Dokument nr: Version: Status: Sida: 1.0 Utgåva (1)12 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektbeskrivning Elektronisk handel i Västra 40590 Viktiga utgångspunkter inför projektplaneringen av införandet av en ny e-handelsmodell för Västra Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Ida Wernered 2010-02-01 Bjarne Tveitan 2010-02-23 Elektronisk handel i Västra Projektbeskrivning
1.0 Utgåva (2)12 Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 4 2 MÅLBESKRIVNING... 5 2.1 Effektmål... 5 2.1.1 Redovisning av nyttan... 6 2.2 Resultatmål... 6 2.3 Förutsättningar... 7 3 BESKRIVNING... 8 3.1 Omfattning... 8 3.2 Organisation och bemanning... 8 3.3 Tidsram... 10 3.4 Kostnad... 10 3.5 Finansiering... 10 3.6 Beroenden och avgränsningar... 11 3.7 Förvaltning... 12
1.0 Utgåva (3)12 1 Inledning 1.1 Bakgrund En ny e-handelsmodell ska införas i Västra enligt regionfullmäktige beslut och e-handelslösningen innebär att regionen får ordning och reda i extern och intern handel av varor och tjänster. Beslutet baserar sig underlag från en omfattande förstudie som genomfördes under åren 2007-2009 (RSK 656-2008). I Västra pågår en omfattande extern och intern handel av varor och tjänster (produkter). Handeln understöds via en mängd e-handelssystem och eller portallösningar vilka avviker från standardiserade handelsprocesser med risker för felaktig information på order, produkt, prisuppgift, faktura med mera. Vidare - försvårar dagens divergerade handelslösningar intern kontroll och framtida effektivisering. Det bidrar också till att uppföljningen av handel är undermålig och kräver en mängd personella och finansiella resurser. Handlingsutrymmet för verksamheterna att agera när konsumtionskostnaderna skenar i väg är begränsade eller möjligheten att följa upp om en ny upphandling verkligen är en bra affär eller inte och så vidare. Projekets ska lösa följande problem: Bristande uppföljning av utfall handel eftersom det saknas möjlighet till en sammanhållen uppföljning. Svårkontrollerad prisutveckling eftersom prisuppdateringar sker lokalt utan inköps insyn och kontroll, och kontrollen gentemot gällande avtal är låg. Bristande avtalstrohet eftersom avtalssituationen för produkter i lokala beställningsstöd inte går att kontrollera via inköpsprocessens rutiner. Det finns också brister i administrationen av pris/avtalsinformation och förutsättningar för kontroll av handel gentemot avtal saknas. Det sker snarare av leverantör än av Västra själv. Olika rutiner för beställning till betalning eftersom det inte finns en sammanhållen produktkatalog, beställningsstöden är olika och därmed varierar rutinerna för inleverans och betalning. Höga kostnader för e-handelslösningar i Västra eftersom bristande samordning av befintliga och nya e-handelslösningar inte skett har också lett till subpotimeringar och brister i hur standardiserade handelsflöden används.
1.0 Utgåva (4)12 1.2 Syfte Sammantaget så försvårar dagens divergerade handelskoncept intern kontroll, framtida effektivisering och en vidareutveckling mot effektiva arbets- och handelsprocesser. Ett viktigt projekt är det nya Läkemedelsförsörjningsprojektet där elektronisk handel ska lösa handelsflödet avseende rekvisitionsläkemedel. Projektet har kravställt ett gränssnitt gentemot logistik. Logistiken omfattar materialadministrativa processer som drivs som ett projekt i Västra. Materialförsörjning av lager och beställningar av lagerförda varor kräver ett väl definierat och entydigt gränssnitt mellan handel och logistik oavsett verksamhet. Det kravställda gränssnittet ska vara tillämpligt för depåverksamhet, läkemedelsförråd, samt övriga idag befintliga verksamhetsnära lager med IT-stöd (RSK 656-2008). Syftet är att realisera beslutad e-handelslösning, marknadsföra, utbilda, utforma och införa nya regelverk med rutiner samt skapa en lösning för uppföljning av handel. Ytterst handlar det om att höja kvaliteten i handelsprocesserna. Elektronisk handel ska effektivisera handelsprocesserna som ingår i Västra s handelsarkitektur och därmed skapa nytta för hela verksamheten. Projekt berör hela Västra s organisation.
1.0 Utgåva (5)12 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål De väsentligaste förbättringsområdena i den nya e-handesmodellen utgörs av: Effektivare processer och minskade ledtider Effektivare inköp med stöd av E-handelslösning Regiongemensam produktkatalog Enkelhet att beställa produkt Beställningsattest och automatiserad fakturahantering Sammankopplat informationsflöde för inleverans Sammanhållen realisering för uppföljning av handel Effekterna är många och här nedan ett urval av dessa: Den största förändringen som användarna kommer att märka är att det är lättare att beställa och hitta varor och tjänser och att antaler ikoner minskar allt eftersom projektet fasar in sortiment. Det gränssnitt som möter användaren ska vara intiutiv och användarvänlig. Det utbud som exponeras i den regiongemensamma produktkatalogen ska vara avtalade och utformade på det sätt som verksamheterna kravställt under förstudien med trygga och säkra handelsflöden och korrekt information. För de som är intresserade av att följa handel/konsumtion för en enskild enhet, för en förvaltning eller på koncernnivå möjliggörs en uppföljning produkt mot konto. Ambitionen på sikt är att kunna följa konsumtionen (handel) i detalj kopplat till produktionsprocsser eller vårdplaner. Lägsta nämnaren är konsumtion på patientnivå, diagnosgrupp eller andra parametrar. Inköpsorganisation erbjuds en kunskap om avtalets effekter både ekonomiska som kvalitativa, vilket inte är möjligt idag. Handelslösningen innefattar en automatisk uppföljning av produkt eller leverantör. Till följd av en bra uppföljning av handel kommer en utvecklad analys att kunna ske som framledes stödjer utvecklingen av Västra s inköpsstrategi. Leverantörerna kommer att märka förändringen genom att våra krav ökar avseende handelsstandarder för säkrare elektroniskt informationsutbyte med oss. Detsamma gäller också för våra kunder.
1.0 Utgåva (6)12 Vi befrämjar till ökad tilläxt genom att möjliggöra för fler avtal med smarta lösningar där bland annat små leverantörer kan själva sköta produktunderhållet. 2.1.1 Redovisning av nyttan Beslutad handelslösning grundar sig i beräkningar ekonomiska antaganden (nytta) - avseende pengar som är möjliga att frigöra till regionens olika verksamheter främst baserat på stöd till sortimentsstyrning. Detta utgör grunden för avtalstrohet. Hemtagning av de nyttor som e-handelslösningen verkar till kommer att kunna påbörjas under åren 2011-2012 beroende på vilken ordning produkter görs beställningsvara i e-handelslösningen. Nyttan frigörs när sortimenten är beställningsbara elektroniskt. Först ut enligt plan är beställa rekvisitionsläkemedel och tätt efter de sortiment som i dags dato finns i Beställningsportalen. Ett fördjupat nyttokalkyleringsarbete pågår för att identifiera var nytta uppstår, vad den består av och till värde samt för att utse hemtagningsansvariga. 2.2 Resultatmål Resultatmål avser konkreta leveranser vilka är: Färdigställ och avsluta två Nutekfinansierade projekt avseende e-faktura och anslutningar av produktinformation till den regiongemensamma produktkatalogen. Upphandla en leverantör som levererar e-tjänster som krävs för uppfyllande av ett fullödigt e-tjänstekoncept för elektronisk handel för kunder och leverantörer och intern handel med gränssnitt till Avantra Tender & Contract och Raindance. Inför upphandlad leverantörs e-handelslösning mot den regiongemensamma produktkatalogen och fasa in sortiment enligt prioriterad ordning. Förbättra intern kontrollen genom att upprätta och införa nya eller uppdatera befintliga regelverk, rutiner för att uppnå ordning och reda i handelsflödena, säkerställa spårbarhet stödja till en korrekt redovisning även av kvalitet. Detta har också betydelse för att få en tillförlitlig uppföljning av handel. För uppfyllnaden av en säker handel ska lösningar för kunder och leverantörer införas.
1.0 Utgåva (7)12 En lösning och en metodik ska utvecklas för uppföljning av handel. Till skillnad mot ovanstående nämnda leverabler är nedanstående mer oprecisa och relaterar mer till verksamhetsutveckling. En realisering av hemtagningsarbete av identifierade nyttor ska införas och fortsatt utvecklas. Arbetet grundar sig en ett fortsatt kalkyleringsarbete av nyttor från förstudiens resultat. En processfokuserad förvaltningsmodell ska införas under projektiden med ärendegång, rutiner, uppföljning och fortsatt utveckling. Utbildningsinsatser ska genomföras utifrån roll och krav på rollen för en effektiv handelsprocess. En utvecklingsfunktion/ remissinstans som samordnar och stödjer verksamheters initiativ avseende handel/beställningar/bokningar 2.3 Förutsättningar En upphandling av en e-handelslösning startade efter IT-rådetsbeslut 18 december 2009. Upphandlingen refererar till marknadsplatsen, beställningsstödet, godkänna leverans av vara eller tjänst och betalningshanteringen. Slutligen upphandlas en lösning för uppföljning av handel. Risken för att överprövningar kan ske och leda till allvarliga förseningar är utanför projektets makt att påverka, mer än att vi löpande identifiera möjligheter till risker och vidtar riskförebyggande åtgärder. Projektet följer en mängd lagar, regleverk, riktlinjer med mera. Här nedan de viktigaste: Arkivlagen Bokföringslagen Personuppgiftslagen Sekretesslagen Revidering av riktlinjer för informationssäkerhet i Västra (RSK-703-2006). Gällande standards för Elektronisk handel ska gälla för projeket (GS1, SFTI, ESAN och så vidare) och standarder för informationsöverföring av medellanden tillämpas i projektet och Nationella IT-strategin Attest och utanordnings regelverket
1.0 Utgåva (8)12 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Projektet är ett projekt som berör hela Västra. 3.2 Organisation och bemanning Projektbeställare Johan Assarsson Det är regiondirektören som utser processägare för e-handelsmodellen tillika projektägare. Det är regiondirektören som godkänner bemanningen av styrgruppen. Projektet har valt en processfokuserat projektorganisation i enlighet med fattade beslut (RSK 656-2008). Ordförande är projektägare tillika processägare för e-handelsmodellen och agerar på regiondirektörens mandat. Styrgruppen är bemannad i huvudsak av processägare och personer som har makt och mandat att påverka utvecklingen i sina uppdrag och på så sätt stödja projektet till ett lyckat resultat. Till sin hjälp har styrgruppen en kvalitetscontroller var viktigaste uppdrag är att förebygga att risker förverkligas. Processägare Bjarne Tveitan Peter Tellberg Alf Oskarson Harriet Larsson Eva Sundström Lisbeth Ericsson Hälso- och sjukvårdavdelningen Regionservice ITstrategiska avdelningen Kvalitetscontroller Hans-Bertil Fransson Erik Hallberg Uno Puhgasmägi Folke Nilsson
1.0 Utgåva (9)12 Arbetsutskottet utgör en beslutslänk mellan styrgrupp och projektledningen och syftar till att besluta i ärenden som kräver kort beslutsprocess och projektägarens mandat. Arbetsutskottet Bjarne Tveitan Peter Tellberg Ida Wernered Bo Svensson Beställargrupp för elektronisk handel i Västra är bemannad med processledare vars roll är att vara stöjda processägarnas krav (beställare av resultat) som övergår till en roll som mottagare av resultat och därigenom får en förvaltningsroll 2013-01-01. Gruppen leds av projektledaren tillika processledare för e-handelsmodellen. Projektledaren har en projektcontroller vars viktigaste uppdrag är att identifiera möjliga risker med hjälp av riskanalyser och föreslå riskförebyggande åtgärder och följa upp dessa. Projektcontroller Minna Skyman Beställargrupp för elektronisk handel i Västra Processledare Ida Wernered Helena Bergquist Carlsson Nina Mathiasson Bo Svensson Projektet har ett antal programområden som berör samtliga processer men på olika sätt. Varje programområde har sitt programupplägg och arbetsgrupper. Programledningen för Elektronisk handel i Västra är bemannad med programområdesansvariga och har rollen som leverantör av resultat baserat på krav från beställarna. Följande programområden finns: Uppföljning av handel Lena Stigrot Upphandling och godkännande Bo Svensson
1.0 Utgåva (10)12 Kravställning av införandeordning av berörda handelsstöd Mottagande och Utbildning e-faktura Jan Törnebohm Jörgen Hohlfält, Nina Mathiasson Helena Bergquist Carlsson Projektet har ett antal specialister som utför arbete då behov uppstår. Regelverk, intern kontroll Roy Svensson Eva- Britt Zetterström Informationsssäkerhet Fredrik Rasmusson Projektet styr och följer upp två Nutekfinansierat delprojekt som pågått under 2009 och ska vara avslutat 2010-03-31. Vi är i planeringsfasen avseende hur fortsättningen kommer att gestaltas. Elektronisk faktura Anslutning av leverantörsinformation Ulf Borg, Helena Bergquist Carlsson Ulf Borg, Bo Svensson 3.3 Tidsram 3.4 Kostnad Projekttid 2010-02-23-- 2012-12-31 Projektbudgeten är cirka 81 miljoner SEK (RSK 656-2008). 3.5 Finansiering Finansieringsprinciperna innebär att de två första åren finansieras via moderförvaltningen och att Västra s verksamheter (förvaltningar) betalar tillbaka år tre till fem för att täcka hela projektkostnaden (81 mkr). Återbetalningsansvaret fördelas mellan förvaltningarna utifrån en fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln baseras på kostnader för konsumtionen för respektive förvaltning.
1.0 Utgåva (11)12 Ekonomiutskottet ansvarar för uppföljning av återbetalning av investering och hemtagning av ekonomisk nytta. Uppföljning av återbetalning ska ske i samband årsbokslutet under år två till fem det vill säga till avslutad kalkylperiod. Uppföljning av hemtagning av nytta föreslås ske kvartalsvis under år tre till fem under kalkylperioden. 3.6 Beroenden och avgränsningar Projektet avgränsar sig till de kravställda och beslutade processerna i elektronisk handelsmodellen och uppföljning av handel (RSK 656-2008). Inköpsprocessen beskriver upphandling som leder till avtalade produkter. De avtalade produkterna hanteras via en regiongemensam produktkatalog. Katalogen är grunden för ett effektivt stöd till sortimenstsstyrning. Processen beskriver hur sortimentsstyrning bedrivs på en regional nivå. Sortimentsstyrning är ett tillvägagångssätt att hantera inköpskostnader och leverantörer i syfte att reducera kostnader samt att skapa möjligheter att driva en inköpsstrategi. Beställa produkt beskriver hur verksamheterna ska beställa varor och tjänster från den regiongemensamma på ett enhetligt sätt och med urval av beställningsbara produkter inom ett verksamhetsnära produktutbud. Sortimentsstyrning på en verksamhetsnära nivå beskrivs liksom hur befintliga beställningsstöd fasas in via anslutning. I samband med beställning sker godkänna beställning - en aktör med budgetansvar godkänner och påtar sig betalningsansvaret. Utför produktleverans beskriver kravställning av gränssnitten för en producerande enhet oavsett intern eller extern samt hur produkter inleveransrapporteras. Vidare beskrivs hur underlag för betalflöde skapas. Ekonomihantering kan även benämnas betalningshantering beskriver bland annat hantering av fakturor och den automatik som kravställs för att i högsta möjliga grad automatisera betalflödet. En beställning som är beställningsattesterad och inleveranskontrollerad ska i största möjliga utsträckning hanteras automatiskt inom ekonomirutinerna. Detta gäller alla varuflöden men även en väsentlig del av tjänsteutbudet. Projektet ansvarar inte för ingående förvaltningarnas mottagaransvar och aktiviteter enligt MBL utan var och en ska tillhandahålla informera och tillhandahålla resurser och vara behjälplig vid införandet av e-handelslösningen. Under projekttiden tar vi ett underhållsansvar eller så kallat förvaltningsansvar tills en mottagarorganisation finns på plats.
1.0 Utgåva (12)12 3.7 Förvaltning Projektet har valt ett processfokuserat arbetssätt för att under projektiden öva och pröva oss fram till en processorienterad kostnadseffektiv förvaltningsmodell som fokuserar sig på ett leverera och förädla nytta till Västra s verksamheter. Programområdet som i huvudsak kommer att arbeta med denna utveckling och införandet är Leverans och Mottagning. Ambitionen är att en smidig övergång från projektorganisation övergår till förvaltning under 2012. Förvaltningsmodellen ska omfatta processrollernas ansvar, arbetsuppgifter, ärendehanterings- till beslutsprocess, kravhantering relaterat till utvecklingsplanering och uppföljningskrav av nya nyttor.