Rektors kansli Arkivarie Ebba Södersten REVIDERING 1(7) 2013-01-28 Diarienummer Ö 2013/43 Beslutsdatum 2012-04-29 Reviderad 2013-01-29 ARKIVBESKRIVNING FÖR GYMNASTIK OCH IDROTTSHÖGSKOLAN (GIH) 1992/ 93-, VERSION 1.4 Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box 5626 114 86 Stockholm Tel 08-120 537 00 www.gih.se registrator@gih.se
2(7) Versionshantering, versionsnummer: 1.4 Fastställt av: Förvaltningschef Dokumentansvarig: Ebba Södersten, arkivarie Dokumentidentitet: Styrdokument, arkivredovisning Version: 1.4 Datum: 2013-01-22 Status: Underlag för revidering
3(7) IDROTTSHÖGSKOLAN I STOCKHOLM 1992/ 93-2005 GYMNASTIK- OCH IDROTTSHÖGSKOLAN 2005 - Inledning Gymnastik- och Idrottshögskolan är världens äldsta existerande idrottshögskola. Högskolans ursprung är Kungliga Gymnastiska Centralinstitutet (KGCI/GCI) som grundades 1813. Initiativtagare var Per Henrik Ling som utvecklade en egen gymnastikform, linggymnastiken. Att Ling fick gehör för sitt initiativ hade att göra med den förändring Sveriges undervisningsväsende genomgick under den första delen av 1800-talet. Skolgymnastik ansågs nödvändig i den nya allmänna folkskolan och som förberedelse för den allmänna värnplikten som infördes 1812. En stor del av KGCI: s elever och lärarkår rekryterades militärt. KGCI: s uppdrag var att utbilda både gymnastiklärare och sjukgymnaster och undervisningen var uppdelad i pedagogisk-, militär- och sjukgymnastik. På 1860- tal började man ta emot kvinnliga elever. På 1900-talet återstod den pedagogiska delen av gymnastiken, efter att den militära och sjukgymnastiken fått egna högskolor. Idrotten tog plats bredvid gymnastiken, och 1966 bytte GCI namn till Gymnastik- och Idrottshögskolan (GIH) och utbildningen utökades med en särskild idrottslärarlinje. Genom forskning skulle GIH främja gymnastikens och idrottens utveckling. Forskningen utfördes vid den fysiologiska institutionen. Vid 1977 års högskolereform omvandlades GIH till en institution vid Högskolan för lärarutbildning i Stockholm (HLS/LHS). När GIH blev en självständig högskola igen, 1992, bytte den namn till Idrottshögskolan i Stockholm (IH). 2005 återtogs namnet Gymnastik- och Idrottshögskolan, GIH. GIH bedriver utbildning på grund- och avancerad nivå. Huvuddelen av utbildningen bedrivs i program (Hälsopedagogprogrammet, Ämneslärarprogrammet samt Tränarprogrammet). Sedan 2010 har GIH även rättighet att bedriva masterutbildning och forskarutbildning. Antalet studenter per år är ungefär 800. GIH bedriver även anslags- och uppdragsforskning. Sambandet mellan myndighetens organisation och arbetsuppgifter och viktigare handlingar Organisationen 1992 2010 Från att IH blev en självständig högskola terminsskiftet 1992/ 93, bestod organisationen av Högskolestyrelsen, Rektorsämbetet samt Forsknings- och utbildningsnämnden (FUN) respektive Lärarutbildningsnämnden (LUN) samt två institutioner fram till 2001. Institutionen för Idrotts- och hälsovetenskap bildades 2002 när de två slogs till en. Institutionen hade 1 prefekt till och med 31juni 2008, sedan två prefekter och en institutionsstyrelse. Institutionen hade tre program, samt Sports Management 2003-2007, med programstudierektorer. Handlingar: nämnderna, högskolestyrelsen och rektorsämbetet avsatte protokoll. Det fanns även tjänsteförslags/beredningsnämnd, disciplinnämnd, stipendienämnd, IT-grupp och arbetsmiljö- och jämställdhetsgrupp som avsatte protokoll. Institution; Institutionsstyrelsen avsatte protokoll och det fanns prefektbeslut. Handlingar: undervisningshandlingar, planer samt studentuppsatser mm. Förvaltningen fick en ny organisation från 1 januari 2009. All administration centraliserades till en gemensam förvaltning. Förvaltningen delades in i 5 avdelningar, Bibliotek IT och kommunikation, Ekonomiavdelningen, Infrastruktur och service,
4(7) Personalavdelningen samt Utbildnings- och forskningsavdelningen. Förvaltningen; personal- och ekonomiadministrativa handlingar, Utbildnings- och forskningsavdelningen och institutionskansliet tog beslut i de studentadministrativa ärendena. Studentkårens arkiv kårobligatoriet avskaffades 1 juli 2010 och studentkåren är numera fristående från högskolan, arkivet förvaras av GIH. Handlingar: 1951-2010, Protokoll (1955-2010) Verksamhetshandlingar, ekonomisk redovisning, förteckningar av medlemmar och styrelse och bemanning samt skolkataloger med klassfoton. Kårtidningen Phlingan (1951-) och handlingar rörande evenemang och engagemang som Studentkåren haft finns även från hela perioden. Organisationen 2011 - Högskolestyrelsen, HS ansvarar bl. a. för budget och högskolans verksamhet, enligt högskolelagen (1992:1 434) och högskoleförordningen (1993:100). Den består 15 ledamöter inkl rektor. Högskolestyrelsens protokoll samt styrelseordförandebeslut och högskolestyrelsebeslut. Rektor svarar för ledningen av skolans verksamhet närmast under högskolestyrelsen. Det finns en prorektor och två vicerektorer. Handlingar: Rektorsbeslut, protokoll En ny nämndorganisation infördes 1 januari 2011. Forsknings- och forskarutbildningsnämnden (FFN) ansvarar för utbildningen på forskarnivå samt forskningen. Grundutbildningsnämnden (GUN) ansvarar för utbildning på grund- och avancerad nivå. Grundutbildnings- och Forskningsnämnden (GRUF) är ett gemensamt organ som samordnar utbildnings- och forskningsverksamheten. GUN har beredande organ i programkommittéerna, ett för varje program. Handlingar: De tre nämnderna avsätter protokoll samt nämndbeslut. Där beslutas bland annat kurs- och utbildningsplaner. Högskolestyrelsen, rektor och nämnderna tar även fram bl. a. riktlinjer och policies för verksamheten. Programkommittéerna avsätter protokoll med beslut. I organisationen av nämnder, råd och grupper ingår disciplinnämnd, stipendienämnd, samt en personalansvarsnämnd. Ledningsrådet är ett rådgivande och beredande organ åt rektor. Vidare har GIH arbetsmiljö- och jämställdhetsgrupp, bemanningsråd, internationaliseringsgrupp, dimensioneringsråd samt ett kvalitetsråd. Handlingar protokoll och minnesanteckningar. Forskningen på GIH bedrivs dels på laboratorier och av forskare och doktorander på institutionen. Laboratorierna är tre till antalet; Åstrandslaboratoriet, Laboratoriet för tillämpad idrottsvetenskap (LTIV), och Biomekaniklaboratoriet (BMC), med en laboratorieföreståndare var. Forskningshandlingar och verksamhetshandlingar. Institutionen ansvarar för genomförandet av den operativa verksamheten inom utbildning, forskning och samverkan. Det finns en institution vid GIH, Institutionen för Idrotts- och hälsovetenskap. En ny institutionsorganisation infördes i oktober 2011, där institutionen delades in i tre enheter. Prefekten är chef och beslutande instans för verksamheten på institutionen. De tre enheterna är; Fysisk aktivitet och hälsa, Kultur och lärande, Prestation och träning med en enhetschef vardera förutom Kultur och lärande som har två enhetschefer. Det finns även Institutionsledning och Institutionsråd. Handlingar: Prefektens beslutsprotokoll samt enhetschefernas beslut i studentärenden. Rådet avsätter minnesanteckningar.
5(7) Förvaltningschefen leder högskolans förvaltning, som är uppdelad i mindre enheter. 2012 skapades avdelningen Rektors kansli, under ledning av förvaltningschefen, där arkiv, registratur, kommunikation och information inlemmades. Handlingar: Förvaltningschefsbeslut. Intern och extern information, informationsmaterial. Personal- och ekonomiavdelningen slogs ihop och svarar för ekonomipersonaladministrativa frågor, redovisning, och rekrytering mm. Ekonomihandlingar, personalhandlingar, system Agresso. Utbildnings- och forskningsavdelningen, UFA svarar för handläggning av studentärenden, handläggnings- och sekreterarstöd till nämnderna, stöd till institutionen gällande utbildning och forskarutbildning. Studiedokumentation, t ex utbildningsbevis, system för studiedokumentation (databas LADOK). Registrator. Diarieföringssystem, W3D3. Handlingar: dokument för diarie- /arkivhantering Avdelningen för infrastruktur- och service svarar för reception/vaktmästeri, telefonväxel/ teleservice, kopiering, teknisk service, lokalvård, lokalplanering mm. Bibliotek och IT, BIT. Handlingar: bibliotekskatalog. Utgående handlingar, intranät, extern webbplats mm. IT-ansvarig svarar för system för e-posthantering och nätverk samt drift av servrar för lagring. Handlingar/motsvarande: System för ovanstående, t.ex. katalogtjänst för e-post. Centrum för Idrottsforskning, CIF är ett fristående centrum med egen styrelse, som är knutet till GIH. CIF fördelar statligt forskningsstöd till idrottsforskning, ger ut tidskriften Svensk Idrottsforskning, håller konferenser och utbildningar samt har ett särskilt uppdrag från regeringen: att följa upp statens idrottsstöd. Styrelseprotokoll, handlingar rörande forskningsbidrag, rapporter om uppföljning av stöd samt dokumentation från kurs och konferens. Arkivets omfattning Vid GIH förvaras myndighetens eget arkiv från och med hösten 1992, samt anknutna organisationers arkiv. Det finns också handlingar från tidigare år som inte levererats till Riksarkivet. Interrimsstyrelsen för IH 1991-1993, protokoll och diarium, samt sju flyttlådor som förvaras i arkivlokalen innehållande handlingar ur alla serier merparten från 1940-1989, se grovförteckning för närmare detaljer (dnr ) Föregångarnas arkiv Kungliga Gymnastiska Centralinstitutet, KGCI/GCI 1813 1966 Förvaras på Riksarkivet Gymnastik- och Idrottshögskolan, GIH 1944 1977 Förvaras på Riksarkivet. Namnbyte till GIH 1966. Handlingar i vissa serier är från 1940- talet ordnade inom detta arkiv. Men merparten är från 1966-77. Institutionen för idrottslärarutbildning, (HLS/ LHS) 1977 1992 Gymnastiklärar- (1977-1986), Idrottslärar- (1986-1992) och Specialidrottslärarlinjen samt utbildningen i idrott i grundskollärarlinjen och ämneslärarlinjen låg under HLS men institutionens idrottsundervisning var förlagd till GIH. Detta arkiv förvaras på Riksarkivet. Fysiologiämnet vid GIH, 1941-1992, levererades aldrig till varken till Karolinska institutet när de innehade huvudmannaskapet eller till Riksarkivet utan förvaras vid GIH.
6(7) Arkivet från Fysiologiska institutionen vid GIH, 1941-1977, förvaras vid GIH. Karolinska Institutet hade huvudmannaskapet för Institutionen för Fysiologi III, 1977-2003, detta skedde i samband med att Idrottslärarutbildningen gick över till LHS i och med högskolereformen 1977. Institutionen var placerad vid GIH och arkivet förvaras här, Karolinska institutet har 3 hyllmeter. Fysiologiämnet vid GIH 1992-2012 representeras av Åstrandlaboratoriet som hör till GIH från och med 2003-01-01 och BMC som hör till GIH. Arkivansvar innehas av GIH. Anknutna organisationers arkiv Idrottens forskningsråd, IFR 1975-1987. Föregångare till Centrum för Idrottsforskning, huvudmannaskapet låg vid Karolinska Institutet, arkivet förvaras vid GIH. Centrum för Idrottsforskning, CIF 1988 2001 Huvudmannaskapet för CIF låg 1988-2000 vid Karolinska institutet, men arkivet förvaras vid GIH. 2001-01-01 övergick CIF till GIH och arkivet förvaras fortsatt här. Sökingångar i myndighetens arkiv Arkivförteckning Klassificeringsstruktur Arkivet 1992-2012 är oförtecknat. Grovförteckning finns. Processbaserad klassificeringsstruktur för handlingarna vid GIH beslutades 2012-12-10 (diarienummer: 04-707/11) och börjar användas 2013-01-01. Diarium Ärendehanteringssystemet ÄHS användes från 1995 2011. Årsskiftet 2011/12 infördes systemet W3D3, då migrerades informationen till W3D3 och diariet fördes i serien GIH DIARIUM 1996-2012. 2013-01-01 infördes verksamhetsbaserad diarieplan och diariet förs i serierna GIH DIARIUM PERS, GIH DIARIUM STUD, GIH DIARIUM ÖPPET samt DIARIUM CIF. Diarie- och dossiéplan Diarieförda handlingar har dossiélagts efter fastställd plan, 1992-2012 Diarieplan Processbaserad diarieplan används från och med 2013-01- 01, klassificeringsstrukturen ligger till grund för diarieplanen Dokumenthanteringsplaner Förteckning och register över IT-system Beslutade, för varje enhet finns på intranätet För förteckningar och register över vilka IT-system som används, kontakta IT- och intendenturavdelningen Sekretess Tillgängligheten till GIH:s arkiv och allmänna handlingar regleras i Offentlighets- och sekretesslagen, OSL, SFS 2009:400 och Offentlighets- och sekretessförordningen 2009:641. De viktigaste bestämmelserna i OSL som kan vara tillämpliga på allmänna handlingar vid GIH avhandlas nedan, den är inte heltäckande. Sekretess för personal och studenter Bibliotek: 40 kap 3 enskilds lån
7(7) Personal: 39 kap 1-3 personalsocialverksamhet Institution, lärare, utbildnings- och forskningsavdelning: 17 kap 4 underlag för kunskapsprov, 23 kap 5 utbildningsväsendet psykologisk undersökning, 21 kap 5 skydda utlänning, 21 kap 21 personuppgifter, 23 kap 6 avskiljande från högskoleutbildning. Sekretess till skydd för ekonomiska intressen 19 kap 1, 2 och 3 det allmännas ekonomiska intressen respektive affärsverksamhet. 19 kap 3 sekretess i upphandlingsärenden. Sekretess inom forskningen 11 kap 3 överföring av sekretess mellan myndigheter vid användande av uppgifter för forskningsändamål, 24 kap 1 skydd av enskild, psykologisk undersökning, 24 kap 3 etikprövning av forskning, 24 kap 4 uppgift med dialektologiskt eller etnologiskt innehåll, 24 kap 5-9 enskilds affärsförhållanden och forskning, uppdragsverksamhet. Gallringsregler RA-FS 1991:6 Handlingar av ringa och tillfällig betydelse RA-FS 2006:6 Upphandlingshandlingar RA-FS 2004:3 Räkenskapshandlingar RA-FS 2006:5 Löne- och personaladministrativa handlingar RA-FS 2004:1 Tjänsteansökningar RA-FS 1999:1 Forskningshandlingar RA-FS 2007:1 Handlingar vid universitet och högskolor Arkivansvar Ansvarig för arkivverksamheten är Susanna Stymne Airey, Förvaltningschef. Registrator ger upplysningar och om diariet utlämning av allmän handling ur det.