TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin 2017-03-20 ON 2017/0030 53510 Omsorgsnämnden Granskning av intäktsredovisning Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner omsorgsförvaltningens svar på revisorernas förslag om fortsatt förbättringsarbete avseende intäktsredovisning. Bakgrund Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat redovisning av intäkter, dess fullständighet och därtill hörande kontroller och uppföljning. Syftet har varit att granska att grundläggande kontrollfunktioner inom området är effektiva och fungerar i enlighet med kommunstyrelsens intentioner. Den övergripande bedömningen enligt rapporten är att kommunen har en organisation som bedöms vara ändamålsenlig och ger förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen har identifierat några områden där förbättringsmöjligheter föreligger. Följande förslag till fortsatt förbättringsarbete ges: - I de fall rutinbeskrivningar saknas bör respektive nämnd tillse att dessa dokumenteras och finns att tillgå i verksamhetshandboken - Omsorgsnämnden bör tillse att tillräckliga kontroller införs för att kompensera det faktum att samma person som hanterar debiteringen också kontrollerar fakturorna. - Intensifiera arbetet med att få samtliga insatser som ska debiteras i samma system och att informationen kommer avgiftshandläggarna till- handa på samma sätt. - Säkerställa att samtliga kontroller dokumenteras i tillräcklig omfattning. Med anledning av revisionsrapporten har omsorgsförvaltningen tagit fram ett förslag på svar till revisorerna, se bilaga 2 Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilaga Revisorernas skrivelse Omsorgsförvaltningens svar till revisorerna Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Magnus.Levin@kalmar.se
Bilaga 2 Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin 2017-03-20 ON 2017/0027 Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens svar på revisorernas förslag till fortsatt förbättringsarbete avseende intäktsredovisning Förslag 1 I de fall rutinbeskrivningar saknas bör respektive nämnd tillse att dessa dokumenteras och finns att tillgå i verksamhetshandboken Svar: Denna fråga är gemensam för alla förvaltningar och utreds centralt. Förslag 2 Omsorgsnämnden bör tillse att tillräckliga kontroller införs för att kompensera det faktum att samma person som hanterar debiteringen också kontrollerar fakturorna. Svar: Detta kommer att beaktas inom intern kontrollplan för år 2018. Förslag 3 Intensifiera arbetet med att få samtliga insatser som ska debiteras i samma system och att informationen kommer avgiftshandläggarna till handa på samma sätt. Svar: Vi instämmer i att all information till avgiftshandläggarna skall hanteras på samma sätt. Målet är att all typ av information skall hanteras via vårt verksamhetssystem. Förslag 4 Säkerställa att samtliga kontroller dokumenteras i tillräcklig omfattning. Svar: En rutinbeskrivning kommer att tas fram avseende dokumentation för samtliga kontrollområden och läggas in i verksamhetsledningssystemet. Omsorgsförvaltningen Adress Tel 0480-45 00 00 vx