Dokument nr: Version: Status: S i d a : 1,0 Utgåva Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektdokument IT-stöd för samordnad vårdplanering Implementation i ReKo Sjuhärad av IT-stöd för samordnad vårdplanering Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Ingrid Björkman, Bertil Martinsson och MariAnne Theliander Chefsgruppen för ReKo Sjuhärad 2008-09- 22 Projektbeskrivning Implementation av IT-stöd för Samordnad vårdplanering
1.0 Utgåva (2)7 Implementation i ReKo Sjuhärad av IT-stöd för Samordnad vårdplanering Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Syfte...3 2 MÅLBESKRIVNING... 4 2.1 Effektmål...4 2.2 Arbetsmål...4 2.2.1 Projektledaren ansvarar för att;...4 2.2.2 Samverkansformer...5 2.3 Ansvar...5 2.4 Förutsättningar...6 3 BESKRIVNING... 7 3.1 Omfattning...7 3.2 Organisation och bemanning...7 3.3 Tidsram...7 3.4 Finansiering...7 3.5 Beroenden och avgränsningar...7 3.6 Förvaltning...7
1,0 Utgåva 3/7 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under våren 2005 inledde Västra Götalandsregionen och Västkom ett regionalt samverkansprojekt (SVPL-projektet) i syfte att öka kvalitet och säkerhet i processen runt samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter. SVPL-projektet, som är organiserat som ett centralt projekt med ett antal delprojekt, har genomförts i olika etapper. Dessa utgör tillsammans underlag som ska möjliggöra införandet av ett IT-stöd för att tillgodose kommunernas, primärvårdens och sjukhusens behov av adekvat och tillgänglig vårdinformation i den samordnade vårdplaneringsprocessen. I målet ingår också att ett elektroniskt system ska förenkla rutinerna för vårddokumentation och betalningsansvar mellan parterna. Med utgångspunkt i den utvecklingsstrategi som finns i Västra Götalandsregionen (VGR) förväntas en ökad rörlighet för vårdtagare mellan olika vårdgivare. Det ställer krav på att vårdprocessen hanteras likadant i hela Västra Götaland (VG). En enhetlig process/rutin för samordnad vårdplanering inom VG har tagits fram. Kommunerna och Regionen har kommit överens om en gemensam rutin, som bygger på informationsspecifikationen med IT-stöd. Rutinen samt IT-stödet ska nu implementeras i hela regionen och vara infört vid årsskiftet 2009-2010. 1.2 Syfte Detta projekt är ett lokalt implementationsprojekt med syfte att förbereda och införa en enhetlig rutin samt en webbaserad IT-tjänst i ReKo Sjuhärad för att hantera processen samordnad vårdplanering. Projektet inom ReKo Sjuhärad genomförs i nära samarbete med det centrala SVPL-projektet.
1,0 Utgåva 4/7 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål IT-stöd, istället för fax, kommer att användas för informationsöverföring mellan kommun, primärvård och sjukhus. Det webbaserade IT-stödet förväntas öka patientsäkerheten samt göra det möjligt att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle. smidigheten i processen eftersom informationen är baserad på en utarbetad informationsspecifikation. kvaliteten i den information som utbyts mellan parterna genom att informationen är standardiserad och viss information är tvingande. 2.2 Arbetsmål Säkerställa goda rutiner för att hantera implementeringsprocessen. Att tillämpningsrutinerna används av samtliga vårdgivare i ReKo Sjuhärad. Projektledare anställs. 2.2.1 Projektledaren ansvarar för att; en implementationsplan för ReKo Sjuhärad tas fram och godkänns av styrgruppen där det framgår hur implementeringsorganisationen ska se ut i vilken ordning implementeringen ska genomföras. Samråd ska ske med styrgrupp och referensgrupp samt det centrala implementationsprojektet. hur de föreslagna nyckeltalen/mätpunkterna mäts och rapporteras till centrala projektet. hur många personer som behöver utbildning och hur utbildningen genomförs. Viktigt att utbildningsplaneringen genomförs i nära samarbete med det centrala projektet. hur parallella rutiner ska fungera under införandeperioden (dvs. både gamla och nya rutiner). hur första linjens support ska etableras. Support kommer att finnas på fler nivåer - ansvarsnivåer för dessa kommer att klarläggas. en informationsspridningspolicy tas fram information om implementeringen sprids till berörda inom området enligt kommunikationsplanen lokal katalogstruktur tas fram som möjliggör att SVPL-ärenden kan skickas till både en person och en gemensam brevlåda /funktion. utbildning av berörda sker
1,0 Utgåva 5/7 berörda parter erhåller erforderlig information så att de kan - registrera samtliga användare inom området i gällande katalog - utse och registrera behörighet för samtliga användare en inventering, av att erforderlig utrustning och kommunikation med tillräcklig säkerhet för IT-tjänsten finns tillgänglig för samtliga användare, genomförs informera om framtagna centrala reservrutiner och att lokala anpassningar kan behöva genomföras. ReKo Sjuhärads chefsgrupp ansvarar för att föra ut dessa rutiner till sina linjeorganisationer. de tillämpningsanvisningar som kommer att finnas framtagna följs. Eventuella förändringar/tillägg pga organisatoriska förhållande tas fram lokalt men ska förankras centralt rapportera till det centrala projektet om förändringar i planer (införande takt, ordning, utbildning) erfarenheter och förbättringsidéer problem beslut fattas om var avställd information ska arkiveras (t ex regionarkiv) Den information som lagras i SVPL ärenden ägs av parterna gemensamt. Avställning (lagring på annat media av avslutade ärenden) styrs av den part som har det starkaste regelverket implementeringen genomförs enligt planen. sluprapport skrivs och rapportering sker till ReKo Sjuhärads chefsgrupp. 2.2.2 Samverkansformer Projektledaren ska lokalt ha regelbundna möten med projektets styrgrupp och där emellan med dess ordförande, referensgrupp samt delprojektgrupper. ingå som operativ kontaktperson i SAMSA gruppen 2.3 Ansvar Linjeorganisationen har huvudansvar för genomförandet och att de personer som berörs av projektet och de som direkt arbetar i projektet får möjlighet att avsätta tid till de uppgifter som ska utföras.
1,0 Utgåva 6/7 2.4 Förutsättningar Det lokala projektet i ReKo Sjuhärads område ingår i ett centralt projekt för implementation i Västra Götaland. För de lokala införandeprojekten av IT-stöd för samordnad vårdplanering har en samordningsgrupp, SAMSA, bildats. Denna grupp består av operativa kontaktpersoner, vilka utsetts av de olika samverkansorganisationerna inom regionen, bl.a. ReKo Sjuhärad. En rutin ska gälla för hela länet och härigenom ska vårdplaneringsprocessen hanteras på ett enhetligt sätt i hela Västra Götaland. Kontrakt har upprättats för samverkan mellan Reko Sjuhärad och det centrala projektet för samordnad vårdplanering i Västra Götaland.
1,0 Utgåva 7/7 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Implementation i ReKo området av webbaserat IT-stöd för processen Samordnad vårdplanering omfattar Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS), Primärvården, Södra Älvsborg och Kommunerna Borås, Bollebygd, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo och Ulricehamn. 3.2 Organisation och bemanning 3.3 Tidsram Chefgruppen för ReKo är styrgrupp för projektet. Referensgrupp blir ReKo s informationsöverföringsgrupp. Projektledare nyanställs och leder en projektgrupp, i vilken kan finnas funktioner som biträdande projektledare, delprojektledare, ekonom, teknikansvarig, utbildningsansvarig, supportansvarig, informatör, tillämpningsrutinansvarig, säkerhetsansvarig, sekretessansvarig, behörighetsansvarig, PUL-ansvarig. De tre organisationerna representeras i gruppen. Flera funktioner kan innehas av samma person. Pilotprojekt startar i Skaraborg under oktober och pågår till och med december. I ReKo området planeras starten till april 2009. Förberedelsefasen innehåller bl.a. bemanning av roller, säkra finansiering, nyttoanalys, information, utbildning, upplägg av behörigheter, planering för support, mäta överenskomna nyckeltal, första omgången oktober 2008. Införandefasen innehåller utbildning av samtliga användare och start av ITtjänsten. Uppföljningfasen innehåller uppföljning av förväntade nyttoeffekter, mätning av överenskomna nyckeltal, framtagande av slutrapport. 3.4 Finansiering Finansiering sker utifrån ReKo s årliga budget. För projektet finns för närvarande avsatt 1.289.000 kronor. 3.5 Beroenden och avgränsningar Integrationer med andra dokumentationssystem ingår inte i projektet. 3.6 Förvaltning Projektet ska tillskapa förvaltningsorganisation lokalt för ReKo området efter införandet.