förskola? Gör kommunerna mer än att bara berätta att privata förskolor finns och även uppmanar till start av dem? 12. Ges information om hur man startar hemtjänst? Framgår det hur man blir en leverantör av hemtjänst? 13. Ges information om hur man startar ett äldreboende? Visar kommunerna någon information om hur man går tillväga för att starta ett äldreboende? 14. Ges information om hur man startar ett personligt assistentföretag? Framgår det hur man går tillväga för att starta ett personligt assistentföretag och ges information om vilka alternativ som går att välja mellan? 15. Framgår det vem som är kontaktperson för upphandlingar? Framgår det om företagen kan kontakta en specifik person som ansvarar för upphandlingar? 16. Framgår det någon information om privatisering av verksamhet eller om avknoppning? Ger kommunerna information om hur de kan privatisera sin kommunala verksamhet eller om det är möjligt att ersätta ett kommunalt alternativ med ett privat. 17. Svarar kommunerna på frågor från företagare? För att kontrollera detta kontaktades kommunerna via e-post, skrivna under en pseudonym, med följande frågor: - Om man vill starta ett hemtjänstföretag, vilket system har kommunen för inköp? - Är det upphandling eller kundavtal? - Köper ni över huvud taget in tjänster från privata hemtjänstföretag? Kommunerna hade 7 dagar på sig att svara på e-post-meddelandet. 7

8 Resultat Jönköpings län som helhet får 10,9 i snittpoäng, där då 17 poäng är max. Om vi jämför med närliggande län ser vi att Jönköping hamnar en bit efter Halland och Värmland. Snittpoäng per län (17 max) 13 12,7 12, ,8 11, , ,9 10,8 9,5 Jönköping Västra Götaland Halland Värmland Bäst i Jönköpings län är Vetlanda som får 14 poäng i undersökningen, vilket är markant högre än länets snitt på 10,9. Sämst presterar Mullsjö som enbart får 7 poäng. Mullsjö saknar mycket av den information som finns hos andra kommuner, bland annat har de ingen information om vilka ramavtal som finns i kommunen. Bästa respektive sämsta kommun , Vetlanda Snittpoäng Mullsjö 8

9 Poäng En liknande undersökning genomfördes i Jönköping under Om resultatet från 2011 jämförs med resultatet från den här undersökningen från 2015 är det tydligt att resultatet har blivit väldigt mycket bättre. I princip samtliga kommuner är mer informativa 2015 än vad de var 2011, det enda undantaget är Tranås som tappar en poäng. Noterbart är även att det är Jönköping och Vetlanda som gör de största framstegen. Den här utvecklingen är positiv och visar att kommunerna arbetar med att förbättra sina hemsidor. Trots det finns det flera områden man kan bli bättre på. Exempelvis saknar många av kommunerna fortfarande information om vem som är kontaktperson för upphandlingar. Poäng (totalt 17 poäng) Kommuner, Jönköpings län

10 Förbättringstips Våra rekommendationer, för de kommuner som inte har presterat så väl eller för de som vill bli ännu bättre, är att tänka sig in i hur en privat aktör skulle ha letat efter informationen. Gör den lättillgänglig med tydliga rubriker, t ex näringsliv, där man kan läsa om allt inom privatisering, avtal, starta egen verksamhet inom välfärdsområdena. Ett enkelt tips är att lära av de bästa kommunerna i denna undersökning och se hur de har gjort. Se och lär är ledorden genom rapportens gång. Kan det leda till att företagare lättare får svar på sina frågor, samt att kommunernas tjänstemän får en lägre belastning av frågor borde alla parter bli nöjda. 10

11 Tabell för Jönköpings Län I Jönköpings län lyckas man få full poäng i fyra av de sjutton frågorna. I Jönköpings län är poängen väldigt låga när det kommer till information om start av äldreboende och personligt assistentföretag. Det är även anmärkningsvärt att i två av kommunerna i länet inte svarar på e- postmeddelanden inom sju dagar.