Bilaga 7 Hållbar it Dnr: /

Transkript

1 stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Inledning 3 2 Social hållbarhet Mänskliga rättigheter Rättigheter i arbetslivet Motverka korruption Systematiskt arbete 5 3 Ekologisk hållbarhet CE-märkning Energiförbrukning produkter Leveranser av Produkter Återanvändning av produkter Uttjänta produkter Producentansvar Ljudeffektnivå för datorer Bildskärmar Dokumentproduktion 9 4 Rapportering Miljöledningssystem och standarder Ekologisk hållbarhetsredovisning Uppföljning av ekologisk hållbarhet Egenrapportering av social hållbarhet Revision av social hållbarhet 13 2 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

3 1 Inledning Definitioner som används i denna bilaga har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Hållbar it är ett samlingsbegrepp för de åtgärder som syftar till att använda informationsteknik för att minska miljöpåverkan dels genom minskad energiförbrukning och miljöpåverkan inom itsektorn som helhet och dels genom att se på individens roll ur ett socialt och mänskligt perspektiv. Staden ser det som ytterst angeläget att dess Ramavtalsleverantörer delar Stadens värderingar i fråga om ekologisk och social hållbarhet, grundläggande mänskliga rättigheter och demokratiska fri- och rättigheter. Staden förutsätter att dess Ramavtalsleverantörer, såväl lokalt som globalt, anammar ett ansvarsfullt företagande i en global värld. 2 Social hållbarhet Staden är angelägen om att mänskliga rättigheter och rättigheter i arbetslivet respekteras samt att korruption motverkas. Därför ställs krav på att Ramavtalsleverantören ska arbeta systematiskt med dessa frågor vid tillverkning eller utförande av Leveransen. 2.1 Mänskliga rättigheter Ramavtalsleverantören ska från tidpunkten för Ramavtalsstart och under hela Ramavtalsperioden genom ett systematiskt arbete säkerställa att negativ påverkan på de mänskliga rättigheterna, enligt nedanstående konventioner, förhindras eller minimeras vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet såväl lokalt som globalt. FN:s konventioner om mänskliga rättigheter: Allmän förklaring om de mänskliga rättigheterna. Internationell konvention om medborgerliga och politiska rättigheter. Internationell konvention om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter. Internationell konvention om avskaffande av alla former av rasdiskriminering. Konvention om avskaffande av all slags diskriminering av kvinnor. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 3 (14)

4 Konvention mot tortyr och annan grym, omänsklig eller förnedrande behandling eller bestraffning. Konvention om barnets rättigheter. Konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. 2.2 Rättigheter i arbetslivet Ramavtalsleverantören ska från tidpunkten för Ramavtalsstart och under hela Ramavtalsperioden genom systematiskt arbete säkerställa att de anställdas rättigheter är förenliga med nedan angivna internationella konventioner samt angiven nationell lagstiftning vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet såväl lokalt som globalt. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta nivån som gäller. ILO konvention nummer 87 om föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten. ILO konvention nummer 98 om rätten att organisera sig och förhandla kollektivt. ILO konvention nummer 138 om minimiålder för arbete. ILO konvention nummer 182 mot de värsta formerna av barnarbete. ILO konvention nummer 29 om förbud mot tvångs- och straffarbete. ILO konvention nummer 105 om avskaffande av tvångsarbete. ILO konvention nummer 111 om diskriminering vid anställning och yrkesutövning. ILO konvention nummer 100 om lika lön för lika arbete, oavsett kön. FN:s barnkonvention artikel 32. Den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om löner, lönevillkor, arbetstid samt det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska de anställda få möta arbetsledning för att diskutera och påverka löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. 4 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

5 2.3 Motverka korruption Ramavtalsleverantören ska genom systematiskt arbete säkerställa att korruption enligt FN:s konvention mot korruption samt nationell lagstiftning motverkas vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet såväl lokalt som globalt. 2.4 Systematiskt arbete Ramavtalsleverantörer till Staden ska från tidpunkten för Ramavtalsstart och under hela Ramavtalstiden bedriva ett aktivt och systematiskt arbete i enlighet med avsnitt 2.1, 2.2 och 2.3. Ramavtalsleverantören ska: a) Ha en tydlig ansvarsfördelning och resurser i sin verksamhet som möjliggör ett aktivt och systematiskt arbete för samhällsansvar. b) Identifiera de sociala riskerna vid tillverkningen eller utförandet av kontraktsföremålet (riskanalys). Detta förutsätter att Ramavtalsleverantören har kunskap om hur leverantörskedjan för kontraktsföremålet ser ut. c) Ta fram en åtgärdsplan som hanterar identifierade risker samt agera utifrån denna. Åtgärdsplanen ska utgå från riskbedömningen, och minst innehålla en beskrivning av hur Ramavtalsleverantören gör för att genom dialog och kontroll följa upp att angivna internationella konventioner samt nationella lagar följs där kontraktsföremålet tillverkas eller utförs. d) Tillse att krav motsvarande de krav som Staden ställer på Ramavtalsleverantören enligt Ramavtalet ställs där kontraktsföremålet tillverkas eller utförs. e) Ha rutiner för att hantera och åtgärda avvikelser gentemot angivna internationella konventioner samt nationella lagar. Senast sex (6) månader efter att Kontraktet påbörjats ska Ramavtalsleverantören tydligt kunna redovisa sitt systematiska arbete enligt ovan. 3 Ekologisk hållbarhet Ramavtalsleverantören ska eftersträva att de produkter som tillhandahålls Staden inom ramen för Ramavtalet är producerade på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 5 (14)

6 Med produkter avses de Digitala Enheter och den Kringutrustning som ingår i Leveransen, samt den hårdvara som Ramavtalsleverantören behöver för att utföra Leveransen. 3.1 CE-märkning Alla Produkter som omfattas av Leveransen och som omfattas av direktiven för CE-märkning ska vid Effektiv Leveranstidpunkt uppfylla kraven för CE-märkning. CE-märket betyder att tillverkaren eller importören intygar att Produkten uppfyller EU:s grundläggande hälso-, miljö- och säkerhetskrav. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. 3.2 Energiförbrukning produkter Vid leverans till Staden ska alla Produkter som är möjliga att klassa med EU Energy Star vid Effektiv Leveransdag minst uppfylla kraven för den vid tidpunkten senaste versionen av Energy Star. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom märkning enligt den senaste versionen av Energy Star, självdeklaration enligt IT Eco Declaration, genom produktblad eller genom leverantörsförsäkran. Det ska tydligt framgå att Produkten är mätt och deklarerad enligt Energy Stars mätmetod och kriterier. 3.3 Leveranser av Produkter Leveranser till Staden ska vara emballagefria så långt som möjligt. Ramavtalsleverantören ska ta hand om eventuellt förpackningsmaterial och säkerställa att detta återvinns i enlighet med avsnitt Avfallshierarki. Se även avsnitt Producentansvar för förpackningar Avfallshierarki Enligt EU:s avfallsdirektiv (2008/98/EG) har avfallsbegreppet en vid tillämpning. Med avfall menas alla föremål eller ämnen som innehavaren vill göra sig av med eller är skyldig att göra sig av med. Ramavtalsleverantören ska följa avfallsförordning (2011:927) och avfallshierarkin i avfallsdirektivet: 1. Förebygga uppkomst - eftersträva att mängden avfall minimeras. 2. Återanvända. Avfallet ska i så hög grad som möjligt återanvändas. 3. Återvinna material Det material som inte kan återanvändas ska i så stor utsträckning som möjligt materialåtervinnas. 6 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

7 4. Utvinna energi Det som inte kan återanvändas eller materialåtervinnas ska i största möjliga mån användas för energiutvinning. 5. Deponera. Det avfall som inte kan omhändertas enligt 1-4 ovan eller avfall som innehåller utfasningsämnen ska slutförvaras på ett miljöriktigt sätt. 3.4 Återanvändning av produkter Ramavtalsleverantören ska, enligt avsnitt Avfallshierarki, sträva efter att sådana produkter som inte längre ingår i Leveransen till Staden ges ett nytt liv genom återanvändning. Ramavtalsleverantören ansvarar för att lagringsmedia förstörs eller raderas på ett säkert sätt och hanteras enligt Stadens säkerhetskrav. För att kunna spåra hanteringen ska Ramavtalsleverantören dokumentera hur känsligt material avvecklas. 3.5 Uttjänta produkter Ramavtalsleverantören ska ta hand om samtliga uttjänta, Förhyrda Produkter, inkluderat elektriska och elektroniska produkter, samt farligt avfall och säkerställa att dessa hanteras enligt avsnitt Avveckling Ramavtalsleverantören ansvarar för att lagringsmedia förstörs eller raderas på ett säkert sätt och hanteras enligt Stadens säkerhetskrav. För att kunna spåra hanteringen ska Ramavtalsleverantören dokumentera hur känsligt material avvecklas Destruktionsintyg I förekommande fall ska Ramavtalsleverantören överlämna destruktionsintyg från destruktionsfirman eller från leverantören som återtagit utrustningen till Staden för arkivering. 3.6 Producentansvar Ramavtalsleverantören ska uppfylla sin roll som producent enligt svensk lagstiftning Producentansvar elektriska och elektroniska produkter För alla produkter som omfattas av producentansvar för elektriska och elektroniska produkter enligt WEEE-förordningen skall Ramavtalsleverantören på Ramavtalsdagen uppfylla kraven enligt förordning (SFS 2014:1075) samt ändringar till förordningen som tillkommer under Ramavtals- och/eller Kontraktstiden. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 7 (14)

8 3.6.2 Producentansvar för förpackningar Ramavtalsleverantören ska uppfylla kraven enligt förordning (SFS 2014:1073) om producentansvar för förpackningar, samt ändringar till förordningen som tillkommer under Ramavtals- och/eller Kontraktstiden. Syftet med förordningen om producentansvar är att 1. Förpackningar ska framställas på ett sådant sätt att deras volym och vikt begränsas till den nivå som krävs för att upprätthålla en god säkerhets- och hygiennivå, 2. Producenter ska ta ansvar för förpackningar när de blir avfall, 3. Förpackningsavfall ska tas om hand på ett miljömässigt godtagbart sätt, och 4. Nå de återvinningsmål för insamlat förpackningsavfall som anges i förordning (2013:757) Producentansvar för batterier Ramavtalsleverantören ska svara för omhändertagande av använda batterier enligt förordning (SFS 2008:834) om producentansvar för batterier. Förordningen syftar till att batterier ska utformas och framställas på ett sådant sätt att uppkomsten av avfall förebyggs och, i fråga om det avfall som ändå uppkommer, att producenter ska tillhandahålla system för insamling av avfallet, att batterierna kan återvinnas och att förordningens mål för insamling, särskilt omhändertagande och återvinning ska nås. 3.7 Ljudeffektnivå för datorer Alla datorer ska vid Effektiv Leveransdag uppfylla krav på högsta ljudeffektnivå (A-viktad) LWAd (bel (A)) enligt följande: Stationär dator och integrerad dator: a. Drift, LWAd bel(a): 4,2 b. Inaktiv, LWAd bel(a): 3,8 Bärbar dator: c. Drift, LWAd bel(a): 4,0 d. Inaktiv, LWAd bel(a): 3,5 För mätmetod och definitioner, se Svanens kriterier för datorer krav K15. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom miljömärkning enligt EU Ecolabel, Svanen datorer, TCO Certified desktops/notebooks, Blauer Engel Personal/notebook computers, eller självdeklaration enligt IT Eco Declaration, genom produktblad, leverantörsförsäkran eller likvärdigt. 8 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

9 3.8 Bildskärmar Energieffektivitet bildskärmar Bildskärmar ska vid Effektiv Leveransdag uppfylla kraven på energieffektivitet enligt den vid tidpunkten för leverans senaste versionen av EU Energy Star för bildskärmar. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom märkning enligt den senaste versionen av Energy Star för bildskärmar, Svanen, TCO Certified Displays eller annan miljömärkning som använder den senaste versionen av Energy Star som krav på energiprestanda, genom självdeklaration enligt IT Eco Declaration, genom produktblad, eller genom leverantörsförsäkran. Det ska tydligt framgå att produkten är mätt och deklarerad enligt Energy Stars mätmetod och kriterier Bakgrundsbelysning och kvicksilver bildskärmar. Bildskärmars bakgrundsbelysning ska vid Effektiv Leveransdag inte innehålla ljuskällor med aktivt tillsatt kvicksilver. Maximal mätbar halt av kvicksilver får vara 0,1 viktprocent i homogent material. Observera att ljuskällor som använder undantagen i RoHS för kvicksilver i ljuskällor inte räknas som kvicksilverfria. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom miljömärkning EU Ecolabel, EPEAT (kvicksilverfritt är frivilligt krav men halt redovisas i krav R ), Blauer Engel (computers, integrated computers, portable computers), genom självdeklaration enligt IT Eco Declaration, genom produktblad, genom leverantörsförsäkran eller likvärdigt. 3.9 Dokumentproduktion Energiprestanda Produkten ska vid Effektiv Leveransdag uppfylla kraven enligt den vid tidpunkten för leverans senaste versionen av EU-Energy Star för bildåtergivning (Imaging Equipment), eller likvärdigt. På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom märkning enligt den vid senaste versionen av EU-Energy Star Imaging Equipment, Svanen eller annan märkning som använder Energy Star som krav på energiprestanda, genom självdeklaration enligt IT Eco Declaration eller genom leverantörsförsäkran. Det ska tydligt framgå att Produkten är mätt Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 9 (14)

10 och deklarerad enligt Energy Stars mätmetod och kriterier eller likvärdig metod Tonerpulver Tonerpulver ska vid Effektiv Leveransdag inte vara klassificerade, varken i bindande EU gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7 alternativt CLP-förordningen (1272/2008): Klassificering enligt KIFS 2005:7 Klassificering enligt förordning 1272/2008 Faroklass Riskfras Faroklass Riskfras Giftigt/ mycket giftigt R23, R24, R25, R26, R27, R28, R39, R48 samt kombinationer av dessa Akut toxicitet (kategorier 1-3) Specifik organtoxicitet - enstaka exponering (kategori 1) Specifik organtoxicitet - upprepad exponering (kategori 1) H300, H301, H310, H311, H330, H331 H370 H372 Cancerframkallande R40, R45, R49 Cancerframkallande H350, H351, H351i Mutagen R46, R68 Mutagen H340, H341 Reproduktionstoxisk R60, R61, R62, R63 samt kombinationer av dessa Reproduktionstoxisk H360, H361 Miljöfarlig R50, R50/53, 51/53, Farlig för vattenmiljön H400, H410, H411, 52/53, R53, R54, R55, H412, H413 R56, R57, R58, R59 Farlig för ozonskiktet EUH059 På förfrågan av Staden ska Ramavtalsleverantören redovisa dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav. Bevis på uppfyllelse av krav kan exempelvis ges genom IT Eco Declaration Print supplies environmental attributes, genom säkerhetsdatablad för varje tonerpulver eller genom intyg från tillverkare. 4 Rapportering För uppföljning av arbetet med ekologisk och social hållbarhet under Kontraktstiden ska Ramavtalsleverantören löpande redovisa sitt arbete med hållbarhetsfrågor enligt nedan. 10 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

11 4.1 Miljöledningssystem och standarder Ramavtalsleverantören ska arbeta strukturerat med miljöledning, exempelvis genom att tillämpa miljöledningssystem/standarder så som Svensk standard SS :2014 Ledningssystem för hållbar IT Vägledning eller motsvarande. Staden ska vid förfrågan ges tillgång till resultat från Ramavtalsleverantörens interna och externa miljörevisioner. Ramavtalsleverantören förväntas genomföra revisioner av miljöledningssystemet minst en (1) gång per kalenderår. 4.2 Ekologisk hållbarhetsredovisning Hållbarhetsredovisningen är inte kopplad till specifika krav, utan ska utgöra underlag för Parternas gemensamma arbete för att kontinuerligt förbättra Leveransen ur ett hållbarhetsperspektiv Årsvis hållbarhetsredovisning Ramavtalsleverantören ska två (2) gånger per kalenderår redovisa en fullständig hållbarhetsredovisning för Staden. Redovisningen ska inkludera Leveransen och vissa planerade förbättringsåtgärder. Ramavtalsleverantören ska ha erforderliga verktyg för att mäta och följa upp mått i hållbarhetsredovisning och rapportering. Hållbarhetsredovisningen ska minst innehålla: Löpande utsläppsredovisning av växthusgaser, samt trend för detta. Hur stor andel av utrustningen som återanvänds, materialåtervinns, utvinns som energi samt deponeras när den är förbrukad, samt trend för detta. Andel återanvända Produkter av de som utgått, samt trend för detta. I hur stor utsträckning Ramavtalsleverantören ställer miljökrav på sina (under)leverantörer. Strategi och uppföljning för att minska energiåtgången i produktion av Leveransen, samt åtgärdslista för att öka effektiviteten och kapacitetsutnyttjande. Strategi och uppföljning av antalet enheter för dokumentproduktion (print, scan, copy), samt förslag på effektivisering och minskat utnyttjande. Planerade förbättringsåtgärder för ekologisk hållbarhet samt tidsplan för dessa. Plan och process för hur Ramavtalsleverantören arbetar med transportoptimering av produkter. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 11 (14)

12 4.3 Uppföljning av ekologisk hållbarhet Staden kommer kunna kräva verifieringar av angivna svar. Ramavtalsleverantören är skyldig att möjliggöra för Staden att själv, eller genom ombud, kontrollera på plats, även i tredje land, hos Ramavtalsleverantören och dess underleverantörer att kraven på ekologisk hållbarhet efterlevs Avvikelser Om avvikelser uppdagas under Stadens uppföljning, ska Ramavtalsleverantören inom den tidsfrist som Parterna kommer överens om, vidta åtgärder till förbättringar enligt en handlingsplan. I de fall Ramavtalsleverantören via egen uppföljning eller via annan informationskanal blir varse om avikelser ska Staden omedelbart informeras om avvikelse samt skriftligen delges Ramavtalsleverantörens åtgärdsplan. Om åtgärder inte vidtas inom avtalad tid, utgör detta ett väsentligt avtalsbrott som medför rätt för Staden att häva Ramavtalet i enlighet med avsnitt Stadens rätt att häva Ramavtalet på saklig grund i Ramavtalets huvudtext. 4.4 Egenrapportering av social hållbarhet Staden följer upp krav på social hållbarhet innefattande mänskliga rättigheter, arbetsvillkor och korruption i första hand genom Ramavtalsleverantörens egenrapportering. Senast sex (6) månader efter Kontraktsdagen ska Ramavtalsleverantören tydligt kunna redovisa sitt systematiska arbete. Det åligger Ramavtalsleverantören att senast sex (6) månader efter Kontraktsdagen inkomma med egenrapportering till Staden enligt instruktion i avsnitt Därefter ska Ramavtalsleverantören komplettera egenrapporteringen var tolfte (12:e) månad så länge Kontraktet gäller. Vid eventuella frågetecken, oklara eller otillräckliga svar, kommer Staden begära rättelse. Ramavtalsleverantören förväntas då skyndsamt och senast inom en (1) månad komma in med kompletterande information Mall för Ramavtalsleverantörers egenkontroll/rapportering Leverantören ska redovisa sitt systematiska arbete med 2.1, 2.2 och 2.3 genom egenrapportering. I egenrapporteringen ska 12 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

13 Ramavtalsleverantören tydligt ange om punkt a-e i avsnitt 2.4 uppfylls (JA/NEJ). Vid svar JA ska en beskrivning av hur kravet uppfylls bifogas. Vid svar NEJ ska det bifogas en beskrivning av varför kravet inte uppfylls och hur Ramavtalsleverantören avser gå tillväga för att utveckla arbetet. 4.5 Revision av social hållbarhet För undvikande av tvivel anges det att Staden kan komma att genomföra revision avseende Ramavtalsleverantörens hållbarhetsarbete enligt denna Bilaga 7 (Hållbar it) i enlighet med vad som anges i avsnitt 16.1 i Avtalets huvudtext. Ramavtalsleverantören är skyldig att möjliggöra för Staden att själv, eller genom ombud, kontrollera på plats, även i tredje land, hos Ramavtalsleverantören och dess underleverantörer att de grundläggande arbetsvillkoren efterlevs. Staden kommer att ha ett samarbete med tredje part för att följa upp krav på social hållbarhet. Ramavtalsleverantören kan bli reviderad på sitt arbete för social hållbarhet. Vid en sådan revision kommer det systematiska arbetet granskas och kontrolleras. Revisioner av tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet kan komma att genomföras. Ramavtalsleverantören är då skyldig att möjliggöra för att Staden själv, eller genom anlitad tredje part, ska kunna genomföra revisioner på plats i tillverkningen Avvikelser Om avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption identifieras ska Ramavtalsleverantören tillse att dessa åtgärdas enligt tidplan godkänd av Staden. I de fall Ramavtalsleverantören via egen uppföljning eller via annan informationskanal blir varse avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption, vid tillverkning eller utförandet av kontraktsföremålet, ska Staden omedelbart informeras om avvikelsen samt Ramavtalsleverantörens åtgärdsplan. Bristande systematiskt arbete eller underlag avseende krav på samhällsansvar ska rättas och kompletteras utan dröjsmål. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 13 (14)

14 Om avvikelser mot internationella konventioner eller nationell lagstiftning gällande mänskliga rättigheter, rättigheter i arbetslivet eller korruption identifieras ska Ramavtalsleverantören tillse att dessa åtgärdas enligt tidplan godkänd av Staden. Väsentliga eller upprepade avvikelser avseende krav på samhällsansvar är att anse som väsentligt avtalsbrott, vilket utgör grund för hävning från Stadens sida. 14 (14) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning