Innehållsförteckning

Digital strategi

Innehållsförteckning Inledning 3 Bakgrund 4 Avgränsningar 4 Nuläge 5 Omvärld! 6 Öppen data! 8 Sociala Medier! 8 Digital Strategi 2013-2015 9 Webbplatsen! 9 E-tjänster! 9 Sociala Medier! 9 Öppen data! 11 Omvärldsbevakning! 11 Rekrytering! 11 Sammanfattning! 12 Mäta och följa upp! 12 Beskrivning av sociala medie-tjänster (bil 1)! 13 2

Inledning Ett mål utan en plan är blott en önskan. Internet är stort, komplext, mångfacetterat och i ständig förändring. Det är också verksamhetskritiskt. Därför är det angeläget att ha en övergripande plan för hur man i digitala kanaler gör rätt saker på rätt sätt och i rätt ordning. En digital strategi. Användandet av sociala medier på internet innebär också en förändring i sättet att se på information. Transparens, delaktighet och tillgång till information har blivit självklart. Denna strategi har utvecklats för att möta nya krav, underlätta strategiska val och lyckosamma satsningar som ger en positiv effekt på kommunens varumärke, effektivitet och service till medborgarna. Den ska utgöra grunden för att det digitala användandet sker på ett lagligt, långsiktigt, inbjudande och hållbart sätt. Den digitala strategin revideras en gång per år och förnyas var tredje år. Mål Målet med strategin är att * bidra till en enklare vardag för invånare, besökare och företag, * skapa en smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet, samt * nå en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. 3

Bakgrund Gör det inte! Var det! I dagens informationssamhälle vill medborgare och allmänhet vara aktiva deltagare i dialoger och debatter. Nya internetbaserade kommunikationsformer skapar nya möjligheter för privatpersoner, företag och organisationer. Många använder redan verktyg som Facebook, LinkedIn och YouTube för att kommunicera i sina nätverk, både privat och yrkesmässigt. Rätt använt ger dessa och liknande verktyg möjlighet att öka tillgänglighet och förbättra kommunikation men också att skapa kanaler för marknadsföring, krisinformation och omvärldsbevakning. Detta i kombination med en ändamålsanpassad webbplats och användning av digitala verktyg som t ex appar och e-tjänster gör Älvkarleby Kommun till en modern och effektiv förvaltning som möter kraven från såväl 24-timmarsmyndigheten/e-förvaltningen och PSI-direktiv* som medborgarnas växande krav på digital delaktighet. Avgränsningar Priset för passivitet är betydligt högre än kostnaden för ett misstag. Denna strategi omfattar inte krishantering och IT-säkerhet (t ex spamning och hackerattacker). Istället hänvisas till krisplan respektive IT-Centrums arbete och planer. *PSI-direktivet (re-use of Public Sector Information) avser lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. 4

Nuläge Utsikten bestämmer åsikten. www.alvkarleby.se lanserades i sin nuvarande form i början av 2000-talet. På webbplatsen finns i dagsläget följande e-tjänster: - Dexter; Anmälan av barnomsorg och beräkning av avgift - Anmälan om misstänkt matförgiftning - Bokning av idrottsanläggningar och lokaler - Felanmälan av kommunens utomhusmiljö - Lämna synpunkter. - Unikum; utvecklingsplaner för skola och kommunikation med föräldrar - Bibli (länk till) Intervjuer med personalen visar att Unikum och Dexter fungerar förhållandevis bra. E-tjänsten för felanmälan av problem i utomhusmiljön upplevs som svår att hitta och medför ofta merjobb p g a knapphändig information i anmälningarna. Förutom dessa tjänster finns appen Mitt barn (för pedagogerna Våra barn ), framtagen i samarbete mellan förskolan Trillingboda och föräldrarna. Ett verktyg som använts sedan början på 2012 och som uppskattas av både personal och föräldrar. Flera förskolor i kommunen använder idag appen. IT Centrum arbetar med en app för felanmälan (via ett Vinnovaprojekt). Energirådgivningen har en Facebooksida, likaså kommunens fritidsgårdar. Alla med begränsad aktivitet. Allmänt saknas webbaserade tjänster där medborgarna själva utför en del av arbetet, t ex att boka idrottshallar, fylla i pdf-blanketter och signera digitalt. Annat som nämns är möjlighet att kunna sälja biljetter på nätet (till kommunens egna events) och bättre kartfunktioner. Samarbeten och projekt med andra kommuner och organisationer ökar och ställer nya krav på hur information förmedlas. Exempel: www.sagasollentuna.se som tagits fram i samarbete mellan kommun och landsting. Flera instansers information samlad på en och samma webbplats underlättar för den som söker vårdinsatser för sig själv eller en anhörig. 5

Omvärld Idag besöker två av tre internetanvändare även ett socialt nätverk, och av ungdomar under 25 år är 96 % ute på de sociala nätverken. Allt fler, nästan 46 % av befolkningen, söker också någon gång politisk, samhällsoch myndighetsinformation på Internet. (Bilder från SOI - Svenskarna och internet 2011.) 6

Mobilt Internet gör det möjligt att surfa även när man är på resande fot. Smartphones har ändrat våra vanor markant. Det mobila surfandet ökar lavinartat och idag använder 50 % av internetanvändarna denna möjlighet. SKL s enkätundersökning (dec 2012) visar att 76 % av alla kommuner använder sociala medier. Av dessa använder 94 % Facebook för sin kommunikation och YouTube av 60 % av aktiva kommuner. Det främsta syftet och användningsområdet för närvaro i sociala medier är dialog med medborgare, följt av att nå ut med nyheter och att omvärldsbevaka. E-tjänster SKL:s Center för esamhället (CeSam) ansvarar för ett projekt som syftar till att utveckla fler och smartare e-tjänster i välfärden. Projektet innehåller följande tio delar: 1. Digitalt skolbibliotek 2. Webbaserad tjänst för självvärdering och beslut om miljöbalkstaxa 3. Öppet och säkert informationsutbyte inom skolan 4. Webbplats för att dela öppna e-tjänster och appar inkl. tjänsten Fixamingata 5. Digitalt erkännande av faderskap 6. Sammanhållen digitaliserad bygglovsprocess Specifikation 7. Digitalisering av valadministration 8. Skalbar metodik för kommungemensamma tjänstedefinitioner för en mer dynamisk tjänstemarknad 9. Konferensen Offentliga Rummet 10. Webbaserad tjänst för idéer, erfarenhetsspridning och crowdfunding för utveckling av e-samhället 7

Öppen data För att öka spridning och användande av information erbjuder numera många kommuner data via öppna gränssnitt. Det stimulerar entreprenörer att ta fram användbara tjänster, som bidrar till medborgarnytta och intern effektivisering för kommunen. Tack vare denna tillgång till digital, maskinläsbar, information har t.ex apparna Fornminnen (baserad på kulturarvsdata från RAÄ) och Parkering Stockholm (baserad på data om gator och parkering) skapats. På regeringsnivå har portalen öppnadata.se inrättats för att samla myndigheternas öppna offentliga data. Att tillämpa öppen data är frivilligt (jämfört med PSI-direktivet/offentliga data). Sociala Medier Facebook, YouTube, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest och Bambuser (bil 1) växer mest och har flest användare. Video som informationsspridare och informationskälla kommer att få en betydande roll i framtiden. YouTube, Bambuser och Vimeo är kraftfulla publiceringsplattformar för video. Nästa steg för organisationer och varumärken kan vara den nylanserade tjänsten www.23video.se som möjliggör en ägd videowebbplats anpassad för ens eget varumärke. Exempel: kommunägda siten http://video.stockholm.se 8

Digital Strategi 2013-2015 Börja med en grupp, fortsätt med en trupp! Webbplatsen Webbplatsen moderniseras samt anpassas till den kraftigt växande mobilsurfningen. Webbplatsen görs tillgänglig för funktionshindrade. Möjligheten att skapa en videowebbplats, parallellt med den traditionella, utreds. Samarbete med andra aktörer för att skapa webbplatser för speciella målgrupper är värdeskapande och prioriteras. E-tjänster Antalet e-tjänster byggs ut, antingen som tjänster på webbplatsen eller appar. E-tjänsterna samordnas så att de alltid är tillgängliga, aktuella och fungerande via webbplatsen. Älvkarleby kommun tar del av det utvecklingsarbete som pågår centralt, t ex av SKL, för att minimera kostnader och egen insats. Sociala Medier Den absolut lägsta nivån är att informationen görs tillgänglig, att ge invånarna möjlighet att själva dela med sig av och sprida information i sociala medier. Sociala medier-trappan 9

1: Lyssna Fånga upp saker som inte sägs någon annanstans genom att omvärldsbevaka. Det ger feedback om hur kommunens service upplevs och är en möjlighet att förutse en eventuell kris, t.ex. negativ publicitet. 2: Interagera Delta i dialog på Facebook eller lämna ett svar via en kommentar på en blogg. 3: Agera Skapa kanaler i sociala medier för olika syften; t ex att föra dialog med medborgare, öka kunskap och kännedom om specifika frågor eller tjänster och service. Via sociala medier lockas besökare till webbplatsen och den information vi vill nå ut med sprids och används mer. Marknadsföring via sociala medier för att öka antalet besök, t ex till biblioteket eller events anordnade av kommunen. Läs mer i Riktlinjer för närvaron i sociala medier. Facebook Efter införandet av bibliotekets pilotsida utökas närvaron på Facebook successivt, när behov identifieras eller uppstår. Youtube En egen kanal skapas på YouTube för att informera, instruera och marknadsföra. Rätt taggade och länkade från andra kanaler, t ex www.alvkarleby.se och Facebook, ökar filmerna kännedomen om Älvkarleby och är hjälp till självhjälp för kommuninnevånarna. Bambuser Fullmäktigesammanträden sänds på nätet, t ex via Bambuser. Att spela in och webbsända sammanträden med ett verktyg som Bambuser är enkelt och kostar minimalt. Det är dessutom lätt att följa och dela sändningarna. 10

Övrigt Öppen data Kommunen utreder, bevakar och ansluter sig till satsningen på öppen data. Omvärldsbevakning Via blogg- och googlesökverktyg som Twingly och Google Alerts prenumererar informatör och ett eventuellt Medborgarservice på sökningar relaterade till Älvkarleby. På det sättet automatiseras i viss mån omvärldsbevakningen. Diskussion, omdömen och uttalanden om Älvkarleby kommun i digitala kanaler fångas upp, bevakas och bemöts/åtgärdas. Rekrytering Kommunen agerar via ett eget konto på LinkedIn för att göra Älvkarleby kommun mer känt som en attraktiv plats att arbeta och bo på. 11

Sammanfattning Mäta och följa upp Handlingsplaner skall innehålla syfte och mål, ansvarig verksamhet och ansvarig handläggare samt ersättare. Resultatet av varje handlingsplan analyseras en gång/kvartal av respektive handläggare. Övergripande uppföljning och analys görs en gång / halvår. Exempel på syfte: Officiellt konto för att föra dialog med invånare och besökare : Exempel på mål: Öka nöjdhetsindex kring informationen. Ansvar Alla accepterar, tar ansvar och initiativ inom ramen för den digitala strategin. Kommunchefen är ytterst ansvarig för implementering och efterlevnad av den digitala strategin. Administrativa chefen ansvarar för handlingsplan, för webbansvariga och innehållsansvariga. Systemägare för webbplatsen. Berörd verksamhet ansvarar för att utse redaktörer för aktuella kanaler i sociala medier. Handläggare ansvarar för att skapa och följa upp handlingsplaner samt för att analysera och rapportera resultat. Resurser För att utföra uppdraget krävs relevant utbildning, tydligt avsatt tid och rätt verktyg; t ex tillgång till olika webbläsare och webbläsarversioner samt till surfplattor och smarta mobiler för att testa funktion och utseende. 12

Beskrivning av sociala medie-tjänster (bil 1) Facebook Socialt nätverk med 4,8 miljoner användare i Sverige. Vänner ser statusuppdateringar och foton, skriver kommentarer och delar information med varandra. Organisationer och företag har sidor där den som valt att gilla sidan kan följa uppdateringar om företaget, ta del av erbjudanden och kommunicera. YouTube Här laddar man upp, delar med sig av och tittar på videoklipp. Alla kan titta, men för att ladda upp videoklipp måste man vara registrerad användare. Företag och organisationer har egna kanaler med t ex reklamfilmer, undervisningsmaterial och videobloggar. Alla videos är sökbara och YouTube är världens näst största sökmotor efter Google. Används av 78 % av Sveriges internetanvändare. LinkedIn Socialt nätverk, framför allt för yrkesmässigt nätverkande. Används ofta i rekryteringssyfte, för att hitta kandidater och kontrollera referenser. Användarnas profiler påminner om ett CV. Möjlighet att skapa olika typer av intressegrupper som diskuterar specifika ämnesområden samt företags-/ organisationssidor. Ca 1 miljon svenska användare (175 miljoner globalt). Twitter Nätverkstjänst där man skriver egna och läser andras korta textmeddelanden, (max 140 tecken). Allas statusuppdateringar bildar ett flöde och man kan välja att följa vem man vill. Ca 300 000 svenska användare. Bloggar En form av samlade kommentarer i kronologisk ordning; vissa med karaktär av offentlig dagbok, andra med en viss ämnesinriktning. Ofta finns möjlighet för läsaren att kommentera och interagera med bloggförfattaren. En av de mest kända inom kommunal förvaltning är http://kommunchef.com, av Mattias Jansson, kommunchef i Katrineholm. Instagram Socialt nätverk med kommunikationen enbart via bilder som man laddar upp via smartphone. Alla kan följa alla, både privatpersoner och företag, som på Facebook och Twitter. 600 000 användare i Sverige, globalt ca 100 miljoner. Pinterest Digital och social anslagstavla, en slags bokmärkestjänst för bilder och länkar. Visar bilder som sorteras efter teman och som presenteras liknande en anslagstavla. Användaren pinnar, nålar upp bilder på sin sida/profil. Ca 40 000 användare i Sverige 13

Bambuser Tjänst och app för att publicera och dela video från mobil eller webcam. Man kan både sända live och låta folk titta i efterhand på sparade sändningar. Likheter finns med bl a YouTube, men man sänder direkt. Videon går att bädda in på webbplatser, bloggar och Facebook m fl tjänster. 14