Övningsmaterial till Pod-utbildningen Förhandlingsteknik

Transkript

1 Övningsmaterial till Pod-utbildningen Förhandlingsteknik

2 Avsnitt 1 Introduktion En förhandling är en process för att tillfredsställa två eller flera parters olika behov. Utifrån definitionen ovan, fundera en minut på följande punkter: 1. Vilka personliga egenskaper har duktiga förhandlare? 2. Vilka personlighetstyper har störst framgång i förhandlingar? Varför? Avsnitt 2 - Attityder Redogör för vad du anser kan påverka motpartens attityd innan mötet, inledningen av mötet, under hela mötet och även efter mötet. Före mötet Inledningen Samtalet Avslutet 2

3 Avsnitt 3 Förhandlingens olika faser Förberedelser inför en förhandling 1. Vilka områden har vi valt att förhandla om? a) b) c) d) 2. Taktisk agenda/ mina prioriteringar 3. Vad vill jag uppnå/vilka mål har jag? Vill få Måste få a) b) c) d) 4. Var möter jag det svåraste motståndet? 5. Hur kan jag förebygga invändningar/vilka argument ska jag lyfta fram? 3

4 Avsnitt 4 - Förhandlingsparametrar Vilka är dina förhandlingsparametrar? Öva dig att identifiera dessa genom att fylla i nedanstående tabeller Krav (det du vill få) Parameter Värde för oss Kostnad för motparten Eftergift (det du kan tänka sig ge bort ) Parameter Kostnad för oss Värde för motparten 4

5 Avsnitt 5 Förhandlingsstrategier och taktiker Frågemetodik Frågemetodiken hjälper dig att utforska motpartens behov och förutsättningar. Öppna frågor Öppna frågor uppmuntra människor att tala fritt och svara som denne själv känner. Öppna frågor oftast börja med sådana ord som: vem vad vilken/vilka var varför/hur kommer det sig hur berätta mer om visa mig mer om beskriv Slutna frågor Slutna frågor begränsar den andra personens svar till ja eller nej baserat på alternativen som du har sagt. Ord som ofta finns med i slutna frågor är: information information är detta? skulle du? kan du? skall jag/du? antingen eller kunde vi? / Kommer du/ni? Lösningsvar 5

6 Övning Markera följande med antingen Ö (öppen) eller S (sluten) Är du beredd att acceptera pris- och leveransvillkoren? Vilka områden är viktigaste för dig? Hur skulle du prioritera dina tre viktigaste behov? Varför valde du att gå till en annan leverantör? Är den 15 juni gjuten i betong eller finns det möjlighet att förlänga datumet? Har du avtalet med dig? Hur kom du fram till dessa siffror? Kan du tänka dig att vara med i det kommande reklambladet om jag? Hur viktigt är det att vår grupp har störst tillväxt av alla inom koncernen? Du kan väl öka beställningens storlek om jag ge dig fem procent till i rabatt, eller hur? Erbjuda idéer Övning Du förhandlar med Sten Larsson om att köpa varor från hans företag. Du har gjort affärer med Sten tidigare men nu vill du komma överens om nya varor baserat på nya specifikationer. Ringa in den/de meningar som du skulle använda för att indikera ditt syfte innan du erbjuda idéer till Sten. Det kan finnas flera rätta svar. 1. Låt mig förklara först varför vi tvingades ändra våra specifikationer. 2. Vi har just ändrat våra specifikationer. Chefen kräver att 3. Jag skulle vilja ge dig lite mer information om våra nya specifikationer. 4. Jag hoppas att du kan tillmötesgå våra nya specifikationer. 5. Som du kanske kommer ihåg, har vi funderat på en större ändring i.. 6. Jag vill att vi ska göra på ett nytt sätt. 6

7 Bygga vidare Två viktiga steg i att bygga vidare på andras idéer: 1. Erkänn sambandet När du erkänner sambandet erkänner du att motpartens förslag har satt igång nya tankar hos dig. Det gör oftast motparten mycket positiv till att bygga vidare den nya idén tillsammans med dig. 2. Addera nytta När du adderar nytta föreslår du en mindre förändring eller presenterar idén från en annan vinkel men du behåller idéns kärna. Övning i att bygga vidare Läs fraserna nedan och ringa in den som passar bäst för att bygga vidare på en idé. 1. Jag vet inte om jag håller med dig. Jag tycker att det vore bättre om. 2. Det du sa kring marknaden gjorde att jag kom på. 3. Din idé säger mig Jag skulle vilja göra så här. 4. Nu vet jag! Allt som behövs är 5. Det var inget dumt förslag men jag har ett också. Kan inte vi 6. Bra tänkt! Vad tror du om vi även lade till.? Här kommer ett belysande exempel på hur du kan bygga på en idé: Erkänn: Din idé om att skapa en kampanj tillsammans med en annan, kompletterande leverantör gillar jag verkligen. Addera nytta: Tror du att vi även skulle kunna göra..? 7

8 Konstruktiv kritik När motparten uttrycker sig på ett sätt som inte stämmer överens med din uppfattning eller idé kan det vara bra att kunna kritisera på ett konstruktivt sätt. Att ge konstruktiv kritik - två viktiga steg: 1. Först, bekräfta det som var bra, sedan uttryck din oro 2. Sedan fråga efter eller identifiera sätt som kan behålla det som var bra och eliminera din oro. Exempel Du förhandlar med Karin Westman på Papper och Gem AB om kontorsmaterial för ditt kontor. Karin kan erbjuda dig ett mycket bra pris om du kan lova tillräckligt stora volymer. Du kan inte lova dessa volymer och säger därför: Bekräfta det som är bra: Jag håller med att vi bör se över våra volymer för året för att hitta en realistisk prisnivå. Uttryck din oro: Jag är orolig över att bli låst till volymer som vi aldrig kommer att kunna uppnå. Det finns ingen flexibilitet. Fråga efter sätt för att behålla det som är bra: Tänk om vi skulle kunna hitta ett pris som var acceptabelt nu, baserat på lägre volymer. Sedan kan vi jobba på att sänka priset ytterligare om volymerna växer. Hur ser du på den här idén? 8

9 Avsnitt 6 Hantering av låsta positioner Fundera på: Om det inte går att komma överens, hur stort problem kommer det att orsaka dig och din kund? Om vi inte komma överens, vad har jag för alternativ? o Avvakta till ett senare tillfälle? o Andra intressenter? o Mindre volymer? o Andra villkor? o Annat? Här får du ett övningsexempel där du ska fundera över din BATEF (Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning): 1) Vi har meddelat en kund om en prishöjning i enlighet med avtalet. Kunden vill emellertid träffa oss för att omförhandla priset. 2) Vi konkurrerar om en affär som omfattar leverans av en ny Premium kött och även nya paketeringsmöjligheter. Vad är vårt BATEF under dessa omständigheter? Vad är kundens BATEF? 9