3. Följa upp - Kontrollmoment () Medborgare Avsaknad av Inventering av att finns och är aktuella genomfört en genomlysning av medarbetar- och ledarskap i verksamheten. Utifrån detta arbete kommer projektgrupper att arbeta vidare med förbättringsåtgärder och framtagande av rutiner och riktlinjer under 2019. Likabehandlingsplan med faställda rutiner har upprättats under året. Utarbeta relevanta rutiner och uppdatera befintliga Inom IFO pågår projektet IFO 3.0, vilket omfattar utöver projektmålet omfattar översyn av processer och rutiner inom området. Projetktet pågår t.o.m. november 2019. Arbetsmarknadsenheten har under året haft en verksamhetsutvecklare kopplat till projektet Utvecklad arbetsmarknad och Återbruket. Genom denna resurs har kontroll av enhetens rutiner och riktlinjer kunnat genomföras trots sjukfrånvaro inom administrationen. Integration och mottagande av ensamkommande barn avviker från planeringen, med anledning av att större delen av verksamheten avvecklats under året. Upprätta aktuell dokumenthanteringsplan Ej efterlevnad av lagar,rutiner och riktlinjer lagar, efterföljs Sammanställning av klagomål, synpunkter och lex Sarah na är vidtagna och avslutade enligt plan. Kontrollerna och uppföljningen av detta moment sker i ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Samanställningar hag gjorts inom förvaltningens enheter. Redovisas till nämnd som en stående punkt på muntlig information. IFO som är den enhet vilken hanterar flest klagomål och synpunkter inom verksamheten redovisar sitt arbete i en kvalitetsberättelsen för 2018. Där sker sammanställningar och analyser av synpunkter samt åtgärder. Förbättringsplan är utarbetad Kontrollmomentet förs in i ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. sida 1 av 5 (2019-01-17)
Övergrepp mot elever och brukare i verksamhet som inte omfattas av Lex Sarah Under året har ingen händelse skett som ska rapporteras enligt kontrollmomentet, då kränkande behandling inte omfattas av detta kontrollmoment. Rapport om kränkande särbehandling Gärds, under året hanterat två ärenden, varav ett avser en elev och har granskats av barn- och elevombudet. Båda ärendena är genomförda i enlighet med gällande styrdokument i Forshaga kommun och rapport finns upprättad. Att systematiskt dokumentera medborgardialog (synpunkter och klagomål) Brand Protokoll från genomförd SBA kontrolleras SBA har genomförts i verksamheterna enligt plan. Undantag är vuxenutbildningen, där vårens kontroll inte genomförts. Extra åtgärder/åtgärder vidtagna utifrån SBA: IFO har med anledning av brandtillbud i fastigheten under november genomfört en extra brandöversyn. AME har installerat brandsläckare och utrymningsskyltar på Återbruket och Fritidsbanken. Medarbetare Arbetsmiljörond Sammanställning, analys, beslut och återkoppling på protokoll från arbetsmiljörond Inom förvaltningen har arbetsmiljöronder genomförts på samtliga enheter. Inom Fridhems verksamhet på Bruksvägen finns problem med mögel i lokalerna. Arbete har skett under året för att åtgärda problemet, vilket inte fullt ut lyckats. Verksamheten upphör i lokalen 31 december 2018, varvid ärendet avslutas. IFO:s verksamhetslokal Forsen behöver kompletteras med solskydd, samt separat personalingång. Arbetet med det sistnämnda är påbörjat, men har inte hunnit färdigställas under året. Planen är att arbetet sida 2 av 5 (2019-01-17)
ska vara färdigställt i februari 2019. Verksamhetssystemet Treserva har fortsatt brister, vilket belastar personalens arbetssituation. En åtgärdsplan är framtagen i verksamheten. Skyddsrond har inte genomförts för barn och familjegruppen unde året. Är inplanerad i januari/februari 2019. Översyn pågår av lokalen där Återbruket finns. Lokalen behöver anpassas till AME:s verksamhetsbehov. Arbetet sker i samverkan med kommunteknik. AME har genomfört ett aktivt arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet under året, mot bakgrund av konstaterade brister 2017. Rutiner för arbetsuppgifter har tagits fram, och pärmar finns nu tillgängliga fysiskt på samtliga arbetsplatser med riktlinjer och rutiner för arbetsutförandet. Detta bedöms särskilt viktigt inom AME:s verksamheter för en säker arbetsmiljö, där många arbetstagare och praktikanter kommer och går under ett år under sin arbetslivsinriktade rehabilitering. På serviceenheten har en ergonomiutbildning hållits för personalen. Höj- och sänkbara strykbrädom har köpots in efter analys samt bättre stötdämpande mattor. Övriga synpunkter som framkommit på lokaler finns i handlingsplaner och är/ska kommuniceras med kommunteknik. Arbetsmiljöverket har granskat det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheten för ensamkommande barn och på Arbetsmarknadsenheten. Personalvårdsrond Obehörig personal (anställningar) Sammanställa personalvårdsrond Dialog med personalkontoret Personalvårdsrond har genomförts enligt plan. IFO har haft svårighet att Upphandling konsultbemanning Aktivt rekryteringsarbete sida 3 av 5 (2019-01-17)
Gärds, rekrytera behörig personal till myndighetsutövningen inom den sociala barnavården. Konsultköp har efordrats för att klara lagstadgade krav i verksamheten. behörig personal på samtliga tjänster där krav finns på lärarlegitimation. Dialog har skett med personalkontoret vid samtliga rekryteringar där behörighetskrav finns. Tillbudsrapportering Sammanställer och analyserar tillbudsrapporter Tillbudsrapporteringen har sedan hösten följts upp på FÖSAM, där åtgärder redovisas för fackliga parter. Bakgrunden till detta är att vi inom verksamheten haft lågt antal tillbud inrapporterade. Inom AME kommer man ta upp på APT vad ett tillbud är och hur det ska rapporteras för att säkerställa att kunskap finns i verksamheten. Uppföljning av tillbudsrapportering Följer samverkansavtalet (APT,FÖSAM) samverkansavtalet följs Förvaltningens verksamhet har genomfört APT möten enligt plan. Protokoll finns. FÖSAM har genomförts enligt plan. Protokoll finns. Ekonomi Ingående moms är korrekt avdragen korrekt ingående moms har lyfts Kontroll är genomförd av ekonomikontoret. Fungerande rutin. Attestanters aktualitet/attester enligt attestreglemente Ekonomisk kontroll Månadsuppföljning Kontrollera handkassor Niclas Haag Ekonomiska månadsuppföljningar är genomförda enligt plan och redovisade i nämnd. Alla handkassor är kontrollerade genom stöd av ekonomikontoret. Kontroll av AME:s handkassa Nya rutiner för redovisning av dagskassa Cafeterian Planera verksamhet utifrån prognoser från månadsuppföljning sida 4 av 5 (2019-01-17)
Kontroll av avtal Kontroll av avtal och löptid I arbetet med GDPR har avtal granskats och personuppgiftsbiträdesavtal har säkrats för efterlevnad av den nya regleringen. Kontrollen har gjort att vi upptäckt och justerat nårgra avtal, för att stämma överens med gällande attestförteckning. Kontroll av lönebidragsanställningar Kontroll underhåll/ inventering av utrustning/verktyg inom AME. underhåll och inventering sker Marie Under året har kontrollmomentet fullföljts och eftersläpningar från 2017 har åtgärdats. Underhåll och inventering inom AME sida 5 av 5 (2019-01-17)