Vår resepolicy i praktiken Det här dokumentet vänder sig till dig som undrar varför en resepolicy behövs, vad den tillför och hur den införs. På Trafikkontoret i Göteborg har vi en resepolicy för att kunna styra våra resor i tjänst och för att underlätta för våra anställdas resor till och från jobbet. Vår resepolicy har positiv effekt på vår miljöpåverkan, på arbetsmiljön och förvaltningens ekonomi. Den påverkar inte bara på vår egen förvaltning med ca 100 medarbetare utan också resten av staden med ca 45 000 anställda. Policyn inspirerar dessutom i vår samverkan med företag och andra kommunexterna organisationer. Vi delar gärna med oss av vårt arbete. Trafikkontorets företagsrådgivning har etablerat kontakt med ett femtiotal arbetsgivare med långt fler anställda än kommunen självt. Flera av dessa arbetsgivare har, eller är på väg att genomföra åtgärder som återfinns i Trafikkontorets egen resepolicy. Det handlar bland annat om bilpool, miljöfordon, satsningar på att få fler att cykla och resa kollektivt till arbetet. Vi har också målmedvetet spridit arbetet med resepolicy och bilpool till andra kommuner där många följer efter. Dessutom kräver vi att samtliga av våra leverantörer har en resepolicy som tar hänsyn till miljö och trafiksäkerhet. Resepolicyn i sin helhet finns på Göteborg stads hemsida 1 Trafikkontorets resepolicy Hur vi började I arbetet med vårt interna miljöledningssystem insåg vi snabbt att resorna var vår stora miljöpåverkan. Vi började vårt utåtriktade mobilitetsarbete i Lundby år 2000, för att få fler att gå, cykla och åka kollektivt. När vi dessutom fick i uppdrag att utreda om vi skulle ha en bilpool i Göteborg stad, var det dags att styra upp våra egna resor med hjälp av en resepolicy. För att lyckas med det utåtriktade arbetet, behövde vi se till att vårt interna miljöarbete kunde utgöra ett gott exempel för andra. Till att börja med gjordes en reseutredning, för att inventera, analysera och ge förbättringsförslag på Trafikkontorets persontransporter. Arbetet med resepolicyn pågick sedan under ett års tid och den diskuterades tre gånger i ledningsgruppen innan den var klar. 1 Resepolicyn finns på följande länk: http://www2.trafikkontoret.goteborg.se/resourcelibrary/resepolicy%20for%20trafikkontoret.pdf 1
Resepolicyn beslutades av Trafikkontorets ledning 2002. Den har sedan reviderats 2005 samt 2007. Revideringen har gjorts av två skäl. Dels för att ytterligare strama upp resandet efter de första årens framgångar. Dels för att förändra morötterna för att uppmuntra medarbetare att resa miljöanpassat och säkert till och från arbetet. Våra bästa resepolicytips: Det tar tid Stegvis genomförande behövs Inventera resornas miljöpåverkan Fokusera på att minska resorna med betydande miljöpåverkan Det krävs ordentliga diskussioner Driv från ledningen behövs Fackligt engagemang är en fördel Arbetsresor är också en viktig del i påverkansarbetet Kommunikation av resepolicyn är viktigt för att få personalen att ändra resemönster Följ upp arbetet Resultaten är många Syfte och mål avgör vad som blir resultatet med resepolicyn Vår resepolicy styr mot fyra mål. Miljöanpassning både energianvändning och utsläpp till luft ska minska Effektivitet både kostnadseffektivitet för förvaltningen men också för medarbetaren som reser. Säkerhet både för medarbetare och medtrafikanter. Föredöme andra ska kunna inspireras av vår resepolicy. Vi har kompletterat resepolicyn med en rad praktiska åtgärder och har flera goda resultat av kombinationen praktiska åtgärder och en styrande policy. Populär cykelpool Vi har ersatt de tidigare tjänstecyklarna med en cykelpool. 18 cyklar ingår i poolen som förvaltas av Trafikkontoret. Cyklarna upplåts även för övriga kommunala förvaltningar kring kvarteret Traktören invid Gustav Adolfs torg. Sammanlagt har c:a 1 000 anställda tillgång till cyklarna. Poolen invigdes i mitten av september 2007 och trots höstkyla registrerade sig ett hundratal användare direkt. Cyklarna är välutrustade och hjälm ingår. Det finns goda parkeringsmöjligheter för cyklarna. De servas varannan vecka under sommarhalvåret, under vinterhalvåret vid behov. Mer information finns på: http://www.cykelpool.goteborg.se/ 2
Vi köper Bilpoolstjänst Vi var bland de första i Sverige med att upphandla tjänsten bilpool 2003 2. Istället för att själva organisera en pool, upphandlade vi tjänsten med inte bara oss själva som underlag utan hela den centrala kommunala förvaltningen. Sunfleet blev vår leverantör 2003 och även när tjänsten upphandlades på nytt 2009. Poolen består till 100% av miljöfordon och servar all central förvaltning runt Gustav Adolfs torg. Miljö- och säkerhetskraven på fordon är politiskt beslutade i Kommunfullmäktige, alla fordon ska vara miljöfordon. I Göteborgs stads definition av miljöfordon ingår även säkerhet. Öppningsdag för bilpoolen med 100 % miljöbilar. Förutom att tillhandahålla bilpool inte är vår kärnverksamhet, finns det ytterligare en poäng med att köpa tjänsten externt. Det öppnar för möjligheten att de som använder poolbilarna i tjänsten också kan använda bilarna privat. I dagsläget är delar av kommunens bilpool öppen för alla medborgare i Göteborgs stad som registrerar sig hos Sunfleet (bilpoolsoperatören). Resandet med bil i tjänsten har halverats År 2000 körde Trafikkontoret 11 280 mil/år. Ungefär 8 600 mil kördes med personalens egna bilar utan vare sig miljö- eller säkerhetskrav. Året efter att vi infört resepolicyn genomförde vi en enkät 2003 som visade att våra anställda tillsammans körde 10 460 mil/år. Sedan vi infört bilpoolen har antalet körda mil med personalens egna bilar sjunkit till 5 500 mil/år (5 500 mil 2007), trots att personalstyrkan har ökat. Vi kör ca 4700 mil med poolbil (4715 mil 2007) och leasingbilen går sina 1500-2000 mil per år. Vi tar oftast tåget och sällan flyget Flygresorna under 50 mil har minskat de senaste åren och vi tar oftare tåget än flyget. Vi arbetar med att minska flygandelen ytterligare och ställer dessutom krav på flygbolag att redovisa sin miljöpåverkan. De senaste åren har fördelningen mellan flyg och tåg följts upp årligen. Planering av möten Vi försöker undvika resor genom att använda telemöten och videokonferenser och har beslutat att skaffa en videokonferensanläggning i huset för att underlätta detta. När vi arrangerar konferenser och seminarier förläggs de till platser och på tider då det går att resa kollektivt. Kollektivtrafikkort som förmån Genom att erbjuda kollektivtrafikkort till våra anställda uppmuntrar vi att de åker kollektivt till och från arbetet. En majoritet av våra anställda tar ut kollektivtrafikkort och förmånsbeskattas för dessa. Flextidsavtal Göteborgs stad har ett flextidsavtal som innebär att man har möjlighet att flexa mellan kl. 06.00 21.00. Vi har inte sanktionerat regelrätta hemarbetsplatser med allt vad det skulle innebära beträffande försäkringsfrågor, arbetsmiljökrav etc. Däremot arbetar en del av kontorets anställda naturligtvis hemifrån ibland, men inte regelbundet, några har också möjlighet att vara uppkopplade hemifrån. En elektronisk tidtabellstavla finns vid Trafikkontorets entré Våra anställda betalar sin egen parkering Före införandet av bilpoolen hade Trafikkontoret 31 parkeringsplatser varav fyra var för tjänstebilar. Vi hade alltså 27 p-platser som nyttjades kostnadsfritt för medarbetare där det 2 Processen hur det går till finns beskriven i Vägverkets publ nr 2004:126 Manual för upphandling av bilpool där Göteborgs stads upphandling utgör exempel. 3
bedömdes finnas behov att använda den egna bilen i tjänsten. 2008 fanns det 26 parkeringsplatser för poolbilarna, varav en reserverad för en tjänstebil. Bilarna i poolen servar alla centrala förvaltningar, inte bara Trafikkontoret. Våra anställda har idag inga parkeringsförmåner, men kan som privatpersoner hyra p-plats av Östra Nordstadens Samfällighet. Eventuella fortkörningsböter betalas givetvis av medarbetarna som privatpersoner. Det är inte dyrare Trafikkontorets totala bilkostnader har minskat tack vare införandet av bilpoolen. Våra resor med egen bil i tjänst har till exempel ersatts av kollektivt resande och användande av bilpoolen. Det har resulterat i att vi idag har minskat våra totala bilkostnader, inklusive parkeringskostnader, från starten 2003 till 2007 med ca 30 %. Vi betalar idag mindre för p-platser, då antalet har minskat för Trafikkontorets räkning. Samtidigt betalar vi något mer för förmånskorten. Vår bedömning är dock att det totalt sett inte har blivit dyrare efter att vi infört resepolicyn, snarare har den hjälpt oss hålla kostnaderna nere. Säkerheten har ökat I och med att personalen i stort sett inte använder den egna bilen i tjänsten har säkerheten ökat avsevärt. Det innebär en konkret åtgärd för att ta vårt arbetsgivaransvar som vi måste eftersom personalens resor ingår i arbetsmiljöansvaret. Poolbilarna är aldrig äldre än tre år, och betydligt säkrare än den genomsnittliga bilen. Privatägda bilar är generellt äldre än bilar som ägs av företag och organisationer. En bilpoolsbil Vi delar med oss Vi har använt vår resepolicy som ett medel för att utveckla hur långt man som arbetsgivare kan gå för att uppmuntra sina anställda till miljöanpassat och säkert resande, utan att hindras av skattelagstiftningen. Under åren har vi upptäckt att den gränsen är snävare än vad vi skulle önska, vilket lett till att vi arbetar med att ändra reglerna för förmånsbeskattning. Trafikkontoret arbetar med att påverka och stödja andra kommunala förvaltningar, organisationer och företag att minska resornas miljöpåverkan. Ungefär två heltidstjänster är bemannade med personer som har detta som sin arbetsuppgift. Vi använder vår egen resepolicy som exempel i direktkontakt med andra och berättar om den på seminarier. När vi handlar upp tjänster har vi ett kontraktsvillkor att våra leverantörer skall ha en transportpolicy som kan omfatta både och godstransporter, beroende på verksamhet. Vi hänvisar till vår egen policy som exempel men kräver inte att våra leverantörer ska följa den eftersom värdet av en policy ökar när den utformas så att den passar den egna verksamheten. Rapport om aktivt trafikantstöd En rapport har tagits fram om status för arbetet med aktivt trafikantstöd hos alla kommunala förvaltningar och bolag. Den ska vara en idéskrift för förvaltningar och bolag som vill lära av varandra och se vilka åtgärder som går att genomföra 3. Företag och organisationer använder vår resepolicy som en slags bruttolista på allt man kan göra, enligt våra företagsrådgivare. Jämfört med en teoretisk exempelpolicy har Trafikkontorets resepolicy ett större värde, just för att den sedan flera år fungerar praktiskt på en arbetsplats. Vi följer upp Uppföljning av policyn sker varje år på ledningens miljömöte. I ledningsgruppen diskuterar vi avvikelser ungefär en gång per år och hur vi ska hantera det. Så länge vi ser att utvecklingen 3 Rapporten finns på följande länk: http://www2.trafikkontoret.goteborg.se/resourcelibrary/aktivttrafikantstödförenkladversion.pdf 4
går åt rätt håll, såsom att resorna med egen bil och med flyg minskar så är vi nöjda. Vi försöker inte straffa medarbetare som inte följer policyn till punkt och pricka. Istället motiverar vi, antingen via närmsta chef eller via miljöchefen. Vår miljöbonus för resor med kollektivtrafik och cykel motiverar till resande i enlighet med policyn. Vi utvecklar metodiken kring utsläppsredovisning i samarbete med stadens upphandlade resebyrå. Varför har det gått bra? Miljö och säkerhet är en naturlig del av Trafikkontorets verksamhet. Det är lätt för personalen att ta till sig att kontoret ska föregå med gott exempel. Medvetenheten är hög, vid det här laget har resor i enlighet med resepolicyn blivit något av en självklarhet. Vägarna att uppnå en sådan kultur har varit flera, varav de viktigaste är: Centrala politiska beslut om mål för miljöfordon i all kommunal verksamhet. Ledningens engagemang på Trafikkontoret. Diskussioner på avdelningsmöten och andra möten. Fungerande praktiska arrangemang och administrativa rutiner. Exempelvis bilpool, administration av kollektivtrafikkort samt miljötaxi vid anslutningsresor. Vi har en kundprofil hos vår resebyrå så att resebyrån i första hand föreslår tågresor framför flyg. En uthållig miljöchef som uppmuntrar sina kollegor att komma med nya förslag på hur resepolicyns syften kan uppnås. Vi ser fram emot att upptäcka nya utvecklingsmöjligheter för vår resepolicy och tycker att vi har kommit en bit på vägen, men vi är inte färdiga. Just nu håller vi på att: förbereda nästa upphandling av resebyråtjänster. fortsätter arbetet med att ta fram en klimatrutin som ska användas för att underlätta klimatredovisning av tjänsteresor. arbetar för att en intern klimatkompensation på bil- och flygresor ska genomföras i Göteborg stad. arbeta med ett lånecykelsystem som ska införas i centrala Göteborg kartlägga marknadspriserna på p-platser i Göteborg, i syfte att informera arbetsgivare och därmed underlätta i deras arbete med prissättning och förmånsbeskattning av parkeringsplatser. Några medarbetare tycker till om resepolicyn... Några av våra medarbetare om hur de påverkas av resepolicyn och vad de tycker om den: Rent praktiskt har det inte påverkat mig så mycket, jag hade det resbeteendet innan resepolicyn kom. Det jag tycker är bäst är att vi har kunnat arbeta med frågorna med andra organisationer. Det är viktigt eftersom vi har i uppdrag att få människor att resa mer miljövänligt. Det blir så att jag läser den i samband med att jag ska ta mig till en annan stad. I den värld jag lever i, är det tåg och poolbil som gäller, flygresor och resor med egen bil går bort. Om vi är flera som ska åka pratar vi ihop oss innan. Att få tillgång till kollektivtrafikkortet som förmån har påverkat mina arbetsresor också. Resepolicyn har ju växt fram successivt hos oss. Innan jag kom till TK körde jag alltid bil. Sedan jag kom till TK har jag åkt pendeltåg. Trafikkontoret har bra alternativ som cykel, bilpool, kollektivtrafikkort som främjar en efterlevnad av resepolicyn. Den är detaljerad, man vet hur man skall tänka. Dessutom mycket viktigt att texten "individens behov" finns med, om man åker ofta till Sthlm t ex. kan det i bland finnas ett stort individuellt behov att komma hem fort och då flyga. Kontaktperson: Anders Roth, 031-368 25 64, anders.roth@trafikkontoret.gtb.se 5