PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2015-09 2015-11-14 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - SVEMO Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Peter Svensson Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Vice ordförande Åke Knutsson öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Olle Bergman valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 8 2015 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2015_06.
4. Resultatrapport Ekonomichef Martin Jarl redogjorde för resultatrapporten. Resultatet ser bra ut generellt men en förväntad intäkt på försäljning av TA-systemet riskerar att inte bli av, vilket kan komma att ge ett försämrat resultat på intäktssidan. Styrelsen diskuterade särskilt sektionernas kostnader och hur väl kostnadssidan är rätt budgeterad. Styrelsen ber samtliga sektioner och kommittéer att hålla ner kostnaderna i slutet av året. 5. Ärenden 5.1 Licens- och försäkringsystem (PW) Styrelsen gav vid förra mötet uppdraget åt kansliet att skyndsamt ta fram förutsättningar och regelverk för Klubblicens och Arrangemangslicens (Eventlicens) och informera berörda om vad som gäller. Kansli och VU har löpande arbetat med frågan och information har lagts ut på hemsidan. Och ytterligare information kommer löpande att gå ut till klubbar och förare med mera konkret information Just nu pågår ett omfattande arbete med att upprätta texter i befintliga regelverk, NT, SR med mera samt justeringar och förändringar i digitala system. Samtidigt har samtal och informationsutbyte skett mellan försäkringsbolaget If. Det hade varit önskvärt att vi lyckats teckna försäkringsavtal tidigare, vilket hade inneburit att vi haft mera tid på oss att ta beslut och genomföra förändringar till följd av den nya situationen. Detta har dock inte gått att lösa, därav de nu sent på året hastigt uppkomna förändringarna. Styrelsen godkänner de planerade åtgärderna och uppdrar åt Generalsekreteraren att teckna på det för styrelsen presenterade avtalsförslaget. 2
5.2 Obligatorisk försäkring/licens vid träning på bana/område (ÅK) Förbundet har fått ett nytt försäkringsavtal från och med 2016. Detta nya avtal innehåller inte längre försäkring för olicensierade förare vid träning på godkänd bana/område. För att vara olycksfallförsäkrad efter 1 januari 2016, måste deltagarna ha egen licens/försäkring. Styrelsen beslutade att från och med 1 januari 2016 är det obligatoriskt krav att alla förare/passagerare som deltar i träning på av Svemo godkänd fast eller tillfällig bana/område, skall inneha giltig förar-/passagerarlicens eller tillfällig prova på försäkring. Undantag gäller för förare upp till och med 12 år. 5.3 FIM General Assembly 2015 (PW) Den 20 22 november genomför FIM sin årliga General Assembly. Denna gång är det enbart ett kompletterande val till styrelsen, så fokus ligger på fortsatt diskussion om internationella licenser, FIM Strategiska plan och andra ämnen av allmän karaktär. Inkomna motioner och propositioner är denna gång enbart justeringar och utan större vikt. Styrelsen överlåter åt Svemos representanter att rösta vid FIM General Assembly, med hänsyn taget till de åsikter som styrelsen förmedlat till Svemos representanter. 3
5.4 IT och TA (PW) Styrelsen skall löpande informeras om IT/TA frågor. Vid dagens möte diskuterades hur IT/TA frågor skall administreras och handhas inom ramen för kansliet. Det har bland annat i organisationsarbetet framkommit många synpunkter på att Svemo måste ha en egen ansvarig handläggare inom kansliet. Styrelsen gick också igenom de förändringar som måste göras till följd av försäkringsavtalet och den administrativa hanteringen av skaderapporter med mera. Styrelsen beslutade godkänna de förändringar i TA-systemet som föreslagits. 5.5 Ansökan Elitförarmärket (ÅK) Förare och passagerare kan ansöka om Elitförarmärket efter att ha erövrat minst 25 poäng enligt fastställa regler. Styrelsen beslutade godkänna ansökan från Eddie Karlsson, Kungsbacka TK om att få erhålla Elitförarmärket. Utmärkelsen kommer att utdelas vid Förbundsmötet 2016. 4
5.6 Uppdragsbeskrivningar (Ansvarig kontaktperson) Ny mall gällande uppdragsbeskrivningar för sektioner och kommittéer finns. De godkänns löpande av styrelsen vartefter de kommer in. De kontaktpersoner i styrelsen som har sektioner och kommittéer som ej inkommit med uppdragsbeskrivningar ges i uppdrag att påminna om att dessa måste in så snabbt som möjligt. De sektioner och kommittéer som uppdragsbeskrivningar saknas för är: Snöskotersektionen, Trialsektionen, Endurosektionen samt Miljökommittén. 5.7 Budget (MJ) Styrelsen gick igenom förslag till budget för 2016. Styrelsen gjorde vissa ändringar i budgeten samt begärde en djupare analys av vissa delar. Styrelsen uppdrog åt Ordförande Håkan Leeman, Generalsekreterare Per Westling samt Ekonomichef Martin Jarl att göra analys och ändringar samt återkomma med beslutsunderlag till styrelsemötet i december då beslut om budget skall fattas. 5.8 Mötesplan 2016 (ÅK) Vid förra styrelsemötet presenterades ett förslag till mötesplan för 2016. Ordföranden bad också om synpunkter på planen, samt förslag till vilka evenemang som styrelsen skulle kunna besöka under året, och i samband med dessa besök genomföra styrelsemöten. Styrelsen gjorde några ändringar i befintlig plan och beslutade sedan att antaga den föreslagna planen. Styrelsens mötesplan för 2016 skall läggas ut på hemsidan. 5
5.9 Tekniska Gruppen (Kea) Bakgrund Under 2015 har tekniska gruppen (TG) genomfört en begränsad prov- och försöksverksamhet med de två utrustningar (Digatron FT-64) som inköpts för indikativ mätning av eventuellt otillåtna tillsatser i de bränslen som används i de olika sportgrenarna. Avsikten med provverksamheten har varit att få underlag och kunskaper för att kunna kontrollera utrustningens möjlighet och tillförlitlighet att detektera otillåtna tillsatser. Efter provverksamheten om den utfaller positivt är det tänkt att en indikativ mätning efter målgång, som ger utslag för otillåtna tillsatser skall indikera att ett bränsleprov (NT 10.3) för kontroll av ett laboratorium bör utföras. Styrelsen tog del av skrivelse från Tekniska Gruppen angående bränsleprov. Tekniska gruppen är tillsatt av Svemo styrelse för att vara förbundets särskilt utsedda resurs för att kontrollera efterlevnaden av våra regelverk vad avser slagvolym, ljudnivåer och bränsle. Medlem av Tekniska gruppen äger rätt att besöka alla nationella tävlingar på alla nivåer och alla grenar. Det är lämpligt att Tekniska gruppen innan de besöker en tävling tar kontakt med tävlingsledningen för att meddela att de kommer att närvara. Styrelsen ber samtliga sektioner och tävlingsledare att bistå Tekniska Gruppen då de arbetar med att ta fram, förbättra och förenkla olika arbetsmetoder. 5.10 Förtjänstplakett (AA) Svemo förtjänsplakett utdelas till personer, föreningar, företag etc. vilka befrämjat motorcykel/snöskotersporten genom förtjänstfulla och aktiva insatser oberoende av tidslängd. Styrelsen godkände en ansökan om Förtjänstplakett guld. Personen skall bjudas in till förbundsmötet den 9 april 2016 då plaketten skall delas ut. 6
5.11 Förtjänstmedalj Guld (AW) Fem stycken ansökan om Förtjänstmedalj Guld har inkommit till styrelsen. Styrelsen godkände fem ansökningar om Förtjänstmedalj Guld. Samtliga ska bjudas in till förbundsmötet den 9 april 2016 då utmärkelserna ska delas ut. 5.12 Ekonomisk ersättning till Miljörevisor vid certifiering (OB) Styrelsen tar nytt beslut gällande ersättningen för Miljörevisor. Styrelsen beslutar enligt Miljökommitténs förslag att ersättning skall utgå med 500:-/uppdrag. Styrelsen upphäver därmed tidigare beslut taget vid möte 8 2015. 6. Rapporter 6.1 Organisationsutredningen Workshop nr 2 (PW) Dagen efter styrelsemötet skall Workshop 2 i Organisationsutredningen genomföras. Innan Workshopen skall sammanställning presenteras av resultat från Workshop 1 samt arbetsmaterial för kommande Workshop. Workshop 2 har betydligt flera deltagare och bättre förutsättningar att hitta och formulera de områden som kan och bör bearbetas och analyseras. Processen pågår löpande och intresset från de olika personer och grupper som valt att delta i processen har varit stort och engagerat. Styrelsen diskuterade styrelsemedlemmarnas olika insatser under söndagen. 7
6.2 Uppföljning Träffpunkt Svemo (PW) Generalsekreterare Per Westling sammanfattade det viktigaste från Träffpunkt Svemo som hölls den 18 oktober. Under Träffpunkt Svemo informerades distrikt och sektioner om dagsläget i ett antal frågor. Huvudtemat och diskussionerna rörde sig om hur vi skall kunna arbeta för att minska antalet skador, omhändertagandet vid skador samt de nya förutsättningar som gäller i licens och försäkringsfrågan. Ett grupparbete genomfördes kring säkerhetsarbetet och tre områden pekades ut som särskilt angelägna att arbeta vidare med under 2016: 1. Kunskapsbrist vid banbyggnation. Här måste alla goda krafter samlas för att diskutera och sprida kunskap om hur banor ska utformas för att reducera skador. Detta är särskilt angeläget inom motocross. Tekniska lösningar av Gulflagg-system vid träning ansågs viktiga att ta till sig. 2. Ökat riskmedvetande. Medvetande om risker och riskabla beteenden/platser måste ökas hos såväl klubbar, förare och ledare. Här krävs en lång och omfattande informationsinsats som måste drivas av alla ansvariga inblandade. 3. Säkerhetskunniga personer i klubbarna. Det behövs en eller flera personer i varje klubb med särskild kompetens när det gäller säkerhetsarbete. Dessa personer behöver utbildning i både förebyggande och omhändertagande av skador. 6.3 Licensrapport (PW) Styrelsen tog del av licensrapporten och kunde konstatera att det fortfarande är en svagt uppåtgående trend i antalet licenser. 6.4 Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 8
7. Nästa möte Nästa möte är i Stockholm den 5/12-2015. 8. Avslutning Vice ordförande Åke Knutsson avslutade dagens möte. Vid protokollet Vice ordförande Anna Wilhelmsson Åke Knutsson Godkänt via mail 2015-11-17 Justerare Olle Bergman Godkänt via mail 2015-11-17 9