PROTOKOLL 1 (10) 2017-02-03 Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Stadshotellet, konferensrum Boviken, kl. 8.30-11.15 Beslutande Siv Brännström Lidman (S), ordförande Agneta Hansson (V) tom kl 9.50, 1-2 Lars-Åke Hedlund (S) Annica Nilsson (M) Kjell Norén (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) Ersättare Stig Ericsson (C) Ingemar Wikström (S) Tjänstgörande ersättare Wiveca Andersson (S) vakant plats efter Rita Rynbäck (S) Bert Öhlund (S) tjg ers för Agneta Hansson (V) from kl 9.50, 3-9 Övriga deltagare Anna Nordström, ekonom, kl. 8.30-11.00 Lotta Fahlgren Lidman, administrativ chef, kommunledningskontoret, Anna Norén Engström, sekreterare Justerare Lars-Åke Hedlund Paragrafer 1-9 Underskrifter.. Siv Brännström Lidman, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Lars-Åke Hedlund, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2017-02-03 2017-02-03 2017-02-24 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/sekretariatet Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 1 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 2 Val av justerare Lars-Åke Hedlund (S) utses att justera protokollet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 3 Arbete med internkontrollplan 2018 Valnämnden beslutade 2016-11-17, 10, om en internkontrollplan för 2017 utifrån den utvärdering som gjordes efter valåret 2014 och utifrån nya prioriteringar. I samband med beslutet önskade nämnden att fortsätta sitt arbete med att ta fram en preliminär internkontrollplan för 2018 vid nästa sammanträde. Som grund för arbetet med internkontroll delges en övergripande information om valprocessens olika steg samt att valnämndens ekonom leder utbildningen och arbetet med internkontroll. Den preliminära internkontrollplanen för 2018 lyfts åter igen upp i valnämnden för revidering och beslut vid sammanträdet i november 2017. Valnämnden beslutar Notera informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 4 Årsrapport 2016 Respektive förvaltningschef/vd ansvarar för en årsrapport till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska därefter leverera en aggregerad årsredovisning till kommunfullmäktige. Utöver förvaltningschefernas/vd:s rapport till kommunstyrelsen, ansvarar varje nämnd för rapportering av en verksamhetsberättelse direkt till kommunfullmäktige. Valnämnden har sammanställt en kortfattad årsrapport för 2016. Årets kvarvarande driftbudget är 40 tkr, vilket valnämnden äskar balansera vidare till kommande valår, riktat till finansiering av politikerarvoden. Valnämnden har inte haft behov av några investeringar under 2016. Valnämnden beslutar 1. Godkänna årsrapport 2016, vilken skickas till kommunstyrelsen. 2. Godkänna föreslaget äskande om resultatöverföring för drift. 3. Godkänna att redovisad årsrapport även utgör nämndens verksamhetsberättelse som rapporteras till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2017-01-12 Årsrapport 2016 valnämnden Bilaga till årsrapport resultatöverföring 2016 valnämnden Beslutet sänds till: Budget och bokslut Ekonom för valnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 VN 5 Valnämndens vision och mål 2017-2018 Skellefteå kommuns vision är vara en framsynt och jämställd tillväxtkommun, attraktiv att bo och verka i, med målet att ha 80 000 invånare år 2030. Kommunvisionen är kommunens mest långsiktiga och övergripande mål och beskriver vart kommunen vill nå i framtiden och i vilken riktning som all kommunal verksamhet ska jobba. Visionen ska således fungera som en vägvisare när strategiskt viktiga beslut ska fattas. Vägen till visionen beskrivs bland annat i den lokala utvecklingsstrategin Skellefteå 2030, vilken pekar ut ett antal viktiga områden att fokusera på fram till år 2030. I början av varje ny mandatperiod fastställer fullmäktige fyraåriga kommunövergripande mål i linje med 2030-strategin. För 2017-2018 ingår Tillgänglighet, Effektivitet, Trygghet och Samhällsutveckling i de kommunövergripande målen med följande undergrupper: Tillgänglighet: - Enkelt och tydligt för invånare/kunder. - Invånare/kunder är aktiva medskapare. Effektivitet: - Tidigt samordnade insatser. - Bättre digitaliserad välfärd. Trygghet: - Inbjudande och trygga miljöer. Samhällsutveckling: - Snabb etablering i arbetsliv och samhälle. - Begränsad klimatpåverkan. Valnämnden beslutar Godkänna kommunens vision och mål som valnämndens. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2017-01-23 Kommunövergripande mål 2017-2018 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Ekonom för valnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 VN 6 Reviderat reglemente för valnämnden Kommunfullmäktige beslutade 2016-05-17, 200, om att införa en modell med ett allmänt grundreglemente (bifogas i särskild bilaga) för alla nämnder som främst innehåller allmänna regler för nämndernas arbete samt att varje nämnd ska ha ett kortare nämndspecifikt reglemente med fokus på uppdraget. Vidare beslutades att samtliga nämnders reglementen ska vara föremål för översyn och eventuell revidering minst en gång varje mandatperiod. Kommunledningskontoret har gjort en översyn av reglementet och upprättat ett förslag till ett nämnspecifikt reglemente för valnämnden med fokus på uppdraget som redovisas i särskild bilaga Valnämnden föreslår kommunfullmäktige Fastställa nämndspecifikt reglemente för valnämnden. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-01-18 Bilaga - Förslag till nytt nämndspecifikt reglemente för valnämnden Bilaga - Grundreglemente för alla nämnder (Beslutad i KF 160517, 200) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 VN 7 Delegationsordning 2017, valnämnden Regler om delegering av nämndsärenden finns i 6 kap. 33-38 kommunallagen (KL). Delegation innebär överlåtande av beslutsfunktion och syftet med delegering är att avlasta nämnderna i rutinärenden. Valnämndens delegationsordning är i behov av en översyn då vissa delegationer saknas och andra behövs uppdateras. Kommunledningskontoret har därför sett över valnämndens delegationsordning och presenterar ett förslag enligt särskild bilaga. Valnämnden beslutar 1. Valnämnden fastställer delegationsordningen enligt särskild bilaga att gälla from 2017-01-01. 2. Ge i uppdrag till valsamordnaren att säkerställa att beskrivningen av valprocessen tydligt visar att dialog kontinuerligt ska föras med nämndens ordförande. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2017-01-19 Utkast Delegationsordning from 2017-01-01 Beslutet sänds till: Delegaterna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 8 Valkansliet informerar - Att resultatet från Ungdomsfullmäktige kommer att skickas ut till valnämnden via e-post. - Framtidsdagarna hösten 2017. - Att fördjupad information om valprocessen kommer att ske hösten 2017 som en upptakt inför valåret 2018. - Att under icke valår då valkansliet inte är bemannat så kommer nämnden inte att svara på uppföljningen av Ett Skellefteå för alla eftersom kansliet är obemannat. - Valsamordnaren börjar sin anställning hösten 2017. - Nästa valnämnd blir den 10 november kl. 13.00
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 VN 9 Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Protokoll 2016-11-23, 510. Aktörer för utbildning i mänskliga rättigheter och den organiserade intoleransen för förtroendevalda. Kommunfullmäktige Protokoll 2016-12-13, 429. Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med 2017-01-01 (utskickat via mejl). Kommunfullmäktige Protokoll 2016-12-13, 437. Avsägelse från Rita Rynbäck (S) av uppdraget som ledamot i valnämnden och eventuellt fyllnadsval. Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Valnämnden beslutar Delgivningarna läggs till handlingarna.