Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 2 Vårens arbetsmiljöuppföljning är nu genomförd och dokumenterad. Perioden 2017/2018 har präglats av justeringar gjorda i organisationen då fyra enheter blivit tre enheter och grupper har flyttats mellan enheterna. Försörjningsstödsenheten 2 består idag av Arbetsmarknadsgruppen (AMG) och Svenska För Invandraregruppen (SFI). Det saknas idag en handläggare till en tjänst inom AMG men i mitten av juni kommer en ny kollega börja sin anställning på den vakanta tjänsten. För att sköta tjänsten idag har AMG lånat en handläggare från Försörjningsstödsenheten 1. På APT och möten har enheten uppgett färger enligt Toyotamodellen (grönt, gult eller rött) för att påvisa sin upplevda stress i arbetet. Under vintern var det många som uppgav gult eller orange men under mars och april har denna upplevda stress sjunkit och de flesta uppger sin arbetssituation som grön, några gula och någon enstaka finns kvar på rött. De som uppger rött vid möten/apt får ett enskilt samtal med EC.
Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår 2018... 3 1.1 Analys av nyckeltal... 3 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 3 1.1.2 Sjukfrånvaro... 3 1.1.3 Frisknärvaro... 4 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan... 4 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk)... 5 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk)... 6 1.5 Riskanalys och handlingsplan... 7 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan... 8 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor... 9 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 9 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön... 10 2.1 Arbetsmiljö och hälsa... 10 2.1.1 enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa... 10 3 Uppföljning höst 2018... 11 3.1 Analys av nyckeltal... 11 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 11 3.1.2 Sjukfrånvaro... 11 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan... 12 3.3 Hot- och våldsplan... 13 3.4 Brandskydd (SBA)... 14 3.5 Heltidsarbete... 14 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 14 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet... 15 2
1 Uppföljning vår 2018 1.1 Analys av nyckeltal 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Inom grupperna SFI och AMG har det gjorts tre anmälningar i Lisa. Två av dem var anmälan om hot och ett var otilläten påverkan. tre anmälningarna var i samband med avslag till klient, två hot kom per telefon och ett hot via möte i receptionen. På enheten arbetar vi aktivt med hot och våldsplanen. Om en handläggare känner behov av att ta med en kollega eller arbetsledare i ett besök så finns det alltid möjlighet till det. Vid ett eventuell händelse finns det också klara rutiner om hur medarbetaren tas om hand. 1.1.2 Sjukfrånvaro Analys Verksamheten har under 2017 genomgått ytterligare omrogansiationer som gör att personec-trädet och medarbetarenkäten inte visar rätt. Under Försörjningsstödsenheten 2 finns idag Arbetsmarkandsgruppen (AMG) och SFIgruppen. I redovisningen för medarbetarenkäten redovisades AMG och unga vuxna tillsammans och SFIgruppen redovisades tillsammans med Mottagningsgruppen. Detta gör det svårt att dra slutsatser samt analysera Försörjningsstödsenheten 2 personal ifrån dessa siffror. År Antal pers Antal sjuka Sjuk totalt 1-14 dagar 15 dagar -> 2016 40 24 5 % 2,4 % 2,6 % 2017 27 25 5,7 % 2,2 % 3,6 % På enheten idag finns det 31 personer anställda varav 3 långtidssjukskrivna. Två av dem är helt sjukskrivna till juni månad 2018, osäkerhet råder i dagsläget när hen kommer kunna återgå till arbete eller arbetsträning. En person har påbörjat arbetsträning som lett till att hen är åter i arbete på 50 %, utvärdering och uppföljning kommer ske under maj månad. Analysen som gjordes 2017 om att sjukfrånvaron kommer sjunka från 2016/2017 är svår att utvärdera då en ny omorganisation under hösten 2017 gjort det omöjligt att analysera just den arbetsgrupp som analyserades då. Personer eller antalet medarbetare som finns idag stämmer inte överens med föregående år. Efter samtal med medarbetarna under våren har det framkommit att det varit många omorgansiationer under perioden som lett till att handläggarna fått nya arbetsuppgifter som gjort dem stressade. Flera har uppgett att de har huvudvärk och svårt att släppa arbetet när de kommer hem. De har erbjudits samtal och stöttning imed prioriteringsfrågan i sitt arbete för att kunna släppa på stressen. Idag är den stora omorgansiationen klar och enheten kan påbörja ett långsiktigt arbete för att få ner stressen i arbetet och förmodligen även sjukskrivningarna, både korttid och långtid. 3
1.1.3 Frisknärvaro Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron År Antal 0 dagar frånvaro 1-4 dagars frånvaro 2017 9 personer 6 personer 3 personer 2016 9 personer 4 personer 5 personer Eftersom organisationen ändrats är inte materialet tillförlitligt för en analys enbart på siffrorna. Antalet personer är dock kvar på tidigare nivå men ett par till har inte varit sjuka en dag på hel. Både SFI- och AMG-grupperna är mycket stödjande gentemot varandra. De har ett fungerande klustersamarbete som innebär att de vet att det finns någon som stöttar upp och gör arbetsuppgifter om någon är borta vilket gör att arbetssituationen blir mer förutsägbar. Efter omorganisationen finns också förhoppning om att frisknärvaron kan öka då nybesök flyttats till Försörjningsstödsenhet 1 vilket innebär att handläggarna kan fokusera på de långa processerna och inte behöva ändra tankesättet mellan de korta och länga processerna. 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Då enheterna inte stämmer överens är det problematiskt att genomföra en analys på föregående handlingsplan. Det som ändå återkommer från medarbetarenkät en som gjorde under hösten 2017 är att handläggare inte anser sig ha en rimlig arbetsbelastning, de är trötta efter dagens slut och de anser att de inte hinner med sina arbetsuppgifter på den utsatta arbetstiden. EC har under gett 1:e socialsekreterare i uppdrag att förtydliga uppdraget och hjälpa till med att prioritera arbetet för handläggaren. Detta verkar inte har lett till önskat resultat vilket förmodligen kan ha att göra med den omorganisation som gjordes under hösten 2017. Omorganisationen ledde till ett nytt arbetssätt och nya arbetsuppgifter för handläggarna på enheten då de tidigare endast arbetade med självförsörjningsuppdraget och inte bedömde ansökan gällande försörjningsstöd för klienterna. Omorgansitaionen innebar också att arbetsuppgifter togs bort från handläggarna i form av nybesök. Detta kommer också innebära mindre stress på enheten då det endast kommer vara bedömningar och beslut för klienter som är aktuella/kända för handläggarna. Men i samband med denna omorganisation och den oro som uppkommer i samband med förändringar är det svårt för 1:e socialsekreterare att stötta upp handläggarna så att de ska få en rimligare arbetsmängd. För att inte vara trött efter dagens slut skulle friskvårdsaktiviteten öka. Planeringen var att genomföra korta promenader tillsammans. Under stora delar av har det genomförts promenader runt lunchrasten men det har avtagit sedan årskiftet. Önskemål finns att friskvården inte behöver göras tillsammans utan att den får göras enskilt. Beslut är fattat i frågan och det är att friskvård på arbetstid ska göras tillsammans med kollega. 4
Under 2018 kommer arbetet att fortsätta för att få en rimlig arbetsbelastning och därmed anse att hen ska hinna med sina arbetsuppgifter. Ett stort steg är redan gjort i och med att Försörjningsstödsenheten 1 har tagit över all nybesök och kommer därmed bli specialist på mottagandet. Detta har redan lett till att färre ärenden kommer in i verksamheten vilket också leder till en rimligare arbetsbelastning. En första dag är också planerad på enheten för att arbeta med delaktighet gällande arbetsplaner. Syftet med dagen är att handläggarna ska få klienten delaktig i sin egen planering mot självförsörjning, att arbetsplanen inte ska vara ett kravdokument utan ett levande dokument med koncisa mål som för processen framåt. Arbetar handläggarna aktivt med processen och träffar klienterna ofta kommer de bli självförsörjande och arbetet blir förmodligen roligare och mindre stressande. Ett nära och bra samarbete med 1:e socialsekreterare är också en förutsättning för handläggarna att göra ett bra arbete med klienterna så det arbetet fortsätter som innan med stöd i att prioritera sitt arbete om behov finns. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) I mars månad på APT gjordes en aktuell koll av hur sitautionen såg ut på enheten eftersom medarbetarenkäten inte visade den grupper som samlats under Försörjningsstödsenheten 2. Ett underlag kom fram genom att medabetarenkäten gicks igenom från punkt till punkt. Under tiden fick de fylla i gula post it lappar där de fick välja fyra områden från enkäten som de ansåg att vi skulle arbeta vidare med. Dessa presenterades anonymt på en tavla på väggen som EC sammanställde. Det enheten ska prioritera att arbeta med är tid för återhämtning och att kunna påverka min arbetsmängd. Viktigt är också att vi fortsätter visa uppskattning för de arbete som görs på enheten. Där det kan bli bättre är att enheten får vara delaktiga i verksamhetens mål och uppdrag samt att det återkopplas och ger feedback på handläggarnas prestationer. Det enheten ska vårda och som är bra på enheten är bemötandet mot varandra. På APT är arbetsmiljö en stående punkt och en runda där varje medarbetaren talar om hur de har det just nu gällande sin arbetssituation. De svara om det är grönt, gult, rött eller pass. Antal svar på respektive färg skrivs upp i protokollet och jämförs vid nästa APT. Detta gör att vi hela tiden är medvetna om vilket håll verksamheten tar sig gällande stress och arbetsbelastning. Vid senaste APT i april månad var det 13 medarbetare som upplevde sin arbetssituation som grön, 7 medarbetare var gula och 1 person upplevde situationen som röd. I jämförelse med hur arbetssituationen uppfattades i oktober när medarbetarenkäten gjordes så har den upplevda arbetssituationen blivit bättre. I lära känna samtalen som varit under våren 2018 så har det framkommit att de upplevt situationen rörig under omorgnaisationen men att det kännts mer stabilt sedan en tid tillbaka. På APT har frågan gällande friskvård kommit upp. Det har fungerat tidigare men nu är det få personer som utnyttjar denna förmån. Vid APT i maj är punkten om hur friskvården ska kunna nyttjas av fler med. Analys av riskfaktorer Under området, vi bryr oss - inflytande, är det som tidigare år många prioriterade områden. Personalen upplever att de inte kan påverka sin arbetsmängd, att de inte har tillräcklig tid att utföra sitt arbete och de har inte möjlighet till återhämtning efter en 5
period av hög arbetsbelastning. När det gäller arbetsmängd så är det och kommer alltid att vara svårt att påverka sin arbetsmängd. Under en högkonjunktur är det mindre antal ärenden på socialkontoren men de är ofta svårare att arbeta ut till egen försörjning så det kan upplevas svårt. Det enheten behöver göra är att upparbeta samarbetsvägar till andra partners för att enklare få ut klienterna i egen försörjning. Medarbetarns gör ett bra arbete redan idag med samarbetspartners och det arbetet ska vi utveckla och bredda. 1:e socialsekreterare är också viktig i det dagliga arbetet, att finnas tillgänglig och kunna stötta om det är svårt för handläggaren att prioritera mellan sina ärenden. När det gäller tillräckligt med tid till sitt arbete så är det ett uppdrag för EC att tydliggöra vad som ska prioriteras i arbetet. I det dagliga arbetet är det sedan 1:e socialsekreterare som stöttar varje enskild medarbetare till att klara av sitt uppdrag och varje medarbetares ansvar att göra det som anses nödvändigt i ärenden. Återhämtning efter en period av hög arbetsbelastning är något som enheten behöver arbeta vidare med. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Enhet Område och sektor Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 17 Medelvärdet för frågan 3,0 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande 17 42 33 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Under den fysiska arbetsmiljöronden framkommer det att enheten i stort är nöjd med rumssituationen. De trivs att sitta tillsammans och har god hjälp av varandra i arbetet. En handläggare har eget rum och de båda 1:e socialsekreterarna på enheten har egna 6
rum. I vissa rum är det kallt och i vissa rum är det varmt. Felanmälan kan göras till vår fastighetsskötare och detta har alla medarbetare fått information om på APT. Ett fåtal saknar ståmatta, mousetrap och dokumenthållare. Detta beställdes efter arbetsmiljöronden så det är på väg till varje enskild medarbetare. Det finns inte lampa i taket över alla skrivbordsplatser och det ska inte vara nödvändigt, enligt arbetsmiljöverket behöver det vara en skrivbordslampa till varje arbetsplats och det finns. De två 1:e socialsekreterare på enheten har bärbara datorer för att effektivisera arbetet men handläggarna har endast stationära. En önskan om större skärmar och bärbara datorer på enheten finns för att effktivisera arbetet gällande administration vid klientbesök. I de gemensamma utrymmena framkommer följande under arbetsmilöronden: I personalmatsalen är det högljutt, ingen lugn och ro samt trångt runt lunch. Det saknas stolar och de som finns är rangliga och därmed risk att de går sönder när någon sitter på dem. Av de microvågsugnarna som finns värmer 2 maten bra medan 5 stycken tar mycket lång tid att värma från. Kaffekopparna som finns är solikiga och spruckna. Kylskåpen i personalmatsalen sköts inte. De ska enligt schema torkas ur men det görs ej. Gemensamma lokaler för att hålla möte för 20-25 personer finns inte i huset. När APT ska hållas behöver personalmatsalen nyttjas vilket innebär att övrig personal inte har ngonstans att fika de dagar som övriga enheter har APT eller annat stormöte. Det finns ingen kanon för att visa bildspel och annat i personalmatsalen utan den hämtas från ett annat mötesrum om det inte är bokat. I övriga utrymmen står det överblivna möbler och skräp lite överallt. Intrycket blir att det inte är någon behaglig miljö att vistas i. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Påverka arbetsmängd Gul Prata med arbetsledningen (EC eller 1:e socialsekreterare) om arbetssituationen börjar bli ohanterbar. Se över möjligheten att införa telefontider Se över hur tillgängliga socialsekreterare ska vara under arbetstiden Se över att grupperna arbetar med "rätt" klienter. EC EC EC Pågår hela 180930 180930 Pågår hela 0 kr Att ha tillräcklig tid för att kunna utföra arbetsuppgifter Gul Att EC är tydlig i vad som ska prioriteras i arbetet efter verksamhetens mål. Att 1:e socialsekreterare är närvarande och kan EC 1:e soc sekr Pågår hela Pågår hela 0 kr 7
Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken stötta i vardagen med prioriteringar. Att EC ger information/arbetsuppgift er med så bra framförhållning som möjligt. Att tydliga rutiner finns så att så mycket tid som möjligt används till effektivt arbete med klienter Ansva rig Klart när? Pågår hela Uppska ttad kostnad Återhämtning efter hög arbetsbelastning Röd Stående punkt på APT för att prata om vilken aktivitet som skulle vara bra just nu. Gemensam frukost den första onsdagen i månaden Att använda friskvårdstimmen. Pågår hela Pågår hela 180630 0 kr Att bli delaktiga och vara trygga i verksamhetens uppdrag och mål Gul Att på APT/halvdag arbeta med verksamhetens uppdrag och mål inför 2019 EC 181231 2500 kr 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Bemötandet kollegor mellan Stående punkt på APT för hur vi ska behålla det goda bemötandet mellan kollegor Fråga kollegor om fika 1000 Pågår hela 0 kr EC- viktigt att ny personal presenteras för alla Punkt på APT i maj om hur vi ska arbeta vidare Bemöter klienterna med omtanke och respekt Använda processhandledningen som stöd och även kollegor när det gäller svåra samtal. EC 180530 0 kr Dela med sig av kunskaper och erfarenheter Obligatoriskt att vara med på metod/team Gemensam metod 1 g/månad där ny information delas. Pågår hela 0 kr Mitt arbete känns meningsfullt Punkt på APT i juni om hur vi ska arbeta vidare En runda på metod där poistiva saker som hänt delas med andra. EC 180630 0 kr 8
1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste : - diskriminering? N - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? N - sexuella trakasserier? N kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? N N N N N 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen 1. Att varje handläggare har en egen bärbar dator för att kunna utföra sitt arbete på ett mer effektivt sätt. 2. Lunchrummet är litet och rörigt under lunchen om många är där samtidigt, ingen lugn och ro. 9
2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön 2.1 Arbetsmiljö och hälsa 2.1.1 enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Aktiviteter Startdat um Slutdatu m Kommentar Sommarlunch och julbrunch Ansvarig Lena Magnusson Hela enheten bjuds på socialt hållbar sommarlunch i juni månad samt socialt hållbar julbrunch. Syftet är att enheterna ska se sig som en gemensam förvaltning så att brukarna får ta del av allas kompetens. 2018-01- 01 2018-12- 31 Sommarlunchen skedde den 20 juni. En gemensam lunch med mat från Returhuset som endast serverar ekologisk mat. Lunchen var fri sittning och efter det var det en gemensamhetsövning som ledde till 8 lag som deltog i en gemensam frågesport. 10
3 Uppföljning höst 2018 3.1 Analys av nyckeltal 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Inga tillbud, otillåten påverkan eller arbetsskasor är inrapporterade under perioden. 3.1.2 Sjukfrånvaro Eftersom en omorganisation har gjorts under 2017/2018 så är siffrorna inte jämförbara sedan tidigare år. Korttidsfrånvaron är något högre för den personal som har tidsbegränsade anställningar än för dem som är tillsvidareanställda. Dessa sjukdomstal är inte arbetsrelaterade utan det finns fysiska besvär som gör att de är hemma en eller två dagar. För en medarbetare har det nyligen erbjudits andra hjälpmedel för att avlasta besvären, det har inte gett effekt ännu. Korttidsfrånvaron för tillsvidareanställd personal är låg. På enheten fanns det under sju långtidssjukskrivna på enheten. Två personer var sjukskrivna deltid på grund av graviditet. En anpassad arbetsituation gjordes åt dem för att kunna fortsätta arbeta så länge som möjligt och de har båda gått på föräldraledighet idag. Tre personer är på väg tillbaka till arbete genom anpassade arbetsuppgifter där sysselsättningsgraden är 25-75%. En person prövar på annat arbete på annan enhet under hösten 2018 och två har återgått till ordinarie arbete. Sjukskrivningarna ovan har till största del inte varit arbetsrelaterade men för att förebygga stressrelaterade sjukdomar och för att enheten ska vara en god arbetsplats arbetas det på både individ, grupp och ledarnivå. En viktig del för individ är att ha variation på sina arbetsuppgifter och att kunna utvecklas i arbetet. Handläggarna anmäler sig och genomgår olika utbildningar och de styr sin egen almanacka så att de får variation i arbetet samtidigt som de har eget ansvar att se till att vårt grunduppdrag blir utfört. Olika uppgifter fördelas också på handläggarna för att arbetet ska bli så variationsrikt som möjligt. För att undvika att vara själv vid besök som kan upplevas obehagliga finns det alltid möjlighet att gå tillsammans På gruppnivå finns det en bra gemenskap i grupperna, de stöttar varandra, har roligt och det upplevs som att det finns en rak kommunikation under möten och sammankomster. EC och 1:ar har ett stort förtroende för handläggarna vilket förhoppningsvis leder till ett gott klimat och mindre stress. Närvarande ledning i form av 1:e socialsekreterare finns dagligen som gör att det är korta beslutsvägar och därmed underlättar arbetet i vardagen. EC är tillgänglig så mycket som är möjligt via mail eller telefon om EC inte är på kontoret och det går alltid att boka ett möte genom kalendern vid behov av samntal. EC försöker vara så lyhörd som möjligt för att varje individ ska kunna utvecklas och vara nöjd så att verksamheten blir bättre och bättre. Enheten har också tydliga riklinjer genom Göteborg Stad och mål från politiken som ska underlätta arbetet och motverka stress. Handläggarna uppgav på utvecklingssamtal att det behövs mer feedback så det är något som alltid behöver arbetas med för att bli bättre. 11
3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Påverka arbetsmängd: I handlingsplanen kom vi fram till att handläggarna ska ta kontakt med arbetsledningen om arbetssituationen blir ohanterbar. Handläggarna har tagit till sig detta och kommer till 1:e socialsekreterare i första hand för att få hjälp med att prioritera sitt arbete och i vissa fall har handläggare kommit till EC för att prata om sin situation. Möjligheten att införa telefontid pågår på enheterna. Viktigt att det blir ett gemensamt beslut för hela försörjningsstöd både för klienter, handläggare och receptionspersonal, detta är inte fasttällt ännu. Diskussion pågår också om hur tillgängliga handläggarna ska vara under dagen men handläggarna har fått information om vikten att stänga av telefonen när de sitter och dokumenterar för att kunna arbeta ostört och kunna koncentrera sig på sin uppgift. När det gäller tillräcklig tid för att kunna utföra sina arbetsuppgifter så har EC varit tydlig i prioritering när det gäller arbetsplaner på enheten. Detta för att få ut klienter i egen försörjning. Det finns sedan 3 september 1:e socialsekreterare på båda enheterna som är närvarande och kan stötta i det vardagliga arbetet. Arbetet underlättas och effektiviseras genom att det finns uppdaterade rutiner på enheten som är lättillgängliga för handläggarna. Arbetet med rutiner är kontinulerigt pågående på enheten då det framkommer att det saknas rutiner då verksamheter förändras. EC försöker också i den mån som det är möjligt att lämna nya arbetsuppgifter så att det kan planeras in i god tid. För att få återhämtning efter hög arbetsbelastning bestämdes att enheten äter gemensam frukost första onsdagen i månaden. Detta har fungerat väl och varit uppskattat. När det gäller friskvårdstimmen har arbetsmarknadsruppen påbörjat en gemensam yogastund en gång i veckan i samband med lunch. Flera handlägare går också på gemensamma promenader runt lunchen. Arbetet fortsätter med att hitta fler aktiviteter. För att bli mer delaktiga och trygga i verksamhetens uppdrag och mål ska det bokas en heldag för att arbeta med verksamhetens uppdrag och mål inför 2019. När det gäller att behålla det goda bemötandet mellan kollegor frågar kollegor om fika vid 1000 och EC presenterar alltid ny personal för hela enheten. Den 3 oktober har enheten en halvdag där vi ska fortsätta arbeta med hur vi bemöter klienter med omtanke och respekt. Enheten har också processhandledning sedan augusti 2018 där handläggarna kan ta upp om vad klientarbetet gör med dem som personer och hur de kan arbeta med sig själva för att frustration inte ska gå ut över bemötandet av klienter. Det är obligatoriskt att vara med på metod 1 g/vecka där handläggare delar med sig av kunskaper och erfarenheter samt att det bokats gemensam metod för enheten 1 g/månad för att gå igenom nya riktlinjer och gemensamma förhållningssätt. För att arbetet ska kännas meningsfullt ska det under hösten påbörjas en runda på metod där handläggarna berättar om något positivt som har hänt med klienter. Analys: Sedan den 1 september finns det två 1:e socialsekreterare vilket gör att arbetsledningen är fulltaglig på enheten. Under sommaren har handläggare som varit i behov av stöd 12
kommit till 1:e socialsekreterare och EC och det verkar ha fungerat väl. Nu när båda 1:e socialsekreterare är på plats kommer alla handläggare ha det nära stödet i vardagen som efterfrågas och därmed minimera risken för att arbetssituation ska bli ohållbar. EC har under våren varit tydlig med att det prioriterade arbetet på enheten är klienternas arbetsplaner och detta har också tagits upp på utvecklingssamtalen. Om hur tillgängliga handläggarna ska vara under arbetsdagen pågår men enskilda på enheten har haft möjlighet att gå undan och skriva på andra platser för att kunna dokumentera ostört och telefonen kan vara avstängd för att kunna koncentrera sig på sin arbetsuppgift. För att underlätta arbetet pågår ett ständigt arbete med rutiner, 1:e socialsekreterare har i uppgift att tillsammans revidera och skapa nya rutiner som fungerar väl. Stämningen på enheten känns bra och kollegor tar hand om varandra och hjälps åt i det dagliga arbetet. Det har varit en del nyanställningar under våren och sommaren och de har kommit väl in i gruppen. Enheten äter frukost tillsammans en gång i månaden och det har varit uppskattat av alla, detta fortsätter under hösten. Enheten kommer också börja med gemensam metod en gång i månaden för att ytterligare stärka att de två grupperna ska få en samsyn och en vi-känsla. Enheten har också under sommaren gemensamt behandlat ansökningar för klienter som varit på semester där fördelningen gjorts av den 1:e socialsekreterare som varit på plats. har varit nöjda med den fördelningen som också bidrar till att vi är en enhet och inte två grupper. Den ena gruppen har påbörjat en yogatimme där det är lokalfrågan som gör att inte alla kan vara med ännu och flera går ut och går tillsammans på lunchen, under oktober ska vi tillsammans arbeta fram ytterligare aktiviteter som kan stärka enheten. Processhandledningen har nyligen påbörjats men det som framkommit hitills är att handläggarna är nöjda med de handledare som de valt. Den processen kommer vara pågående under hösten. För att arbetet ska kännas meningsfullt togs beslut om att påbörja en positiv runda på metod. Denna har inte kommit igång under sommaren då det varit sporadiska metoder och den ena gruppen har varit utan 1:e socialsekreterare men planen är att det ska komma igång nu under oktober månad. När handläggarna väl börjar med detta brukar det ge både positiv feedback från kollegor som stärker varje person, ett lärande för alla och därmed att arbetet känns meningsfullt i vardagen. Sammanfattningsvis är känslan att det är en bra stämning på enheten, att arbetet flyter på bra och att vi aktivt måste fortsätta arbetet med vår arbetsmiljö för att detta ska bibehållas. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig 13
3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N Chefer ja, personal nej 3.5 Heltidsarbete 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Det behövs ny it-utrustning. Möteslokaler fungerar inte tillfredställande. 14
4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? a När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? a Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? a Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? a Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? a RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? a Finns det skriftliga instruktioner för arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? a Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? a Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? a UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå a 15
skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? a a a a a RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? a a a UTVÄRDERING AV UPPFÖLNING Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? a Nej 16