Kriskommunikation - beredskap, rätt organisation och ditt ledarskap

Transkript

1 Praktikfall - kommunikation i akut läge Kriskommunikation - beredskap, rätt organisation och ditt ledarskap Seminarieledare: Lotta Lagerdahl Ansvarig Kriskommunikation GCI Presenterar praktikfall: 11 oktober 2005 Peter Gimbe Informationsdirektör Skanska AB 15 november 2005 Robert Eriksson Chef Personalstöd SRB, Södra Roslagens Brandförsvar 8 februari 2006 Gisela Lindstrand Informationschef Pfizer Förbered dig för att agera i kris: Så utformar du tydliga och effektiva kriskommunikationsplaner Rätt organisation och ledarskap för en effektiv kriskommunikation i akut läge Din roll för att hantera media och stödja organisationens talesmän Informatörens nätverk vilka kontakter har varit mest värdefulla för dem som hanterat akuta kriser? 11 oktober 2005, Stockholm 15 november 2005, Göteborg 8 februari 2006, Stockholm SIFU AB -ett dotterbolag till Teknologisk Institut, Danmark

2 Kriskommunikation Utveckla din roll för att förbereda organisationen och bli en resurs i akut läge Hantera krisen! En kris kan ta sig många olika uttryck och kan få förödande konsekvenser. En dålig krishantering och/ eller bristande kriskommunikation riskerar att drastiskt minska förtroendet för din organisation. År av ansträngningar och stora investeringar kan snabbt raderas. Rätt hanterat kan krisen däremot skapa en goodwill för din organisation som inte kan köpas för pengar! En färdig kriskommunikationsplan Som kommunikatör har du troligen både intuition och god förmåga att uttrycka dig på ett förtroendefullt sätt. För att dina talanger skall komma maximalt till sin rätt och för att organisationen skall bibehålla sitt förtroende i en kris krävs dock ett strukturerat förarbete och ett gott ledarskap. Du behöver en noggrant utformad kriskommunikationsplan som du håller dig till när organisationen börjar utsättas för påfrestningar. Du behöver även definiera nyckelrollerna och genomföra klara och tydliga övningar så att alla vet vad de ska göra när det blir skarpt läge. Lotta Lagerdahl, GCI, ger dig inspirerande kunskap och insikter för hur du på bästa sätt organiserar en förebyggande krishantering. Lotta behandlar bl. a: Hur du förbereder organisationen för att hantera en kris Hur du bygger upp en intern krisorganisation med krisinformationsplaner, nyckelroller och ansvarsfördelning Hur du som informatör utvecklar ditt nätverk vilka kontakter har varit mest värdefulla för dem som hanterat akuta kriser? Hur du bör hantera media för att skapa förtroende Förberedelser inför kris Att fundera ut tänkbara kriser som kan drabba din organisation är ett arbete som vanligen går snabbt. Det brukar alltid avslutas med kategorin övrigt. Den egentliga svårigheten och där det ofta brister - är att ha tydliga och färdiga förberedelser. Om förberedelsetid saknas Om krisen inträffar och din organisation direkt hamnar i skarpt läge har du ingen förberedelsetid. Hur kan du på bästa sätt se till att ändå vara förberedd? Det handlar inte om att vara organisationens domedagsprofet med förbandslåda och färdiga presskommunikéer under armen. Ditt ansvar för kriskommunikation och hantering innebär ett väl genomfört grundarbete. Att med väl definierade rutiner kontinuerligt förbättra beredskapen utan att störa övrig verksamhet. Avsätt en dag i din kalender och tillgodogör dig detaljerad kunskap och insikt för hur du organiserar en heltäckande krishantering i organisationen och kan hålla en hög beredskap för en eventuell kris. Du får en utförlig genomgång och dokumentation för hur du definierar nyckelroller, utformar tydliga och konkreta kriskommunikationsplaner samt hur du agerar internt och externt i akut läge. Tag med din egen krisinformationsplan och utveckla den på seminariet. Välkommen!

3 Program Incheckning med kaffe/te Seminariet startar Introduktion till kriskommunikation betydelsen av förtroende Vad är din främsta uppgift i organisationen? Jo, att upprätthålla förtroendet. Vad är förtroende? Hur ser det ut? Kan man ta på det eller låsa in det? Du är ansvarig för att minimera eventuella skador på förtroendet - vad är det egentligen du skall skydda? Lotta Lagerdahl ger dig sin inspirerande syn på förtroende. Det hjälper dig att tydligt förklara din roll i din organisation. Beredskap - utforma tydliga kriskommunikationsplaner och definiera nyckelroller Nu har vi en samsyn på vår uppgift. Kärnan i planläggningen är skapandet av gemensamma dokument och en tydlig ansvarsfördelning. Det är en process som bygger på tydlighet, förståelse och delaktighet. Lotta reder ut relevanta begrepp och ger dig konkreta exempel på krisinformationsplaner som du får ta med dig hem. Förarbetet steg för steg för att skapa beredskap Vilket arbete måste du först göra på kammaren innan du kan gå ut i organisationen? Hur ser informatörens privata checklista ut? Hur definierar du de målgrupper du vill nå? Skapa samarbete mellan din organisation och andra organisationer, företag eller myndigheter ta del av checklistan över vilka relationer som kan bli viktiga Hur används kriskommunikationsplanen i akutläge? erfarenheter av misslyckanden och exempel på framgång Förmiddagskaffe med smörgås Akut läge! Organisation och ledarskap för en effektiv kommunikation nyckelpersoner, incitament och informationshantering Vi har nu en samlad bild över vad en krisinformationsplan skall innehålla samt hur processen och förarbetet skall ser ut. Vi går vidare till det akuta läget. Krisinformationsplanen skall tillämpas. Alla skall veta sina positioner. Det är den största utmaningen och här sätts organisationens förberedelser och ditt ledarskap på prov. Ta del av Lottas värdefulla strategier för ett snabbare agerande i kris. Ta del av exempel för att öka din kunskap om hantering av information i akut läge Tydlig kommunikation i akut läge - organisation och ansvarsfördelning Definiera rätt personer för att hantera olika typer av kris Effektivt ledarskap - vilken är din roll i hanteringen av en kris? Vilka är dödsynderna och de goda principerna? Om förberedelsetid saknas - vilka är dina omedelbara prioriteringar och var bör ditt fokus ligga?

4 Program Lunch Praktikfall: Ta del av Skanskas/Södra Roslagens Brandförsvar/ Pfizers/ praktiska erfarenheter av organisation och ledarskap för en effektiv kommunikation i akut läge nyckelpersoner, incitament och informationshantering Vi stämmer av det vi har gått igenom hittills genom att ta del av och inspireras av en kollega som verkligen har gjort sin hemläxa. Peter Gimbe Robert Eriksson Gisela Lindstrand Informationsdirektör Chef personalstöd Informationschef Skanska AB SRB, Södra Roslagens Brandförsvar Pfizer Medverkar: Medverkar: Medverkar: 11 oktober november februari 2006 Stockholm Göteborg Stockholm Paus Lotta Lagerdahl sammanfattar praktikfallet och vi gör en återkoppling till roller, incitament och informationshantering för en effektiv kommunikation i akut läge Eftermiddagskaffe Samordnad kommunikation för bibehållet förtroende i media - din roll för att hantera media och stödja organisationens talesmän Vilka är utmaningarna i att samordna kommunikationen för att bygga upp en förtroendefull relation med media? Hur skall du agera i akut läge för att skapa rätt bild i media din roll och medias intressen att förmedla din situation Vikten av att hantera din egen stress när drevet går Hur informerar du media i händelse av kris? Vem skall uttala sig i media vikten av en klar överenskommelse i organisationen Vad kan och får de säga som inte har mandat att uttala sig, om de blir tillfrågade? Hur du bygger upp en långsiktig och förtroendefull relation med media Seminariet avslutas

5 Charlotta Lagerdahl är anställd på GCI sedan Charlotta leder GCIs arbete inom kriskommunikation och arbetar med krishantering för flera av företagets kunder. Charlotta föreläser också inom kriskommunikation både i ledningsgrupper samt på universitet och högskolor, bland annat Handelshögskolan i Stockholm. GCI är ett av Sveriges största konsultföretag inom kommunikationsrådgivning. GCI arbetar med all typ av kommunikation, exempelvis opinionsbildning, lobbying, internkommunikation, förändringsprocesser, medieträningar och kriskommunikation. SIFU AB Klipp av kupongen. Posta eller faxa Se oss på internet Anmälan till Kriskommunikation (3537) Tisdag den 11 oktober 2005, SIFU Utbildningscenter, Stockholm Tisdag den 15 november 2005, SIFU Utbildningscenter, Göteborg Onsdag den 8 februari 2006, SIFU Utbildningscenter, Stockholm Pris för arrangemanget inklusive dokumentationsmaterial kr. Företag...Org.nr... Adress... Avd... Postnr/ort... Tel... Frankeras ej. SIFU betalar portot Namn Befattning... Avd... Namn Befattning... Avd... Namn Befattning... Avd... Kontaktperson... Ert beställningsnr... Fakturaadress (Ifylls endast om den inte är samma som ovan) Företag... SIFU AB Svarspost Kundnummer BORÅS Adress...Org.nr... Postnr/ort... Bekräftelse skickas till deltagare kontaktperson Sänd mig SIFUs utbildningskatalog (totalt utbud) Jag kan dessvärre inte deltaga på seminariet, men jag önskar att få tillsänt information om framtida arrangemang. SIFU kan gärna sända relevanta erbjudande och nyheter till min .

6 B Borås Porto betalt Praktiska upplysningar Tid Tisdag den 11 oktober 2005 Onsdag den 8 februari 2006 SIFU Utbildningscenter Olof Palmes gata Stockholm, tel Tisdag den 15 november 2005 SIFU Utbildningscenter Vallgatan Göteborg, tel Pris Priset för att delta är kr. Priset inkluderar konferens och workshop samt lunch, förfriskningar under pauser och dokumentationsmaterial. Moms tillkommer. Anmälningsbekräftelse sänds efter mottagen anmälan och faktura sänds ca 14 dagar före konferensen. Hur du anmäler dig lättast Tel info@sifu.se Fax Posta anmälningstalongen Avbeställningsvillkor Lämnar du återbud mellan 3-1 vecka före konferensstart, debiterar vi halva konferensavgiften. Vid återbud senare än 1 vecka före konferensstart debiteras hela avgiften. Avbeställning skall ske skriftligt. Om du blir förhindrad att delta är du naturligtvis välkommen att ge din plats till en kollega. Förbehåll SIFU förbehåller sig rätten till ändringar av program, tid och plats. För ytterligare upplysningar Annika Rosengren, tel annika.rosengren@sifu.se Mårten Nilson, tel , marten.nilson@sifu.se nr RESPONSTRYCK, Borås