Q till och med Sveriges bästa möten! Kvintessensen - tar fram kärnan LARS J O LARSSON - KONSULT, UTBILDARE LEDORD Gemensamt och ihop Rätt från mig, betyder lätt för dig Klagomål är en gåva Från inspiration till resultat! 1
Möten, möten, möten! Dolda agendor?!? Dåliga privata agendor Goda privata dolda agendor 2
Möten med mening Vår drivkraft Att skapa mer på kortare tid med bättre effekt! På vilket sätt hjälper alla möten till det?!? Greshams lag och effektivitet "Dåligt mynt kan fördriva gott mynt, men gott mynt kan icke fördriva dåligt mynt". Blanda ut guldet i mynten och låtsas som att de har samma värde. Alltså: håll dig upptagen på möten och du tror du uträttar något eller: veden värmer 7 gånger! Sir Thomas Gresham, 1519-1579, engelsk köpman och diplomat, grundare av Londons börs (Royal Exchange). (eg Henry Dunning Macleod) 3
Sätt mötena under revision Står mötesresultatet i proportion till mötesinvesteringen? Inför en mötestaxameter! Mötestaxameter MÖTESTID 2,5 Mötesdeltagare Timlön 1 1 100,00 kr 2 950,00 kr 3 950,00 kr 4 900,00 kr 5 800,00 kr 6 800,00 kr 7 800,00 kr LÖNEKOSTNAD Övriga kostnader Administration före och efter Resor Telefon, utskick Förfriskningar Utebliven vinst MÖTESKOSTNAD 15 750,00 kr 400,00 kr 2 500,00 kr 150,00 kr 400,00 kr 13 000,00 kr 32 200,00 kr 4
Modell för mötesrevision VÄG VÄRDET AV DET NYA OCH VÄRDET AV DET GAMLA SLUTA MED BÖRJA MED FÖRÄNDRA FORTSÄTT MED Olika möten har olika krav Informationsmöte Beslutsmöte Ledningsgruppsmöte Uppstartsmöte Idémöte Samrådsmöte APT Enhetsmöte 5
TÄNK INNANFÖR BOXEN! ÄGNA TID ÅT DET SOM ÄR VETTIGT! Vad handlar mötet om? 6
Bra mål! Ha en tydlig riktning i allt Vision utan verklighetsförankring = hallucination! Handling utan vision = tidsfördriv! 7
Den längst fram ser vyerna, För den längst bak är utsikten alltid densamma Kvintessensen Motivationsteori Hög arbetstillfredsställelse Låg arbetstillfredsställelse Hygienfaktorer Lön Administration Fysisk miljö Motivationsfaktorer Utveckling Stimulans Ansvar 8
Vad betyder det här? 9
Vad betyder det här då? 10
ABC-analys A Antecendent Situation Trigger B Beteende BROMSA! C 1 Konsekvens (kort sikt) DET TAR LITE LÄNGRE TID FÖR MIG. C 2 Konsekvens (lång sikt) NÅGON MÅSTE HÅLLA PÅ REGLERNA KÖR! JAG KOMMER FRAM FORTARE. (FÄRRE FÖLJER REGLER) ABC-analys A Antecendent Situation Trigger MÖTE KL 13.00 B Beteende AVBRYTER DET JAG HÅLLER PÅ MED! GÖR KLART OCH GÅR SEDAN C 1 Konsekvens (kort sikt) STRESSANDE KORTARE TID PÅ ETT TRÅKIGT MÖTE C 2 Konsekvens (lång sikt) IRRITATION, DÅLIG STÄMNING HOS MIG JAG FÅR EN EGEN RÄKMACKA 11
Jaga spill! Fråga dig om mötet verkligen är nödvändigt. ++ värdeskapande och viktigt + värdeskapande men inte viktigt 0 skapar inget värde men ändå nödvändigt - skapar inget värde och meningslöst ha kvar ta bort ha kvar eliminera 12
Formulera mål Varje punkt på dagordningen har ett mål Målet ska formuleras med ett verb (handling) och ett substantiv (utföras). Exempel: Analysera konsekvenserna av Besluta en investering för Formulera en strategi för Jämföra alternativ till Planera verksamheten för Utveckla rutinerna för Godkänna förslag till 13
Bättre snurr på mötena Sätt en start- OCH en sluttid. Boka bara 45 minutersmöten! Bättre snurr på mötena Håll nere punkterna på dagordningen! Inga slentrianpunkter! 14
Bättre snurr på mötena Avdela tid för varje punkt! Planera in pauser! Bättre snurr på mötena TA BORT PUNKTEN ÖVRIGA FRÅGOR! 15
Bättre snurr på mötena Få fler aktiva genom att göra dem delaktiga! Alla har 100 % ansvar! Mötesägaren bestämma syfte och omfattning upprätta spelregler med konsekvenser Mötesledaren (rullande) fördela ordet stoppa sådant som inte tillhör mötet kvalitetssäkra beslut/ mötet i sig ansvara för efterarbete som inte är fördelat prioriteringsrätt Föredragande begära tid i förväg skicka ut nödvändig information i god tid utföra lovade aktiviteter Deltagare vara väl förberedd/ påläst vara aktiv 16
Möte 14-10-21 Agenda/ aktivitetslista/ dagordning Nr Ärende Typ Ansvar Tid 1 Rapport från möte 14-10-04 Info ÅV 5 2 Budget 2015 - underlag utskickat Beslut ÅV 5 3 Karriärutveckling - rapport benchmarking Info IG 10 4 Nytt ekonomisystem - förberedande och diskussion om nuvarande system samt idéer om nytt Info/ diskussi on JL 10 5 Nästa möte Info LL 5 Bevakningslista (nästa mötes agenda) Nr Ärende Typ Ansvar Tid 1 Personalfest Diskussion ÅV 2 Produktutveckling av XX Beslut LL 3 Policy för kompetensutveckling Information ÅV 4 Deltagande på mässa? Information/Diskussion IG 5 Mötesrutiner Information LL 17
Exempel på spelregler Innan mötet dagordning i tid underlag i tid Under mötet kom i tid stäng av mobilen var aktiv alla beslut ska formuleras skriftligt på mötet - protokollet läses löpande agendan styr Efter mötet protokollet ut i tid du ansvarar för dina åtagna aktiviteter mötesledaren följer upp Ditt ansvar visa respekt förbered dina anföranden håll vad du lovar 18
TÄNK UTANFÖR BOXEN! Hitta fler kreativa metoder att komma ur ekorrhjulet! Rävsaxen! Griptången! Fortsätt inte med mer av samma som inte fungerar! 19
Brainstorming Mötesmetod för att lösa problem eller hitta nya idéer. En grupp på fem till tjugo personer samlas för att arbeta kring ett problem eller en uppgift. Viktigt är att tanken ska få löpa fritt utan att bli avbruten. Kritik kommer i nästa steg. Regler 1. Idéer får inte kritiseras innan de är färdiga. 2. Utgångspunkten är att alla idéer är bra idéer. En idé som från början inte verkar bra kan utvecklas till en lysande idé. 3. Kvantiteten av idéer är avgörande, eftersom det ofta genererar kvalitet. 4. Alla deltagare utvecklar och förbättrar varandras idéer. 20
Metaplanövning Någon i verksamheten har nyckeln till bra förbättringar. Metod att samla så många aspekter som möjligt. Låt alla skriva av sig sina uppslag. Alla är lika viktiga. Ta upp alla offentligt och eftersom alla till en början är lika mycket värda så tas dubbletter bort. Sedan sorteras de in i kategorier och prioriteringar. Och så har gruppen tagit fram agendan eller prioriteringsordningen. Tvärtom-metoden Exempel: Farmor blir störd av av barnet. Lösning: Sätt farmor i lekhagen! Man formulerar motsatsen till problemet eller det man vill åstadkomma. Genom de lösningar som kommer fram hittar man en prioritering, och får nya perspektiv. Hur kan vi öka tidsslöseriet? Vad ska vi göra för att minska vår betydelse? Hur kan våra möten bli maximalt ineffektiva??? 21
6 tänkande hattar, (De Bono) Process-, metaorienterat Sammanfattar Det kreativa, Nya alternativ Information och fakta Intuition och känsla Risker och hot Positiva möjligheter som motiverar Lathund för god möteskultur 22
JAG OCH MINA KOLLEGOR Önskan för framtidens möten Så här vill vi ha möten i framtiden: De här fördelarna vill vi uppnå: Det här vill vi förbättra: Så här kommer vi att lyckas: 23
- Fuck you! Vi påverkar varandra varje dag! 24
Kvintessensen gillar er! Gilla på Facebook! Vare sig du tror att du kan, eller tror att du inte kan så har du rätt! Börja nu! Gå från inspiration till resultat! 25