Personal- och arbetsgivarutskottet Marie Härstedt Personalstrateg 4-675 3 46 Marie.Harstedt@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 22--27 Dnr 692 (4) Personal- och arbetsgivarutskottet Studentmedarbetare i Region Skåne Ordförandes förslag Personal- och arbetsgivarutskottet föreslår regionstyrelsen följande. Regionstyrelsen godkänner fortsättning av studentmedarbetarsystem i enlighet med tidigare beslut 2-9-6. 2. Regionstyrelsen godkänner nya målsättningar enligt föreliggande förslag. Sammanfattning Regionstyrelsen gav regiondirektören i uppdrag att närmare undersöka förutsättningarna för hur ett studentmedarbetarsystem kan införas i Region Skåne under 2. I ärendet finns följande dokument:. Regionstyrelsen. Protokollsutdrag 2-4-8 6 2. PM daterat 2-6-7 Regionstyrelsen beslutade 2-9-6 att starta ett pilotprojekt för studentmedarbetare. Målet var att under första året anställa upp till 5 studentmedarbetare på fem utvalda förvaltningar. Gemensam servicefunktion, GSF, fick i uppdrag att administrera och koordinera studentmedarbetarsystemet. Fem miljoner kronor tilldelades projektet ur regionstyrelsens budget 2. Det beslutades att följa upp projektet efter ett år. Ett år med studentmedarbetarsystemet har utvärderats. I ärendet finns följande bilagor:. Sammanställning studentmedarbetare 2. Sammanställning uppdragsgivare Postadress: S-29 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 2-255 Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg, Kristianstad Telefon (växel): 44-39 3 Internet: www.skane.se
Datum 22--27 Dnr 692 2 (4) Nya målsättningar för studentmedarbetarsystemet är följande: - Anställa 75 studentmedarbetare med en genomsnittlig arbetstid på ca 4 timmar. - Intensifiera intern och extern marknadsföring av projektet - Tillse möjligheter att inom ramen för studentmedarbetarsystemet ta emot sommarvikarier - Inrymma ovanstående målsättningar inom beslutad budgetram för år 22. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Avsikten med studentmedarbetarsystemet är att underlätta övergången från studier till arbete. Utifrån kompetensförsörjningsperspektivet är det viktigt att stärka och utveckla Region Skåne som en attraktiv arbetsgivare och stärka varumärket. Utvärderingen fokuserar på studentmedarbetarnas respektive uppdragsgivarnas upplevelser av studentmedarbetarsystemet samt till vilken grad vi uppnådde våra mål. Metod En webbenkät skickades ut till vardera studentmedarbetare respektive uppdragsgivare. Resultat från webbenkäterna redovisas i bilaga och 2. Måluppfyllelse Stärka och utveckla Region Skåne som attraktiv arbetsgivare. Över 8 % av våra studentmedarbetare anger i enkäten att de har trivts i Region Skåne och kan rekommendera oss som arbetsgivare. Resultatet visar även att tiden som studentmedarbetare har ökat deras förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation som Region Skåne. Anställningen har också bidragit till att studentmedarbetarna fått en inblick i hur verksamheterna fungerar och har även öppnat deras ögon för Region Skåne som en framtida arbetsgivare. Underlätta övergången från studier till arbete. I vår enkätundersökning har över 8 % av studentmedarbetarna upplevt att de både haft relevanta arbetsuppgifter i förhållande till sin utbildning samt att de tack vare sin tid i Region Skåne känner sig bättre förberedda inför arbetslivet. Bland uppdragsgivarna bedömde man näst intill enhälligt att det har varit meningsfullt och till stor nytta för verksamheten att ha anställt en studentmedarbetare. 5 studentmedarbetare Vårt mål var att anställa upp till 5 studentmedarbetare på fem utvalda förvaltningar under 2. Tiden för att starta upp och marknadsföra studentmedarbetarprojektet internt till blivande uppdragsgivare gjorde att vi fick en fördröjning på ca 3 månader. Beslutet om att endast inrikta oss på Region Skåne Personal- och arbetsgivarutskottet
Datum 22--27 Dnr 692 3 (4) fem förvaltningar omprövades till att innefatta hela regionen för att öka möjligheten att nå vårt mål. Vår första studentmedarbetare började i mars. Därefter ökade antalet successivt och i december hade vi 6 aktiva studentmedarbetare. Under året har vi sammanlagt anställt 39 studentmedarbetare. Till och med december hade våra unga medarbetare arbetat mellan 2 och 56 timmar. Den genomsnittliga arbetstiden var ca 22 timmar/medarbetare. Detta skiljer sig från våra antaganden och beräkningar i beslutsunderlaget där vi utgick i från genomsnittlig arbetstid om 6 timmar (5h*4v) per studentmedarbetare. I full drift och med hela regionen som arbetsfält hade vi klarat vårt mål på 5 studentmedarbetare och med ett bättre förankrat studentmedarbetarsystem kommer även arbetstiden att öka. Slutsats Mot bakgrund av resultatet från våra enkäter där samtliga uppdragsgivare kan tänka sig att anställa en studentmedarbetare igen och där våra studentmedarbetare skapat ett stort mervärde i verksamheten finns det all anledning att fortsätta satsa på studentmedarbetarsystemet. Trots att detta varit ett framgångsrikt projekt finns det flera förslag på förbättringar att ta fasta på och som kan höja kvaliteten ytterligare på hur vi arbetar med studentmedarbetarsystemet. Förslag på målsättning för 22 - Anställa 75 studentmedarbetare med en genomsnittlig arbetstid på ca 4 timmar. - Intensifiera intern och extern marknadsföring av projektet - Tillse möjligheter att inom ramen för Studentmedarbetarsystemet ta emot sommarvikarier - Ovanstående punkter ryms inom beslutad budgetram 22 Ekonomiska konsekvenser och finansiering Studentmedarbetarsystemet ryms inom beslutad budgetram på 5 miljoner kronor. Juridisk bedömning Samråd har skett med avdelningen för juridik. Miljökonsekvenser Ärendet bedöms inte medföra miljökonsekvenser. Region Skåne Personal- och arbetsgivarutskottet
Datum 22--27 Dnr 692 4 (4) Kopplingar till Region Skånes policyer och övergripande beslut Förslaget ligger väl i linje med strategiska mål inom medarbetarperspektivet och Region Skånes personalidé. Samverkan med berörda fackliga organisationer Studentmedarbetarsystemet samverkades i samband med beslutet 2. Hur uppföljning ska ske Utvärdering av studentmedarbetarsystemet görs årligen. Katarina Erlingson Ordförande Ann-Sofi Bennheden Personaldirektör Region Skåne Personal- och arbetsgivarutskottet
Bilaga Sammanställning av enkät studentmedarbetare 22--4 Av: Rebecca Nannsjö Studentmedarbetare Region Skåne Koncernkontoret Personalstrategiska avdelningen
Fråga Svarsfrekvens: 24/27 Mina arbetsuppgifter har varit relevanta i förhållande till min utbildning 2 4 6 8 2 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej 2 av 24 svarande instämmer helt eller till stor del med att deras uppgifter varit relevanta i förhållande till deras utbildning. Det indikerar att studentmedarbetarna känner att de kunnat bidra med sina unika kompetenser. Svaren i textfråga 8 tar också upp det ökade självförtroendet som en positiv del i projektet, vilket med all säkerhet kan härledas till att uppgifterna har uppfattats som relevanta i förhållande till utbildningen.
Fråga 2 Svarsfrekvens: 24/27 Mina arbetsuppgifter har varit tydligt beskrivna 2 4 6 8 2 3 9 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här ser vi en stor utvecklingspotential i att hela personer valt att svara instämmer delvis. Resultatet understryks ytterligare genom svaren på textfråga 9, där information och tydlighet är det som enligt studentmedarbetarna väger tyngst i utvecklingssammanhang. Det finns alltså en del att göra vad gäller beskrivningen av uppdragen och hur de ska utföras. 2
Fråga 3 Svarsfrekvens: 24/27 Jag har fått bra stöd från min uppdragsgivare 2 4 6 8 2 9 3. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här ser vi att 2 av 24 svarande instämmer helt eller till stor del med att de har fått ett bra stöd från sin uppdragsgivare. Om vi jämför siffrorna mot varandra, kan vi konstatera att de 3 personer som svarat instämmer delvis, motsvarar ca 2 % av de 24 svarande. Om denna siffra hade återspeglats i en mer omfattande undersökning, borde vi inte vara helt nöjda. Det är eftersträvansvärt att alla instämmer helt med att de fått ett bra stöd. Ett sådant stöd kan självfallet vara utformat på olika sätt för att i de individuella fallen uppfattas som bra. Det viktiga är dock att studentmedarbetaren får den mängd och den typ av stöd som han/hon behöver i sitt uppdrag. Studentmedarbetarna beskriver också i fråga 9 handledningen som en central funktion, vilken kan utvecklas ytterligare genom bättre information och tydlighet. 3
Fråga 4 Svarsfrekvens: 24/27 Min anställning på Region Skåne har medfört att jag känner mig bättre förberedd för arbetslivet 2 4 6 8 2 9 3. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Resultatet visar att nästan 9 % av de svarande instämmer till stor del eller helt i frågan. Denna fördelning kan tolkas som positiv, i synnerhet i relation till syftet med att underlätta övergången från studier till arbete. Att 9 % känner sig mer förberedda understryker framgången med att uppfylla syftet. 4
Fråga 5 Svarsfrekvens: 24/27 Jag har fått en ökad förståelse för Region Skåne som organisation 2 4 6 8 2 4 2 5 5 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här kan vi se att 2 personer instämmer helt, och 5 instämmer till stor del. Visionen måste självfallet vara att alla instämmer helt eller till stor del på en sådan fråga. Studentmedarbetarna måste under anställningen öka sin förståelse för organisationen, framförallt som ett led i att stärka arbetsgivarvarumärket ytterligare. En anledning till att 5 personer svarat instämmer delvis, och 2 vet ej, kan förmodligen förklaras på grund av frånvaron av en ordentlig introduktion. I textfråga 9 får vi ytterligare bevis på att studentmedarbetarna saknat en sådan inledande introduktion. 5
Fråga 6 Svarsfrekvens: 24/27 Jag har trivts på Region Skåne 2 4 6 8 2 4 6 5 5 2 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här ser vi en stark koppling till resultatet i nästa fråga, som behandlar huruvida man skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare. Det är lika många personer (2 stycken), som instämmer helt eller till stor del på att de har trivts, som skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare. 6
Fråga 7 Svarsfrekvens: 24/27 Jag skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare 5 5 2 25 2 2 2. Ja 2. Nej 3. Vet ej 2 personer skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare, 2 skulle inte göra det och 2 personer har svarat vet ej. Detta resultat bevisar att vi har uppnått syftet med att stärka Region Skåne som arbetsgivarvarumärke. Att 2 personer av 24 svarande skulle rekommendera oss är i det sammanhanget positivt. Vi skall dock gå in i fortsatta studentmedarbetarprojekt med en vision om att alla skulle rekommendera oss som arbetsgivare. 7
Fråga 8 Svarsfrekvens: 2/27 Vad har varit bra med att vara studentmedarbetare i Region Skåne? Kopplingen mellan utbildning och arbetsliv (23) Studentmedarbetarna känner att de har fått en betydelsefull introduktion till arbetslivet. De verkar uppleva sina arbetsuppgifter som riktiga och relevanta och ser dem som en förberedelse inför framtida karriärer. Genom sina uppdrag känner de att de har fått möjlighet att på praktiska sätt implementera sina teoretiska kunskaper från studierna. Kopplingen mellan studier och arbetsliv har blivit förtydligad och utbildningen blir genom studentuppdragen ytterligare förankrad. Större kunskap om Region Skåne som organisation och framtida arbetsgivare (7) Studentmedarbetarna verkar känna att de har fått en förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation som Region Skåne. Projektet har också bidragit till att studentmedarbetarna fått en viss inblick i hur verksamheterna fungerar och har även öppnat deras ögon för Regionen som en framtida arbetsgivare. Ökat självförtroende och ansvar (6) En positiv aspekt som tagits upp av studentmedarbetarna är att anställningen har medfört ett ökat självförtroende. De känner att de har fått en bättre känsla för sin egen kompetens och självförtroendet höjs när denna får praktiseras i ansvarskrävande uppgifter. Att de har blivit tagna på allvar och fått medverka med sin kompetens har bidragit till att de känner sig uppskattade och värdefulla för arbetsgivaren. 8
Bredare kontaktnät (4) Enkäten visar också att studentmedarbetarna känner att de fått möjligheter att bygga och utveckla sitt kontaktnät. Äldre kollegor har också med sin stora kunskap och erfarenhet kunnat verka som mentorer och inspiratörer. Fråga 9 Svarsfrekvens: 2/27 Har du några förslag på hur Region Skåne kan utveckla projektet med studentmedarbetare? Tydlighet och information () Studentmedarbetarna efterfrågar mer information och tydlighet, både vad gäller arbetsuppgifter och projektet i sig. Nivån på arbetsuppgifterna har t.ex. varit mycket varierande beroende på vilken avdelning de har arbetat på. Dessutom har de ibland kunnat känna sig oklara över vilka förväntningar som ställs på dem som medarbetare. Det hade därför varit gynnsamt med tydligare ramar för vad arbetet innebär. Särskilt viktigt med tydliga ramar tycker de att det blir då man som studentmedarbetare inte är på kontoret lika ofta som en ordinarie anställd. Fler fördelar som lyfts med klarare beskrivning av arbetet, är att det då går snabbare att komma igång med det givna uppdraget. Det verkar också som att studentmedarbetarna tycker att det är centralt att uppdragsgivaren har ett starkt engagemang i sin handledande roll gentemot studentmedarbetaren. De menar därför att det är viktigt att han/hon blir försedd med tydliga riktlinjer för hur uppdraget skall utföras samt hur studentmedarbetaren skall stöttas under tiden. Studentmedarbetarna upplever också att det inte varit tydliga besked kring hur länge de kunde få möjlighet att vara anställda i Regionen. Vidare ges det förslag på att det kan vara bra att samordna och informera tydligt till alla förvaltningar om studentmedarbetarprojektet, så att det blir naturligt för dem att hitta lämpliga uppdrag. Studentmedarbetarträffar och information om Region Skåne (6) 9
Det genomfördes aldrig någon gemensam introduktion av Region Skåne för studentmedarbetarna, vilket i enkäten har framgått som väldigt saknat. Studentmedarbetarna känner att det hade varit intressant att få lära sig om Region Skånes organisation och arbetssätt, samt få veta vilka sätt det finns att göra karriär. En sådan introduktion hade underlättat för att snabbare förstå och komma in i verksamheten. De hade också önskat att få gå på rundvandring på ett antal förvaltningar för få en inblick i fler avdelningar än den de själva arbetat på. Det framgår också att det funnits en saknad av möjligheten att interagera med andra studentmedarbetare. De hade gärna träffat varandra på särskilda tillställningar/luncher, men kanske också mer kontinuerligt som i gemensamma arbetsrum, eller genom att Regionen låtit flera studentmedarbetare arbeta med samma uppdrag. På så vis kan en känsla av ensamhet motverkas, men hade också gjort det möjligt för studentmedarbetarna att ytterligare bredda sitt kontaktnät.. Marknadsföring av Region Skåne och studentmedarbetarprojektet (4) Att marknadsföra projektet mot universiteten tas av studentmedarbetarna upp som en stark utvecklingsmöjlighet. De tycker att det är ett bra koncept som kan förstärkas ytterligare i marknadsföringen gentemot universiteten. Det kan då bli lättare att nå även de studenter som inte själva letat i Region Skånes egen databas för lediga tjänster. Ytterligare förslag på hur Region Skåne kan marknadsföra sig är att visa sig på universitetens arbetsmarknadsdagar. Studentmedarbetarna menar att det då kan vara bra att informera om vad Region Skåne åstadkommer i samhället, samt vilka karriärmöjligheter som finns i organisationen. Ett förslag är också att be studentmedarbetarna bli ambassadörer för projektet, och låta dem berätta för andra om sina erfarenheter och intryck. Upplägg och praktiska villkor (4) En tanke kring upplägget som lyfts i enkäten är att Region Skåne bör utforma studentmedarbetarprojektet så att även studenter med pressade scheman i skolan kan involveras. Vidare tas det upp att projektet bör utformas så att det finns en kontinuerlig länk mellan alla studentmedarbetare och koncernkontoret. En annan tanke som tas upp i enkäten är att det kan vara bra med en person som håller kontakten med och gör sig till känna för studenterna med jämna mellanrum. Personen kan exempelvis träffas med
studentmedarbetarna varannan månad, och fungera som en neutral insats om studentmedarbetarna skulle uppleva några problem i handledning eller administration. Praktiska förutsättningar så som telefon, dator och sittplats är också element som Region Skåne enligt studentmedarbetarna bör fundera kring framöver. Det borde finnas datorer för fri användning, en tillgänglig sittplats under hela dagen och en arbetstelefon att låna under sin anställning. Sådana omständigheter kan enligt studentmedarbetarna ha stor inverkan på hur Region Skåne beskrivs som arbetsgivare. Högre lön (4) Lönesättningen är något som studentmedarbetarna tar upp som en baksida av projektet. De efterfrågar högre löner som bättre matchar deras utbildning och kompetens. De menar också att för låg lönesättning inte är gynnsamt i ett arbete för att stärka Region Skånes arbetsgivarvarumärke.
Bilaga 2 Sammanställning av enkät uppdragsgivare 22--4 Av: Rebecca Nannsjö Studentmedarbetare Region Skåne Koncernkontoret Personalstrategiska avdelningen
Fråga Svarsfrekvens: 2/8 Min roll som uppdragsgivare till studentmedarbetare i Region Skåne har varit meningsfull 2 4 6 8 2 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här kan vi se att alla svarande uppdragsgivare instämmer helt eller till stor del med att deras roll varit meningsfull. Ett resultat som står direkt i relation till fråga 5 Jag kan tänka mig att anställa en studentmedarbetare igen, där samtliga svarande uppdragsgivare svarat ja.
Fråga 2 Svarsfrekvens: 2/8 Arbetsuppgifterna som studentmedarbetaren har utfört har varit till nytta för verksamheten 2 4 6 8 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Alla respondenter, utom en, väljer att instämma helt med att uppgifterna studentmedarbetarna utfört varit till nytta för verksamheten. Det verkar alltså som om förvaltningarna till stor del har lyckats identifiera uppdrag med relevans för verksamheten. 2
Fråga 3 Svarsfrekvens: 2/8 Tiden för handledning av studentmedarbetaren har varit väl investerad i förhållande till nyttan 2 4 6 8 2 2. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Vi ser här att 2 av uppdragsgivarna verkar känna att tiden de lagt ner på handledning, inte vägts upp fullt ut av nyttan. Här kan man fundera på om frågan varit aningen otydlig. Det framgår inte om vi syftar på nyttan av att få uppgiften utförd, nyttan av att anställa en studentmedarbetare, eller nyttan av handledningen i sig. Vi kan dock konstatera att trots att 2 personer valt att instämma delvis, verkar de ändå tycka att studentmedarbetarprojektet och handledningen i stort har varit värdefull. Denna slutsats kan vi dra med utgångspunkt i att samtliga 2 uppdragsgivare svarade ja på fråga 5 Jag kan tänka mig att anställa en studentmedarbetare igen. Här handlar det därför förmodligen snarare om att de 2 3
uppdragsgivarna på något vis känt att de lagt ner onödigt mycket tid på handledningen. Det kan analyseras vidare mot aspekter så som om uppdraget varit otydligt beskrivet, om studentmedarbetaren fått ett uppdrag som inte matchat dennes kompetens etc. Fråga 4 Svarsfrekvens: 2/8 Studentmedarbetarens utbildning och kompetens har tillfört verksamheten nya kunskaper 2 3 4 5 6 7 6 5. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Det kan vara svårt att som uppdragsgivare bedöma om den kunskap studentmedarbetaren bidragit med är ny i verksamheten. Det är också denna formulering som kan vara anledningen till att nästan hälften av respondenterna valt att svara instämmer delvis. Det behöver inte tolkas som ett negativt resultat, då studentmedarbetaren kan ha upplevts bidra 4
med nya perspektiv eller infallsvinklar, men att den handfasta kompetensen inte synliggjorts under den tid studentmedarbetaren varit anställd. Fråga 5 Svarsfrekvens: 2/8 Jag kan tänka mig att anställa en studentmedarbetare igen 2 4 6 8 2 4 2. Ja 2. Nej Uppdragsgivarnas vilja att anställa studentmedarbetare igen, kan tolkas som att de eventuella brister som funnit i programmet inte överskuggat projektets värde för Region Skåne. Uppdragsgivarna ser förmodligen en ljus framtid för projektet där de också vill få en möjlighet att vara delaktiga. 5
Fråga 6 Svarsfrekvens: 2/8 Min bedömning är att jag har lyckats marknadsföra Region Skåne som attraktiv arbetsgivare,5,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 4 3 4. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer delvis 4. Instämmer inte alls 5. Vet ej Här ser vi inte helt oväntat en stor spridning i resultatet. Detta kan förklaras av den bedömningsaspekt som ligger i frågan. Vi ville fånga uppdragsgivarens känsla, vilken självfallet kan vara svår att beskriva, i synnerhet om man inte diskuterat frågan med sin studentmedarbetare. En jämförelse med frågan som ställdes till studentmedarbetarna Jag skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare, visar också att uppdragsgivarna är blygsamma i förhållande till resultatet. En tredjedel av uppdragsgivarna instämmer endast delvis på denna fråga, medan 2 av 24 studentmedarbetare skulle rekommendera Region Skåne som arbetsgivare. 6
Fråga 7 Svarsfrekvens: /8 Vad har varit bra eller mindre bra med att anställa en studentmedarbetare? Bra Studentmedarbetarna representerar den nya, unga generationen Kompetenstillförseln ökar och vi får nya infallsvinklar på vårt arbete och vår organisation Studentmedarbetarna har kunnat avlasta oss i vårt arbete och fått angelägna uppgifter utförda Genom studentmedarbetare marknadsför vi Regionen och lär upp personer som i framtiden kan anställas hos oss Mindre Bra Det har funnit utmaningar i att få kontinuitet i studentmedarbetarens arbete, och engagera denne i andra projekt än det ursprungliga. Studentmedarbetaren ifråga har inte arbetat -5 timmar i veckan. Fråga 8. Svarsfrekvens: 7/8 Har du några förslag på hur Region Skåne kan utveckla sitt arbete med studentmedarbetare? Marknadsföra internt: peka på nyttan och möjligheterna med studentmedarbetare för kommande uppdragsgivare Marknadsföra externt: visa upp oss för blivande studentmedarbetare Ge en bättre introduktion av Region Skåne Tillhandahålla ett skriftligt introduktionskit Utse en sammanhållande person (koordinator), som ansvarar för projektet Öppna för andra arbetstider än ordinarie arbetstid 7