IT-skyddsrond: Checklista för skolans digitala arbetsmiljö

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 1/35 IT-skyddsrond: Checklista för skolans digitala arbetsmiljö Då fler och fler av lärarens arbetsuppgifter sker digitalt blir den digitala arbetsmiljön viktigare. Även elevernas digitala arbetsmiljö påverkar läraren. Lärarnas Riksförbund har tagit fram en mall för hur man på skolan kan genomföra en skyddsrond i den digitala arbetsmiljön för att på så sätt få syn på saker som kan effektiviseras och förbättras. Gör så här: Avsätt tid för mötet och bestäm vilka som ska vara med. i detta fall kan det vara bra att ha med någon IT-tekniker eller liknande, med god insyn i skolans digitalisering, förutom rektor och skyddsombud. Gå igenom checklistan på ett personalmöte eller dela den med de andra medarbetarna på skolan. Be alla att ta del av och resonera om arbetsmiljön. Se till att elevernas åsikter också kommer fram, kanske genom ett elevskyddsombud. Anpassa checklistan till just er skola. Skolor har väldigt olika förutsättningar digitalt och det är viktigt att listan passar just er när ni sätter med den. Under skyddsronden som rektor genomför ihop med skyddsombudet kan ni fylla i dokumentet direkt på datorn för att sedan spara och/eller skriva ut. Ni kan lägga till frågeställningar eller ta bort så att den passar just er arbetsplats. Gå igenom listan, kom överens om åtgärder, utse en ansvarig för åtgärden och bestäm tid det ska vara klart samt när uppföljning ska ske. Ansvarig chef och skyddsombud ska skriva på skyddsrondsprotokollet. Lärares digitala arbetsmiljö är komplex. Listan är konstruerad så att ni kan använda hela eller välja att ta delar av den. Sveavägen 50 Box 3529 SE-103 69 Stockholm Telefon 08-613 27 00 lr@lr.se www.lr.se

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 2/35 Checklista DATUM: SKOLA/ENHET: REKTOR: SKYDDSOMBUD ÖVRIGA DELTAGARE:

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 3/35 1. Fysisk IT-arbetsmiljö Under denna rubrik har vi samlat frågor som rör hårdvara såsom projektorer, datorer, laddare och skärmar men också datorsalar och datorvagnar för både lärare och elever. NR LÄRARDATOR JA DELVIS NEJ MED 1 Finns det dockningsstation i klassrum? 2 3 4 5 6 7 Finns det dockningsstation vid arbetsplatsen? Har strömsladden ändamålsenlig längd? Hur mycket väger dator + laddsladd? Finns det låsbara laddplatser på arbetsplatsen där läraren kan lämna sin dator över natten? Har läraren samma operativsystem på sin dator som på elevernas? Har läraren per automatik tillgång till alla program som eleverna kan få tillgång till? 8

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 4/35 NR ELEVDATOR JA DELVIS NEJ MED 9 Är det många olika typer av elevdatorer på skolan som har olika funktioner och laddare? 10 11 12 13 14 15 Har strömsladden ändamålsenlig längd? Hur mycket väger dator + laddsladd? Finns det låsbara laddplatser på arbetsplatsen där eleven kan lämna sin dator över natten? Har eleverna samma operativsystem på sina datorer som på läraren? Hur stor skärm har datorn? Behöver eleven scrolla mycket för att kunna få en överblick över ett prov till exempel? Finns externa tangentbord till elevernas surfplattor? 16 17

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 5/35 NR DATOR I VANLIGT KLASSRUM JA DELVIS NEJ MED 18 Finns det stor duk som syns från längst bak? 19 20 21 22 23 24 Finns det dockningsstation för lärarens dator? Finns det dator på plats med inloggning så att läraren kommer åt allt sitt material? Är det lätt att koppla in lärardatorn till projektor och ljudsystem (eller liknande)? Behövs det adapter i övergången mellan dator och projektor/ljud? Finns det plats för läraren att ha datorn på ett högre bord/ståbord när hen undervisar? Finns det tillräckligt med eluttag för att alla elevernas datorer ska kunna laddas samtidigt? 25 Behöver eleverna adapter för att kunna visa via projektor (eller liknande) 26

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 6/35 NR DATORSAL JA DELVIS NEJ MED 27 Hur många datorer finns det i varje datasal? 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Hur många datasalar finns det? Hur många elever/dator? Finns det överex av datorer ifall någon inte fungerar? Är bord och stolar ställbara för en ergonomisk arbetsställning? Finns det en stor skärm/duk att visa alla från? Är det lätt för alla elever att se den? Finns det behov av program som kan ta över eller låsa elevernas skärmar? Finns i så fall sådana program? Är ventilationen dimensionerad för mängden datorer? Är antal eluttag dimensionerade för mängden datorer? 38

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 7/35 NR DATORVAGN JA DELVIS NEJ MED 39 Hur många datorer finns i varje vagn? 40 41 42 43 44 45 46 47 Hur många vagnar finns det? Hur många elever/dator? Finns det överex av datorer ifall någon inte fungerar? Kan datorerna laddas i datorvagnen? Vad väger datorvagnen? Hur långt behöver datorvagnen dras som mest? Måste vagnen dras över trösklar? Finns det någonstans på skolan där det är trappsteg som datorvagnen ska dras över? 48 49 50

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 8/35 NR EXTERNA ENHETER SÅSOM SKRIVARE, SCANNER, KOPIATOR: LÄRARE 51 Är skrivaren placerad på ett bra ställe? JA DELVIS NEJ MED 52 Känslig information: är skrivaren dold eller står den öppet? 53 Om en skrivare slutar fungera, finns rutiner för att skriva ut på någon annan? 54 55 56 57 58 59

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 9/35 NR EXTERNA ENHETER SÅSOM SKRIVARE, SCANNER, KOPIATOR: ELEVER 60 Finns det någon särskild skrivare som eleverna tillåts skriva ut på? JA DELVIS NEJ MED 61 Finns det stöd/support i anslutning till den? 62 63 64 65 66 67 68

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 10/35 NR 69 YTTERLIGARE FRÅGOR UNDER AVSNITT 1. FYSISK IT-ARBETSMILJÖ JA DELVIS NEJ MED 70 71 72 73 74 75 76

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 11/35 2. Psykosocial, digital arbetsmiljö Under denna rubrik har vi samlat fortbildning, kompetens, support med mera. NR DIGITAL KOMPETENS JA DELVIS NEJ MED 77 Elever: Finns det en plan för vad en elev ska kunna efter vilket år i skolan när det gäller program och handhavande av digitalt verktyg? 78 Elever. Finns det rutiner för vem som ansvarar för att eleverna lär sig detta? 79 Elever: Finns det rutiner för hur nya elever får med sig det som de ska? 80 Lärare: Finns det en mini-nivå för vad alla ska göra och kunna? 81 Lärare: Finns det kurser/handledning/ hjälp för den som inte kan? 82 83 84

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 12/35 NR DIGITAL KOMPETENS, FORTS. JA DELVIS NEJ MED 85 Vårdnadshavare: Finns det rutiner för att se till att alla vårdnadshavare kan delta i den digitala delen av sina barns skolgång? 86 Vårdnadshavare: Görs någon kartläggning om hur det ser ut med tillgång till dator/telefon/mailadress/ nätverk hemma hos eleverna? 87 88 89 90 91 92

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 13/35 NR TILLGÄNGLIGHET JA DELVIS NEJ MED 93 Finns det rutiner om förväntan på svar per e-post? 94 Finns det interna kommunikationssystem som minskar behovet av e-post? 95 Finns det rutiner om när och hur man svarar på e-post? 96 97 98 99 100 101

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 14/35 NR IT I RELATION TILL VÅRDNADSHAVARE 102 Finns kurser till vårdnadshavare om: JA DELVIS NEJ MED 103 a) plattform? 104 b) skolans digitala system? 105 c) skolans digitala vision? 106 d) rutiner när det inte fungerar? 107 Hur många system förväntas vårdnadshavare vara inne i? 108 a) pratar dessa med varandra? 109 b) hur ser inloggningen ut? 110 c) finns RSS-feed för dessa? 111 Finns det särskilda rutiner för att ge vårdnadshavare till barn med särskilda behov särskilt stöd? 112 113 114

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 15/35 NR FORTBILDNING JA DELVIS NEJ MED 115 Finns det en plan för personalens fortbildning när det gäller: 116 a) Nya program, tjänster och verktyg som lärarna förväntas använda? 117 b) De utmaningar och möjligheter som finns i ett tekniktätt klassrum? 118 Finns rutiner för hur man på skolan introducerar nyanställd personal i de digitala system som används? 119 120 121 122 123 124

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 16/35 NR DIGITAL ARBETSMILJÖ JA DELVIS NEJ MED 125 Finns det rutiner för att ta reda på hur lärarna uppfattar sin IT arbetsmiljö? 126 Är den digitala arbetsmiljön en återkommande punkt på arbetsplaststräffar? 127 Finns det rutiner för att ta reda på hur elever uppfattar sin arbetsmiljö? 128 Är den digitala arbetsmiljön en återkommande punkt vid klassråd och elevråd? 129 Har skyddsombuden tillräcklig digital kompetens? 130 131 132 133 134

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 17/35 NR SUPPORT: LÄRARE JA DELVIS NEJ MED 135 Finns det rutiner för vad som ska göras när en lärares dator inte fungerar? 136 Är dessa rutiner allmänt kända? 137 Finns lånedator? 138 Finns lathund för överflyttning av material när det är möjligt? 139 Finns support tillgänglig? 140 a) Per telefon? 141 b) På plats på skolan? 142 c) Finns möjlighet att ta över skärm/dator och lösa problemet? 143 Finns det någon helpdesk på skolan för lärare när det gäller: 144 a) Hårdvaruproblem? 145 b) Mjukvaruproblem? 146 c) Hjälp med handhavandet? 147 148

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 18/35 NR SUPPORT: LÄRARE FORTS. JA DELVIS NEJ MED 149 Finns support tillgänglig? 150 a) Per telefon? 151 b) På plats på skolan? 152 c) Finns möjlighet att ta över skärm/dator och lösa problemet? 153 154 155 156 157 158 159

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 19/35 NR SUPPORT: ELEV JA DELVIS NEJ MED 160 Finns det laddare att låna för elever? 161 Finns det hörlurar att låna för elever? 162 Finns det någon helpdesk på skolan för elever när det gäller: 163 a) Hårdvaruproblem? 164 b) Mjukvaruproblem? 165 c) Hjälp med handhavandet? 166 NR LÄRARE/ELEV JA DELVIS NEJ MED 167 Har lärare och elev samma typ av dator/enhet? 168 Har elever och lärare samma operativsystem? 169 170

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 20/35 NR 171 YTTERLIGARE FRÅGOR UNDER AVSNITT 2. PSYKOSOCIAL DIGITAL ARBETSMILJÖ JA DELVIS NEJ MED 172 173 174 175 176 177 178

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 21/35 3. Att arbeta med den digitala arbetsmiljön Under denna rubrik har vi samlat de frågor som framförallt har med det systematiska arbetsmiljöarbetet att göra. NR PERSONAL SOM JOBBAR MED IT JA DELVIS NEJ MED 179 Finns det IT-tekniker på skolan? 180 a) hur många % tjänst per elev? 181 b) hur många % tjänst per lärare? 182 Finns det IT-pedagog på skolan? 183 a) hur många % tjänst per elev? 184 b) hur många % tjänst per lärare? 185 Finns det IT-chef/strateg på skolan? 186 a) hur många % tjänst per elev? 187 b) hur många % tjänst per lärare? 188 Finns det lärspridare?/ kollegahandledare/it-ansvarig i varje arbetslag? Vad är dennes roll? Fungerar det bra? 189

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 22/35 NR KONSEKVENSANALYS JA DELVIS NEJ MED 190 Görs konsekvensanalyser vid byte av: 191 a) Elevdatorer? 192 b) Lärardatorer? 193 c) Uppdatering av operativsystem? 194 d) Byte av molntjänst? 195 e) Byte av lärplattform? 196 f) Införande av nytt digitalt verktyg för lärare? 197 g) Införande av nytt digitalt verktyg för elever? 198 199 200 201 202

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 23/35 NR LÄRARE SOM LÄMNAR SIN TJÄNST JA DELVIS NEJ MED 203 Finns det rutiner för att föra över information till vikarie eller efterkommande lärare? 204 NR KOMPENSATORISKA HJÄLPMEDEL JA DELVIS NEJ MED 205 Finns det någon särskild person som är ansvarig för att bevaka nya kompensatoriska verktyg som elever med särskilda behov kan ha nytta av? 206 Finns rutiner för att dessa elever får tillgång till dessa hjälpmedel? 207 Finns det rutiner för att eleven sedan får lära sig hur hjälpmedlet fungerar? 208 Finns det rutiner för att lärarna som undervisar eleven får lära sig om hjälpmedlet? 209 210

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 24/35 NR INFRASTRUKTUR/NÄTVERK JA DELVIS NEJ MED 211 Är det trådlösa nätverket dimensionerat för användningen? 212 Finns det rutiner för hur man går till väga när/om nätet slutar fungera? (information, felanmälan och så vidare) 213 Finns det frånvaro, betygssystem, åtgärdsprogram, tidigare betyg och bedömningar, planeringar, läroböcker, kompensatoriska hjälpmedel och liknande i pappersformat/offlineversion vid ett eventuellt näthaveri? 214 215 216 217

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 25/35 NR 218 YTTERLIGARE FRÅGOR UNDER AVSNITT 3. ATT ARBETA MED DEN DIGITALA ARBETSMILJÖN JA DELVIS NEJ MED 219 220 221 222 223 224 225

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 26/35 4. Pedagogisk och administrativ digital arbetsmiljö Under denna rubrik samlar vi frågor som rör den rent digitala arbetsmiljön i form av läromedel, plattformar NR PEDAGOGISK PLATTFORM JA DELVIS NEJ MED 226 Finns det ytor där lärare har möjlighet att dela material med varandra? 227 Finns det en struktur där som underlättar sökning? 228 Finns det regler för hur man döper dokument? 229 Måste läraren ta ett aktivt beslut att dela med sig av sitt material för varje gång hen producerar något nytt? 230 Finns det ytor där läraren kan dela material med elever? 231 Finns det ytor där elever har möjligheten att dela material med varandra? 232 Finns det ytor där eleven har möjlighet att dela material med läraren? 233 234

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 27/35 NR PEDAGOGISK PLATTFORM FORTS. JA DELVIS NEJ MED 235 Finns det rutiner för back-up? 236 Finns det rutiner för hur materialet kan flyttas med till ett annat system vid eventuellt byte? 237 Fungerar plattformen när nätet ligger nere? 238 Finns det synkronisering med lärarens hårddisk som gör att läraren ändå når sina dokument? 239 Finns det synkronisering med elevens hårddisk som gör att eleven ändå når sina dokument? 240 241 242 243

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 28/35 NR ADMINISTRATIV PLATTFORM (DÄR MYNDIGHETS-UTÖVNINGEN AV LÄRARYRKET SKER) 244 Finns det funktioner som används vid betygssättning? JA DELVIS NEJ MED 245 a) Kan vårdnadshavare ta del av denna? 246 b) Kan eleverna ta del av denna? 247 Hur många klick eller hur mycket tid tar ett rutinärende för en lärare (exempelvis sätta betyg i en elevgrupp, ett ämne)? 248 Finns det funktioner som används vid frånvaro/närvaro? 249 a) Kan vårdnadshavare ta del av denna? 250 b) Kan eleverna ta del av denna? 251 Hur många klick eller hur mycket tid tar ett rutinärende för en lärare? (exempelvis kontrollera närvaro under en viss lektion) 252 Finns det funktioner för kontinuerlig kunskapsbedömning av eleven? 253 a) Kan vårdnadshavare ta del av denna? 254 b) Kan eleverna ta del av denna? 255

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 29/35 NR ADMINISTRATIV PLATTFORM (DÄR MYNDIGHETS-UTÖVNINGEN AV LÄRARYRKET SKER) FORTS. 256 Hur många klick eller hur mycket tid tar ett rutinärende för en lärare? (exempelvis bedöma en uppgift för en klass) 257 Finns det funktioner för kalenderhändelser till lärare? Till elev? Till vårdnadshavare? 258 Pratar denna kalender med andra kalendrar exempelvis Google Calender, Outlook, Icloud-kalender? 259 Finns det funktioner för information/ nyheter till personal/elever/ vårdnadshavare? 260 a) Går denna information att rikta (så att alla inte behöver få alla information)? 261 Hur många klick eller hur mycket tid tar ett rutinärende för en lärare? (exempelvis lägga in information om ett studiebesök) JA DELVIS NEJ MED 262 Finns det chans att prenumerera via exempelvis RSS-feed för vårdnadshavare på nyheter och information som rör deras barn? 263

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 30/35 NR ADMINISTRATIV PLATTFORM (DÄR MYNDIGHETS-UTÖVNINGEN AV LÄRARYRKET SKER) FORTS. 264 Finns det online-utbildning eller handledning till vårdnadshavare, elever och lärare som är nya i systemet? JA DELVIS NEJ MED 265 Finns det support till vårdnadshavare, elever och lärare? 266 Har skolan kurser i hur lärplattformen fungerar för vårdnadshavare? För elever? För lärare? Hur ofta iså fall? 267 Vid byte av system: Hur ser rutinerna ut för lärares fortbildning så att de kan systemet innan vårdnadshavare och elever släpps in? 268 269 270 271

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 31/35 NR DIGITALA LÄROMEDEL/ TJÄNSTER/ VERKTYG: LÄRARE 272 Krävs särskild inloggning eller fungerar det med single sign on? JA DELVIS NEJ MED 273 Är läromedlet personbundet eller rollbundet, det vill säga är det lätt för en vikarie eller motsvarande att ta över? 274 Finns det lärarhandledning tillgänglig under samma inloggning? 275 Finns det bra guider för hur det funkar? 276 Finns det kurser till lärare för att lära sig hur man kan använda det praktisk? Pedagogiskt? 277 Finns det support? 278 Kan man som lärare anpassa verktyget efter eget behov? 279 Pratar systemen med andra system på skolan? 280 Vid byte av läromedel, finns det saker samlat på ett sätt så att det kan flyttas över, så att inte jobb går förlorat? 281 282

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 32/35 NR DIGITALA LÄROMEDEL/ TJÄNSTER/ VERKTYG: ELEVER 283 Krävs det särskild inloggning eller fungerar det med single sign on? JA DELVIS NEJ MED 284 Finns det bra guider för hur det fungerar? 285 Finns det kurser till elever för att lära sig hur det fungerar? 286 Finns det support direkt till eleven (ej via läraren)? 287 Finns det kompensatoriska hjälpmedel som funktioner i tjänsten? 288 Vid byte av läromedel, finns saker samlat på ett sätt så att det kan flyttas över, så att inte jobb går förlorat? 289 Finns det notiser/påminnelser för eleven om händelser? 290 291 292

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 33/35 NR 293 YTTERLIGARE FRÅGOR UNDER AVSNITT 4. PEDAGOGISK OCH ADMINISTRATIV DIGITAL ARBETSMILJÖ JA DELVIS NEJ MED 294 295 296 297 298 299 300

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 34/35 Lista på IT-system, tjänster och programvaror Gå igenom vilka program och tjänster som används på skolan NR PROGRAM/TJÄNST/IT-SYSTEM ANVÄNDS TILL ANVÄNDS AV 301 302 303 304 305 306 307 308

Lärarnas Riksförbunds IT-skyddsrond v3.2 sid 35/35 NR PROGRAM/TJÄNST/IT-SYSTEM ANVÄNDS TILL ANVÄNDS AV 309 310 311 312 313 314 DATUM NAMNTECKNING ANSVARIG CHEF NAMNFÖRTYDLIGANDE DATUM NAMNTECKNING SKYDDSOMBUD NAMNFÖRTYDLIGANDE