Page 1 of 6 IT-enheten Personlig portal vid Umeå universitet logo 1. Personligt anpassad portal Utvecklingen av webbtekniken har medfört att vi nu använder webben inte bara för att sprida information utan även som gränsyta mot traditionella IT-applikationer som t.ex. e- post och för att erbjuda olika självbetjäningsapplikationer (t.ex för att fylla i en reseräkning). Många har säkert använt internet-bank, bokat flygbiljetter, teaterbiljetter, gjort bokklubbsbeställningar eller deklarerat på internet. Allt detta är exempel på det jag i det här PM-et kallar för självbetjäningsapplikationer - man tar kontakt med en organisation via internet och utför en affärshandling som tidigare krävt att man tagit kontakt med en person i organisationen och begärt att få handlingen utförd. För organisationen är självbetjäningsapplikationen en rationalisering och många användare upplever det dessutom som en förbättrad service - du behöver inte sitta i telefonkö och du ser direkt effekten av det man gör. När du sedan vant sig vid att använda en självbetjäningsapplikation kommer snart nog kravet på "full-service" dvs att du kan sköta alla dina rutinmässiga och administrativa ärenden med organisationen via internet (Du vill inte bara kunna betala räkningar via internet-banken, utan du vill dessutom kunna få fullständig information om dina konton och lån, du vill kunna överföra pengar mellan dina egna konton, till andras konton i samma bank och till konton i andra banker. Du vill kunna ansöka om lån, köpa eller sälja aktier och inte bara på Stockholmsbörsen osv.) systemet är tillgängligt under dygnets alla 24 timmar, 365 dagar om året. (Jämför med våra förväntningar på att datornätet och e-postsystemen ska fungera.) Kravet på full-service kommer snabbt och man kan inte slå sig till ro när man infört den första självbetjäningsapplikationen utan man får då räkna med att löpa hela linan ut. Den IT-plattform som används för att realisera sådana system kallas för personliga portaler. Systemet är en webbtjänst, dvs du använder någon webbläsare (Internet Explorer, Netscape, Mozilla...) för att surfa till systemet, sedan loggar du in och portalen presenterar information som är anpassad för dig, hämtad från de bakomliggande system och databaser som integrerats i portalen. Informationen är strukturerad i något som kallas kanaler som kan jämföras med TV-kanaler eller artiklar och blänkare på en tidnings förstasida. Vissa kanaler är obligatoriska för alla användare, andra är obligatoriska för vissa kategorier, i vårt fall t.ex för personal respektive studenter, någon kanske är obligatorisk för enhet du hör till. Utöver dessa obligatoriska kanaler finns ett antal ytterligare kanaler som du kan välja bland för att sätta samman din egen personliga förstasida. En del kanaler är rena informationskanaler, andra är interaktionskanaler kopplade till system du har behörighet att använda. Interaktionskanalerna är antingen gränsyta mot traditionella IT-applikationer eller självbetjäningsapplikationer. I en portalimplementation ingår nästan alltid kanaler för kalender, portfölj för dokument och webbmail. Praktiskt innebär tekniken att du inte bara når informationen i din personliga portal, dvs bl.a din kalender, din e-post och dokumenten i din portfölj från din personliga dator utan från varje dator som är ansluten till internet. 2. Exempel på en personlig informationsportal - My Yahoo Surfa till Yahoo.com och välj My Yahoo:
Page 2 of 6 Logga in: My Yahoo är ett bra exempel på en informations- och kommunikationsportal. Den saknar dock det jag ovan kallat för självbetjäningsapplikationer. Den personliga Yahoo-portalen kan anpassas genom val av kanaler, innehåll i kanaler, uppdelning i sidor och layout av sidor.
Page 3 of 6 3. Pilot- och förstudie IT-enheten har genomfört en pilot- och förstudie om personliga studentportaler som nu avslutas. Mycket har handlat om att förstå och utvärdera olika tekniska alternativ, bedöma vilka begränsningar och möjligheter olika val leder till, och vilka krav på vår IT-infrastruktur i övrigt som en satsning på portaler ställer. Jag redogör ej för dessa frågor i detta PM utan hänvisar till projektrapporten (1) som projektledaren Magnus Andersson skrivit. I förstudien har vi för övrigt gjort en inventering av behovet av olika kanaler, där studenterna främst vill ha de tre obligatoriska kanalerna: kalender, portfölj och webb-mail kunna skapa egna diskussionsfora, kunna skapa utrymmen för grupparbeten och ha en chat-kanal. Vi har även tittat på vilka andra universitet som infört portaler. Det finns dels ett antal exempel på väl utvecklade implementationer i USA, där den starkare konkurrenssituation som råder mellan universiteten och den tydligare affärsrelation som råder mellan universitet och student/föräldrar säkert varit pådrivande. Det finns också ett flertal implementationer i Sverige som dock generellt är mindre välutvecklade. Av de diskussioner som förs i det nationella samråd jag har med mina kollegor framgår att man på de flesta håll arbetar med att införa portaler. I juni ordnades en portalkonferens i Göteborg där nuläget presenterades, se http://slayton.unit.liu.se/portalconf2002/. I pilotstudien har vi, förutom att testa portalplattformar, infört en unik studentidentitet, och
Page 4 of 6 i begränsad omfattning tagit en elektronisk kalender i drift. Studentidentiteten lagras tillsammans med ett användarnamn och en e-postadress i en ID-server och i Ladok och är basen för att kunna hantera studentanvändare i en portal. Implementationen av ID-servern har även givit oss erfarenheter i den integration av applikationer som kommer att ske i en portalimplementation. Den elektroniska kalendern är en central kanal i en eventuell portalimplementation och pilotimplementationen ger oss erfarenhet av drift och funktion av applikationen. 4. En personlig portal vid Umeå universitet Hur skulle då en personlig portal vid Umeå universitet kunna se ut? När man försöker föreställa sig vad en kanal kanal tycker jag att följande bild som Magnus Lindqvist vid Lunds universitet gjort leder in tankarna på rätt spår. En kanal kan kan sättas samman av information ur databaser och webbsidor, och den kan vara ett fönster in i en applikation, t.ex en lokal applikation som Ladok på webb: Det förtjänar att betonas att även om det normala är att en kanal är internt producerad på universitetet så kommer vi säkert att ha vissa kanaler som är samproducerade med andra universitet (t.ex. information om kurser som ges via nätuniversitetet). Vi kommer säkert också att ha helt externa kanaler (t.ex radio och väder). Portalens förstasida kommer helt säkert att likna våra målgruppsportaler - "för dig som är anställd" och "för dig som är student". Man loggar därefter in och får en obligatorisk grunduppsättning kanaler - vilka då? Kanske en informationskanal från universitetet som liknar utdragen ur pressreleasedatabasen, en informationskanal från din enhet som bl.a. tar upp vilka seminarier som är förestående, en informationskanal som presenterar nyheter för de kurser/program du är involverad i? Dessa kan inte väljas bort utan tvingas på dig som användare och det innebär också att du har rätt att förvänta sig att de sköts särskilt väl. Vilka valfria kanaler ska finnas? Vid inventeringen som gjordes i förstudien om studentportal identifierades ett stort antal tänkbara kanaler och ett tjugotal rangordnades som önskvärda. Jag anger här de som rangordnades (se för övrigt projektrapporten): Webbmail, Instant messaging (Chat), E-postlistor, Diskussionsforum, Videokonferens, Community (Stöd för intressegrupper), Kalender, Portfölj, Distanslärarverktyg, Utvärdering, Studieadministrationskanaler, och Annonser.
Page 5 of 6 Som en del i genomförandet av en strategi för 2010 inför man vid University of California System en ny "Business Architecture" där en "Business Portal" har en central roll. I strategidokumentet sägs: "The Business Portal is central to the University's New Business Architecture. The portal's Web browser interface serves as the entry point for UC staff to access information, tools and training necessary to do their jobs. The portal is the integrating mechanism that aggregates technology tools and software applications with internal and external information sources and databases. It serves as the gateway to the University's resources and provides intuitive, personalized access to all information and technology resources in a secure, consistent and customizable manner." En implementation av portalen finns till demonstration på http://snap.uci.edu/, själva projektet beskrivs på http://quasar.adcom.uci.edu/portal/. Jag menar att målsättningen för UmUs personliga personalportal skulle kunna vara just denna. På motsvarande sätt skulle vår målsättning för den personliga studentportalen kunna vara att den är entrén till den information, de kommunikations- och andra verktyg studenten behöver och till det elektroniska kursmaterial och det stöd för lärande som behövs för att rationellt kunna bedriva framgångsrika studier. För att nå upp till dessa målsättningar krävs: ett uthålligt tekniskt åtagande för drift och förvaltning av ett portalsystem, en dynamisk och lättanvänd portalplattform med gott stöd för konstruktion av kanaler, teknisk kompetens för konstruktion av kanaler, anpassningsbara applikationssystem (administrativa system och exempelvis mailsystem, och ett uthålligt och universitetsvitt åtagande att producera innehåll i de kanaler vi väljer att erbjuda. De första tre punkterna har vi studerat i för- och pilotstudierna och det är vår bedömning att vi klarar detta. Den fjärde punkten kommer att behöva studeras närmare. Min bedömning är att de applikationer som har webb-gränssnitt kommer att kunna integreras mer eller mindre tätt till portalen. Den sista punkten är den viktigaste - utan ett åtagande att producera innehåll från alla enheter i verksamheten kommer portalen att spöklik stå som en tom bokhylla. Jag vill även igen trycka på att när vi börjar införa webbtjänster som till exempel Ladok på webb så kommer förväntningarna mycket snabbt att utvecklas till en förväntan om att kunna sköta alla "affärer" med universitetet elektroniskt. 5. Förslag till beslut Jag föreslår att universitetet omgående tar besut om att införa personliga informationsportaler för studenter och personal och i beslutet fastslå att alla enheter som har "affärer" med studenter eller personal ska producera det innehåll som krävs för att uppnå målsättningen ovan till de kanaler som portalen kommer att erbjuda. Jag föreslår att IT-enheten ges resurser att sätta upp och driva portalplattformen med kanaler, ges i uppdrag att vara systemägare,och ges i uppdrag att ta fram en projektplan för integration av applikationer, tillhandahållande av kanalkomponenterna och för att ta fram en strategi och handlingsplan för implementation av produktion av innehåll för kanalerna. Strategi och handlingsplanen för innehållsproduktionen kan mycket väl tas fram inom ramen för arbetet med ett nytt utvecklingsprogram. 6. Förnyelse av infrastruktur Pilot- och förstudien har också tydliggjort behovet av en stark universitetsgemensam
Page 6 of 6 infrastruktur för autentisering (identifiering av användare) och auktorisation (behörighetskontroll av identifierade användare) baserad på en katalog över personal och studenter. Här har IT-enheten redan påbörjat arbetet med en förnyelse. Vi har infört en nationell infrastruktur för autentisering med elektroniska identiteter som vid behov snabbt kan skalas upp till att för vår del omfatta hela populationen studenter och personal vid Umeå universitet. UMDAC har påbörjat ett arbete med att förnya den nuvarande lokala autentiseringsinfrastrukturen. Jag leder ett nordiskt projekt för att tillhandahålla programvara för en auktorisationstjänst (ett generellt behörighetskontrollsystem). I ITenhetens verksahetsplan för 2002 ingår att starta ett projekt för att förnya universitetets personalkatalog. Vi har också påbörjat införandet av Active Directory, som kan användas som bas för administration av konton och inloggning på framför allt Windows-datorer och för effektiviserad systemadministration av windowsdatorer. Siktet är inställt på att hela infrastrukturförändringen ska vara genomfört i juni 2003. 2002-08-15 Torbjörn Wiberg IT-enheten Umeå universitet Informationen kontrollerades senast den 15 augusti 2002 Ansvarig för sidan: Torbjörn.Wiberg@adm.umu.se http://www.umu.se/it/xxxxx