Manual för att registrera en anställds sjukfrånvaro samt registrera läkarintyg När en anställd blir sjukskriven är det viktigt att det blir rätt för alla inblandade parter. Vid kortare sjukfrånvaro registrerar den anställde detta i Personec (Självservice) när han/ hon återkommit till arbetet. Men vid längre sjukfrånvaro är det dennes chef som registrerar detta. I denna manual får berörd chef vägledning. När Personec har stängt för chef eller om du finner att detta moment är svårt kontaktar du Lönecentrum ifall att ändringar i en sjukskrivning måste göras. Det går även bra att maila till din personliga kontakt och meddela läkarintygets datum samt första sjukdag så registreras detta av Lönecentrum. Att sjukskrivningen registreras rätt och i tid är av stor betydelse för den anställde då det påverkar dennes inkomst. Om sjukskrivningen registreras för sent uppstår en löneskuld vilket kan vara mycket besvärande. Vidare är läkarintyg en konfidentiell handling och ska inte vara tillgänglig för andra än den anställde och berörd chef. Därför ska läkarintygen inte skickas till Lönecentrum. Välkommen att kontakta oss om du har övriga frågor eller funderingar antingen till din personliga kontakt eller till supporten. Logga in som Arbetsledare och välj Organisation. Välj ditt område. 1
Efter att ditt ansvarsområde har valts går du in på Frånvaro. Välj Period som avses eller Alla perioder (för att se en lista på all frånvaro). Leta sedan upp den anställde i rullgardinen vid fliken Anställd. Välj Alla och sedan Sök. I detta exempel har den anställde en pågående sjukskrivning vilket medför att en ny sjukdomsperiod inte ska skapas. Klicka därför på den anställdes namn (dolt på denna bild) så öppnas den pågående sjukdomsperioden. Följande bild kommer upp och det enda som görs är att fylla i Läkarintyg tom. Välj sedan Spara. 2
Ny sjukdomsperiod Om den anställde inte har en pågående sjukdomsfrånvaro väljs Ny post efter det att den anställde har hittats i listan. Vid Frånvaroorsak väljer du Sjukdom/ Normalnivå. Vid datum from menas första sjukdag. Fyll inte i Datum tom när det gäller en längre sjukskrivning eller om du misstänker att den anställde kommer att bli förlängt sjukskriven. Fyll i läkarintygets tom datum. Fyll i Omfattning. Om den anställde är sjukskriven 50 % skrivs 0.5, 25 % skrivs 0.25 osv. Vid heltidssjukskrivning lämnas fältet blankt. Fyll i Kvot från anst vid deltidssjukskrivning. Kryssa i Tillstyrkt och Beviljad. Välj sedan Visa förskasseuppg. OBS! Kvot från anst ska endast fyllas i vid deltidssjukskrivning. 3
Fyll i 1:a sjukdag (första dagen som den anställde insjuknade). Välj Spara. OBS! Glöm inte att rapportera schemat om den anställde är deltidssjukskriven. Detta rapporteras till Lönecentrum och schemaansvarig för TimeCare. 4
Vid förlängd sjukskrivning med ny omfattning Om den anställde blir fortsatt sjukskriven men med ändrad omfattning måste en ny sjukskrivning registreras med rätt Omfattning. OBS! Det är mycket viktigt att fylla i rätt datum på 1:a sjukdag i uppgifterna som skickas till Försäkringskassan. Detta datum ska alltså vara den dag som den anställde först insjuknade. 5
Vid semester under sjukfrånvaro En anställd som är sjukskriven en längre period har rätt att ta ut sparad semester. Detta oavsett omfattning på sjukskrivningen. I Frånvaroorsak väljs Semester under sjukled. Fyll i avsett datum, Tillstyrkt och Beviljad och slutligen Spara. 6