Förfrågningsunderlag stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 3 2 Social hållbarhet 3 2.1 Mänskliga rättigheter 3 2.2 Rättigheter i arbetslivet 4 2.3 Motverka korruption 4 2.4 Systematiskt arbete 5 2.5 Arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder 5 3 Ekologisk hållbarhet 7 3.1 Samtliga produkter i leveransen 8 3.2 Tjänster 10 4 Rapportering 11 4.1 Miljöledningssystem och standarder 12 4.2 Ekologisk hållbarhetsredovisning 12 4.3 Uppföljning av ekologisk hållbarhet 13 4.4 Egenrapportering av social hållbarhet 14 4.5 Revision av social hållbarhet 14 2 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
1 Inledning Definitioner som används i denna bilaga har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Hållbar it är ett samlingsbegrepp för de åtgärder som syftar till att använda informationsteknik för att minska miljöpåverkan dels genom minskad energiförbrukning och miljöpåverkan inom itsektorn som helhet och dels genom att se på individens roll ur ett socialt och mänskligt perspektiv. Staden ser det som ytterst angeläget att dess leverantörer delar Stadens värderingar i fråga om ekologisk och social hållbarhet, grundläggande mänskliga rättigheter och demokratiska fri- och rättigheter. Staden förutsätter att Leverantören, såväl lokalt som globalt, anammar ett ansvarsfullt företagande i en global värld. 2 Social hållbarhet Staden är angelägen om att mänskliga rättigheter och rättigheter i arbetslivet respekteras samt att korruption motverkas. Därför ställs krav på att Leverantören ska arbeta systematiskt med dessa frågor vid tillverkning eller utförandet av Tjänsterna. Genom krav på arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder vill Staden även främja en mer inkluderande arbetsmarknad som ger fler chansen till ett jobb. 2.1 Mänskliga rättigheter Leverantören ska från tidpunkten för avtalsstart och under hela avtalsperioden genom ett systematiskt arbete säkerställa att negativ påverkan på de mänskliga rättigheterna, enligt nedanstående konventioner, förhindras eller minimeras vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet såväl lokalt som globalt. FN:s konventioner om mänskliga rättigheter: Allmän förklaring om de mänskliga rättigheterna. Internationell konvention om medborgerliga och politiska rättigheter. Internationell konvention om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter. Internationell konvention om avskaffande av alla former av rasdiskriminering. Konvention om avskaffande av all slags diskriminering av kvinnor. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (15)
Konvention mot tortyr och annan grym, omänsklig eller förnedrande behandling eller bestraffning. Konvention om barnets rättigheter. Konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. 2.2 Rättigheter i arbetslivet Leverantören ska från tidpunkten för avtalsstart och under hela avtalsperioden genom systematiskt arbete säkerställa att de anställdas rättigheter är förenliga med nedan angivna internationella konventioner samt angiven nationell lagstiftning vid tillverkning eller utförandet av Tjänsterna såväl lokalt som globalt. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta nivån som gäller. ILO konvention nummer 87 om föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten. ILO konvention nummer 98 om rätten att organisera sig och förhandla kollektivt. ILO konvention nummer 138 om minimiålder för arbete. ILO konvention nummer 182 mot de värsta formerna av barnarbete. ILO konvention nummer 29 om förbud mot tvångs- och straffarbete. ILO konvention nummer 105 om avskaffande av tvångsarbete. ILO konvention nummer 111 om diskriminering vid anställning och yrkesutövning. ILO konvention nummer 100 om lika lön för lika arbete, oavsett kön. FN:s barnkonvention artikel 32. Den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om löner, lönevillkor och arbetstid samt det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska de anställda få möta arbetsledning för att diskutera och påverka löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. 2.3 Motverka korruption Leverantören ska från tidpunkten för avtalsstart och under hela avtalsperioden genom systematiskt arbete säkerställa att korruption enligt FN:s konvention mot korruption samt nationell lagstiftning 4 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
motverkas vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet såväl lokalt som globalt. 2.4 Systematiskt arbete Leverantörer till Staden ska från tidpunkten för avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett aktivt och systematiskt arbete i enlighet med avsnitt 2.1, 2.2 och 2.3. Leverantören ska: a) Ha en tydlig ansvarsfördelning och resurser i sin verksamhet som möjliggör ett aktivt och systematiskt arbete för samhällsansvar. b) Identifiera de sociala riskerna vid tillverkningen eller utförandet av kontraktsföremålet (riskanalys). Detta förutsätter att Leverantören har kunskap om hur leverantörskedjan för kontraktsföremålet ser ut. c) Ta fram en åtgärdsplan som hanterar identifierade risker samt agera utifrån denna. Åtgärdsplanen ska utgå från riskbedömningen, och minst innehålla en beskrivning av hur Leverantören gör för att genom dialog och kontroll följa upp att angivna internationella konventioner samt nationella lagar följs där kontraktsföremålet tillverkas eller utförs. d) Tillse att krav motsvarande de krav som Staden ställer på Leverantören enligt Avtalet ställs där kontraktsföremålet tillverkas eller utförs. e) Ha rutiner för att hantera och åtgärda avvikelser gentemot angivna internationella konventioner samt nationella lagar. Senast sex (6) månader efter att kontraktet påbörjats ska Leverantören tydligt kunna redovisa sitt systematiska arbete enligt ovan. 2.5 Arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder Genom krav på arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder vill Staden bidra till en mer inkluderande arbetsmarknad som ger fler chansen till jobb. Staden har därför för ambition att Leverantören i dialog med arbetsmarknadsförvaltningen ska identifiera förutsättningar för att ta emot arbetssökande personer på praktik och anställning i den verksamhet som används för att utföra avtalat uppdrag. Intresserade anbudsgivare har möjlighet att boka ett enskilt möte med representanter från Arbetsmarknadsförvaltningen under Anbudstiden. Ett sådant möte är inte förknippat med några åtaganden, utan ska ses som en möjlighet att ställa frågor direkt till Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (15)
Arbetsmarknadsförvaltningen och få information kopplad till den egna organisationen och eventuella behov. 2.5.1.1 Dialogmodellen När Staden ställer krav på arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder i upphandling innebär det att Leverantören måste medverka i en dialog med Arbetsmarknadsförvaltningen. Syftet med dialogen är att diskutera vilka förutsättningar som finns för anställning och praktik, samt eventuella behov av kompetens hos Leverantören. Staden kallar det Dialogmodell Stockholm. Dialogmodellen ska ses som en positiv möjlighet för sin kompetensförsörjning. 2.5.2 Praktisk tillämpning av arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder Leverantören ska efter tecknandet av Avtalet delta i en inledande dialog med representanter från arbetsmarknadsförvaltningen. Under förutsättning att dialogen visar att det finns förutsättningar för Leverantören att medverka för ett socialt hänsynstagande, träffas parterna fortsatt med syfte att identifiera vilka möjligheter till anställningar och praktik som finns hos Leverantören. Det avser Leverantörens hela verksamhet knuten till avtalat åtagande under hela Avtalstiden och avser såväl intern service som administration och tekniska tjänster. Möten kan ske hos Leverantören eller hos arbetsmarknadsförvaltningen och kan komma att följas upp vid flera tillfällen under Avtalstiden. Mötena kan initieras av såväl arbetsmarknadsförvaltningen som av Leverantören. I vilken omfattning möten och kontakter kommer att ske går inte att fastställa på förhand utan beror på Leverantörens storlek och förutsättningar. 2.5.2.1 Praktikplatser Med praktikplats avses en praktik på upp till heltids omfattning sammantaget i upp till tre månader för den enskilde praktikanten. Omfattning och praktiktidens längd beslutas i överenskommelse mellan Leverantören och arbetsmarknadsförvaltningen. 2.5.2.2 Praktikplatser för ingenjörer och andra yrkesgrupper Inom SFI Stockholm finns verksamheten SIFA Stockholms intensivsvenska för akademiker. I denna verksamhet bereds plats för utrikesfödda med akademisk utbildning i en mer intensiv svenskundervisning. Utbildningen sker inom det yrkesområde som individen har sin akademiska bakgrund i. Verksamheten bedrivs 6 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
med inriktning mot en mängd olika yrkesområden; ingenjörer, ekonomer, jurister, samhällsvetare, med flera. Inom detta utbildningsprogram finns studerande som har en avslutad akademisk examen och har engelska som andra språk. 2.5.3 Villkor med målet att underlätta för arbetssökande personer att komma i arbete 2.5.3.1 Kompetenshöjande insatser inom Arbetsmarknadsförvaltningen Arbetsmarknadsförvaltningen erbjuder aspiranter och studerande utbildning och kompetenshöjande insatser i syfte att de ska stå rustade för arbetsmarknadens krav. Arbetsmarknadsförvaltningen tar fram dessa utbildningar och insatser i samråd med branscher för att de ska motsvara verkliga behov på arbetsmarknaden och hos arbetsgivare. 2.5.3.2 Arbetslösa personer med funktionsnedsättning Arbetsmarknadsförvaltningen har ett arbetssätt - Open Eyes - med syfte att stötta människor med olika typer av funktionsnedsättning att komma ut i arbetslivet. I verksamheten skapas stabila karriärvägar för personer med funktionsnedsättningar. 2.5.4 Samordning av arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder För att underlätta för såväl Leverantören som arbetsmarknadsförvaltningen att handlägga frågorna med anledning av ovanstående villkor har förvaltningen inrättat en enhet för att utveckla arbetsgivarsamverkan kallad Efas (enheten för extern arbetsgivarsamverkan). Mer information och kontaktuppgifter finns via http://www.stockholm.se/efas. 3 Ekologisk hållbarhet Leverantören ska eftersträva att de produkter som tillhandahålls Staden inom ramen för Tjänsterna är producerade på ett miljömässigt ansvarfullt sätt. Med produkter avses den hårdvara som ingår i Tjänsten, samt den hårdvara som Leverantören behöver för att leverera Tjänsten. I avsnitt 3.1 anges krav gällande för samtliga produkter. I avsnitt 3.2 anges krav specifika för Tjänstekatalog Tjänster för Digitala Enheter. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (15)
3.1 Samtliga produkter i leveransen 3.1.1 CE-märkning Alla produkter som omfattas av direktiven för CE-märkning ska vid Effektiv Leveranstidpunkt uppfylla kraven för CE-märkning. CEmärket betyder att tillverkaren eller importören intygar att produkten uppfyller EU:s grundläggande hälso-, miljö- och säkerhetskrav. På förfrågan av Staden ska Leverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. 3.1.2 Energiförbrukning produkter Vid leverans till Staden ska alla produkter som är möjliga att klassa med EU Energy Star vid Effektiv Leveranstidpunkt minst uppfylla kraven för den vid tidpunkten senaste versionen av Energy Star. På förfrågan av Staden ska Leverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom märkning enligt den senaste versionen av Energy Star, självdeklaration enligt IT Eco Declaration, genom produktblad eller genom leverantörsförsäkran. Det ska tydligt framgå att produkten är mätt och deklarerad enligt Energy Stars mätmetod och kriterier. 3.1.3 Leveranser av produkter Leveranser till Staden ska vara emballagefria så långt som möjligt. Leverantören ska ta hand om eventuellt förpackningsmaterial och säkerställa att detta återvinns i enlighet med avsnitt 3.1.4 Avfallshierarki. Se även avsnitt 3.1.7.2 Producentansvar för förpackningar. 3.1.4 Avfallshierarki Enligt EU:s avfallsdirektiv (2008/98/EG) har avfallsbegreppet en vid tillämpning. Med avfall menas alla föremål eller ämnen som innehavaren vill göra sig av med eller är skyldig att göra sig av med. Leverantören ska följa avfallsförordning (2011:927) och avfallshierarkin i avfallsdirektivet: 1. Förebygga uppkomst - eftersträva att mängden avfall minimeras. 2. Återanvända. Avfallet ska i så hög grad som möjligt återanvändas. 3. Återvinna material - Det material som inte kan återanvändas ska i så stor utsträckning som möjligt materialåtervinnas. 4. Utvinna energi Det som inte kan återanvändas eller materialåtervinnas ska i största möjliga mån användas för energiutvinning. 8 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
5. Deponera. Det avfall som inte kan omhändertas enligt 1-4 ovan eller avfall som innehåller utfasningsämnen ska slutförvaras på ett miljöriktigt sätt. 3.1.5 Återanvändning av produkter Leverantören ska, enligt avsnitt 3.1.4, sträva efter att sådana produkter som inte längre ingår i leveransen till Staden ges ett nytt liv genom återanvändning. Leverantören ansvarar för att lagringsmedia förstörs eller raderas på ett säkert sätt och hanteras enligt Stadens säkerhetskrav. För att kunna spåra hanteringen ska Leverantören dokumentera hur känsligt material avvecklas. 3.1.6 Uttjänta produkter Leverantören ska ta hand om samtliga uttjänta produkter, inkluderat elektriska och elektroniska produkter, samt farligt avfall och säkerställa att dessa hanteras enligt avsnitt 3.1.4. 3.1.6.1 Avveckling Leverantören ansvarar för att lagringsmedia förstörs eller raderas på ett säkert sätt och hanteras enligt Stadens säkerhetskrav. För att kunna spåra hanteringen ska Leverantören dokumentera hur känsligt material avvecklas. 3.1.6.2 Destruktionsintyg I förekommande fall ska Leverantören överlämna destruktionsintyg från destruktionsfirman eller från leverantören som återtagit utrustningen till Staden för arkivering. 3.1.7 Producentansvar Leverantören ska uppfylla sin roll som producent enligt svensk lagstiftning. 3.1.7.1 Producentansvar elektriska och elektroniska produkter För alla produkter som omfattas av producentansvar för elektriska och elektroniska produkter enligt WEEE-förordningen ska Leverantören på Avtalsdagen uppfylla kraven enligt förordning (SFS 2014:1075) samt ändringar till förordningen som tillkommer under avtalstiden. 3.1.7.2 Producentansvar för förpackningar Leverantören ska uppfylla kraven enligt förordning (SFS 2014:1073) om producentansvar för förpackningar, samt ändringar till förordningen som tillkommer under avtalstiden. Syftet med förordningen om producentansvar är att Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (15)
1. Förpackningar ska framställas på ett sådant sätt att deras volym och vikt begränsas till den nivå som krävs för att upprätthålla en god säkerhets- och hygiennivå, 2. Producenter ska ta ansvar förförpackningar när de blir avfall, 3. Förpackningsavfall ska tas om hand på ett miljömässigt godtagbart sätt, och 4. Nå förordningens mål för materialutnyttjande. 3.1.7.3 Producentansvar för batterier Leverantören ska svara för omhändertagande av använda batterier enligt förordning (SFS 2008:834) om producentansvar för batterier. Förordningen syftar till att batterier ska utformas och framställas på ett sådant sätt att uppkomsten av avfall förebyggs och, i fråga om det avfall som ändå uppkommer, att producenter ska tillhandahålla system för insamling av avfallet, att batterierna kan återvinnas och att förordningens mål för insamling, särskilt omhändertagande och återvinning ska nås. 3.2 Tjänster 3.2.1 Miljöprestanda för serverhallar Leverantören ska under Avtalstiden sträva mot att enbart använda ursprungsmärkt el från förnybara energikällor i serverhallar som används inom ramen för tillhandahållandet av Tjänsterna. Leverantören ska göra löpande konsolidering och virtualisering av servrar, samt right sizing av icke virtualiserade servrar. Leverantören ska rapportera kring kapacitetsutnyttjande av servrar enligt krav i avsnitt 4.2. 3.2.2 Miljökrav på datacenter Leverantören ska under Avtalstiden säkerställa att datacenters PuEtal är lågt. Leverantören ska ange det PuE-tal som är aktuellt vid anbudstillfället. 3.2.3 Dokumentproduktion 3.2.3.1 Energiprestanda Produkten ska vid Effektiv Leveranstidpunkt uppfylla kraven enligt den vid tidpunkten för leverans senaste versionen av EU-Energy Star för bildåtergivning (Imaging Equipment), eller likvärdigt. På förfrågan av Staden ska Leverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom märkning enligt den vid senaste versionen av EU-Energy Star Imaging Equipment, Svanen eller annan märkning som använder Energy Star eller likvärdigt som krav på 10 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
energiprestanda, genom självdeklaration enligt IT Eco Declaration eller genom leverantörsförsäkran. Det ska tydligt framgå att produkten är mätt och deklarerad enligt Energy Stars mätmetod och kriterier eller likvärdig mätmetod. 3.2.3.2 Tonerpulver Tonerpulver ska vid Effektiv Leveranstidpunkt inte vara klassificerade, varken i bindande EU gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7 alternativt CLP-förordningen (1272/2008): Klassificering enligt KIFS 2005:7 Klassificering enligt förordning 1272/2008 Faroklass Riskfras Faroklass Riskfras Giftigt/ mycket giftigt R23, R24, R25, R26, R27, R28, R39, R48 samt kombinationer av dessa Akut toxicitet (kategorier 1-3) Specifik organtoxicitet - enstaka exponering (kategori 1) Specifik organtoxicitet - upprepad exponering (kategori 1) H300, H301, H310, H311, H330, H331 H370 H372 Cancerframkallande R40, R45, R49 Cancerframkallande H350, H351, H351i Mutagen R46, R68 Mutagen H340, H341 Reproduktionstoxisk R60, R61, R62, R63 samt kombinationer av dessa Reproduktionstoxisk H360, H361 Miljöfarlig R50, R50/53, 51/53, Farlig för vattenmiljön H400, H410, H411, 52/53, R53, R54, R55, H412, H413 R56, R57, R58, R59 Farlig för ozonskiktet EUH059 På förfrågan av Staden ska Leverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom IT Eco Declaration Print supplies environmental attributes, genom säkerhetsdatablad för varje tonerpulver eller genom intyg från tillverkare. 4 Rapportering För uppföljning av arbetet med ekologisk och social hållbarhet under Avtalstiden ska Leverantören löpande redovisa sitt arbete med hållbarhetsfrågor enligt nedan. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (15)
4.1 Miljöledningssystem och standarder Leverantören ska arbeta strukturerat med miljöledning, exempelvis genom att tillämpa miljöledningssystem/standarder så som Svensk standard SS 895400:2014 Ledningssystem för hållbar IT Vägledning eller motsvarande. Staden ska vid förfrågan ges tillgång till resultat från Leverantörens interna och externa miljörevisioner. Leverantören förväntas genomföra revisioner av miljöledningssystemet minst en (1) gång per kalenderår. 4.2 Ekologisk hållbarhetsredovisning Hållbarhetsredovisningen är inte kopplad till specifika krav, utan ska utgöra underlag för Parternas gemensamma arbete för att kontinuerligt förbättra leveransen ur ett hållbarhetsperspektiv. 4.2.1 Månatlig energiredovisning Leverantören ska under Avtalstiden en (1) gång per månad redovisa energiförbrukningen för Staden. Redovisningen ska inkludera Tjänsterna, visa trender och planerade förbättringsåtgärder. Leverantören ska ha erforderliga verktyg för att mäta och följa upp mått i energiredovisning och rapportering. Energiredovisningen ska minst innehålla: Energiförbrukningen i kwh för servrar, samt trend för detta. En beräkning av den årliga energiförbrukningen i kwh för produktionen av efterfrågade Tjänster, samt trend för detta. Elförbrukning i kwh för samtliga Tjänster, samt trend för detta. Hur stor andel av den totala energiförbrukningen som utgörs av ursprungsmärkt el från förnybara energikällor, samt trend för detta. HVAC utnyttjande (värme, ventilation, luftkonditionering), samt trend för detta. 4.2.2 Halvårsvis hållbarhetsredovisning Utöver den månatliga energiredovisningen ska Leverantören två (2) gånger per kalenderår redovisa en fullständig hållbarhetsredovisning för Staden. Redovisningen ska inkludera Tjänsterna och planerade förbättringsåtgärder. 12 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Leverantören ska ha erforderliga verktyg för att mäta och följa upp mått i hållbarhetsredovisning och rapportering. Hållbarhetsredovisningen ska minst innehålla: Löpande utsläppsredovisning av växthusgaser, samt trend för detta. Hur stor andel av utrustningen som återanvänds, materialåtervinns, utvinns som energi samt deponeras, när den är förbrukad, samt trend för detta. Andel återanvända produkter av de som utgått, samt trend för detta. I hur stor utsträckning Leverantören ställer miljökrav på sina (under)leverantörer. Strategi och uppföljning för att minska energiåtgången i produktion av Tjänsterna, samt åtgärdslista för att öka effektiviteten och kapacitetsutnyttjande. Strategi och uppföljning av antalet enheter för dokumentproduktion (print, scan, copy), samt förslag på effektivisering och minskat utnyttjande. Resultat av löpande konsolidering och virtualisering av servrar, samt right sizing av icke virtualiserade servrar. Rapportera kapacitetsutnyttjande av servrar. Planerade förbättringsåtgärder för ekologisk hållbarhet samt tidsplan för dessa. Redovisningen ska kunna användas som underlag för det kontinuerliga förbättringsarbete som ska ske under Avtalstiden enligt Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar) och där Parterna gemensam hjälps åt för att utveckla tillhandahållandet av Tjänsterna. 4.3 Uppföljning av ekologisk hållbarhet Staden kommer kunna kräva verifieringar av angivna svar. Leverantören är skyldig att möjliggöra för Staden att själv, eller genom ombud, kontrollera på plats, även i tredje land, hos Leverantören och dess underleverantörer att kraven på ekologisk hållbarhet efterlevs. 4.3.1 Avvikelser Om avvikelser uppdagas under Stadens uppföljning, ska Leverantören inom den tidsfrist som Parterna kommer överens om, vidta åtgärder till förbättringar enligt en handlingsplan. I de fall Leverantören via egen uppföljning eller via annan informationskanal blir varse om avvikelser ska Staden omedelbart Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (15)
informeras om avvikelsen samt skriftligen delges Leverantörens åtgärdsplan. Om åtgärder inte vidtas inom avtalad tid, utgör detta ett väsentligt avtalsbrott som medför rätt för Staden att häva Avtalet i enlighet med avsnitt 19.3.2 i Avtalets huvudtext. 4.4 Egenrapportering av social hållbarhet Staden följer upp krav på social hållbarhet innefattande mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, korruption och arbetsmarknadsbefrämjande åtgärder i första hand genom Leverantörens egenrapportering. Senast sex (6) månader efter Avtalsdagen ska Leverantören tydligt kunna redovisa sitt systematiska arbete. Det åligger Leverantören att inom sex (6) månader efter Avtalsdagen inkomma med egenrapportering till Staden enligt instruktion i 4.4.1. Därefter ska Leverantören komplettera egenrapporteringen var tolfte (12:e) månad så länge kontraktet gäller. Vid eventuella frågetecken, oklara eller otillräckliga svar, kommer Staden begära rättelse. Leverantören förväntas då skyndsamt och senast inom en (1) månad komma in med kompletterande information. 4.4.1 Mall för Leverantörens egenkontroll/rapportering Leverantören ska redovisa sitt systematiska arbete med 2.1, 2.2, 2.3 och 2.5 genom egenrapportering. I egenrapporteringen ska Leverantören tydligt ange om punkt a-e i avsnitt 2.4 uppfylls (JA/NEJ). Vid svar JA ska en beskrivning av hur kravet uppfylls bifogas. Vid svar NEJ ska det bifogas en beskrivning av varför kravet inte uppfylls och hur Leverantören avser gå tillväga för att utveckla arbetet. 4.5 Revision av social hållbarhet För undvikande av tvivel anges det att Staden kan komma att genomföra revision avseende Leverantörens hållbarhetsarbete enligt denna bilaga och i enlighet med vad som anges i avsnitt 16.1 i Avtalets huvudtext. Leverantören är skyldigt att möjliggöra för Staden att själv, eller genom ombud, kontrollera på plats, även i tredje land, hos Leverantören och dess underleverantörer att de grundläggande arbetsvillkoren efterlevs. 14 (15) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
Staden kommer att ha ett samarbete med tredje part för att följa upp krav på social hållbarhet. Leverantören kan bli reviderad på sitt arbete för social hållbarhet. Vid en sådan revision kommer det systematiska arbetet granskas och kontrolleras. Revisioner av tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet kan komma att genomföras. Leverantören är då skyldig att möjliggöra för att Staden själv, eller genom anlitad tredje part, ska kunna genomföra revisioner på plats i tillverkningen. 4.5.1 Avvikelser Om avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption identifieras ska Leverantören tillse att dessa åtgärdas enligt tidplan godkänd av Staden. I de fall Leverantören via egen uppföljning eller via annan informationskanal blir varse avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption, vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet, ska Staden omedelbart informeras om avvikelsen samt Leverantörens åtgärdsplan. Bristande systematiskt arbete eller underlag avseende krav på samhällsansvar ska rättas och kompletteras utan dröjsmål. Om avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption identifieras ska Leverantören tillse att dessa åtgärdas enligt tidplan godkänd av Staden. Väsentliga eller upprepade avvikelser avseende krav på samhällsansvar är att anse som väsentligt avtalsbrott, vilket utgör grund för hävning från Stadens sida. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (15)