Varbi Recruit Användarmanual
Det här är en enklare manual för rekryteringssystemet Varbi Recruit. Support och hjälp... 3 Del 1. Logga in utan SSO... 4 Del 2 - Skapa Annons / Rekryteringsärende... 5 Skapa nytt rekryteringsärende... 6 Redigera och publicera annons... 7 Annons text och fält (redigeringsläge annons)... 8 Annons publicering... 18 Del 3, Kandidathantering.... 21 Rekrytering Pågående ärenden (ärendeöversikt)... 22 Kandidathantering i ett enskilt ärende (kandidatöversikt)... 23 Kandidathantering Funktioner, övergripande... 24 Kandidathantering Funktioner, ikoner... 26 Sända meddelanden och intervjubokningar till kandidaterna... 26 Kandidathantering Funktioner, övrigt... 28 Del 4, Avslut och Arkivering.... 30 Del 5, Superanvändaruppgifter.... 31 Lägg till/redigera användare och koppla behörigheter... 33 Del 1, Logga in, handlar om hur man loggar in i systemet. Del 2, Skapa och redigera rekryteringsärende, handlar om hur en ny annons / ett nytt rekryteringsärende skapas. Del 3, Kandidathantering, handlar om kandidatlistan och hanteringen av de kandidater som har sökt en tjänst. Funktioner beskrivs övergripande. Del 4, Avslut och Arkivering, handlar om hur man arkiverar ett rekryteringsärende efter att man antingen anställt en eller flera personer eller av andra anledningar vill avsluta ärendet. Del 5, Superanvändaruppgifter, handlar om hur man lägger till underavdelningar samt hur man lägger in nya användare och tilldelar behörigheter (endast för superanvändare). www.varbi.com 2
Support och hjälp Har du frågor kring rekryteringssystemet kontaktar du Varbi Recruit via supportlänken som du hittar längst upp till höger i rekryteringssystem. På supportsidan kan du sända in en fråga via supportformuläret eller ringa supporten. Ser du inte dessa funktioner så har din organisation valt att ha andra rutiner för support. Telefonsupporten är öppen helgfria vardagar mellan kl. 08:30-12:00 och 13:00-16:30. Vi har även support gällande rekryteringssystemet för era kandidater. Har ni en kandidat som har frågor angående ansökan via rekryteringssystemet ska ni hänvisa kandidaten till Varbi Recruits support. www.varbi.com 3
Del 1. Logga in utan SSO Inloggningssida: https://login.varbi.com OBS! Många användare har inloggning genom Single Sign On (SSO) och då loggar man in utan specifikt lösenord exempelvis via sitt intranät. Nedan beskrivs inloggning för dem som inte använder SSO (även externa konsulter). För er som loggar in via SSO hänvisar vi till interna hänvisningar och instruktioner kring inloggning i systemet. Logga in med din e-postadress och ditt lösenord. Du skapar lösenord genom en länk som administratör skickar till dig eller genom funktionen Glömt lösenord. Har du glömt ditt lösenord klickar du på den blåa textlänken som heter Glömt lösenord?. Behöver du hjälp klickar du på den blåa textlänken som heter Kontakta support och följer instruktionerna. www.varbi.com 4
Del 2 - Skapa Annons / Rekryteringsärende Klicka på knappen Rekryteringar Du kommer då till Rekrytering Pågående ärenden. Här listas de pågående rekryteringsärenden som du är behörig att se. Här finns också möjlighet att redigera befintliga rekryteringsärenden, skapa nya rekryteringsärenden, förhandsgranska annonser som PDF, komma åt statistik på rekryteringsärenden (rätt behörighet krävs) samt uppdatera sidan. www.varbi.com 5
Skapa nytt rekryteringsärende Ett nytt rekryteringsärende kan skapas på tre olika sätt: 1. En tom annons/rekryteringsärende där inga fält är ifyllda 2. En färdig annonsmall / ärendemall 3. En kopia av en gammal annons. 1-2. För att skapa en ny annons / ett nytt rekryteringsärende med eller utan annonsmall klickar du på ikonen Ny annons som ser ut så här: När du gjort det så kommer du kunna välja om du vill skapa ett ärende utan annonsmall/ärendemall eller om du vill utgå från en mall. Det är endast personer som har den högsta administrations- behörigheten ADMIN och i vissa fall de med superanvändarbehörighet som kan skapa mallar. 3. För att kopiera ett redan påbörjat rekryteringsärende så markerar du ett redan påbörjat rekryteringsärende i ärendelistan och klickar sedan på ikonen som ser ut så här: För att redigera eller publicera en befintlig annons / ett befintligt rekryteringsärende markerar du vilket ärende och klickar sedan på ikonen för Redigera annons och publicera annons som ser ut så här: www.varbi.com 6
Redigera och publicera annons En annons / ett rekryteringsärende består normalt av följande två steg: 1. Redigeringsläge annons 2. Publiceringsläge annons. Tänk på att! Du kan enkelt hoppa mellan processtegen genom att klicka på bollarna. OBS! Företagsanpassningar: Vissa organisationer anpassar ibland rekryteringssystemet så att det ska passa sin interna rekryteringsprocess. I dessa fall kan det finnas steg före och/eller efter de två stegen som visas på bilden här ovan. Dessa anpassade steg kan bland annat innehålla information, check-listor, godkännandesteg, meddelandefunktioner, funktion för att ladda upp dokument samt val av önskade kompetenser. I vissa organisationer har inte alla användare publiceringsbehörighet och då används ofta processteget begär publicering där de som inte har publiceringsbehörighet kan begära publicering av någon som har publiceringsbehörighet. Tänk på att! Testa gärna att klicka på publiceringsläge annons utan att före klicka på Begär publicering. Har du publiceringsbehörighet för ditt skapade ärende kommer du kunna publicera din annons även utan att begära publicering vilket innebär att du kan hoppa över steget Begär publicering. www.varbi.com 7
Annons text och fält (redigeringsläge annons) 1-3 Titel/befattning/Rekryteringsansvarig/Organisationsnivå Ange: 1) Titel/befattning (den titel som visas i annonsen) 2) Rekryteringsansvarig (den person som ska vara ansvarig) 3) Organisationsnivå (Definierar vilka som kommer ha behörighet att se ärendet) Tänk på att! Det undre fältet Organisationsnivå kan ibland komma att innehålla för många tecken för att publicering på AF Platsbanken ska vara möjlig. Korta därför ner det redigerbara undre fältet om systemet ger felmeddelande. Det undre fältet påverkar inte behörighetsstyrningen. www.varbi.com 8
4. Beskrivning (Annonstext) Fyll i annonstexten in i fältet Beskrivning. Obs! Beskrivning är huvuddelen av annonstexten där du i text har möjlighet att beskriva tjänsten, efterfrågade kvalifikationer, vad ni erbjuder mm. Önskar du kopiera text från ett Word-dokument och sedan klistra in texten i fältet Beskrivning bör du använda ikonen som tar bort en del formatering som kan följa med från Word. Ikonen ser ut så här: Du kan också avformattera redan inklistrad text genom funktionen som ser ut så här: Se även andra funktioner som finns i menyraden. Du kan bland annat använda länkverktyget för att infoga länkar såsom länkar till arbetsplatsens webbsida eller till karta. Ikonen för att infoga länk ser ut så här: www.varbi.com 9
5. Fält som krävs för publicering Tänk på att! Till höger om fältet Yrkesområde finns en knapp med texten snabbsök efter yrke. Klicka på knappen så kan Yrkesområde och Yrkesgrupp och yrkesnamn sökas fram bakvägen genom att skriva in ett yrke. www.varbi.com 10
6. Kontaktperson Om du vill komplettera med en kontaktperson som kandidater ska kunna höra av sig till med frågor om tjänsten så kan du antingen använda rullgardinsmenyn för interna användare i systemet eller klicka på den blåa länken ovanför rullgardinsmenyn om du vill lägga till kontaktperson manuellt. Tänk på att! Använd hellre telefonnummer än epost-adress till kontaktperson för att inte uppmuntra ansökningar via e-post. 7. Facklig företrädare Om du vill komplettera med en facklig företrädare som kandidater ska kunna höra av sig till med frågor om tjänsten så kan du i vissa organisationer använda rullgardinsmenyn för inlagda fackliga företrädare. Vissa organisationer har valt att inte lägga in fackliga företrädare i rullgardinsmenyn och du får då klicka på den blåa länken ovanför rullgardinsmenyn om du vill lägga till facklig företrädare manuellt. Tänk på att! Nu är antagligen annonsen färdig att publicera. Om du vill kan du fortsätta att ytterligare granska och specificera med ytterligare funktioner. www.varbi.com 11
8. Kompletterande frågor och filer För att underlätta urvalsprocessen i nästa skede kan du lägga till frågor kopplade till kravprofilen. Om du väljer att frågorna ska vara obligatoriska att svara på så måste samtliga sökanden svara i samband med ansökan. Det kan exempelvis handla om utbildningsnivå, specifika kunskapskrav eller andra kvalifikationer som du efterfrågar i kravprofilen för den aktuella tjänsten. När du skapar frågor tänk på att skriva frågan som en mening med stor bokstav i början och med ett frågetecken i slutet. Ange svarsalternativ så att alla kan fylla i ett av alternativen även de som inte har det du i frågan efterfrågar. Kvalificeringsfråga - används om det finns ett lägsta krav som ska uppfyllas för att söka anställningen. Det kan vara att kandidaten måste ha en viss utbildning eller att kandidaten ska ha en legitimation eller ett certifikat. Tänk på att bocka i "Ja" om du vill att Ja ska vara det önskade/kvalificerande svaret. Den sökande ser endast frågan och svarsalternativen. Kandidaten ser inte att det är en "Kvalificeringsfråga" eller att "Ja" skulle vara det önskade/kvalificerande svaret. Antal kvalificeringsfrågor är begränsat till maximalt fyra. För övriga frågetyper är antalet frågor obegränsat. Urvalsfråga - används för att kunna jämföra kvalificerade sökande med varandra. Exempel på en urvalsfråga kan vara "Har du erfarenhet av arbete inom något av följande områden?". Svaren kan vara 1. Område A, 2. Område B, 3. Område C och 4. Nej, jag har inte erfarenhet av arbete inom något av dessa områden. Fråga med text-svar - Här kan du ställa en fråga och den sökande kan skriva ett textsvar. Svaren på de här frågorna blir informativa, men det går inte att filtrera svaren med hjälp av rullgardinsmenyer. Fråga med filuppladdning - Fråga med filuppladdning - används för att låta kandidaten ladda upp filer av olika typer. Man kan också välja minsta antal filer som krävs för att frågan ska godkännas samt det största antal filer som är tillåtet att ladda upp. Max storlek på uppladdad fil är 40MB. Informationstext - Detta är egentligen ingen fråga, utan ger möjlighet att skriva valfri ingress och/eller text mellan frågor. www.varbi.com 12
Konfigurerbar fråga - är i grunden en urvalsfråga där man kan välja endast ett svar. I frågan finns det också möjlighet att ange text-svar vid alternativen. Prioriteringsfråga - ger kandidaten möjlighet att prioritera bland de alternativ som ges. Viktningsfråga - Viktningsfråga är en fråga där arbetsgivaren även anger hur viktig egenskapen är och hur ofta den egenskapen används i arbetet. Kandidaten ser endast frågan och svarsalternativen Ja och Nej. Kandidaten ser med andra ord inte att det är en viktningsfråga. www.varbi.com 13
9. CV-inställningar I CV-inställningar har du möjlighet att definiera vilken information du vill få in samt på vilket sätt du vill att informationen ska bifogas i samband med kandidaternas ansökningar. Det finns 3 alternativ per ämne. a) Visa (obligatorisk) Visas för kandidaten samt är obligatorisk att fylla i/ladda upp. (Markeras med röd stjärna för kandidaten vid ansökan) b) Visa (Ej obligatorisk) Visas för kandidaten men är ej obligatorisk att fylla i/ladda upp c) Dölj Ämnet döljs helt för kandidaten (kandidaten får inte frågan) www.varbi.com 14
Tänk på att! Er organisations administratörer har ställt in ett defaultläge här så i normalfallet behöver du inte ändra på något. Tänk på att! Er organisations administratörer kan ha låst vissa rader så att de inte går att redigera utan admin-behörighet. Tänk på att! I vissa fall behöver man få in mycket information från kandidaterna och i andra fall räcker det med ytterst lite information. En huvudregel är att efterfrågad information ska baseras på behovet i det aktuella rekryteringsärendet och att det man efterfrågar ska kännas relevant för kandidaten att svara på i förhållande till den utlysta tjänsten. Exempel: Behövs det inte körkort för att klara jobbet så är antagligen frågan irrelevant att ställa. Tänk på att! I normalfallet vill man få in ett CV. CV kan antingen laddas upp som ett dokument eller kan kandidaten fylla i fasta fält för Anställningar, Utbildningar osv. Vill man försäkra sig om att man får in ett CV men vill ge kandidaten valmöjligheten att antingen ladda upp ett CV-dokument eller fylla i fasta fält för Anställningar, Utbildningar osv så är en bra inställning följande för de första raderna: www.varbi.com 15
10. Automatiskt svarsmail Här visas det tack- och bekräftelsemeddelande som sänds automatiskt till kandidaten när kandidaten har sänt in sin ansökan. De eventuella koder i meddelandet nedan som börjar och slutar med eller % byts ut mot text i meddelandet som kandidaten får. Till exempel byts %recipient::firstname% ut mot kandidatens förnamn och POSITION byts ut mot titeln på annonstiteln. Passar inte texten i tack- och bekräftelsemeddelandet för det här rekryteringsärendet kan du ändra texten och sedan trycka på Spara-knappen som finns längst upp till höger på sidan. Tänk på att! Ändra ej koderna. Skulle du exempelvis byta ut %recipient::firstname% mot Anders så skulle alla kandidater som söker tjänsten få ett svarsmeddelande som inleds med Hej Anders! 11. Logotyp Under logotyp väljs vilken logotyp som ska visas i annonsen. Har er organisation fler än en logotyp så kan du välja någon annan än standardlogotypen. Kontakta en superanvändare om du är osäker på vilken logotyp du ska använda. 12. Avancerade inställningar Under avancerade inställningar kan du ställa in specialinställningar. (Används mycket sällan). www.varbi.com 16
13. Rekryterings-/arbetsgrupp Under Rekryterings-/arbetsgrupp kan du koppla enskilda, eller en grupp, användare till det aktuella rekryteringsärendet. Det finns också möjlighet att ställa in så att personerna i gruppen får mail när det kommer in nya ansökningar mm. Tänk på att! Behörighet till olika rekryteringsärenden ges av administratör eller superanvändare i administratörsgränssnittet. De användare som kommer upp som möjliga i listan om du vill lägga till i rekryterings/arbetsgrupp är de som redan har behörighet till ärendet. www.varbi.com 17
Annons publicering Begär publicering I vissa organisationer har inte alla användare publiceringsbehörighet och då används ofta processteget begär publicering där de som inte har publiceringsbehörighet kan begära publicering av någon som har publiceringsbehörighet. Tänk på att! Testa gärna att klicka på publiceringsläge annons utan att före klicka på Begär publicering. Har du publiceringsbehörighet för ditt skapade ärende kommer du kunna publicera din annons även utan att begära publicering vilket innebär att du kan hoppa över steget Begär publicering. Finns steget Begär publicering och du får svaret att du har inte behörighet att publicera denna annons när du klickar på Publiceringsläge annons så kan du i steget Begär publicering begära publicering av någon av dina kollegor som har publiceringsbehörighet. Du kan då önska publiceringstid och publiceringskanaler samt skriva meddelande till publiceringsbehöriga. Den/de publiceringsbehöriga som du väljer kommer få en notis om att du vill få annonsen publicerad med dina önskemål. Tänk på att! Oavsett vad du önskar för publiceringstid och publiceringskanaler så är det den publiceringsbehöriga som tar det slutgiltiga beslutet i dessa frågor. www.varbi.com 18
Publicering av annonsen - Publiceringsläge annons Personer som har behörighet att publicera kan trycka på Publiceringsläge annons och välja publiceringsperiod samt publiceringskanaler. W = Webbsida (Företagets/organisationens/arbetsgivarens egen externa webbsida) I = Intranät (Företagets/organisationens/arbetsgivarens egen interna webbsida) A = Arbetsförmedlingens Platsbanken ( M = Monster, MJ = Metro Jobb, LI = LinkedIn, FB = Facebook). www.varbi.com 19
Tänk på att! För att en annons ska kunna publiceras på externa annonsplatser, t ex Arbetsförmedlingens Platsbanken, måste annonsen först publiceras på arbetsgivarens egna externa / publika webbsida (W). www.varbi.com 20
Del 3, Kandidathantering. Del tre handlar om kandidatlistan och hanteringen av de kandidater som har sökt en tjänst. Funktioner beskrivs övergripande. Klicka på den stora knappen Rekryteringar mitt på startsidan för att se de rekryteringsärenden som du har behörighet att se. Vill du sedan tillbaka till startsidan klickar du på den blå hus-ikonen. Under Mitt konto som finns längst upp till vänster går det att byta lösenord (gäller ej för SSO-konton), se vilka behörigheter du har och komma åt dokument om rekryteringsprocessen. www.varbi.com 21
Rekrytering Pågående ärenden (ärendeöversikt) På sidan Rekryteringar - Pågående ärenden finns en lista på alla pågående rekryteringsärenden som du har behörighet att se. Filtrera ärenden på Avdelning, rekryteringsansvarig, ärendestatus (och för vissa checklista/ärendetyp) För att filtrera i ärendelistan klicka på Visa filter och filtrera sedan med rullgardinsmenyerna. I ärendelistan visar titeln på rekryteringsärendet, id nr (diarie-nr), filer kopplade till ärendet, sista ansökningsdatum, antal ansökningar (#), ärendeansvarig, avdelning, ärendestatus och vilka platser den lediga anställningen har annonserats på (W/I/A). W = Webbsida (Företagets/organisationens/arbetsgivarens egen externa webbsida) I = Intranät (Företagets/organisationens/arbetsgivarens egen interna webbsida) A = Arbetsförmedlingens Platsbanken ( M = Monster, MJ = Metro Jobb, LI = LinkedIn, FB = Facebook). www.varbi.com 22
Kandidathantering i ett enskilt ärende (kandidatöversikt) När du klickat på titeln i ett ärende så visas listan på de kandidater som har sökt den aktuella anställningen. Kandidaterna presenteras i en Short list med kommentarer, namn, id nr, ev. filer, vilken webbplats ansökan kom ifrån (W/I/A/FB/LI), ansökningsdatum, ev. svar på kvalificeringsfrågor, status i rekryteringsprocessen, antal ansökningar, ort, födelseår, poäng och markeringar. Denna vy ställs in per organisation i företagsinställningar varför den kan skilja sig åt från organisation till organisation. www.varbi.com 23
Kandidathantering Funktioner, övergripande Tänk på att! Vilka kolumner som visas i kandidatöversikten ställs in av adminstratörer och kan därför variera mellan olika organisationer. Kolumner från vänster till höger med funktionalitet Till vänster om kandidatens namn finns en pratbubbla med kommentar. Står det en siffra i pratbubblan så finns det kommentarer. För muspekaren över siffran så visas kommentarerna. Klicka på pratbubblan för att skriva kommentarer. Namn: För att läsa en ansökan klicka på namnet i listan. För att läsa flera ansökningar, markera flera/alla och klicka sedan på knappen Visa alla markerade ansökningar. För att få ett dokument i PDF med ansökningar inklusive alla bifogade textdokument och bifogade bilder, markera en, flera eller alla kandidater och klicka på knappen Skapa en PDF med alla markerade ansökningar. Filer: Under kolumnen Filer finns dokument kopplade till ansökan. Klicka på ikonen under Filer för att se dokumenten. Här går det även att ladda upp dokument kopplade till kandidaten, t ex material som erhållits under en intervju. Källa: Villken ansökningskanal kandidaten sökt jobbet från. Datum: Datum visas på när ansökan inkom. www.varbi.com 24
Svar: Om kvalificeringsfrågor används visas grön bock för rätt svar och rött kryss för fel svar. Håll muspekaren över bockar och kryss för att se hur en kandidat svarat. Status: Här visas aktuell kandidatstatus. Antal ansökningar: Här visas om kandidaten har fler ansökningar till er organisation som du är behörig att se. Ort: Den ort som kandidaten angett. Födelseår: Kandidatens födelseår. Poäng/snittpoäng: I kolumnen Poäng/snittpoäng kan poäng anges. Markering: I kolumnen Markering finns möjlighet att markera med färger eller bokstäver. Tänk på att! Vilka kolumner som visas i kandidatöversikten ställs in av er adminstratör och kan därför variera mellan olika organisationer. www.varbi.com 25
Kandidathantering Funktioner, ikoner Tänk på att! Ikoner visas utefter din behörighet i systemet. Det du inte har behörighet att jobba med/se visas inte varför denna vy skiljer sig mellan användare. Genom att klicka på de blå ikonerna kan man bland annat (från vänster till höger): Skriva en kommentar för rekryteringsärendet Redigera och publicera rekryteringsärendet Förhandsgranska annonsen genom att öppna annonsen som en PDF Sända meddelanden och intervjubokningar till kandidaterna Ta fram meritlistor och rapporter om kandidaterna Skapa egna rapporter i Excel Jämföra kandidaternas kunskaper inom bland annat språk (om det har efterfrågats i CV-inställningar i det aktuella ärendet) Ladda upp ett dokument kopplat till rekryteringsärendet Registrera en ansökan manuellt Dokumentera tidsangivelser (exempelvis intervjutider) Se ärendelogg Skriva ut annonsen Uppdatera (ladda om) webbsidan Sända meddelanden och intervjubokningar till kandidaterna Skicka meddelande För att skicka ett meddelande till en eller flera kandidater markera kandidaten och klicka sedan på meddelandeikonen. www.varbi.com 26
Använda meddelandemall Välj om du vill använda mall att utgå från i ditt meddelande eller om du vill skriva ett meddelande utan mall. Tänk på att! De meddelandemallar som har en parentes bakom sig ändrar status på kandidater vid användning. Kalla på intervju med meddelande Om du vill kalla en kandidat på intervju så kan du skapa kalenderhändelser (intervjutillfällen) under knappen tidsplanering. Lägg till nya kalenderhändelser, markera tillagda kalenderhändelser och lägg sedan till valda kalenderhändelser som du vill kalla till. www.varbi.com 27
Tänk på att! Du kan lägga till flera kalenderhändelser i samma rekryteringsärende. Om du angett fler platser på ett intervjutillfälle så kan du kalla flera kandidater till samma tillfälle. Om du vill kalla flera kandidater till olika tillfällen så kan du markera flera kandidater, lägga upp flera tillfällen, markera de tillfällen som kandidaterna ska få välja mellan och sedan skicka kallelsen. Kandidaterna kommer då få välja tillfällen enligt först till kvarn -principen. Kandidathantering Funktioner, övrigt Filtrering på urvals och kvalificeringsfrågor Ovanför de blå ikonerna finns rullgardinsmenyer med de eventuella frågor som ställts till de sökande. Använd filtren för att sortera fram kandidater baserat på hur de svarat på frågorna. Arkiveringsfunktion Till höger om de blå ikonerna finns en knapp för att arkivera ett avslutat ärende. Till höger om knappen finns rullgardinsmeny med möjlighet att ändra status på en kandidat. Ändra status Till höger om arkiveringsfunktionen kan du ändra status på kandidater. Kandidatstatus ändras dels manuellt och dels genom att skicka olika meddelanden med statusändrande meddelandemallar. Kandidatstatusars syfte är att er organisation ska veta vad som gjorts med kandidaterna och hur kandidaten ligger till i förhållande till den aktuella tjänsten. Kandidatnätverk Till höger om arkiveringsknappen visas ibland en rullgardinsmeny för kandidatnätverk. Om er organisation skapat kandidatnätverk så kan kandidater läggas till i dessa olika nätverk för fortsatt dialog med kandidater även efter ett avslutat rekryteringsärende. Tänk på att! För muspekaren över en ikon så visas en text som beskriver funktionen för den ikonen. Tänk på att! Har ni problem och behöver hjälp eller vägledning klicka då på Support som finns längst upp till höger på sidan. Här visas Varbi support samt de superanvändare inom organisationen som du bör vända dig till för frågor om process eller behörigheter. www.varbi.com 28
www.varbi.com 29
Del 4, Avslut och Arkivering. Del fyra handlar om hur man arkiverar ett rekryteringsärende efter att man antingen anställt en person eller av andra anledningar vill avsluta ärendet. När en annons har varit publicerad och alla kandidater har antingen fått status anställd eller avslag kan ett ärende arkiveras. Gå in på ett rekryteringsärende och klicka på knappen Arkivera ärende. Ett arkiverat ärende flyttas från Pågående ärenden till Arkiverade ärenden. Det går alltid att gå in i Arkiverade ärenden och komma åt innehållet i ett arkiverat rekryteringsärende samt vid behov även återaktivera ärendet. Tänk på att! Genom att arkivera ärenden fortlöpande så får ni bättre översyn över era pågående processer samt ett snabbare rekryteringssystem! www.varbi.com 30
Del 5, Superanvändaruppgifter. Del 5 handlar om hur man lägger till underavdelningar samt hur man lägger in nya användare och tilldelar behörigheter (endast för superanvändare). Lägg till/redigera underavdelningar Gå till administratörsgränssnittet genom att klicka på Admin För att redigera eller lägga till avdelningar klicka på fliken avdelningar www.varbi.com 31
Klicka på knappen Lägg till underavdelning Fyll i eller redigera uppgifter om avdelningen och klicka därefter på spara www.varbi.com 32
Lägg till/redigera användare och koppla behörigheter Klicka på fliken användare och därefter på knappen Skapa ny användare. www.varbi.com 33
Fyll i uppgifter om den nya användaren ock klicka därefter på Spara. I vissa fall kan man söka fram nya användare från en extern katalogtjänst. Tänk på att! Den externa katalogtjänsten är inte en katalog över användare i Varbi. För att en användare ska kunna arbeta i Varbi så kan användaren sökas fram i den externa katalogen och måste därefter läggas till och sparas som en användare i systemet. Tänk på att! När en ny användare lagts till i systemet så är hen rödmakerad i listan över användare. Det betyder att hen inte har några behörigheter och hen kan därmed inte arbeta i systemet. För att användaren ska kunna arbeta i systemet så måste man tilldela hen behörigheter. www.varbi.com 34
Tilldela behörigheter på en inlagd användare Klicka på en användare i användarlistan Klicka på knappen lägg till behörighet. Välj specifik behörighet för specifik organisationsdel eller rekryteringsärende och klicka sedan på spara. Logiken är att ju längre ner du väljer i listan av behörigheter, ju högre är behörigheten. Har en användare exempelvis behörigheten Publicera annons under rekryteringsärenden så kan hen allt ovanför också i listan över rekryteringsbehörigheter. Tänk på att! Du kan även tidsbegränsa en behörighet. www.varbi.com 35
www.varbi.com 36