Kommunal protokollskrivning i praktiken

Transkript

1 /17 OBS! Var vänlig distribuera inbjudan till berörd målgrupp inom förvaltningen Samtliga nämnder/styrelser Landstinget Kommunal protokollskrivning i praktiken BAKGRUND/SYFTE Gemensamt för dagens protokollförare är att de i stor utsträckning ska klara av sekreterarskapet parallellt med mängder av andra arbetsuppgifter. Till detta ska läggas att allt fler väljer att publicera sina protokoll på Internet med påföljd att protokollen måste vara så utformade att i stort sett vem som helst ska kunna ges möjlighet att förstå innebörden av de protokollförda ärendena. Denna utveckling innebär att arbetet med att föra protokoll måste ta allt mindre tid i anspråk samtidigt som kraven på protokollens innehåll och form ökar! I sin tur innebär detta att personal som arbetar med de kommunala protokollen måste ges möjlighet att regelbundet utveckla sin kompetens. Mot denna bakgrund har följande program utarbetats som klargör vad som gäller i teori och praktik för kommunala protokollförare. TID Onsdag 29 februari 2012 PLATS Sundsvalls KonferensCenter, Esplanaden 29, Sundsvall

2 MÅLGRUPP PROGRAM OBS! Nämndsekreterare, ordföranden i fullmäktige, nämnd eller styrelse, handläggare, assistenter och andra med uppgift att upprätta kommunala protokoll. Bifogas Syftet med utbildningen är att ge deltagarna råd och tips om hur de kommunala protokollen ska och bör utformas. Utbildningen bygger således bland annat på protokoll från de nämnder som deltagarna representerar. Skicka därför, så snart du anmält dig, tre exempel på protokoll och föredragningslista från din nämnd till föreläsaren: [email protected] MEDVERKANDE DOKUMENTATION Axel Danielsson, konsult med inriktning på styrning och ledning av kommuner och landsting samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet. Axel är författare till handboken Kommunal Nämndadministration och en mycket erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda inom den kommunala sektorn. Handboken Kommunal Nämndadministration, nyutkomna sjätte upplagan som föreläsaren är författare till. Boken ingår inte i kursavgiften. OBS! Deltagarna förutsätts själva beställa handboken som ges ut av kommunernas eget förlag: Kommentus förlag, tel eller AVGIFT Konferensavgift kronor (exkl. moms) inkl kaffe och lunch. Debiteras i efterhand. ANMÄLAN Anmälan om deltagande sker på bifogad blankett, som sänds till Region Gävleborg, Ljusdal, på vår hemsida eller via denna länk senast 27 januari 2012.

3 OBS! Anmälan är bindande efter sista anmälningsdatum, med hela kursavgiften. Givetvis går det bra att överlåta platsen till en kollega, om du får förhinder. INFORMATION Närmare upplysningar om konferensen lämnas av Olle Larsson, tel Praktiska upplysningar Elisabeth Karlsson, tel eller Lena Hansson, tel KOMMUNFÖRBUNDET VÄSTERNORRLAND REGION GÄVLEBORG May Andersson Direktör Olle Larsson Utbildningschef OBS! Om inget särskilt meddelande erhålles är anmäld deltagare antagen till kursen. Bilagor Program Anmälningsblankett

4 /17 Kommunal protokollskrivning i praktiken TID Onsdag 29 februari 2012 PLATS Sundsvalls KonferensCenter, Esplanaden 29, Sundsvall Samling, kaffe Nämndsekreterarrollen - Ansvarsfördelningen mellan sekreteraren och ordföranden Vi inleder med att klara ut sekreterarens respektive ordförandens ansvar för protokollet. Vem bestämmer över hur protokollet skall utformas? Måste nämndsekreteraren sitt förslag till protokollet på sätt som stämmer med ordförandens uppfattning men inte med nämndsekreterarens uppfattning? Kommunallagens regler om kommunala protokoll Närvaro Förslag och yrkanden Propositionsordning Omröstningar Beslut Deltagande i beslut Omröstningar Reservationer Protokollsanteckning Interpellationer och frågor Justering Anslag

5 Hur bör respektive skall olika händelser på ett sammanträde protokollföras? Detta är utbildningsdagens huvudavsnitt. Vi går i detalj igenom hur man bör eller ska återge nedanstående händelser och punkter i protokollet. Protokollföring av öppnandet Sammanträdets öppnande Upprop Protokollföring av närvaro Avbruten tjänstgöring under pågående handläggning av ett ärende Påbörjad tjänstgöring under pågående handläggning av ett ärende Närvarande ledamöter Närvarande ersättare Tjänstgörande ersättare Närvarande tjänstemän Övriga sakkunniga Allmänheten Part Personalföreträdare Praktikanter Tillfällig frånvaro, t ex pga toalettbesök Protokollföring av närvarorätt Beslut om närvarorätt för tjänstemän Beslut om närvarorätt för särskilda sakkunniga eller utomstående Protokollföring av ordförandeskap och justerare Ordförandeskapet Tillfälligt förhinder för ordförande att tjänstgöra Beslut om val av justerare Beslut om omedelbar justering Beslut om tid och plats för justering Justeraren har fått förhinder Justering kan inte ske på utsatt tid Justerarna är oense om protokollets utformning

6 Ändring av justerat protokoll Förutsättningar för att det ska vara tillåtet att ändra i ett justerat protokoll Sättet att ändra ett justerat protokoll Protokollföring av tid och plats Tid för sammanträdet Beslut om ajournering Plats för sammanträdet Protokollföring av föredragningslistan Beslut om godkännande av kungörelse- /kallelseförfarande Beslut om ändring av ärendeordningen enligt föredragningslistan Beslut om extra ärenden Beslut om att ärende ska utgå Protokollföring av delegerings- och informationsärenden Beslut om anmälan om delegeringsärenden Beslut om vidaredelegerade ärenden Beslut om anmälan av meddelandeärenden Informationsärenden/övriga frågor Protokollsmallen i ett sakärende Ärenderubrik Beslut Beslutsmotivering Reservationer, särskilt uttalande samt uppgift om vem som inte deltar i beslut Sammanfattning av ärendet Beslutsunderlag Förvaltningens förslag Arbetsutskotts, presidiet eller annat beredande organs förslag Ordförandens förslag Förslag till beslut på sammanträdet Beslutsgång Omröstningsresultat Motiveringar till reservationer och särskilda uttalanden Uppgift om hur beslutet kan överklagas (fullföljdshänvisning)

7 Protokollet ska skickas till Protokollföring av yrkanden och propositionsordning samt omröstning Beslut om yttranderätt Framställda yrkanden och förslag Ändringsyrkanden Yrkande med värdeomdömen och motiveringar Bordläggningsyrkande Återremissyrkande Huvudförslag Motförslag Beslut om propositionsordning Beslut om propositionsvägran Kontraproposition Omröstningsförfarande Minoritetsåterremissyrkande Minoritetsbordläggning Röstplikt Utslagsröst Sluten omröstning Lottning Protokollföring av beslut och reservationer Beslutet i ett sakärende Beslutsmotivering Anvisning om överklagande Reservationer, blank respektive motiverad Muntliga och skriftliga reservationer Beslut om protokollsanteckning Särskilda yttranden/uttalanden/protokollsanteckningar

8 Protokollföring av motioner Ärenderubrik Sammanfattning Förslag till beslut, bifall respektive avslag eller besvarad Protokollföring av jäv Sakägarjäv, släktskapsjäv, intressejäv, delikatessjäv, tillsynsjäv m fl Fullföljdshänvisning Protokollföring av hur man kan överklaga beslut Beslutsexpediering Protokollföring av till vem/vilka beslutet ska expedieras Expediering innan lagakraftvinnande Publicering av kommunala protokoll på Internet Vad gäller? Protokollspråket, tempus, ordval, styckeindelning, rubriker etc I mån av tid kommer vi också att ta upp det kommunala protokollspråket HÅLLTIDER Samling, kaffe Start LUNCH Program Kaffe Program ca Avslutning MEDVERKANDE Axel Danielsson, konsult med inriktning på styrning och ledning av kommuner och landsting samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet. Axel är författare till handboken Kommunal Nämndadministration och en mycket erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda inom den kommunala sektorn.

9 LSS/ Anmälningsblankett Kursnummer: 12/17 anmäler nedanstående... deltagare till: Kommunal protokollskrivning i praktiken Sundsvalls KonferensCenter, Esplanaden 29, Sundsvall Anmälan skickas till Utbildningsavdelningen Region Gävleborg Ljusdal fax tel e-post [email protected] Senast Var god texta Förnamn Förnamn Efternamn Efternamn Befattning Befattning Postadress Postadress Postnr/ort Postnr/ort Tel Tel E-post E-post Specialkost Specialkost OBS! Viktigt att fakturaadressen överensstämmer med de krav din kommun ställer inkl koder och referenser Faktura adress Adress. Datum Underskrift Telefon