sid 5 (9) KARLSTADS KOMMUN DRIFT- OCH SERVICENÄMNDEN Prtkll 2019-01-31 Sim^»vO^MUN KOM^!sJ;'<iSTYi'SELSEN % 2019 03 2 6 Dnr. 7 (.^] 3 Verksamhetsberättelse ch bkslut 2018 DnrDSN-2019-2 DpMO Drift- ch servicenämndens beslut Nämnden gdkänner upprättad verksamhetsberättelse ch bkslut för 2018. Sammanfattning av ärendet Den gemensamma drifts- ch servicenämndens långsiktiga visin är - det ska bli bättre att vara medbrgare i Värmland. Nämnden skapar förutsättningar för samverkan mellan kmmuner samt mellan kmmuner ch landstinget. Genm samverkan kan resurser nyttjas på ett mer kstnadseffektivt sätt ch kvalitén samt möjligheten att följa utvecklingen förbättras. Nämnden ska för varje verksamhetsår anta verksamhetsplan ch budget samt hantera nämndens verksamhetsberättelse ch bkslut efter genmfört verksamhetsår. Beslutsunderlag Kmmunledningskntrets tjänsteskrivelse den 8 januari 2019 Kmmunledningskntrets tjänsteyttrande den 8 januari 2019 Beslutet skickas till Samtliga parter i drifts- ch servicenämnden. Pstadress: Kmmunledningskntret, Besöksadress: Webb: karistad.se Tel: 054-540 00 00 E-pst: kmmunledningskntret@karistad.se Org. nr: 212000-1850 PlusGir: upphört Bankgir: 405-2213
DnrDSN-2019-2 DpHO Sid 2 (8) Dkument - ch ärendehanteringssystem Under 2016 fattade nämnden ett inriktningsbeslut att ett gemensamt dkument-ch ärendehanteringssystem skulle upphandlas. Under 2018 frtsatte det mfattande prcessarbetet med att utfrma förfrägningsunderlag. Flera samverkansmöten har genmförts under året för att inhämta ingående parters synpunkter ch behv. Ambitinen är att ett avtal ska slutas med en leverantör under våren 2019. Inera Under 2018 blev samtliga länets kmmuner delägare till Inera. Inera är en plattfrm för utveckling ch förvaltning av gemensamma digitala lösningar för sina delägare. Via drifts-ch servicenämnden har beslut fattats att Karlstads kmmun representerar länets kmmuner i Ineras prgramråd. Uppföljning verksamhetsplan 2018 NÄMNDMÅL: LÄGRE KOSTNAD FÖR DRIFT SOM KAN SKE GEMENSAMT FORTSATT GEMENSAMT UTVECKLINGSARBETE AV E-TJÄNSTER Mätmetd av måluppfyllelse: Att en ny teknisk plattfrm har upphandlats ch driftsatts Att nyttjandet av antalet e-tjänster har ökat i samtliga kmmuner. Ambitinen är att nyttjandet av antalet e-tjänster ökat med 10% i Värmland. Ett nytt avtal har träffats för en gemensam e tjänsteplattfrm. Det är samma system sm tidigare men den har uppgraderats ch dessutm ingår nu flera nya efterfrågade funktiner. Exempel på nya funktiner är kö, bkning, betalning samt kartintegratin. Nu kan alla kmmuner bygga nya e-tjänster på egen hand ch/ändra e-tjänster sm andra kmmuner byggt. Under hösten har utbildningar i administratin av plattfrmen samt av e-tjänstebyggaren genmförts för ansvariga i respektive kmmuner. Användningen av plattfrmen ökar i strt sett i alla kmmuner i Värmland. Flera av kmmunerna har även fler e-tjänster 2018 jämfört med 2017. Under 2018 med augusti 2018 har det ttalt tillkmmit 52 nya e- tjänster. 10 av tjänsterna är byggda av Eda ch Trsby kmmun vilket är extra rligt, I några fall är det samma tjänst sm firms i flera kmmuner ch att samma e- tjänst används i flera kmmuner är ett mål i sig. Det är en psitiv önskad effekt i ch med att länssamarbetet gör det enkelt att kpiera en tjänst från en kmmun till en annan istället för att behöva bygga helt eget från start. Ett exempel på detta är den nya e-tjänsten fr begäran
DnrDSN-2019-2 Dpl 10 Sid 3 (8) m registemtdrag enligt dataskyddsförrdningen har införts i flera av kmmunerna samtidigt. Antalet inkmna ansökningar 2018 har ckså ökat i alla kmmuner jämfört med 2017 även m det varierar med hur många mellan kmmunerna. Den sammanlagda ökningen av ansökningar är 26 %. Grams, Hammarö ch Hagfrs är de kmmunerna sm har den största prcentuella ökningen 2018 med mer 50% fler inkmna ansökningar jämfört med 2017 medan Karlstad frtsatt är den kmmun sm har flest antal ansökningar. NÄMNDMÅL: EFFEKTIVARE UTNYTTJANDE AV RESURSER GENOM SAMVERKAN SE ÖVER FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EVENTUELLA FRAMTIDA SAMVERKANSOMRÅDEN INOM RAMEN FÖR NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE Områden där det finns ett gemensamt intresse att samverka: Fördjupad samverkan inm GIS-mrådet Ett framtida gemensamt lönesystem Fördjupad samverkan inm IT-säkerhet ch infrmatinssäkerhetsmrådet Samfmansiering av dataskyddsmbud Uppdaterad analys ch uppföljning vad gäller löptider för lika verksamhetssystem sm finns hs kmmuner ch landsting i länet Mätmetd av måluppfyllelse: Att minst tre analyser av vanstående eventuella samverkansmråden avrapprteras till nämnden under 2018. Vad gäller fördjupad samverkan inm GIS-mrådet finns det ett etablerat länsnätverk. De träffas 2 gånger per år, ch värdskapet är ambulerande mellan kmmunerna. Nätverkets fkus är erfarenhetsutbyte, gda exempel, trender/mvärldspaning. Nätverket har inget knkret samarbetsprjekt igång ch trlig rsak är att kmmunerna inte har samma GIS-system. Det finns några kmmuner sm delar på GIS-tjänst. Ingen kartläggning av har ännu påbörjats vad gäller ett eventuellt framtida gemensamt lönesystem. Frågan kmmer att destineras till länets persnalnätverk. Ytterligare ett skäl till att frågan inte hanterats under 2018 är den pågående reginbildningsprcessen samt att i Östra Värmland finns en nyligen påbörjad samverkan. IT-säkerhet ch infrmatinssäkerhetsmrådet är ett mycket centralt ch viktigt mråde. Under 2018 har ett IT-säkerhetsnätverk startat ch möten kmmer inledningsvis att hållas två till fyra gånger per år. Karlstads kmmun ansvarar för nätverket första året.
DnrDSN-2019-2 DpMO Sid 4 (8) Med anledning av dataskyddsförrdningen ikraftträdande ställer förrdningen krav på att det ska finnas ett utsett dataskyddsmbud i varje kmmun. Samtliga parter i nämnden har funnit frmer för att säkerställa detta vilket gör att frågan m en samfinansierad tjänst inm nämnden inte är aktuell i dagsläget. En viktig grund för att öka samverkan i nämnden är att det fimis en uppdaterad analys ch uppföljning vad gäller lika löptider för lika verksamhetssystem sm finns hs kmmuner ch landsting i länet. Analys ch uppföljning sker löpande. SAMVERKANSAKTIVITETER IT-CHEFER Aktiviteten rapprterats löpande under året, nedan följer en krt rapprt. Mätmetd av måluppfyllelse: Att samverkansaktivitetema avrapprteras löpande vid drift- ch servicenämndens möten. Genmförda eller påböijade samverkansaktiviteter: Redundant Internet En gemensam förstudie mellan Hammarö, Kil, Frshaga ch Karlstad har genmförts. Med syftet att belysa möjligheterna till gemensam ch redundant Intemetuppkppling för Värmlands kmmuner. Det pågår en kartläggning där man belyser de tekniska förutsättningar sm behövs för att samverka med redundant internetuppkppling. Kartläggningen genmförs per kmmun för att skapa en tydligare bild över vad sm behöver justeras eller kmpletteras för respektive kmmun ch då ckså ge en tydligare kstnadsbild. Det har diskuterats kring fyra lika alternativ för samverkan kring Internetuppkppling, där man i ena änden nyttjar Karlstads kmmuns mtemetuppkppling sm reserv ch i andra änden nyttjar Karlstads Intemetuppkppling fullt ut, inklusive de säkerhetslösnmgar sm är i drift. Dialgerna m möjliga samverkansvägar frtsätter under våren. Kmpetenssamverkan Dialger kring kmpetensamverkan har förts inm ITchefsnätverket ch fkus har lagts kring att etablera nätverk för säkerhet ch Office365. Vad gäller dialg ch erfarenhetsutbyte kring licenser, införande ch drift av mlntjänsten Office 365 har en sådan aktivitet genmförts under kvartal två. Karlstads kmmun ch Landstinget i Värmland arrangerade en träff ch delade med sig av erfarenheter ch gda exempel.
DnrDSN-2019-2 DpHO Sid 5 (8) Natinella lösningar för identifiering Infrmatinsmöten har arrangerats inm ITchefsnätverket ch där deltg berörd persnal från samtliga parter. Landstinget i Värmland var med ch berättade m sina erfarenheter med bland annat SAMBI ch Regin Värmland pratade m EPOS ch samverkan med INERA. Vad gäller SAMBI ansvarar Regin Värmland för att säkerställa samverkan inm länet. Gemensam handlingsplan ch funktinalitet för lgghantering av e- pst ch ffentliga handlingar Erfarenhet ch rutiner för denna hantering har diskuterats inm IT-chefsnätverket ch handlingsplan ska tas fram. Handlingsplan för förutsättningar för digital utveckling - SKL/Inera En wrkshp är genmförd under första kvartalet 201 8 ch resultatet är inskickat till D4ERA. Under wrkshpen deltg ca 20 persner från 8 kmmuner ch Landstinget i Värmland. Många bra dialger kring bland annat arkitektur, infrmatinshantering, digital kmpetens ch ledarskap sm alla är viktiga byggstenar framåt för digitalisering ch utveckling. ÖVERGRIPANDE UTVECKLINGSARBETE WOM RAMEN FÖR NÄMNDENS ARBETE Mt bakgrund av genmförd revisin av drifts-ch servicenämnden behöver nämndens övergripande mål knkretiseras i syfte att kunna utvärdera nämndens övergripande målsättning. Arbetet är ännu inte påbörjat utan kmmer startas upp under våren 2019 ch ligger med sm en aktivitet i verksamhetsplanen för 2019. Bakgrunden till att arbetet inte satts igång har varit mt bakgrund av den pågående reginbildningsprcessen. NÄMNDMÅL: BIDRA TILL EN BÄTTRE OCH SNABBARE UTVECKLING GENOM SAMVERKAN GENOMFÖRANDE AV PROJEKTET DIGITALISERING-GENOM SAMVERKAN Nämndens beslutade i nvember 2017 att uppdra till Kmmunledningskntret att genmföra prjektet Digitalisering-genm samverkan, under förutsättning att deltagande parter medfinansierar prjektet. Prjektets syfte att genmföra en nulägeskartläggning av ingående parters digitaliseringsutveckling i syfte att identifiera ett antal samverkansmråden där möjligheter till skalbarhet ch gemensamma kstnadsfrdelar kan uppnås i ett länsperspektiv. Den övergripande målbilden för prjektet är att vaije ingående part höjt sin kunskap m sin kmmuns digitaliseringsutveckling samt fått bättre förutsättningar för att bedriva förändringsledning. im^ätmetd av måluppfyllelse: Att minst 80 persner har deltagit i en kmpetenshöjande aktivitet. Att en sammantagen nulägesanalys för länets digitaliseringsutveckling har tagits fram
DnrDSN-2019-2 Dpl 10 Sid 6 (8) Under första delen av året arrangerades en kick-ff fr det länsgemensamma prjektet. Under arrangemanget deltg ca 60-80 persner från lika kmmuner ch Landstinget i Värmland. Arrangemanget innehöll bland annat presentatin från Nacka Kmmun där de pratade m sin utvecklingsresa med digital medarbetare i fann av en handläggningsrbt. SK1 ch Inera var ckså på plats ch berättade m sina natinella prjekt ch kmmande utvecklingsplaner. Vidare har samtliga kmmuner genmfört e-blmlådan sm är en metd för att mäta digital mgnad ch sm tillhandahålls av SKL. Prjektets resultat har slutred visats till nämndens ledamöter samt till kmmunchefsgruppen. NÄMNDMÅL: GENOMFÖRA GEMENSAMMA UPPHANDUNGAR SOM RESULTERAR I LÄGRE KOSTNADER ÄVEN OM INTE DmFT SKER GEMENSAMT GEMENSAM UPPHANDLING AV ETT DOKUMENT-OCH ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM I december 2016 rekmmenderade nämnden ingående parter att fatta mriktmngsbeslut hufuvida intresse fanns att delta i upphandling av ett system för dkument-ch ärendehantering. 13 parter i nämnden visade intresse ch under kvartal 4 annnserade förfrågningsunderlaget. Mätmetd av måluppfyllelse: Att annnsering av ett gemensamt dkument-ch ärendehantering sker under kvartal 42018. Under slutet av 2018 tilldelades tilldelningsbeslut till vinnande leverantör.
DnrDSN-2019-2 DpHO sid 7 (8) Driftbudget - eknmiskt utfall Belpp i tkr. Utfall Jan-dec 2017 Utfall Jan-dec 2018 Intäkter Kstnader Nettkstnad 11 594 11 594 7079 6917 162 Kmmunbidrag/ram Resultat 162 Kmmentar utfall januari-december 2018 har varit ett år med betydligt färre köp av nätutrustning ch datrer via Karlstads kmmuns leverantörsavtal. De rdinarie kstnadspstema sm medlemsavgift, regins-idp, prjektplatsen, Sambmk ch Sjunet var dck stabila ch mtsvarar ca 2,3 mkr av msättningen. Överskttet berr på intäkterna från medlemsavgifterna var 162 tia- högre än mkstnaderna för nämnden. En ny tillkmmen kstnad för nämnden är kstnad för dataskyddsmbud. Dataskyddsmbudet ska säkerställa nämndens verksamhet. Matrisen nedan visar nämndens msättning de senaste fem åren ch inm vilka mråden den varit. Under 2017 missades att bkföra E-tjänstema genm nämnden men för att göra jämförelsen likvärdig finns de ändå med i matrisen. 2014 2015 2016 2017 2018 Medlemsavgift IDP Prjektplatsen Sjunet Sambruk E-tjänster Datrer Print Nät IAM Digit genm samverkan 880 713 119 80 1030 1012 29 880 775 119 80 971 2134 332 1020 713 154 135 986 3932 962 5140 15 1043 713 145 173 1043 3068 785 4525 12 1084 713 256 173 972 261 l 2743 77 712 3950 5378 13144 11594 7079 Ann Ott Nemes utvecklingsdirektör Peter Jönarp It-strateg
w a w Q- CO