TJÄNTKIV -10-10 Kommunstyrelsen Percy Carlsbrand konomichef Telefon 08 555 010 10 percy.carlsbrand@nykvarn.se Kommunstyrelsen -08-31 K/:7 Budgetuppföljning - Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Godkänna budgetuppföljningen per -08-31. T J Ä N T ammanfattning av ärendet Budgetuppföljningen efter åtta månaders verksamhet är den andra uppföljningen för året med en helårsprognos för kommunstyrelsens verksamheter. Uppföljningen ligger tillsammans med övriga nämnders rapporter till grund för den sammanställda prognosen som lämnas till kommunfullmäktige. För driftredovisningen redovisas en helårsprognos för kommunstyrelsens samlade verksamheter som visar på ett budgetövererskott med ca 2,9 mkr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse -10-10 Budgetuppföljning -08-31 Kommunstyrelsen Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)
IFTOVINING Aktuell budget Utfall per -08-31 Helårsprognos per -08-31 Nämnd - enhet Intäkter Kostn Netto budget Intäkter 0831 Kostn 0831 Netto kostnad Intäkter Kostn Netto utfall Budget avvikelse KOMMUNTY Kommunstyrelsen 0 3 835 3 835 0 1 673 1 673 0 3 130 3 130 705 Kommundirektör -257 3 413 3 156-62 2 338 2 276-257 3 350 3 093 63 Näringslivschef 0 1 521 1 521 0 416 416 0 1 491 1 491 30 Kanslichef -777 11 321 10 545-756 6 216 5 460-1 015 10 554 9 540 1 005 Personal -274 8 981 8 707-183 4 268 4 085-274 7 981 7 707 1 000 konomi -254 8 224 7 970-169 4 574 4 405-254 8 060 7 806 165 Kundcenter 0 2 755 2 755 0 724 724 0 2 073 2 073 682 Informationsstrateg -179 5 204 5 025-343 2 948 2 606-402 4 971 4 569 456 IT -190 5 469 5 279-131 4 199 4 067-195 6 139 5 944-666 Bibliotek -358 4 782 4 424-128 2 827 2 699-220 4 603 4 383 41 Kultur och Fritid -435 10 804 10 369-304 6 369 6 065-449 10 255 9 806 562 Växel, reception och intern service -2 793 6 207 3 414-1 982 3 582 1 599-2 913 5 626 2 713 701 Finskt förvaltningsområde -660 660 0-691 409-282 -660 660 0 0 amhällsbyggnadschef -2 140 4 937 2 797-2 446 5 032 2 586-3 159 6 942 3 783-986 Mark och exploatering -1 010 1 322 312-1 910 1 515-395 -1 067 1 327 260 52 VA -15 691 15 691 0-8 931 8 931 0-17 278 17 278 0 0 Fastighet- och driftfunktion -59 159 59 173 14-39 380 39 170-210 -59 312 59 326 14 0 Gata/Trafik -518 22 623 22 104 232 14 210 14 442 226 22 751 22 976-872 enhållning -10 359 12 359 2 000-6 396 6 396 0-10 359 12 359 2 000 0 umma Kommunstyrelse -95 054 189 279 94 225-63 579 115 794 52 216-97 588 188 876 91 288 2 937 Kommunstyrelsens verksamheter redovisar en prognos som pekar på ett budgetöverskott på ca 2,9 mkr. Överskott redovisas för de flesta verksamheterna som en följd av besparing. Gata/Trafik och amhällsbyggnad prognostiserar ett underskott främst beroende på ökade volymer. T J Ä N T konomiska konsekvenser e ekonomiska konsekvenserna framgår av budgetuppföljningsdokumentet och tjänsteskrivelsen. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. Ola dström Kommundirektör Percy Carlsbrand konomichef Beslutet expedieras till Akten konomi Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)
elårsrapport Med budgetuppföljning och helårsprognos Kommunstyrelsen 1
Innehållsförteckning 1 Kommunens verksamheter...3 1.1 Viktiga händelser...3 1.2 Verksamhetens utveckling...5 2 Målavstämning...7 2.1 MBOGA/KUN...8 2.2 FÖTÄA FÖ KOMMUNN...8 2.2.1 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro....8 2.3 POC OCH UTVCKING...8 2.4 KONOMI...8 2.4.1 amtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning...9 3 riftredovisning...9 2
1 Kommunens verksamheter Personalavdelningen Personalavdelningen är en stödfunktion åt kommunens samtliga verksamheter. Avdelningen omfattar totalt 6 årsarbetare fördelat på 2 löneadministratöter, 3 H-specialister och 1 personalchef. konomiavdelningen konomiavdelningen är en stödfunktion åt kommunens samtliga verksamheter. Avdelningen omfattar totalt 8 medarbetare fördelat på 4 ekonomiassistenter, 3 ekonomer och 1 ekonomichef. Kansliavdelningen Avdelningen ansvarar övergripande och strategiska frågor inom de områden som framgår nedan. Vidare är avdelningen ett stöd till kommunens övriga verksamheter. Avdelningen arbetar med: risk- och säkerhetsfrågor kommungemensamma administrativa ärende- och beredningsprocesser för utbildningsnämnden, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige administrerar hanteringen kring politikers arvoden registratur och kommunens arkiv upphandling och inköp kontorsservice verksamhetsutveckling IT utredningar U-samordning juridisk rådgivning 1.1 Viktiga händelser Kansliavdelning en 14 mars började den nyrekryterade upphandlaren. etta har lett till ett ökat stöd till verksamheterna i upphandlings- och inköpsfrågor. Näringslivsenheten n näringslivschef är rekryterad som påbörjade sitt arbete i april. Under verksamhetsåret har framförallt varit inriktad på att analysera och planera hur verksamhten kan utvecklas. Avdelningen har arbetetat vidare med tidigare beslutade aktiviteter och projekt enl. den budget som funnits tillgänglig för verksamhetsåret. konomiavdelning Under våren har en omfattande arbete lagts på uppgradering av kommunens ekonomisystem samt vidareutveckling av vårt nya mål-/verksamhetsuppföljningssystem. Information/Finskt förvaltningsområde Nykvarns kommun stod värd för ödertörns ådslag den 30 mars och kundcenters personal ansvarade för projektets genomförande. Kommunikationsenheten har under våren arbetat fram funktionskort och checklistor för kriskommunikation. Upphandling av ny reklambyrå har genomförts under våren. Under våren och sommaren har en bred dialog pågått med medborgare, medarbetare, 3
företagare och föreningar inför framtagande av en ny vision med tidshorisonten 2035. Över 1000 personer har varit delaktiga i dialogen. Kommunikationsenheten har bistått samhällsbyggnad med strategiska och operativa kommunikationsresurser i samband med införandet av hemsortering av avfall. Arbetet med att ta fram en strategi för kommunens samtliga sociala medier har påbörjats. en 1 augusti arrangerade kommunen ett firande i Nykvarns Cenrum för tanley Cup vinnaren Carl Hagelin. verigefinnarnas dag firades den 24 februari. Firande av Finlands 100-års jubileum under vecka 35 med aktiviteter i kommunhuset, ugnets äldreboende och Fritidsfabriken. Kultur och fritid IT Biblioteket startade i januari upp tjänsten Ztory med digitala tidningar Biblioteket har varit delaktig i Get Online Week under v. 13 Under våren/sommaren har det påbörjats en uppgradering av bibliotekets hemsida viket bl.a gör att den kommer att bli responsiv. en beräknas vara klar under hösten. Kultur och fritid höll kaféet i Hökmossbadet serveringsbyggnad öppen på helgerna februari och mars Kultur och fritid och daglig verksamhets utegrupp har tillsammans med örmlandsleden påbörjat arbete med etapp 13:2, som kommer att gå från jupsjön i Gnesta kommun till Nykvarns Centrum. Installationen av digital bio slutfördes under juni månad Nykvarns Innebandyförening hade genom avtal ansvar för utemiljö och servering under sommaren på Hökmossbadet Upphandling av utbyte av konstgräs på konstgräsplanen på Furuborgsområdet gjordes i juni. Inget svar inkom varför upphandlingen måste göras om. Kultur och fritid anordnade i samarbete med Fritidsfabriken cenommarfestival i Follkets park under augusti. Fredagen var riktat mot vuxna och lördagen mot barn. Nationaldagen/Nykvarnsdagen genomfördes den 6 juni i Folkets Park. Många föreningar var representerade och det var många besökare. IT-enheten har upphandlat utbyte av nya datorer för edundant IT-projektet genomfört och rapporterats av leverantören Proact AB IT förberedelser för den nya vårdbyggnaden har genomförts Påbörjat upphandling av genomförandet av redundant IT-lösning. eception / telefoni I början av året genomfördes en upphandling av nya mobiltelefoner och den stora utrullningen genomfördes i slutet av mars. n uppdragsöverenskommelse har tecknats mellan samhällsbyggnadsavdelningen och kundcenter gällande kundtjänst avfall. Uppdraget innebär att samhällsvägledarena svarar på frågor om kommunens avfallshantering och vägleder kunden vidare. tt arbete med att se över och uppdatera olika checklistor och rutiner har påbörjats. Personalavdelning Upphandling av ny leverantör för företagshälsovård är genomförd. Genom uppdatering av rekryteringsstrategin och annonsmallar har rekryteringsprocessen förbättrats. Utbildningsinsats för chefer i lönebildning och löneamtal har genomförts. 4
tt omfattande arbete kring arbetsvärdering och lönekartläggning är klart. n omstrukturering inom H-funktionen har skett i syfte att förbättra och tydliggöra stödet och servicen till cheferna. Även s sidor på intranätet, Insidan, uppdateras. 1.2 Verksamhetens utveckling Kansliavdelning Under våren har ett antal kommunöveregripande styrdokument reviderats och beslutats. Vidare har nya styrdokument arbetats fram och beslutats, bland annat eglemente för styrdokument. n risk i det fortsatta arbetet med genomgång av styrdokument och kommunövergripande utredningar är att den kvalificerade utredaren kommer att gå på föräldrarledughet. Under hösten och våren 2018 kommer kansliavdelningen vara hårt belstad på grund av att flera tunga lagstiftningar börjar gälla under 2018, bland annat ny Kommunallag och ataskyddsförordningen. Vidare ansvarar kansliavdelningen för genomförandet av valet i september 2018. Alla dessa saker kommer att vara mycket resurskrävande. n risk med detta är att annan verksamhet kan bli försenad eller bortprioriterad. Näringslivsenheten Näringslivsenheten - som är nystartad fr. o. m april - främsta syfte är arbeta för ett gott företagsklimat i kommunen till gagn för företag och medborgare. Näringslivsenhten ska även verka för att attrahera fler företag till kommunen. e närmaste 5-10 åren kommer kan vi räkna med en stor företagstillväxt i kommunen i och med detaljplanering och försäljning av industritomter i framförallt Mörbyområdet/ockholm yd. etta innebär att kommunen bör satsa på intensfierad marknadsföring i syfte att locka till sig "rätt" företag. I takt med att det blir fler företag i kommunen kommer kraven på kommunal service m. m. att öka.. n direkt konsekvens av detta är att kommunen kommer behöva avsätta mer resurser för maknadsföring samt öka antalet medarbetare för att tillgodse de ökande kraven. Information/Finskt förvaltningsområde Nykvarns kommuninvånare, företagare och föreningar har stora förväntningar på att kommunen informerar om aktuella frågor och projekt samt skapar möjlighet för dem att vara delaktiga i kommunens utveckling. Nya sociala kanaler ställer högre krav på snabba svarstider och att kommunen går ut med korrekt information. Aktiv övervakning krävs för att upptäcka eventuella kriser i god tid. Under hösten kommer därför ett digitalt omvärldsbevakningssystem att upphandlas. Kommunens intranät möjliggör social samverkan och nya arbetssätt. n utmaning är att få tid att prioritera att arbeta med denna kanal för att kunna förankra den hos de anställda. n utmaning är att hinna med att samordna kommunens olika kommunikationskanaler och att kunna arbeta mer strategiskt. Kommunens olika verksamheter har ett stort behov av kommunikationsresurser och det är svårt för kommunikationsenheten att räcka till. n utmaning är att vara proaktiv och operativ vid större kriser. Behovet finns att jobba trygghetsskapande för att långsiktigt bygga förtroende för kommunen. Finskt förvaltningsområde har behov av att lägga ut mer ansvar på de berörda verksamheterna för att kunna bedriva ett mer långsiktigt strategiskt arbete. Kultur och fritid Nykvarns föreningar har stora förväntningar på att kommunen informerar om aktuella frågor samt skapar möjlighet för dem att vara delaktiga i kommunens utveckling. 5
IT Arbetet med att förbättra bibliotekets hemsida fortgår. Hemsidan ska vara användarvänlig och innehålla aktuell information om bibliotekets utbud och service. n mediaplan med tydliga riktlinjer för framtida mediainköp för biblioteket ska färdigställas. Under året ska en översyn av föreningsbidragen påbörjas och genomföras. Arbetet ska bedrivas i nära samråd med föreningslivet och de politiska beslutsfattarna. Ha en bra dialog med studieförbunden gällande samarbete kring anordnande av kulturarrangemang i kommunen. Kulturmagasinet Ge Järnets framtida användande kommer att utredas under året. Kultur och fritid behöver ha en aktiv roll i det arbetet. tt stort behov av fler inomhustider för flera idrotter finns. Nuvarande hallkapacitet räcker inte till det behov som finns för utveckling av idrott i Nykvarn. Under året har planering inför byggnation av en idrottshall/sporthall/multihall påbörjats i samarbete med samhällsbyggnadsavdelningen. Utvecklat samarbete mellan Kultur och fritid/bibliotek och Fritidsfabriken Hökmossbadets yta kommer att utökas framöver och vi behöver hitta en optimal lösning för nyttjande av servicebyggnaden året om. en digitala bion möjliggör ett breddat kulturutbud i kommunen och under hösten ska organisationen byggas upp. Kultur och fritid är i dagsläget en liten organisation med 2,6 årsarbetare, vilket kommer att behöva utökas framöver. Våra interna kunder ska känna att de får snabbare och teknisk effektivare datorer, genom att datorer kan bättre utnyttja sin kapacitet med bättre operativsystem. Vi ska uppgradera 1/3 av klientdatorerna till Windows 10 64-bitars operativsystem. Vi ligger i fas för att kunna lyckas hålla målet. Bidra till att få ett effektivare arbetssätt. Uppgradera mailsystemet Groupwise 2012 till Groupwise 2014 2. et pågår en utredning som skall utreda om uppgradering är den rätta vägen att gå. isken är att uppgraderingen kommer att skjutas på framtiden. Implementera ny lagringslösning för filer och dokument på filservern, som ska göra det möjligt att komma åt filer och dokument på olika enheter, som t.ex dator, mobiltelefon och ipad's. amma utredning som tittar på mailsystem kommer att titta på lagringslösning. isken är att även detta kommer att göra att implementation flyttas fram i tiden. Förbättra nätverkshastigheten till kommunala byggnaden, som t.ex förskolor genom att byta ut koppar-kabel till fiber. Vi kommer att starta upphandling av ett nytt KT (kommunikation som tjänst) avtal till hösten. Alla på IT-avdelningen skall under gått minst 3 dagars relevant utbildning. etta är tll 25 % genomfört, risken är att pga av personalbrist inte kommer att finnas tid för att uppnå målet under. Under 2018 kommer en upphandling av datakommunikation och telefonilösning KT(kommunikation som tjänst) att genomföras. n utmaning är att kundcenter inte har resurser själva för att kunna genomföra upphandlingen och implementeringen av den nya lösningen utan en extern projektledare måste rekryteras. n förstudie inför upphandling behöver genomföras under hösten. n extern konsult måste upphandlas för att göra förstudien eftersom varken tid eller kompetens finns i organisationen. Ny plattform och systemlösning för e-tjänster tas fram och upphandlas. Utredning om införande av ingel-ign-on. eception/telefoni et blir svårare och svårare att få hjälp internt med vikarier i växel och reception eftersom 6
arbetsbelastningar är stor på de övriga avdelningar. Kundcenter behöver därför ta in externa vikarier. Vikariekostnaden vid sjukdom och planerad frånvaro kan minska genom att samtliga samhällsvägledare har fått en växellicens på sin arbetsdator och kan avlasta växeln vid behov. en schemalagda administrativa tiden då de jobbar med handläggningsärenden kommer då att minska vilket kan påverka s kvalitet. Trycket på renhållningens kundtjänst är stor under delar av året och måste därför utvecklas för att kunna ge kunderna bättre service. Från och med 1 november kommer kundtjänsten att genomföras i intern regi tillsammans med kundcenter. Personalavdelning På grund av kommunens höga sjuktal bland medarbetare kommer vi utveckla vår verksamhet framöver för att ta ett krafttag kring arbetsmiljö- och rehabiliteringsprocessen. Vi inför ITstöd, ser över våra riktlinjer och rutiner. Vidare tar vi fram en åtgärdsplan och genomför kompetenshöjande insatser. Från och med 1 januari är det ändringar i diskrimineringslagen som innebär krav på aktiva åtgärder och ett nytt arbetssätt. iktlinje för en jämlik arbetsplats tas fram för att stämma överens med den nya lagstiftningen. Nykvarns kommun expanderar och det resulterar i ökat krav på kommunal service, samtidigt som det råder konkurrens om arbetskraft. et innebär att H-funktionen kommer behöva vara en del i ett fokuserat arbete kring kompetensförsörjning framöver. 2 Målavstämning Kriterier för mätarställning God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål konomimål Investeringsmål BA nheten/ redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget samtidig som man uppfyller fastställda mål. nheten/ uppfyller fastställt mål. nheten/ uppfyller fastställt mål. Investeringen följer tidplan och budget. OK nheten/ redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2% samtidigt som man uppfyller målen till 90% eller mer. nheten/ uppfyller fastställt mål inom 90-99%. nheten/ redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på max 2%. Investeringen följer budget men är försenad jämfört med tidplan av orsaker som kommunen inte kan påverka. VANING nheten/ redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2% men man uppfyller målen till mindre än 90%. ller en ekonomisk nheten/ uppfyller fastställt mål till mindre än 89%. nheten/ redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på mer än 2%. Investeringen avviker negativt från budget med 5-10% eller Investeringen är inte påbörjad av orsaker som kommunen kan påverka. 7
Kriterier för mätarställning Ingen status God ekonomisk hushållning avvikelse på mer än -2%. Verksamhetsmål konomimål Investeringsmål Målet är inte relevant för enheten/. 2.1 MBOGA/KUN Kommentar Mätningar görs under hösten. els i form av medborgarenkät i CB's regi dels i den kvalitetsmätning som görs i K's projekt "Kommunens kvalitet i korthet, KKiK". esultat från dessa mätningar redovisas i den verksamhetsberättelse som görs i samband med kommunens årsbokslut. 2.2 FÖTÄA FÖ KOMMUNN Kommentar Mätningar avseende medarbetare och andra representanter för kommunen planeras till vintern /18. I delårsrapporten finns endast mätetal för sjukfrånvaro. Övriga mått bedöms kunna redovisas i den verksamhetsberättelse som görs i samband med årsredovisningen 2.2.1 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro. Mått Utfall Avvikelse jukfrånvaro 3,26 % -1,74% 2.3 POC OCH UTVCKING Kommentar Mätningar görs under hösten. els i form av medborgarenkät i CB's regi dels i den kvalitetsmätning som görs i K's projekt "Kommunens kvalitet i korthet, KKiK". esultat från dessa mätningar redovisas i den verksamhetsberättelse som görs i samband med kommunens årsbokslut. 2.4 KONOMI Analys Under kommunstyrelsen redovisas 19 olika resultatområden, Av dessa bedöms 16 klara sin verksamhet inom tilldelad ram. Totalt prognostiseras för kommunstyrelsen ett resultat som ger ett överskott med 2,9 mkr 8
2.4.1 amtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning Mått Utfall Avvikelse rsprognos/esultat jämfört med tilldelad ram eller ersättning 96,9 % 2,9 mkr Tre av kommunstyrelsens verksamheter har inte klarat sin verksamhet inom tilldelad ram eller ersättning 3 riftredovisning IFTOVINING Aktuell budget Utfall per -08-31 Helårsprognos per -08-31 Nämnd - enhet Intäkter Kostn Netto budget Intäkter 0831 Kostn 0831 Netto kostnad Intäkter Kostn Netto utfall Budget avvikelse KOMMUNTY Kommunstyrelsen 0 3 835 3 835 0 1 673 1 673 0 3 130 3 130 705 Kommundirektör -257 3 413 3 156-62 2 338 2 276-257 3 350 3 093 63 Näringslivschef 0 1 521 1 521 0 416 416 0 1 491 1 491 30 Kanslichef -777 11 321 10 545-756 6 216 5 460-1 015 10 554 9 540 1 005 Personal -274 8 981 8 707-183 4 268 4 085-274 7 981 7 707 1 000 konomi -254 8 224 7 970-169 4 574 4 405-254 8 060 7 806 165 Kundcenter 0 2 755 2 755 0 724 724 0 2 073 2 073 682 Informationsstrateg -179 5 204 5 025-343 2 948 2 606-402 4 971 4 569 456 IT -190 5 469 5 279-131 4 199 4 067-195 6 139 5 944-666 Bibliotek -358 4 782 4 424-128 2 827 2 699-220 4 603 4 383 41 Kultur och Fritid -435 10 804 10 369-304 6 369 6 065-449 10 255 9 806 562 Växel, reception och intern service -2 793 6 207 3 414-1 982 3 582 1 599-2 913 5 626 2 713 701 Finskt förvaltningsområde -660 660 0-691 409-282 -660 660 0 0 amhällsbyggnadschef -2 140 4 937 2 797-2 446 5 032 2 586-3 159 6 942 3 783-986 Mark och exploatering -1 010 1 322 312-1 910 1 515-395 -1 067 1 327 260 52 VA -15 691 15 691 0-8 931 8 931 0-17 278 17 278 0 0 Fastighet- och driftfunktion -59 159 59 173 14-39 380 39 170-210 -59 312 59 326 14 0 Gata/Trafik -518 22 623 22 104 232 14 210 14 442 226 22 751 22 976-872 enhållning -10 359 12 359 2 000-6 396 6 396 0-10 359 12 359 2 000 0 umma Kommunstyrelse -95 054 189 279 94 225-63 579 115 794 52 216-97 588 188 876 91 288 2 937 9