1 (13) Plats och tid Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna. Tisdagen den 24 januari 2012 kl 19.00-20.00. ande Lars-Bertil Ohlsson (KD), ordförande 1-2, 4-11, Jane Schultzberg (M) 1-2,4-11, ordförande 3, Anneli Vuojärvi (M) 3 ersätter Jane Schultzberg (M), Lillemor Filipoff (M), Monica Emilsson (M), Anne Spetz (C) 1-2, 4-11, Camilla Fernlund 3 ersätter Anne Spetz (C), Gunnar Lundgren (FP), Felix Boija (S) ersätter Marie Lenti-Nilsson (S), Pär Elfström (S), Christina Dahlkvist (S) 1-3 ersätter Jennie Bergenholtz (MP) och Jennie Bergenholtz (MP) 4-11 Ersättare Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Annelie Vuojärvi (M) 1-2, 4-11, Johan Skog (M), Zarah Sjökvist (M), Bengt Dahlbeck (C) ej 3, Camilla Fernlund (FP) 1-2, 4-11 och Christina Dahlkvist (S) 4-11 Pernilla Järveroth, kulturchef, Charlotta Burlin, kultursekreterare, Anders Dahlgren, enhetschef kultur och Maria Liljeholm, nämndsekreterare. Felix Boija (S) Vallentuna bibliotek, Vallentuna, 2012-01-30. Underskrifter Sekreterare 1-11 Maria Liljeholm Ordförande Lars-Bertil Ohlsson 1-2,4-11 Ordförande Jane Schultzberg 3 Justerande Felix Boija BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kulturnämnden Sammanträdesdatum 2012-01-24 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2012-02-01 Datum för anslags nedtagande Kommunledningskontoret, Vallentuna 2012-02-24 Underskrift
2 (13) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Val av justerare... 3 2 Fastställande av dagordning... 3 3 Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN 2011.050)... 4 4 Program och utställningar 2012 information (KN 2011.079)... 6 5 Bokning av kulturrummet hösten 2012 (KN 2011.064)... 7 6 Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 (KN 2011.048)... 8 7 Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN 2011.010)... 9 8 Intern kontroll för kulturnämnden 2012 plan (KN 2011.078)... 10 9 Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN 2011.077)... 11 10 Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken byggprojekt (KN 2011.061)... 12 11 Anmälningar... 13
3 (13) 1 Val av justerare Felix Boija (S) utses att justera protokollet. 2 Fastställande av dagordning Kulturnämnden fastställer dagordningen.
4 (13) 3 Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN 2011.050) Kulturnämnden beslutar bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 5 000 Frösunda hembygdsförening 10 000 Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 000 Klockarborgs vänner 2 100 Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 1 600 Studieförbundet Vuxenskolan 10 000 Sverigefinska kulturföreningen 10 000 Vallentuna biblioteks vänner 6 000 Vallentuna biodlarförening 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening 25 000 Vallentuna Hembygdsförening 13 000 Vallentuna Konstförening 9 000 Vallentuna Naturskyddsförening 7 400 Vallentuna RPG-grupp 10 000 Össeby hembygdsförening 25 000 Barnprogram Orkesta hembygdsförening 5 640 Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av 10 000 Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv 2 600 Total summa: 155 340 Anteckning Följande ledamöter anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av och beslut i ärendet: Lars-Bertil Ohlsson (KD) ordförande Jane Schultzberg (M) går in som ordförande Anne Spetz (C) ersätts av Camilla Fernlund (FP).
5 (13) Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år 2012 180 000 kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening 2011. Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt 274 365 kr i bidrag. Ärendets tidigare behandling KNAU 2012-01-10 11 Handlingar 1. Sammanställning bidrag uppdatering 2012-01-11 2. KNAU 11 3. Bidrag till kulturverksamhet 2012 Handläggare resp kulturförening
6 (13) 4 Program och utställningar 2012 information (KN 2011.079) Kulturnämnden noterar informationen. Charlotta Burlin, kultursekreterare, informerar om kulturförvaltningens program- och utställningsverksamhet 2012.
7 (13) 5 Bokning av kulturrummet hösten 2012 (KN 2011.064) Kulturnämnden beslutar att kulturförvaltningen inte ska ta emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna kulturhus och Bibliotek under hösten 2012. Under 2012 kommer kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten 2012. Externa bokningar tas emot från våren 2013. Ärendets tidigare behandling KNAU 2012-01-10 12. Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 2. KNAU 12
8 (13) 6 Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 (KN 2011.048) Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för 2012-2014. I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för 2012-2014 antogs av kulturnämnden i december 2011, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KNAU 2011-10-04 60 KN 2011-10-28 84 KNAU 2011-11-22 69 KN 2011-12-06 87 KNAU 2012-01-10 13 Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram 2012-2014 2. VPKN rev ram 2012 3. KNAU 13 Kommunstyrelsen
9 (13) 7 Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN 2011.010) Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Ärendets tidigare behandling KNAU 2012-01-10 14 Handlingar 1. Internkontroll för kulturnämnden 2011 - plan 2. Intern kontroll för kulturnämnden - uppföljning 2011 3. Internkontroll för kulturnämnden, rutinförteckning 2011 4. Rutin för beslut om utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 6. sattestanter 2011 7. Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang 9. KNAU 14 Kommunstyrelsen Handläggare
10 (13) 8 Intern kontroll för kulturnämnden 2012 plan (KN 2011.078) Kulturnämnden fastställer kontrollplan för 2012 enligt kulturförvaltningens förslag. Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till internkontrollplan för kulturnämnden 2012, och bifogar rutinförteckningen för internkontroll 2012. Under 2012 föreslås kontroll för: Biblioteksenheten - redovisning av kassa Kulturenheten - utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolan entréavgifter Ärendets tidigare behandling KNAU 2012-01-10 15 Handlingar 1. Intern kontroll - plan 2012 2. Rutinförteckning 2012 3. KNAU 15 4. Intern kontroll plan 2012 Kommunstyrelsen
11 (13) 9 Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN 2011.077) Kulturnämnden godkänner den föreslagna tidplanen för ärenden under 2012. Kulturförvaltningen har tagit fram en översiktlig tidplan för kulturnämndens ärenden 2012. Ärendets tidigare behandling KNAU 2012-01-10 16 Handlingar 1. Ärenden till kulturnämnden 2012 2. KNAU 16
12 (13) 10 Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken byggprojekt (KN 2011.061) Kulturnämnden noterar informationen, Pernilla Järveroth, kulturchef, informerar om byggprojektet.
13 (13) 11 Anmälningar Kulturnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Protokoll Kommunstyrelsen KS 2011-11-28 165, Kommuninterna budgetförutsättningar 2012 Kulturnämndens arbetsutskott KNAU 2012-01-10 4, Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 5, Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 6, Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 7, Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 8, Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 9, Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 10 Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Delegationsbeslut Datum Diarienummer Fattat av Rubrik 2011-12-22 KN 2011.001-20 Eleonor Åberg Remiss gällande användning (Vallentuna kommun) av massor Rockelsta 4:1 Skrivelser Datum Diarienummer Avsändare Rubrik 2012-01-24 Kulturförvaltningen Postlista 2011-12-07-2012-01-24 Anmälningspärm