9 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2013

9 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 2013

Lars Hallgren Tjänsteskrivelse 1 (1) 2012-10-02 MHN/2012:247 Verksamhetsplan och budget 2013 Förslag till beslut i Miljö- och hälsoskyddsnämnden Sammanfattning Kommunstyrelsen har den 18 juni 2012 beslutat om preliminära ekonomiska ramar, investeringsanslag, finansiella mål, verksamhetsmål och styrregler för nämnder och styrelser för 2013. Kommunstyrelsen uppdrar åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till den föreslagna ramen för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar. Verksamhetsbudgeten skall utarbetas enligt de anvisningar som stadsledningsförvaltningen lämnar. Nämnder och styrelser ska besluta om verksamhetsplan och budget senast den 20 oktober 2012. Kommunfullmäktige fastställer den 22 november 2012 de ekonomiska ramarna, verksamhetsmål och skattesatsen för 2013. I verksamhetsplanen finns de av kommunstyrelsen beslutade målområdena och inriktningsmålen samt de inriktningsmål och effektmål för nämnden som förvaltningen föreslår. Beslut Bilagda verksamhetsplan och budget för 2013 med nedanstående bilagor antas. 1.1 Internkontrollplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden 2013 1.2 Nämndens risk- och väsentlighetsanalys inför 2013 2.1 Sammanfattning av tillsynsområden och årsmål 2013 2.2. Tillsynsplan, miljöbalkstillsyn 2013 2015 2.3 Kontrollplan, livsmedelskontroll 2013 2015 3. Nämndspecifika verksamhetsmål utifrån kommunstyrelsens inriktningsmål i budget 2013 4. Konkurrensplan 2013 Helena Uddholm Förvaltningschef Lars Hallgren Kvalitetschef Tjänsteskr MHN 2011-06-09

MÅL, VERKSAMHETSPLANERING OCH KVALITETSARBETE 2013 INNEHÅLL Miljö- och hälsoskyddsnämnden... 2 ansvar och organisation... 2 Stab och administration... 3 Strategi... 3 Verksamhetssystem... 3 Tillsynsprocesser... 4 Miljöskydd... 4 Livsmedelskontroll... 5 Hälsoskydd... 5 Tillgängliga personalresurser... 6 Verksamhetsstyrning... 6 Tillsyns- och kontrollplan... 7 Tvärsektoriella frågor... 8 Internationella frågor... 8 Jämställdhet och integration... 8 Strategi för utveckling av kvalitet och... 9 verksamhet... 9 Utveckling av verksamheten med nytt IT-stöd, LEAN-genomlysning och kompetensmatris... 9 Kommunikation ett viktigt verktyg... 10 Miljöbevakning kräver samarbete... 10 Utveckling till att bli en attraktiv arbetsgivare... 11 Sammanfattning... 12 Kommunfullmäktiges inriktningsmål, nämndspecifika mål och uppdrag... 12 Målområde Solna i utveckling... 12 Målområde Levande stad... 13 Målområde God ekonomisk hushållning... 13 Stadens Uppdrag som berör Nämnden... 14 Uppdrag... 14 Målens koppling till Miljöprogram 2010-2013... 14 Ekonomiska förutsättningar... 15 Ökade krav på tillsyn... 15 Ökade krav på kostnadstäckning... 15 Ekonomi... 16

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 2 (17) MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSNÄMNDEN ANSVAR OCH ORGANISATION Miljö- och hälsoskyddsnämnden ansvarar för tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen, vissa delar av tobakslagen samt strålskyddslagen avseende strålskydd i solarier. Nämnden ansvarar också för stadens strategiska miljö- och hälsoskyddsarbete och är även stadsbyggnadsnämnden behjälplig vid utvecklingen av avfallsfrågorna i kommunen. FUNKTION PROCESS Systemförvaltning Verksamhetssystem Kvalitetssystem Kundservice Miljö- och hälsoskyddsnämnden Stab och admininistration Strategi Miljökommunikation Livsmedelskontroll Tillsynsprocesser Miljöskyddstillsyn Hälsoskyddstillsyn Bild 1. Organisationsschema

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 3 (17) STAB OCH ADMINISTRATION Stabens verksamhet avser förvaltningsledning och administration. Den övergripande verksamhetens uppdrag är att ge administrativt stöd och service till nämnden och förvaltningens verksamheter. Funktionen har ett övergripande ansvar för personal, budget och verksamhetsplanering. Arbetet med särskilda genomlysningar av olika processer och verksamheter kommer att ha fortsatt hög prioritet under 2013. STRATEGI Funktionen ansvarar för strategiskt viktiga arbetsuppgifter och projekt inom ramen för hållbar utveckling. Miljökommunikation är en process inom denna funktion och en process för miljöövervakning håller på att utvecklas. I processen miljökommunikation identifieras viktiga miljö- och hälsobudskap, som ska kommuniceras till anställda, medborgare, brukare, företag och organisationer i Solna stad. Olika avsändares och målgruppers behov av kommunikation avseende miljöfrågor analyseras och samordnas. Förslag på handlingsplan med olika kommunikationsaktiviteter/projekt för olika målgrupper tas fram årligen och samverkan sker med stadsledningen så att den externa kommunikationen sker i enlighet med stadens kommunikationspolicy. Processen bistår stadsledningen i aktiviteter som avser förvaltningens kommunikation. I funktionen ingår även ansvaret för stadens åtagande avseende den kommunala energirådgivningen. PRIORITERINGAR 2013 Fortsätta utveckla informationen på Solnas webb om uppfyllande av miljömål och miljötillståndet i Solna. Stötta små och medelstora företag (SME) i deras miljöarbete. Kommunikationen med näringslivet ska utökas och förbättras och insatserna inom och mellan förvaltningarna ska samordnas. Insatserna för att utveckla miljöarbetet i staden, inom och mellan förvaltningarna, ska samordnas och förbättras. Samordning av pågående miljöövervakning samt förberedelser för att starta en process för miljöövervakning 2013. VERKSAMHETSSYSTEM Funktionen är en stödjande resurs och har en samordnande roll i processerna vad gäller lagstiftningsbevakning, ekonomi, verksamhets- och kvalitetssystem. Den håller samman och driver förvaltningens arbete med uppföljning av ekonomi, verksamhet och systemförvaltning samt upprätthållande av juridisk kompetens. Funktionen ansvarar även för förvaltningens kvalitetssystem och information på intranät. Samarbete sker främst med stadens centrala funktioner för kvalitet och ekonomi. Processen kundservice ligger inom denna funktion. Syftet med kundservicen är att öka förvaltningens tillgänglighet och ge en god service till de som bor, vistas i eller verkar i staden.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 4 (17) PRIORITERINGAR 2013 Göra en översyn av samtliga rutiner och samordna dessa på så sätt att de uppfyller kraven på lättillgänglighet i det nya Intranätet. Fortsätta att delta aktivt i det stadsövergripande arbetet med att utveckla stadens webbplats inklusive e-tjänster, synpunktshantering och intranät. Fortsätta förbättra processerna kvalitetssystem och systemförvaltning. TILLSYNSPROCESSER Funktionen kontrollerar att bestämmelserna i miljöbalken, livsmedelslagstiftningen, smittskyddslagen, tobakslagen och strålskyddslagen följs. Den ger även information och råd till verksamhetsutövare för att skapa förutsättningar för att lagstiftningens syfte uppfylls. Information ges även vid behov till boende och andra som vistas i staden. Inom funktionen finns för närvarande tre tillsynsprocesser: miljöskydd, livsmedelskontroll och hälsoskyddstillsyn. MILJÖSKYDD I processen utövas tillsyn av bl.a. miljöfarliga verksamheter (B-, C- och U-anläggningar), förorenad mark och byggnader, dagvattenhantering, infrastruktur- och exploateringsprojekt, värmepumpar, avfall och kemikalier. Syftet med tillsynen är att minska utsläppen av föroreningar till mark, vatten och luft. En viktig del av tillsynen är att kontrollera att kemiska produkter och farligt avfall hanteras på ett godtagbart sätt. Inom processen är det viktigt att arbeta förebyggande genom att arbeta med tillsyn under byggskeden. PRIORITERINGAR 2013 Tillsyn på större exploateringsprojekt kommer att ha fortsatt hög prioritet. Tillsynen har startats upp under 2011 och behovet av fortsatt tillsyn under 2013 är stort. Under 2013 kommer tillsyn att genomföras på farligt avfall i bygg- och rivningsärenden. Tillsynen på B- och C-verksamheterna har hög prioritet. Den 1 januari 2012 övertog nämnden tillsynen av B-verksamheterna från länsstyrelsen. Tillsyn avseende förorenade områden kommer att vara prioriterad. Särskilda insatser för att höja kompetensen inom området behöver genomföras under 2013. Tillsynen på dagvatten kommer att ha fortsatt hög prioritet 2013.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 5 (17) LIVSMEDELSKONTROLL I processen kontrolleras att livsmedelsföretagen följer lagstiftningen. Syftet är att minska risken för att konsumenter ska bli sjuka eller vilseledda av livsmedelsmärkningen. I dokumentet Plan för livsmedelskontrollen 2013 beskrivs hur förvaltningen uppfyller de krav som ställs på offentlig kontroll inom livsmedelskedjan. Se bilaga 2.3. PRIORITERINGAR 2013 Livsmedelskontrollen prioriteras i huvudsak utifrån riskbedömningar. Utöver den planerade kontrollen handläggs klagomål, matförgiftningar, frågor från företagare och allmänhet samt nya anmälningar skyndsamt. Den planerade kontrollen planeras utifrån en bedömning av risk som baseras på livsmedelsverkets vägledning. Förvaltningen planerar även att delta i de nationella och regionala projekt som ökar vår kompetens och bidrar till effektiv kontroll. Eftersom livsmedelsverket har fått extra resurser till kompetensförsörjningen av livsmedelsinspektörer under en femårsperiod kommer förvaltningen att se till att inspektörerna tar del av satsningen under denna tid. Under 2013 kommer förvaltningen att prioritera att planerad kontroll motsvarande årsavgiften utförs. Prioritering mellan livsmedelsanläggningarna sker baserad på deras risk- och erfarenhetsklassning. Rutinerna som avser beredskap vid större matförgiftningsutbrott ska ses över. Inventering ska utföras i syfte att hitta de livsmedelsföretag som bedriver verksamhet utan att vara registrerad hos kontrollmyndigheten. HÄLSOSKYDD I processen Hälsoskydd utövas tillsyn av offentliga lokaler och lokaler för hygienisk behandling, till exempel skolor, förskolor, solarier, bassängbad, akupunktörer och tatuerare. För att minska uppkomsten av negativa hälsoeffekter arbetar vi också förebyggande med information och rådgivning. Processen handlägger också ärenden som rör olägenheter i bostäder som buller, fukt och mögel, ventilation, för låg eller för hög temperatur, drag, radon, legionella, skadedjur och elektromagnetiska fält. PRIORITERINGAR 2013 Insamling av mätresultat från radonmätningar i förskolor och skolor har hög prioritet. Samtliga bassängbad och plaskdammar ska ha tillsynsbesök 2013. Alla förskolor, skolor och fritids i Huvudsta ska ha tillsynsbesök under 2013. En kvalitetsdeklaration för handläggning av nyanmälningar av förskolor och skolor ska tas fram.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 6 (17) 2012 års fastighetsägarprojekt riktad mot utvald fastighetsägare ska följas upp under 2013. Projektet gällande asbest i ventilationssystem i ca 800 lägenheter i Solna kommer att slutföras under 2013. Samtliga solarier ska ha tillsynsbesök under 2013 Epidemiberedskapsplan relaterat till miljöbalken och objektsburen smitta ska uppdateras/tas fram under året. TILLGÄNGLIGA PERSONALRESURSER Antalet årsarbetskrafter på förvaltningen 2013 är totalt 21,7 stycken fördelat enligt tabell. Funktion Stab, administration och verksamhetssystem inkl systemförvaltning och kvalitetssystem Strategi, miljökommunikation och miljöövervakning Årsarbetskrafter 4,8 3,4 Tillsynsprocesser 13,6 VERKSAMHETSSTYRNING Kommunstyrelsens beslut 2012-06-18 om Solna stads verksamhetsplan och budget för år 2013 med inriktning för 2014-2015 är utgångspunkten för nämndens verksamhetsplan och budget 2013. Det innebär en fortsatt sammanhållen ekonomi- och verksamhetsstyrning, som utgår från Solna stads prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål och uppdrag till nämnden. Inför 2013 har ett omfattande arbete gjorts för att säkerställa tydliga kopplingar mellan de fastslagna politiska målen, de insatta resurserna och de presterade resultaten. Inriktningsmålen och effektmålen anger den inriktning som staden de närmaste åren ska sträva efter att uppnå och kan kopplas till givna ekonomiska ramar. Målen tar sin utgångspunkt i Solna stads vision: Solna ska vara en levande och trygg stad, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Därutöver har i verksamhetsplanen och budgeten för 2013 vissa särskilda uppdrag kopplats till målområden och inriktningsmål. Dessa uppdrag åläggs nämnder och styrelse för att styra mot att uppfylla de stadsövergripande inriktningsmålen. I Solna stads verksamhetsplan och budget har de tvärsektoriella frågorna; internationellt arbete samt likabehandling, integrerats i stadens styrsystem. Arbetet med de tvärsektoriella frågorna ska harmonisera med målarbetet, bidra till visionen om det levande och trygga Solna samt vara en del av stadens kvalitetsutvecklingsarbete.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 7 (17) Utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål och den av kommunfullmäktige antagna kvalitetspolicyn och strategin för Solna stad ska nämnder och styrelsen utarbeta generella åtaganden med efterföljande kvalitetsdeklarationer, som tydligt beskriver vilken service medborgaren/brukaren kan förvänta sig av staden. Det samhällsekonomiska läget har under 2012 stabiliserats, där svensk ekonomi ger tämligen goda förutsättningar. Den globala konjunkturen sätter dock fortsatt begränsade ramar för Solna stads ekonomi och det finns osäkerheter. Staden har en stabil ekonomisk grund att stå på utifrån en fortsatt god utveckling av befolkning och sysselsättning. De ökade skatteintäkterna kommer dock växande grad behöva användas till stadens utbyggnad och stora investeringar i välfärden. I detta ligger utmaningen att balansera behoven i löpande verksamhet mot långsiktiga investeringsbehov. TILLSYNS- OCH KONTROLLPLAN Miljö- och hälsoskyddsnämnden ska enligt lagstiftningen föra register över de verksamheter som kräver återkommande tillsyn. Myndigheten ska dessutom avsätta resurser som i tillräcklig grad svarar mot behovet av tillsyn, samt ha personal med tillräcklig kompetens för tillsynsarbetet. Utifrån registret och en behovsutredning ska nämnden årligen upprätta en plan för hur tillsynen ska bedrivas en tillsynsplan. Nämnden ska utöver detta regelbundet följa upp och utvärdera tillsynsverksamheten. För tillsynsfunktionen motsvarar en årsarbetskraft det antal timmar som en anställd har till förfogande för sin huvuduppgift, efter att avdrag gjorts för genomsnittlig semester, sjukfrånvaro, interna möten, utbildning m.m. En årsarbetskraft har beräknats till i genomsnitt 1360 timmar, vilket är något högre än de beräkningar som är gjorda av Sveriges Kommuner och Landsting. PLANERAD TILLSYNSVERKSAMHET I ANTAL ÅRSARBETSKRAFTER Tillsyn enligt: Årsarbetskrafter Timmar Miljöbalken, strålskydds- & smittskyddslagen 8,3 11247 Livsmedelslagstiftningen 5,3 7230 Summa tillsynsprocesser 13,6 18477 I bilagorna 2.1 2.3 redovisas bedömningar av det samlade behovet av tillsyn och kontroll enligt miljöbalken, strålskydds- och smittskyddslagen, tobakslagen och livsmedelslagen. Planerna, som är viktiga strategiska styrdokument, anger hur tillsynen prioriteras med hänsyn till givna resurser. Den fastställer tillsynens omfattning och inriktning inom olika arbetsområden vilket ger tydlighet både inom förvaltningen, mot nämnd samt mot medborgare och verksamhetsutövare. Utifrån tillsynsplanen tas arbetsplaner och individuella mål för tillsynsfunktionens inspektörer fram. Vissa typer av tillsynsob-

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 8 (17) jekt inspekteras inte årligen. De typer av tillsynsobjekt där ingen tillsyn planeras 2013 finns med i tillsynsplanen, men utan tillsynstid. Tillsynsplanerna står fast under året men då en stor del av förvaltningens arbete är händelsestyrt kan justeringar bli nödvändiga. Om avvikelser från planen är nödvändiga redovisas detta för nämnden med förslag till revidering. Planen för livsmedelskontrollen i bilaga 2.3 är framtagen i enlighet med de riktlinjer som Livsmedelsverket har angivit. TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR INTERNATIONELLA FRÅGOR Nämnden har en specialistroll vad beträffar miljö och hälsoskyddsfrågor. Genom denna roll företräder nämnden ofta staden internationellt i miljöfrågor och internationella samarbeten. Nämnden har en stödjande, uppföljande och pådrivande roll inom stadens egen organisation men också externt. Detta sker framförallt inom kommunikationsverksamheten som nämnden upprätthåller. Internationella jämförelser och identifiering av goda exempel är en metod för verksamhets- och kvalitetsutveckling och nämnden deltar därför i stadens internationella arbete. Under 2013 kommer nämndens representanter att fortsätta delta vid internationella möten med fokus på erfarenhetsutbyte inom miljö- och hälsoskyddsområdet. JÄMSTÄLLDHET OCH INTEGRATION Solna stad har genom kommunstyrelsens arbetsutskott undertecknat CEMR:s deklaration om jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå. För miljö- och hälsoskyddsnämnden innebär detta: - att beakta principen om jämställdhet som en grundläggande dimension vid planering och utveckling av strategier för en hållbar utveckling av kommunen, - att vid utformningen av sin politik och sina tjänster på miljöområdet fullt ut och på ett jämlikt sätt ta hänsyn till kvinnors och mäns specifika behov och livsstilar och till principen om solidaritet mellan generationerna, - att i sin roll som reglerande instans beakta kvinnors och mäns särskilda behov, intressen och villkor. Andelen solnabor med utländsk bakgrund är 33 %. Mångfalden bland stadens företagare är också mycket stor. Förvaltningens medarbetare möter ofta medborgare och företagare med annan kulturell bakgrund än den svenska i sin dagliga verksamhet. Det är därför viktigt att det finns förståelse för andra kulturer och insikt om vikten av tydlighet i kommunikationen bland medarbetarna. Under 2012 följdes förvaltningens tidigare utbildning på temat Hur öppen är vår arbetsplats för olikheter/mångfald? upp med en utbildning i bemötande och taktisk kommunikation.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 9 (17) Nämnden har som ambition att mångfalden i befolkningssammansättningen ska återspeglas i personalsammansättningen. Mångfald bland personalen är också viktigt för att större heterogenitet oftast leder till större dynamik och ökad tolerans på arbetsplatser. Nämndens ambition om mångfald uppfylldes 2012, då andelen medarbetare med invandrarbakgrund (minst en förälder född i ett annat land) ökade till 35 % jämfört med 21 % år 2011. Under åren 2010-2012 har nämnden tillhandahållit 5 praktikplatser för arbetssökanden via Arbetsförmedlingen varav 4 med invandrarbakgrund. 3 av dessa har kunnat erbjudas anställning på förvaltningen efter avslutad praktik och 2 har fått anställning på annat håll. Nämnden eftersträvar också en jämnare könsfördelning. Andelen män på förvaltningen är fortsatt låg, men har ökat från 17 % år 2011 till 22 % år 2012. STRATEGI FÖR UTVECKLING AV KVALITET OCH VERKSAMHET Miljö- och hälsoskyddsnämndens kvalitetsarbete utgår från Solna stads kvalitetspolicy samt de krav som ställs på verksamheten i kommunstyrelsens beslut om inriktningen på förnyelse och utvecklingsarbetet i Solna stad. Staden utvecklar kontinuerligt såväl verksamhetsstyrning som uppföljning och kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet utgör en integrerad del av förvaltningens modell för verksamhetsplanering och dokumenteras därmed inom ramen för denna. Detta är också i överensstämmelse med vad som sägs i Budget 2013 om att styrsystemet bör integreras med de befintliga system för budget- och verksamhets- planering som nämnden har. Nämndens tillsynsansvar är också liktydigt med ett ansvar för att följa upp kvalitén i Solna m.a.p. den yttre miljön, den fysiska miljön och hygienen i offentliga lokaler och bostäder och för att se till att livsmedel är säkra. Detta gäller även i stadens egna lokaler med t ex barnverksamheter, äldreboenden och LSS. Det är lagstiftningen som styr kraven på hur denna kvalitetsuppföljning ska bedrivas. Kvalitetsdeklarationer är ett led i utvecklingen av kvalitetsarbetet. I dagsläget har nämnden tagit fram kvalitetsdeklarationer för handläggning av bostadsärenden och anmälan av livsmedelslokal. Under 2013 kommer minst en ny kvalitetsdeklaration att tas fram. UTVECKLING AV VERKSAMHETEN MED NYTT IT-STÖD, LEAN- GENOMLYSNING OCH KOMPETENSMATRIS För att nämnden ska utföra tillsyn och kontroll så effektivt och resurssnålt som möjligt har särskilda genomlysningar av olika processer och verksamheter haft en hög prioritet under 2012. Resultatet av detta arbete har hittills lett till att den genomsnittliga processtiden för att hantera ett inkommande tillsynsärende har reducerats, liksom den genomsnittliga ledtiden för ett ärende, d.v.s. den tid kunden ser. Genomlysningen har varit ett stöd i arbetet att identifiera var resurserna behövs för att dessa ska kunna användas på ett optimalt sätt. Som ytterligare ett stöd har en kompetensmatris utvecklats och etable-

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 10 (17) rats under 2012. Att fortsätta effektivisera arbetet kommer att ha fortsatt fokus under 2013. Hittills har stadens IT-system begränsat möjligheten att arbeta effektivt på förvaltningen genom att ett flertal system har behövts för att utföra en och samma arbetsuppgift. Under året har ett nytt verksamhetssystem, ECOS, upphandlats som ska ersätta de befintliga systemen och som förväntas medföra en stor effektivisering av verksamheten. Implementeringen kommer att ske under 2013 vilket kan medföra störningar i verksamheten innan systemet är i full drift. Det viktiga arbetet med att effektivisera arbetsmetoder och arbetssätt kommer att fortsätta parallellt med införandet av det nya systemet. KOMMUNIKATION ETT VIKTIGT VERKTYG En viktig uppgift som ligger inom den strategiska funktionen är utvecklingen av miljökommunikation i bemärkelsen att informera, inhämta information, skapa dialog och visa på goda exempel i staden. Inom processen miljökommunikation ligger ansvaret för att i samarbete med tillsynsprocesserna arbeta förebyggande med företagen i Solna. Detta sker genom t.ex. seminarier som framförallt små och medelstora företag bjuds in till där det ges information om aktuell lagstiftning och annan bakgrundsinformation. Ambitionen är att miljömedvetenhet ska genomsyra alla företag i Solna och bidra till stadens goda rykte. Nämnden får många frågor från både kommunmedlemmar och företag om miljötillståndet i Solna. I miljöprogrammet fastslogs att staden ska leva upp till nationella, regionala och lokala mål. Under året har en lättillgänglig webbsida, Solnas Miljöportal, publicerats. Den redovisar för Solnas medlemmar och företag hur staden lever upp till dessa mål. Sidan kommer att uppdateras i samband med delårs- och helårsrapporteringar. Nämndens kundservice besvarar dagligen frågor från stadens medborgare och brukare. Under 2011 besvarade kundservice 1300 telefonsamtal. 23 % av samtalen rör hälsoskydd, främst bostadsärenden, 11 % rör miljöskyddsärenden och 22 % är frågor om livsmedelsärenden, främst från företag. 44 % är frågor som inte är inom nämndens ansvarsområden. MILJÖBEVAKNING KRÄVER SAMARBETE En av de viktigaste miljöfrågorna för Solna stad är bullret från genomfartstrafiken som måste reduceras för hälsans skull. En annan viktig fråga är de luftföroreningar som främst trafiken genererar. Främst partiklar och kväveoxider föreligger i så höga halter att miljökvalitetsnormer överskrids på vissa platser. Genomfartstrafiken är ingen enskild kommunal fråga utan ett större samarbete är nödvändigt mellan staden, regionen och staten för att åstadkomma förbättringar i den omgivande miljön. Det byggs också mycket i Solna. Former för samarbete mellan stadsbyggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden behöver utvecklas vidare under 2013 för att miljökonsekvenserna ska minimeras. Också den nya Plan- och bygglagen, som trädde i kraft

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 11 (17) under 2011, ställer bl.a. krav på samordning av Stadsbyggnadsförvaltningens bygglovshandläggning och Miljö- och hälsoskyddsförvaltningens handläggning av anmälan för vissa större miljöfarliga verksamheter. En förlängning av tvärbanan från Alvik till Solna station via Ulvsunda och Sundbyberg är under utbyggnad, liksom nya stadsdelar och anläggningar som Nya Ulriksdal, Arenastaden, Järvastaden, Nya Karolinska Solna och Ingenting. De stora utbyggnaderna med bostäder, verksamhetslokaler och infrastruktur ställer krav på hur buller-, trafik-, logistik- och kommunikationsfrågorna ska hanteras. Implementering av stadens miljöprogram ställer krav på uppföljning av nationella, regionala och lokala mål och därmed en utökad miljöövervakning i staden. Miljökvalitetsnormer för sjöar och vattendrag har införts som en följd av EU:s vattendirektiv. Även fler miljökvalitetsnormer för utomhusluft än de som redan finns kan komma att införas. Då frågorna ofta är gränsöverskridande är det viktigt att utveckla samarbete inom staden, med företag, kommuner, regionala och statliga myndigheter för att prioriterade miljöproblem ska hanteras effektivt och smidigt. I nämndens uppdrag ingår att följa utvecklingen inom kommunen i miljö- och hälsoskyddshänseende och att utarbeta de förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas. Nämnden ansvarar också för provtagning som ålagts kommunen med anledning av miljökvalitetsnormer. 2011 analyserade nämnden nuläget och identifierade brister i miljöövervakningen i staden. Nämnden har nu en konkret utmaning att senast 2014 i samarbete med stadsbyggnadsnämnden, Solna Vatten och andra kommuner etablera en process för miljöövervakning, vars resultat ska kunna delges Solnas medborgare och brukare på ett lättillgängligt sätt på Solnas webbplats. Nämnden och förvaltningen deltar i ett flertal olika samverkansformer med andra kommuner, t ex i hälsoskyddsnätverk, luftvårdsförbundet, vattensamverkan mm. Förvaltningschefen deltar i styrgruppen för MSL och styrgruppen för att utforma ett nytt åtgärdsprogram för PM10 och NO 2. UTVECKLING TILL ATT BLI EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Staden genomförde en medarbetarenkät hösten 2010. Resultatet för miljö- och hälsoskyddsförvaltningen blev ett medarbetarindex på 65 vilket var en ökning med 14 enheter sedan den förra mätningen år 2008. Medarbetarundersökningen är ett viktigt hjälpmedel för att skapa delaktighet och engagemang och på så sätt utveckla förvaltningen. Resultatet av undersökningen ledde till ett handlingsprogram som prioriterade förbättring av ärendehanteringssystem som är den primära orsaken till den stress som medarbetarna känner. Andra prioriteringar är att öka samarbetet med andra förvaltningar inom staden. Förvaltningen öppnar också upp för karriärmöjligheter genom att införa ledande befattningar på olika nivåer. Under 2013 kommer en ny medarbetarundersökning att genomföras och målet för förvaltningen är att öka indexet ytterligare.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 12 (17) SJUKFRÅNVARO För att minimera/förebygga sjukfrånvaro bedriver förvaltningen ett målmedvetet arbete med långsiktighet för att skapa goda förutsättningar för såväl medarbetare som arbetsledare på alla nivåer. Förvaltningen har sponsrat friskvårdssatsningar som t ex deltagande i cykel-, steg- och löptävlingar och personalen har dessutom kunnat utöva egen friskvård en timme i veckan. Sedan 2010 genomför förvaltningen årligen ergonomironder och kommer att fortsätta med dessa 2013. Sjukfrånvaron på miljö- och hälsoskyddsförvaltningen minskade stadigt från 4,9 procent år 2008 till 2,7 procent år 2010. Under 2011 steg dock sjukfrånvaron till 6,9 procent. Detta berodde främst på olycksfall och sjukdomar som ledde till långtidssjukrivningar. Under 2012 har sjukfrånvaron minskat igen och under första halvåret uppgick den till 3,1 procent. SAMMANFATTNING Sammanfattningsvis är de konkreta utmaningarna 2013-2014 att på ett så effektivt och resurssnålt sätt som möjligt bistå i utvecklingen av en god och hälsosäker miljö för Solnas invånare och brukare och för nämndens personal både genom kontroll och med förebyggande arbete. För att åstadkomma en utveckling av verksamheten är det viktigt att delta i interna och/eller externa nätverk och samverkansforum för erfarenhetsutbyte och kunskapsutveckling, t.ex. i frågor som rör förvaltningsledning, ekonomi, IT, kvalitet, värdegrundarbete, energi- och avfallsfrågor, miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel. KOMMUNFULLMÄKTIGES INRIKTNINGSMÅL, NÄMNDSPECI- FIKA MÅL OCH UPPDRAG Vision: Solna ska vara en levande och trygg stad, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. En sammanfattning av de nämndspecifika verksamhetsmålen utifrån kommunstyrelsens inriktningsmål, effektmål och uppdrag finns i bilaga 3. Där framgår också vilka funktioner inom förvaltningen som är ansvariga för att målen uppfylls. MÅLOMRÅDE SOLNA I UTVECKLING Stadens inriktningsmål: Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende Stadens Effektmål som berör nämnden: Solna stad ska tillhöra de tre främsta i Svenskt Näringslivs ranking av Sveriges mest företagsvänliga kommun. (År 2012 1:a plats).

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 13 (17) Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2013. (År 2011 NKI 70). Solnas befolkning ska minst växa till 100 000 invånare fram till år 2030. (Prognos maj 2012 ca 90 000 invånare år 2020). Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 72 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 69). Nämndens mål: 1. Företagarnas nöjdhet med Solna stads service gällande miljötillsyn ska öka i till minst nöjdhetsindex 70 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning 2013 (År 2011 NKI 66). MÅLOMRÅDE LEVANDE STAD Stadens inriktningsmål: Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Solnaborna ska ha ett rikt och varierande kultur-, idrotts- och fritidsliv. Stadens Effektmål som berör nämnden: Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 63 i medborgarundersökning år 2013. (År 2010 NRI 61). Nämndens mål: 2. Solnas intressenter har tillgång till lättillgänglig och faktabaserad miljökommunikation 3. Årsmålen för miljöbalkstillsynen ska vara uppfyllda. 4. Årsmålen för livsmedelskontrollen ska vara uppfyllda. Årsmålen för miljöbalkstillsynen och livsmedelskontrollen sammanfattas i bilaga 2.1. MÅLOMRÅDE GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING Stadens inriktningsmål: Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Stadens effektmål: Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2012 17,12 per skattekrona). Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2013 minst uppgå till 40 mkr. (År 2012 budgeterat resultat 20 mkr). Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 700 miljoner kronor över en rullande femårsperiod. (År 2012 700 mkr under en rullande femårsperiod).

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 14 (17) Solna stad ska i bokslutet för år 2012 vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (År 2010 4:e plats). Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka till minst nöjdhetsindex 60 i medborgarundersökning år 2013. (År 2010 NMI 58). Nämndens mål: 5. Nettokostnaden för miljöbalkstillsyn/inspektör ska minska från 80 procent (år 2010) till mindre än 40 procent år 2014 (beräknas som 100 % minus självfinansieringsgrad i %). 6. Engagemanget hos miljö och hälsoskyddsförvaltningen medarbetare ska vara minst index 65 i undersökningen Hållbart Medarbetar Engagemang, HME. (ÅR 2013 - HME 65, År 2014 70, År 2015 HME 75) STADENS UPPDRAG SOM BERÖR NÄMNDEN UPPDRAG Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med nämnderna göra en översyn och revidering av stadens gemensamma styrdokument. Nämndens aktiviteter för att bidra till uppdraget Tillsammans med Stadsbyggnadsnämnden kommer nämnden att göra en översyn och revidering av stadens gemensamma styrdokument om Bygg och Miljö senast 2012. MÅLENS KOPPLING TILL MILJÖPROGRAM 2010-2013 Miljöprogrammet för 2010-2013 (antaget av kommunfullmäktige 2010-09-27) är ett stadsövergripande styrdokument, som lägger fast strategier för hur Solna stad ska arbeta med miljöfrågorna för att uppnå EU:s, nationella, regionala och lokala mål. EU:s medlemsstater har utarbetat nationella mål för att uppnå intentioner och mål i Europa 2020- strategin. Ett av målen är minskad klimatpåverkan samt hållbar och trygg energianvändning. Det primära syftet med programmet är att styra och samordna stadens verksamheter i en miljö- och hälsoanpassad riktning. Det ska också utgöra en grund för ett angeläget och nödvändigt samarbete med Solnaborna och näringslivet, som är viktiga aktörer i arbetet för ett hållbart Solna. Miljöprogrammet har fyra fokusområden, som utgår från de miljöaspekter som är mest relevanta för Solna stad. Nedan redovisas vilka av nämndens effektmål som ska bidra till att uppfylla målen inom respektive fokusområde. Fokusområde Nämndens mål nr Kretsloppsanpassad avfallshantering 2,3 Hållbar energi- och transportanvändning 2,3 Hållbart stadsbyggande 2,3 Sunda inomhusmiljöer 2,3

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 15 (17) EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR ÖKADE KRAV PÅ TILLSYN Den omfattande utbyggnaden av bostäder i Solna innebär fler invånare och därmed tillkommer fler brukare och klienter i Miljö- och hälsoskyddsförvaltningens olika verksamheter. Bygg- och exploateringsprojekten förutsätter ökad medverkan från miljöskyddshandläggare i ärenden som rör samverkan, planering, information, tillsyn och kontroll. Socialstyrelsens generaldirektör utreder f.n. om kommunerna bör utöva mer omfattande hälsoskyddstillsyn över sjukhus. Ett beslut om utökad tillsyn kommer att leda till att förvaltningen behöver mer resurser för denna typ av tillsyn. ÖKADE KRAV PÅ KOSTNADSTÄCKNING I jämförelse med motsvarande förvaltningar i andra kommuner debiterar miljö- och hälsoskyddsförvaltningen i Solna betydligt mindre per inspektör för sin tillsyn enligt miljöbalken. Detta leder i förlängningen till att förvaltningen inte kan tillgodose behovet av tillsyn eftersom det inte finns kostnadstäckning för de resurser som krävs. T.ex. ställer bostadsärenden samt infrastruktur-, bygg- och exploateringsärenden krav på arbetsinsatser av förvaltningen utan att kostnaderna för arbetet har kunnat täckas med det nuvarande avgiftssystemet. Under 2013 är det därför angeläget att fortsätta se över tillsynstaxorna. Förvaltningen har också ett besparingskrav på 1 mkr år 2013, vilket innebär att ett stort fokus måste läggas på att öka kostnadstäckningen och att fortsätta effektivisera.

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 16 (17) EKONOMI DRIFTSBUDGET Belopp i tkr Bokslut Budget Nämndens budget Nämndens inriktning Nämndens inriktning 2011 2012 2013 2014 2015 Lokalkostnad 1 021 1 042 1 055 1 068 1 080 Kapitalkostnad 0 12 385 388 392 15 204 15 270 14 496 15 015 15 152 Summa kostnader 16 225 16 234 15 936 16 471 16 624 Övriga driftkostnader Stats-/landstingsbidrag 345 345 345 345 345 EU-bidrag 0 0 0 0 0 Övriga intäkter 5 482 4 919 5 466 5 900 5 950 Summa intäkter 5 827 5 264 5 811 6 245 6 295 Nettokostnader 10 398 11 060 10 125 10 226 10 329 INVESTERINGSBUDGET Belopp i tkr Nettoutgifter Nettoutgifter Nettoutgifter Benämning 2012 2013 2014 Kapitalinventarier 100 100 100 Nytt verksamhetssysten 0 0 0 Summa 100 100 100

Miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhetsplan och budget 2013 Sidan 17 (17) Bilagor 1.1 Internkontrollplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden 2013 1.2 Nämndens risk- och väsentlighetsanalys inför 2013 2.1 Sammanfattning av tillsynsområden och årsmål 2013 2.2 Tillsynsplan, miljöbalkstillsyn 2013 2015 2.3 Plan för livsmedelskontroll 2013 2015 3. Nämndspecifika verksamhetsmål utifrån kommunstyrelsens inriktningsmål och uppdrag i budget 2013 4. Konkurrensplan 2013

MHN VP & budget 2013, bilaga 1.1 Sidan 1(3) Miljö- och hälsoskyddsnämndens internkontrollplan 2013 Process, rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens, tidpunkt för uppföljning Metod Rapporteras till Personal Behörigheter i IT-system avslutas Passerkort/nycklar samt legitimation återlämnas Utbetalning som rör den anställde personligen Krisstöd för drabbade medarbetare Kvalitetschef 1 ggr/år Kontroll om revidering av rutinen krävs. Kvalitetschef 1 ggr/år Kontroll om revidering av rutinen krävs. Kvalitetschef 1 ggr/år innan Stickprovskontroller enligt delårsbokslutet i stadsledningsförvaltningens augusti rutin Förvaltningschef 1 ggr/år på APT Kontroll att rutinen är känd av samtliga anställda görs en gång årligen på APT Förvaltningschef Förvaltningschef Stadsledningsförvaltningen Personal Administration Ekonomi Alla utförda tjänster/utförd tillsyn faktureras Fakturering sker inom rimlig tid och till rätt belopp Manuell kreditering av kundfaktura Kvalitetschef Kvalitetschef Kvalitetschef 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti Stickprovskontroll Stickprovskontroll Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens rutin Förvaltningschef Förvaltningschef Stadsledningsförvaltningen

MHN VP & budget 2013, bilaga 1.1 Sidan 2(3) Expediering och delgivning av beslut Internt registrerade utbetalningar Utbetalning som rör den anställde personligen Delgivning av delegationsbeslut Kvalitetschef Kvalitetschef 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens rutin. Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens augusti rutin Registrator Veckovis Kontroll mot delgivningslista att delgivningskvitto inkommit. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningen Handläggare Verksamhetssystem Kvalitetssystem Krishantering Gällande version av ett dokument saknas på intranät Dokument revideras inte minst en gång per år Rutin för krishantering större händelser, ex. smitta och förgiftningar Kvalitetschef 1 ggr/år Kontroll mot revisionsdatum Kvalitetschef 1 ggr/år Kontroll mot revisionsdatum Processchef 1 ggr/år Kontroll om revidering av planen krävs. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Livsmedelskontroll Planerad årlig kontroll Registrering enligt livsmedelslagen Utredningar av misstänkta matförgiftningar Behandling och utredning av klagomål Rutin avseende planerad kontroll motsvarande årsavgiften Rutin avseende registrering enligt lagstiftning av verksamheter i detaljhandelsledet Rutin avseende utredning om misstänkt matförgiftning Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef

MHN VP & budget 2013, bilaga 1.1 Sidan 3(3) Miljöbalkstillsyn B-verksamhet Exploatering Fastighetsägartillsyn Skolor och förskolor Bassängbad Plaskdammar Radon i förskolor/skolor Förorenad mark Miljöskyddsrutin avseende egenkontroll m a p utsläpp till recipient, buller och avfall Miljöskyddsrutin avseende tillsyn av kontrollplan Hälsoskyddsrutin avseende uppföljning av den riktade tillsyn av egenkontrollen hos fastighetsägare Hälsoskyddsrutin avseende riktad tillsyn på skola/förskola/fritids och uppföljning av denna. Hälsoskyddsrutin avseende granskning av egenkontroll och analysrapporter vid badanläggningar Hälsoskyddsrutin avseende tillsyn och granskning av analysrapporter från plaskdammar. Projektet för att samla in resultat från mätningar kommuniceras Miljöskyddsrutin avseende upplysningar, anmälningar, ansvarsutredningar och riskklassning enligt MIFO Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Processchef Månadsvis Processmöten Förvaltningschef Processchef Halvårsvis Kontroll om revidering av rutinen krävs. Förvaltningschef

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 1(7) Miljö- och hälsoskyddsnämndens risk- och väsentlighetsanalys inför 2013 Framtagning av internkontrollplan för år 2013 Regler och anvisningar för internkontroll inom miljö- och hälsoskyddsnämnden Ansvar, information och introduktion till nyanställda Internkontroll definieras som en process, där nämnd, ledning och övrig personal samverkar. Den utformas för att med rimlig grad av säkerhet fastställa att följande mål uppnås. God verksamhetsplanering Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Alla medarbetare förväntas känna till de lagar, förordningar och bestämmelser som berör respektive verksamhetsområde. Verksamhetsansvariga chefer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om internkontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. De ska verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Information om internkontroll ska ingå i introduktionen av nysanställda. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Risk- och väsentlighetsanalys Som ett första steg i upprättande av en årlig plan för internkontroll har förvaltningen att genomföra en risk- och väsentlighetsanalys. I arbetet med att ta fram en risk- och väsentlighetsanalys måste kontrollnytta vägas mot kontrollkostnad. Värdet av att identifiera en risk ska i normalfallet överstiga kostnaden för att identifiera risken. Kartläggningen kan gå till på olika sätt. Det enklaste är att ställa sig frågan vilka tio rutiner och processer som inte får gå fel vad man inte vill läsa om i tidningarna. Ett annat sätt är att utifrån ett antal grundkomponenter välja relevanta rutiner och processer. De kan vara: Erfarenhet från tidigare granskningar Väsentliga kostnader och intäkter Styrdokument Förändringar i förvaltningens organisation och uppgifter Rutiner och arbetsbeskrivningar Vid risk och väsentlighetsbedömningen används en matris med graden av konsekvens och sannolikhet inom en skala 1 till 4.

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 2(7) Konsekvens 4 - Allvarlig 4 8 12 16 3 - Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Komponenterna multipliceras med varandra. Resultatet indelas enligt nedan: 1-3 Inget agerande krävs. Riskerna accepteras. 4-8 Rutinen, processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delas risken med annan part, exempelvis försäkringslösning. 9-15 Rutinen, processen, bör åtminstone tas med i kommande interkontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk eller utbildning av personalen. Riskerna reduceras. 16 Direkt åtgärd krävs. Interkontrollplan Miljö- och hälsoskyddsnämnden ska årligen, senast i oktober, anta en internkontrollplan för närmast följande år. Internkontrollplanen ska innehålla: Genomförd riskbedömning Vilka processer (system, rutiner) som ska följas upp Vad som är kontrollmål, kontrollmoment för uppföljningen Vem eller vilka som ansvara för att utföra uppföljningen Hur ofta uppföljningen ska göras och när rapportering ska ske (frekvens, tidpunkt) Hur uppföljningen ska göras Till vem resultatet av uppföljningen ska rapporteras. Uppföljning Uppföljning sker genom samtal med ansvariga tjänstemän och chefer, löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet, stickprovskontroller, analys etc. Kontrollerna ska dokumenteras skriftligt på särskild blankett som lämnas till förvaltningschef enligt fastställd tidplan. Förvaltningschefen sammanställer årets kontroller och rapporterar senast i januari vidare till Miljö- och hälsoskyddsnämnden som rapporterar till kommunstyrelsen och stadens revisorer resultatet från årets interkontrollplan i samband med verksamhetsberättelsen. Rapporten ska redovisa omfattningen av utförd uppföljning, utfallet och vidtagna åtgärder. Vid behov ska rapporten även innehålla förslag till åtgärder för att förbättra kommunens gemensamma rutiner.

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 3(7) Risk- och väsentlighetsanalys inför internkontroll år 2013 Process, system, rutin Riskbeskrivning Konsekvens Sannolikhet Riskindex Stab Verksamhet och budget Verksamhets- och budgetuppföljning Tillsyn, miljöskydd Personal Staden ändrar sina rutiner för budgetprocessen (bör hållas under uppsikt) Tidplanen håller inte (bör hållas under uppsikt) Nyckelperson är sjuk (bör hållas under uppsikt) Felaktiga prognoser (bör hållas under uppsikt) Staden ändrar sina rutiner för budgetuppföljning (bör hållas under uppsikt) Behörigheter i IT-system avslutas inte (bör finnas med i i-planen) Passerkort/nycklar samt legitimation återlämnas inte (bör finnas med i i- planen) Ny personal, projektanställda och konsulter får ingen information om utrymningsrutiner (risken accepteras) Rutinen om utrymning följs inte (hållas under uppsikt) Frånvarande personal kan inte hålla sig ajour med förvaltningens aktuella frågor(risken accepteras) Bristande introduktion av nyanställd personal (bör hållas under uppsikt) Bristande introduktion av praktikanter (risken accepteras) Uppgifter om den nyanställda läggs inte in i alla nödvändiga system (hållas under uppsikt) Uppföljningssamtal efter en månad görs inte (risken accepteras) 2 3 6 2 3 6 3 2 6 2 2 4 2 2 4 3 3 9 3 3 9 2 1 2 2 3 6 1 2 2 3 2 6 1 2 2 3 2 6 2 1 2

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 4(7) Administration Ekonomi Expediering och delgivning av beslut Verksamhetssystem Kundservice Kvalitetssystem Tillsynsprocesser Miljöbalkstillsyn Skyddade områden Alla utförda tjänster/utförd tillsyn faktureras Fakturering sker inom rimlig tid och till rätt belopp Beslut som ska delges blir delgivna. Kund får inte svar eller besked inom utsatt tid (risken accepteras) Kund får inte svar (risken accepteras) Gällande version av ett dokument saknas på intranät (bör finnas med i- planen) Dokument revideras inte minst en gång per år (bör finnas med i i-planen) Rutinen om att rensa på g: är inte känd (bör hållas under uppsikt) Rutinen om att rensa på g: är inte användbar (risken accepteras) Mapparna på g: rensas ej (bör hållas under uppsikt) Rutin för rutiner saknas (bör hållas under uppsikt) Rutin för rutiner revideras inte (bör hållas under uppsikt) Rutin för rutiner är inte känd (bör hållas under uppsikt) Resurs saknas för att ge tillstånd och dispenser, granska efterlevnad. Rådgivning, information och stödjande verksamhet. 3 3 9 3 3 9 3 3 9 1 2 2 2 1 2 4 3 12 4 2 12 2 3 6 2 1 2 2 3 6 3 2 6 3 2 6 3 2 6 2 4 8 A-verksamhet Energianläggning Remiss besvaras ej 2 3 6 B-verksamhet Tillsyn genomförs ej avseende egenkontroll avseende utsläpp till recipient, buller och avfall 3 3 9

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 5(7) C-verksamheter Tillsyn genomförs ej 2 3 6 avseende egenkontroll avseende utsläpp till recipient, buller och avfall U-verksamheter Tillsynsbesök genomförs ej 2 2 4 till tandläkare och båtklubbar och fortsatt tillsyn på fordonsrelaterade anläggningar. Infrastruktur Löpande granskning av 2 3 6 egenkontroll avseende miljöpåverkan, Trafikverket, SL, Norra länken,, Citybanan, Tvärbanan genomförs ej. Exploatering Tillsyn av kontrollplan 3 3 9 genomförs ej. Vattenverksamhet Remisser besvaras ej. 2 2 4 Bostäder Handläggning av olägenhetsärenden genomförs ej. 2 3 6 Fastighetsägartillsyn Skolor och förskolor Vård- och omsorgsboenden Restaurang och evenemang Icke anmälningspliktiga offentliga lokaler Bassängbad Uppföljning av den riktade tillsyn av egenkontrollen hos fastighetsägare görs inte.. 3 3 9 Riktad tillsyn på 3 3 9 skola/förskola/fritids genomförs ej. Handläggning av olägenhetsärenden initierade av den riktade tillsynen eller handläggning av anmälda förskolor/skolor/fritids genom förs ej. Riktad tillsyn på vård- och 2 3 6 omsorgsboenden genomförs ej. Alkoholremisser besvaras 2 2 4 ej. Inventering genomförs ej. 2 2 4 Granskning av egenkontroll och analysrapporter vid samtliga badanläggningar genomförs ej. 3 3 9 Plaskdammar Hygienverksamheter Radon i bostäder Tillsyn och granskning av analysrapporter från samtliga plaskdammar genomförs ej. Registrering och tillsyn på nyanmälda verksamheter genomförs ej.. Inkomna resultat registreras inte. 3 3 9 2 3 6 2 2 4

MHN VP & budget 2013, Bilaga 1.2 Sidan 6(7) Radon i förskolor/skolor Djurtillstånd PCB i fogmassor Förorenad mark Miljögifter i varor, systemtillsyn av detaljister (EU:s RoHSdirektiv) Spridning av bekämpningsmedel Projekt för att samla in resultat från mätningar genomförs ej. Prövning av tillstånd för hållande av orm, fjäderfä och pälsdjur. genomförs ej. Alla anmälningar om sanering behandlas ej. Genomförs ej: Upplysningar om föroreningar, kap 10. Ta emot Anmälningar om sanering, kap 9 MB. Ansvarsutredningar och riskklassning enligt MIFO Kampanjer med tillsyn och information till berörda verksamheter om riskerna med kemikalier genomförs ej. Godkännande för spridning, Trafikverket, SL, Solna stad genomförs ej. 3 3 9 2 2 4 2 3 6 3 3 9 2 2 4 3 3 9 Cisterner Kosmetiska och hygieniska produkter Köldmedier Nedskräpning Handläggning rapporter om cisterner som tagits ur bruk genomförs ej. Tillsyn på detaljister som säljer kosmetiska och hygieniska produkter för barn och vuxna. genomförs ej. Beslut om MSA till alla som inte rapporterar i tid genomförs ej. Handläggning av anmälningar genomförs ej. 2 2 4 2 2 4 2 3 6 2 2 4 Producentansvar Komposter Bygg och rivningsverksamhet Enskilda avlopp Handläggning av anmälningar genomförs ej. Handläggning av anmälningar genomförs ej. Tillsyn av farligt avfall som måste tas om hand på särskilt sätt, vid rivning av fastigheter genomförs ej. Tillstånd, godkännande och dispens genomförs ej. 2 2 4 2 2 4 3 3 9 2 2 4