Granskning uppföljning av långtidssjukfrånvaro

Revisionsrapport Granskning uppföljning av långtidssjukfrånvaro inom Eslövs kommun Maj 2008 Carl-Gustaf Folkeson, Revisionskonsult

Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund, syfte och avgränsning...1 1.2 Revisionsfrågor och metod...1 2 Bakgrund...2 2.1 Metoder för att mäta sjukfrånvaro...2 2.2 Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar...3 3 Styrande dokument...3 3.1 Policy för anpassning och rehabilitering...3 4 Revisionens iakttagelser...5 4.1 Total sjukfrånvaro för kommunen...5 4.2 Sjukfrånvaro per nämnd...6 4.3 Förvaltningarnas åtgärder för att minska sjukfrånvaron...7 4.4 Förvaltningarnas analys av orsakssambanden bakom långtidssjukskrivningarna 8 4.5 Rehabilitering...8 4.6 System för uppföljning av sjukfrånvaron...9 4.7 Rutiner kring sjukersättning...9 5 Revisionens bedömning...10

1 Inledning 1.1 Bakgrund, syfte och avgränsning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun granskat hur uppföljningen av långtidssjukfrånvaron sker. Kommunens medborgare har stora förväntningar och krav på de tjänster som kommunen lämnar. Personalen är en av de viktigaste resurserna för att möta dessa förväntningar. En viktig aspekt för att upprätthålla kvalitén och kontinuiteten i kommunens tjänster är personalens välbefinnande. Sjukfrånvaro innebär kvalitetsförluster och kostnader för kommunens verksamhet, särskilt i de fall som handlar om långtidssjukfrånvaro. Den långa sjukfrånvaron innebär ofta att arbetsgivaren måste avsätta mycket tid och resurser för att om möjligt få personen åter i arbete. Syftet med denna granskning är att redovisa hur omfattande långtidssjukfrånvaron är bland nämnderna. Ett ytterligare syfte är att redovisa vilka åtgärder nämnderna jobbar med för att minska långtidssjukfrånvaron. Granskningen omfattar inte hur kommunen konkret arbetar med rehabiliteringsärenden. 1.2 Revisionsfrågor och metod Granskningens huvudfrågor är följande: Hur ser andelen långtidssjukfrånvaro ut bland nämnderna i förhållande till den totala sjukfrånvaron? Hur sker uppföljningen av långtidssjukskrivna? Vilka möjliga orsakssamband ligger bakom långtidssjukskrivningarna? Vilka åtgärder använder sig nämnderna av för att minska andelen långtidssjukskrivna? Hur ser rutinerna ut för sjukersättning som beslutas av försäkringskassan? Granskningen har genomförts med hjälp av intervjuer med personalekonom samt rehabiliteringsansvarig vid kommunledningskontoret. Vidare har policy för anpassning och rehabilitering använts som ett referensdokument i granskningen tillsammans med uppgifter ur kommunens personalekonomiska redovisning för år 2007. 1

Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 2 Bakgrund Sjukfrånvarofrågorna har under senare år hamnat i fokus bland Sveriges kommuner. Ökade krav på den kommunala verksamheten från medborgarna, krav på effektiviseringar innebärande mer verksamhet för insatta medel samt den allmänna samhällsdebatten har sammantaget bidragit till att sjukfrånvarofrågorna kommit högt upp på dagordningen. Orsakerna till att sjukfrånvaron utvecklar sig som den gör är ofta många och komplexa. Gränserna mellan till exempel arbete och fritid flyter samman. Omständigheter som inträffar under fritiden påverkar individens situation på arbetet och vice versa. Den generella samhällsutvecklingen samt livsstilsfaktorer är ytterligare faktorer som påverkar. En av de viktigaste faktorerna som påverkar sjukfrånvarons utveckling är de förutsättningar som finns på arbetsplatsen. Med detta menas hur lyhörd arbetsplatsen är för att tolka signalerna från medarbetarna. Tidiga tecken som kan varsla om sjukfrånvaro behöver tas på största allvar. Exempel på detta är nedsatt arbetsförmåga, brister i delaktighet, konflikter med mera. Genom att göra arbetsplatsen uppmärksam på dessa frågor kan man lättare ingripa i tid för att minska riskerna för att längre sjukfrånvaro inträffar. Ett särskilt ansvar faller här på alla ledare inom organisationen som måste ta ett särskilt ansvar kring arbetsmiljöfrågorna och vara lyhörda för signaler från organisationen. 2.1 Metoder för att mäta sjukfrånvaro Ett tydligt uttryck för att sjukfrånvarofrågorna började få högre status är de krav som kom i början av 2000-talet på att kommunerna skulle redovisa uppgifter om sjukfrånvaron i årsredovisningen. Genom att mäta skaffar vi oss insyn och ökad förståelse för vilka mekanismer som döljer sig bakom frågorna. Argument kan underbyggas med fakta istället för tyckande. Mätandet ger oss möjlighet att kunna påvisa och göra olika orsakssamband synliga. För att skapa ett gemensamt förhållningssätt för hur sjukfrånvaron ska mätas togs definitioner fram genom bland annat Sveriges Kommuner och landstings försorg. Det begrepp som används idag är sjukfrånvaro i procent (kvoten mellan sjukfrånvarotid och den totala arbetade tiden). Tidigare saknades en vedertagen standard kommuner emellan vilket gjorde jämförelser vanskliga. Man kunde inte vara säker på att alla kommuner använt sig av samma recept när man jämförde uppgifter. 2

Genom mätandet skapas en inblick över hur utvecklingen ser ut. Över tiden kan man sedan bland annat med hjälp av den historiska utvecklingen bedöma hur den framtida trenden kommer att utveckla sig. Mätandet ger också möjligheter till att jämföra sig med andra kommuner. Exempel på frågor som kan vara relevanta i ett sådant sammanhang är: Hur ligger just vår kommun till i förhållande till andra? Hur ser utvecklingen ut totalt för kommunerna? Följer vår kommun utvecklingen eller avviker vi? På vilket sätt? Kan man hitta goda exempel eller förebilder sk Best-practice som kan tjäna som inspiration och drivkraft i ett förändringsarbete? 2.2 Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbetsgivaren har i kraft av olika lagstiftningar ett ansvar för rehabilitering för den sjukskrivne medarbetaren. En rehabiliteringsutredning är aktuell då den anställde: Har varit sjuk i mer än fyra veckor Varit sjuk mer än sex tillfällen under en tolvmånaders period Själv begär det Syftet med en rehabiliteringsutredning är att klarlägga behovet av åtgärder. Arbetsledaren är skyldig att svara för de rehabiliteringsåtgärder som kan genomföras inom eller i anslutning till den egna verksamheten. Exempel på åtgärder är: anpassning av arbetsplatsen ändrade arbetsuppgifter/omplacering ändrade arbetstider aktiv sjukskrivning/arbetsprövning/arbetsträning kompetensutveckling 3 Styrande dokument 3.1 Policy för anpassning och rehabilitering Kommunfullmäktige i Eslövs kommun antog år 1999 (reviderades år 2003) Policy för anpassning och rehabilitering. Policyn är åter föremål för revidering under år 2008 i samband med avisering av ny lagstiftning. Av gällande policy framgår bland annat följande: 3

Eslövs kommun strävar efter att arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbetet utformas så att signaler och problemställningar upptäcks och bearbetas så tidigt som möjligt. Genom förebyggande insatser skall frånvaro undvikas. Arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering bedrivs i verksamheten nära berörda medarbetare. Närmaste arbetsledning ansvarar för att signaler observeras och att insatser sätts in snarast. Genom samverkan och hög grad av individpåverkan skapas förutsättningar för bra utformning av arbete och arbetsplats. Arbetsanpassning och rehabilitering sker i samarbete med enskild medarbetare. Målet är att förhindra att anställda drabbas av ohälsa med påföljande frånvaro och utslagning. Målet är att förhindra obehag för medarbetaren, frånvaro och utslagning. Vid frånvaro vill Eslövs kommun ge bästa möjliga stöd för återgång till arbetet. Ett bra arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbete skapar förutsättningar för en god arbetsmiljö inom Eslövs kommuns arbetsplatser. Varje förvaltning ansvarar för att rutiner och handlingsplaner för arbetsanpassning och rehabilitering upprättas inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Varje förvaltning ansvarar också för att rutiner finns för samarbete med externa aktörer, t ex Försäkringskassan, Företagshälsovården, Arbetsförmedlingen med mera. Arbetsledaren skall ta initiativ till och hålla kontakt med anställda som är sjukskrivna eller frånvarande av andra orsaker samt stimulera och underlätta för den anställde att återgå i arbete. Den anställde skall också uppmanas att besöka arbetsplatsen för att inte förlora sin tillhörighet i arbetsgemenskapen. Arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbetet följs upp genom årlig utvärdering av arbetsmiljömålen för Eslövs kommun. En central tjänst har inrättats vid kommunledningskontoret som rehabiliteringsansvarig. Denna funktion är ett stöd till förvaltningarna och arbetsledare i deras arbete med rehabiliteringsfrågor. Det är dock tydligt markerat att ansvaret för att rehabiliteringen sköts på ett korrekt sätt alltid ligger på ansvarig chef i verksamheten. I journalsystemet, ADATO, registreras alla rehabiliteringsfall. Detta system skapar en väl anpassad struktur att arbeta utifrån. Systemet fungerar som ett stöd till arbetsledaren för att underlätta för dem att bevaka sina medarbetare. ADATO sätter dels press på arbetsledarna att fullfölja sina skyldigheter från kommunledningskontorets sida samtidigt som det är ett värdefullt stöd till verksamheten. Dessutom ger det en god inblick i hur läget ser ut för hela kommunen. 4

4 Revisionens iakttagelser Eslövs kommun har under flertalet år arbetet med en personalekonomisk redovisning tillsammans med kommunens årsredovisning. Ur denna redovisning har nedanstående uppgifter hämtats för år 2007: 4.1 Total sjukfrånvaro för kommunen År 2005 År 2006 År 2007 Rikssnitt år 2006 för Sveriges kommuner Antal anställda 2 569 2 749 2 699 Total sjukfrånvaro 8,2% 7,5% 7,1% 7,9% - Varav andel långtidssjukfrånvaro 71,8% 66,9% 62,8% 68,6% Sjukfrånvaro kvinnor 9,1% 8,4% 7,9% 8,8% Sjukfrånvaro män 5,2% 4,6% 4.6% 4,5% Sjukfrånvaro 29 år eller yngre 4,4% 4,4% 4,8% 4,1% Sjukfrånvaro 30 49 år 7,5% 7,2% 6,9% 7,4% Sjukfrånvaro 50 år eller äldre 10% 9% 8,2% 9,3% Av ovanstående redovisning framgår att sjukfrånvaron i Eslövs kommun har stadigt minskat under tre år. I förhållande till värdet för riket på 7,9 procent har Eslöv ett bra utgångläge. Kommunen har en målsättning att sjukfrånvaron ska minska med 0,5 procent per år under perioden år 2006 till 2010. Denna målsättning uppnåddes nästan helt för år 2007. Sjukfrånvaron för kvinnor totalt minskar och är för år 2006 klart under siffrorna för riket. För gruppen män är dock sjukfrånvaron till och med något högre i kommunen än motsvarande värden för riket. En oroväckande trend är ökningen för gruppen 29 år och yngre där sjukfrånvaron ökar. Motsvarande trend för denna åldersgrupp har observerats i flera andra kommuner. 5

4.2 Sjukfrånvaro per nämnd Nedan följer en sammanställning av nämndernas redovisning av sjukfrånvaro totalt samt hur stor andel av sjukfrånvaron som utgörs av långtidssjukfrånvaro (mer än 60 dagar): År 2007 År 2006 Kommunledningskontoret 6% 5,9% - varav långtidssjukfrånvaro 79,7% 90,7% Arbete och försörjning 4,5% 6,2% - varav långtidssjukfrånvaro 38,7% 58% Barn- och familj 7% 7,9% - varav långtidssjukfrånvaro 62,5% 68,3% Vård- och omsorg 8,7% 8,1% - varav långtidssjukfrånvaro 62,6% 62,7% Kultur- och fritid 1,7% 3,7% - varav långtidssjukfrånvaro 14,2% 48,5% Miljö- och samhällsbyggnad 3,7% 4,3% - varav långtidssjukfrånvaro 40,7% 56,6% Gymnasie och vuxenutbildning 5,2% 5,2% - varav långtidssjukfrånvaro 80,3% 82,9% Service- och teknik 7,2% 7,9% - varav långtidssjukfrånvaro 57,1% 65% Av ovanstående redovisning framgår att långtidssjukfrånvaron har minskat mellan år 2006 och år 2007 för samtliga nämnder. I något fall är det en avsevärd minskning vilket till viss del förklaras av att en förändring i långtidssjukfrånvaron får ett större genomslag på en liten förvaltning. 6

4.3 Förvaltningarnas åtgärder för att minska sjukfrånvaron För att minska långtidssjukfrånvaron genomför förvaltningarna en rad olika åtgärder. En mycket medveten strategi handlar om att medvetandegöra arbetsplatserna om sjukfrånvarofrågorna. Varje medarbetare får lära sig att tyda tecken som kan peka på att kollegor är på väg in i sjukfrånvaro. Det är viktigt att medarbetare lär sig att tolka de tidiga signalerna. Erfarenhetsutbyte förvaltningar emellan har blivit allt vanligare för att på sätt sprida goda exempel mellan sig och dra lärdomar av varandras erfarenheter. Den insats som bedömts vara den viktigaste framgångsfaktorn till att minska sjukfrånvaron ligger i ett aktivt och tydligt ledarskap. Av denna anledning är det viktigt att arbetsledare inte har för många underställda. Någon fastställd kvot för vad som bedöms som ett lämpligt antal underställda finns dock inte i kommunen. Ett särskilt ledarforum har inrättats där man träffas fyra gånger per år. Syftet med detta forum är bland annat att skapa en gemensam mötesplats för ledare inom kommunen där man träffas och utbyta erfarenheter. Samtliga förvaltningar arbetar aktivt med kommunens leverantör av företagshälsovårdstjänster, Previa. Kommunen köper där företagshälsovårdstjänster sedan två år tillbaka med tyngdpunkten på det förebyggande arbetet. Kommunen genomför löpande utbildningar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunen satsar på friskvård till samtliga medarbetare i form av ett bidrag på 500 kr per år. Vissa extra utsatta grupper såsom städ- och vårdpersonal ges extra möjligheter till friskvård. Ett problem är att få igång nya grupper av medarbetare som inte tidigare haft någon aktivitet på sin fritid. Arbetsledaren är central när det gäller att snabbt uppmärksamma nya sjukskrivningar. Kravet är att arbetsledaren inom tre dagar ska ta kontakt med sin medarbetare vid frånvaro. De större förvaltningarna har regelbundna träffar som ägnas åt att diskutera sjukfrånvarofrågor. 7

4.4 Förvaltningarnas analys av orsakssambanden bakom långtidssjukskrivningarna En del av långtidssjukfrånvaron förklaras av olika typer av sjukdomar som drabbar den anställde. I dessa fall har arbetsgivaren svårt att komma fram med åtgärder. I de fall som personer fått gå en lång tid som sjukskrivna har det visat sig vara svårt att få dessa åter i arbete. Kommunens bedömning är att stress som sjukdomsorsak kopplat till arbetslivet har minskat. Arbetsgivaren ställer krav på att den sjukskrivne ska ta en aktiv del i sin egen rehabilitering. En viktig fråga som ställs till den som nyligen blivit sjukskriven är vad jag istället kan göra på jobbet? Så långt det bara är möjligt försöker man undvika sjukskrivningar på heltid utan istället sjukskriver man på deltid. Den övergripande frågeställningen är vilken arbetsförmåga den anställde har. Detta är för övrigt i linje med det arbete som försäkringskassan driver. 4.5 Rehabilitering Eslövs kommun har även en särskild redovisning avseende rehabiliteringsfall: År 2007 År 2006 Genomförda rehabiliteringar 169 154 Annan tjänst inom kommunen 24 11 Antal avslutade anställningar 35 22 Summa: 228 187 Av redovisningen framgår att antalet genomförda rehabiliteringar är något fler för år 2007. De flesta rehabiliteringar som genomfördes under år 2007, 169 st, avslutades med en återgång till ordinarie arbete. Dessutom fick 24 anställda annan anställning eller annat arbete inom kommunen. 35 personer valde att lämna sin anställning i kommunen. Det stora flertalet av de som genomgått rehabilitering går tillbaka till sitt arbete igen, dock förekommer det att man då går ned i sysselsättningsgrad. Ibland är det nödvändigt att medarbetaren får gå ned i tid för att åter kunna fungera på arbetsplatsen vilket inte alltid är så lätt att motivera medarbetaren till. 8

4.6 System för uppföljning av sjukfrånvaron För att på ett bra sätt kunna följa upp sjukfrånvaron krävs ett effektivt IT-stöd. I dagsläget finns Impromptu från WM-data som utdataverktyg. Rapporter tas ut av kommunledningskontoret och distribueras till förvaltningarna. Ett nytt webbaserat verktyg är på väg in i kommunen, QlikView, som till att börja med kommer att innehålla ekonomi- och personalinformation. Med detta verktyg kommer arbetsledare själva kunna följa upp och analysera sjukfrånvaroläget på ett enkelt sätt. Som nämnts tidigare har kommunen ett särskilt system för uppföljning av rehabiliteringsärenden, ADATO. Information om medarbetarnas sjukfrånvaro läses in maskinellt en gång i månaden från lönesystemet till ADATO. I de fall en medarbetare har haft sjukfrånvaro mer än 28 dagar eller som haft upprepad sjukfrånvaro vid mer än 6 tillfällen under den senaste tolvmånadersperioden så skickas per automatik ett e-post meddelande till arbetsledaren. ADATO fortsätter att skicka påminnelser i form av e-post till arbetsledaren till dess att arbetsledaren startat rehabutredningen. 4.7 Rutiner kring sjukersättning Rehabiliteringsprocessen kan i vissa fall resultera i sjukersättning för den anställde. Sjukersättning beviljas och betalas av försäkringskassan utifrån den enskildes ansökan. Om man inte hittat några andra vägar för att få personen åter i arbete så ges personen en så kallad tidsbegränsad sjukersättning. Under detta förlopp fortsätter arbetsgivaren rehabiliteringsarbetet vilket sträcker sig upp till ett år. I vissa fall förlängs dock tiden beroende på individens prognos. Om det inte verkar möjligt att få personen åter i arbete under denna tid beviljas sjukersättning. Detta innebär även att personens anställning skrivs om i motsvarande omfattning. Detta innebär till exempel att en person som tidigare har jobbat 100 procent och får sjukersättning på 25 procent får sin tjänst reducerad till 75 procent. Löpande omprövas sedan sjukersättningen för att se om läget har förändrats över tiden. För den anställdes del uppfattas ofta denna nedskrivning av tjänsten som ett steg i negativ riktning. Ett problem i teorin är att försäkringskassan alltid meddelar sina beslut direkt till medarbetaren och inte till arbetsgivaren för kännedom. Detta innebär att det ligger på den anställde att i sin tur meddela försäkringskassans beslut till arbetsgivaren. I praktiken brukar dock inte detta vålla några problem tack vare den öppna dialogen som finns mellan medarbetare och kommunen, 9

5 Revisionens bedömning Utifrån vår granskning av hur kommunen arbetar med uppföljning av långtidssjukskrivna bedömer vi att arbetet bedrivs på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. I vår granskning har vi funnit att det finns en stor lyhördhet och att stor uppmärksamhet riktas mot frågor om sjukfrånvaro i kommunen. Kommunen har satt upp ambitiösa mål genom målsättningen att minska sjukfrånvaron med 0,5 procent per år. Vi anser att denna målsättning är viktig och lovvärd men att det samtidigt är viktigt att det anvisas resurser för att trygga uthålligheten i organisationen. Kommunen har definierat att arbetsledningen är en av nyckelfaktorerna till ett framgångsrikt arbete vad gäller att minska sjukfrånvaron. Av denna anledning anser vi att kommunen bör överväga att ta fram riktlinjer för hur många medarbetare en chef lämpligen bör ansvara för. Detta med hänsyn taget till vilken typ av verksamhet det är frågan om. Vi bedömer att kommunens arbetssätt med en centralt placerad rehabiliteringsansvarig som ett stöd till förvaltningarna bidrar till en ökad effektivitet i hanteringen av sjukfrånvarofrågor samt borgar för att frågor av denna karaktär behandlas ändamålsenligt. Vidare anser vi att kommunens uttalade modell att föra en ständig dialog kring sjukfrånvarofrågorna, understödd av en väl utvecklad redovisning av ohälsotal, innebär att frågan hålls ständigt aktuell och levande. Vi anser det vara av stor vikt att målsättningarna för minskad sjukfrånvaro uppnås. Avslutningsvis anser vi att hantering av sjukfrånvarofrågorna spelar en avgörande roll för kommunens möjligheter att betraktas som en attraktiv arbetsgivare. Detta är av stor vikt med tanke på de framtida utmaningar som man står inför som till exempel kommande pensionsavgångar, demografiska förändringar samt förändringar i konjunkturen. 10