PROTOKOLL fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund 2-2012 Tid: Måndagen den 7 maj 2012 Plats: Hestrastugan, Borås Närvarande: Frånvarande: Jimmy Andersson Agneta Berlin Maria Krafft Helgesson, O-Ringen Borås 2015 Anne-Marie Holmström Tobias Matsson Carina Olsson, kanslist Conny Rantzow Magnus Sundmark, konsulent Anders Thomasson Anne Udd, ordförande Bertil Åkesson, konsulent Karin Johansson Maria Krafft berättade innan mötet om Hestra:s verksamhet, framgångarna med Linnémarschen och aktuell status gällande O-Ringen Borås 2015. 1. Mötets öppnande Mötet öppnades klockan 19.30 av ordförande Anne Udd. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 3. Val av protokolljusterare Till justerare valdes Conny Rantzow. Sida 1 av 5
4. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkändes. Agneta rapporterade att VIF:s årsmöte gått lugnt till. 5. Arbetsmetoder mm Offensivt styrelsearbete För samtliga grupper bestlutades om sammankallende/ansvariga personer (se bilaga 1). Värt att notera är att Anders planerar att närvara vid TKs möte den kommande veckan för att lyfta några av frågorna. Det lyftes att sponsring- och kommunikationsområdena behöver mål och ritlinjer utformade av hela styrelsen. Vid kommande styrelsemöten kommer 1-2 områden att behandlas per möte. Områden lyfts efter önskemål från de olika arbetsgrupperna. 6. Ekonomi Utbildningshelgen är snart färdig bokförningsmässigt och har gått cirka 30 000 plus. 7. Rapporter Personal och kansli Ett nytt förråd är på gång, ett förslag finns på att dela ett uppvärmt förråd med FAIK i Falköping. Nuvarande förråd har en frist i juni. Styrelsen ger Anders i uppdrag att sälja av kokvagnen. Jimmy, Nina och eventuellt Karin (ska tillfrågas) kommer att flytta de sista sakerna från det gamla förrådet. SOFT:s konsulentdag Bertil och Magnus var närvarande och lyfte följande från mötet: En utbildningsmodul kommer att lanseras på Idrottonline, men dess exakta utformning är ännu under diskussion. VOF:s kvalitetssäkring diskutterades. Förhoppningen är att dagens deltagarundersökningar ska kunna genomföras direkt i Eventor. Banläggarregistret som visar vilka som har gått olika kurser borde vara gemensamt för alla distrikt via en funktion i Eventor. Tyvärr fick inte VOF någon respons på de mallar på distriktutveckling som Magnus tidigare skickat in till SOFT. Sida 2 av 5
Vår kontaktperson för distriktsutveckling är Niklas Wrane, styrelsen beslutar att bjuda in honom till vårt möte under O-Camp eller vår höst/vinter konferens. Kommittéer Tävlingskommittén Deltagarenkäterna på hemsidan har fungerat förhållandevis bra (330 svarande hittills i år) och många bra kommentarer har kommit fram. För att vidhålla intresset lyftes möjligheter som att lotta ut pris, göra reklam i västgötaorientering och att sätta upp portaler ute på TC. Det finns även en arrangörsenkät som inte används, detta måste förändras! Planeringen av tävlingsprogramet 2013 har varit lite problematiskt, Bertil lovar att följa upp detta. Kartkommittén Inget att rapportera Ungdomskommittén USM truppen har kommit igång. O-camp rullar också på, även om det är något få ledare. Projekt Kretstränare Det är mycket arbete som krävs för att få detta att fungera och Bertil har börjat boka in möten med de olika distrikten. Förhoppningen är att alla distrikt ska ha startat upp under sommaren och att nio kretstränare hittats. Mycket av juniorverksamheten i distriktet bör kunna drivas kring dessa ledare. Checkpoint Har börjat rulla, Bertil och Lotta har planerat att vid tre tillfällen under hösten erbjuda utbildning i Borås, Trollhättan samt Skövde. Föreningarnas ledare kommer att bjudas in fokus ligger på nya och yngre ledare. Extern finansiering Magnus hoppas på att kunna utnyttja O-Ringen 2015 för att få fram resurser till ett motionsorienteringsprojekt. Även Borås O-Ring ser en vinst i detta. 8. PR och Media Hemsidan måste uppdatteras med kontaktuppgifter till alla nya styrelsemedlemmar. Nästa västgötaorienterare är på gång. Sida 3 av 5
Bertil och Lotta var ute på Klyftamos tävling och representerade VOF. 9. Skrivelser att behandla SOFTs verksamhetsplan Olika synpunkter diskutterades, Anne kommer att skicka ett sammanfattande mail som vi har att ta ställning till. Eventuella synpunkter lämnas senast den 23 maj. RF Har tagit fram ett förslag om licensiering av gröna klubbar, Anne skriver en text till västgötaorienterare för att informera distriktet. 10. Övriga frågor Anne lyfte att det centralt har anställts en person för att driva markfrågor ur ett allemansrätt-, jägare- och orienteringsperspektiv. 11. Nästa möte Tisdagen den 19 juni klockan 18.30 på Nuntorps Naturbruksgymnasium i samband med O- Camp. 12. Mötets avslutande Mötet avslutades klockan 22.05. Vid protokollet Justeras Jimmy Andersson Anne Udd Conny Rantzow Sida 4 av 5
Bilaga 1 Arbetsområde Innehåll Vem från styrelse/kansli Synas mer, media o Kommunikationsplan tas fram Karin, Magnus, Jimmy kommunikation Media Ungdom Styrelsens kontaktperson för Magnus Ungdomskommittén Markfrågor och miljö Inbjudan från SOFT att medverka i Anne, Tävlingskommittén deras referensgrupp Anders Davidsson tillfrågas om han vill medverka Arrangemang, regler och kvalitet Tävlingsprogram 2013 Kommunicera de nya reglerna på olika sätt Värderings- och uppföljningssystem för arrangemang tas fram av Tävlingskommittén Karin, Anders T, Bertil, Morgan Speaker Speakerpool Magnus, Tobias Speakerutbildning under utbildningshelgen Teknik och litteratur Bra och billig mjukvara efterforskas Anne, Jimmy, Tobias liksom annan bra info som finns digitalt Teknikutveckling Kartor och banläggning Kartkommitténs frågor Anders T, TK o KK, Morgan Distansernas särarter Föreningsstöd Checkpoint Kansliet, Karin (LOK/SISU) Skolprojektet Rekrytera-Behålla Motions-OL Samordna kretsaktiviteter LOK-stöd/ SISU timmar Junior Conny, Bertil, Agneta Elit Hitta ersättare för Sussi Conny, Ann-Marie Sponsring Anders T, Magnus Bredare målgrupp Pay and play Årets orienteringslopp Anmälning för icke klubbanslutna MF för icke klubbanslutna Anne, Magnus, Agneta, Anne- Marie Sida 5 av 5