BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR UN 2012.001 BRITT-MARIE LÖVQUIST SID 1/2 TF EKONOMIADMINISTRATIV CHEF 0858785171 BRITT-MARIE.LOVQUIST@VALLENTUNA.SE UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll uppföljning 2012 Förslag till beslut Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Utbildningsnämnden gav 2012-02-23, Barn- och ungdomsförvaltningen i uppdrag att särskilt granska följande rutiner under 2012: - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Checklistor - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Samordningsansvaret lokaler med flera brukare - Uppföljningsansvaret för ungdomar 16-19 år Barn- och ungdomsförvaltningen har lämnat delårsrapport till Utbildningsnämnden 2012-10-25 där nämnden noterade uppföljningen. Barn- och ungdomsförvaltningen lämnar härmed en uppföljning av ovanstående utvalda rutiner för 2012 och bifogar rapporter över utförd intern kontroll. Bakgrund Här kan du skriva in text Handlingar 1. Intern kontroll uppföljning 2012 2. Tjänsteskrivelse: Intern kontroll delårsrapport 2012 3. Kommunens information om icke skolpliktiga ungdomar (intern kontroll) 4. Skrivelse: Intern kontroll 2012, delårsrapport, Delområden systematiskt arbetsmiljöarbete 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR UN 2012.001 SID 2/2 Eva Lod T.f. utbildningschef Ska expedieras till: Akten Revisionen Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets ekonomiavdelning
2012-12-08 SID 1/3 Intern kontroll Kommunens uppföljningsansvar /information om icke skolpliktiga ungdomar 16-19 år Utbildningsnämndens internkontrollplan för 2012 innehåller granskning av fyra områden där ett av dessa gäller kommunens uppföljningsansvar/information om icke skolpliktiga ungdomar 16 19 år. Skollagens 29 kap. 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll 2012. Granskningens genomförande Granskaningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns uppföljningsansvar/information icke skolpliktiga ungdomar 16-19 år och är genomförd av Britt-Marie Lövquist tf ekonomiadministrativ chef, Lena Christensen handläggare och systemansvarig samt Linda Bengtsson studie- och yrkesvägledare. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller inga avvikelser. Dock kommer den årliga redovisningen till utbildningsnämnden att från och med läsåret 2012/2013 utökas från en så kallad dagsbild till tre dagsbilder/redovisningstillfällen; oktober, februari och maj. Detta för att kunna visa på eventuella förändringar under läsåret. En ny analysmodul, kopplad till ungdomselevdatabasen UEDB, har driftsatts genom Gymnasieantagningen Stockholms län under oktober månad 2012. Handlingsplan informationsansvaret Handläggare på BUF registrerar i Extens regelbundet de ungdomar som saknar skolplacering. Ansvarig studie- och yrkesvägledare kontaktar ungdomen per brev och/eller telefonsamtal. Ansvarig studie- och yrkesvägledare ansvarar för att regelbundet ha kontakt med socialförvaltningen i de fall där samarbete behövs för ungdomens bästa. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
SID 2/3 Gymnasieskolorna ska meddela studieuppehåll, studieavbrott och övriga elevförändringar till ansvarig studie- och yrkesvägledare eller barn- och ungdomsförvaltningens handläggare. Utvärdering och redovisning Ansvarig studie- och yrkesvägledare dokumenterar genomförda insatser kontinuerligt. Genomförda insatser redovisades vid Utbildningsnämndens sammanträde 2012-09-20. Redovisningen innehåller de delredovisningar som studie- och yrkesvägledaren gjort kvartalsvis. 1. Totalt antal ungdomar inom åldersgruppen 2. Varav som studerar inom gymnasieskolan 3. slutför gymnasiestudierna 4. går i grundskola/grundsärskolan 5. studerar/bor utomlands 6. arbetar 7. är arbetssökande (registrerade på Arbetsförmedlingen) 8. studerar på Komvux/Folkhögskola 9. Avsäger sig kontakt 10. Utredning pågår 11. Kan ej nås Ansvarig studie- och yrkesvägledare har fram t.o.m. 2012-10-30 gjort regelbundna kontroller av ungdomarnas sysselsättning via kommunens elevregister (Extens) samt kommuninvånarregister. För ungdomar som saknade skolplacering skapade en särskild grupp i elevregistret (Extens). Dessa ungdomar tillhörde kommunens informationsansvar. Till ungdomar där sysselsättningen varit okänd har brev skickats ut till vårdnadshavare, med fråga om nuvarande sysselsättning och erbjudits kontakt med ansvarig studie- och yrkesvägledare. Nytt arbetssätt from 2012-11-01 Sedan maj 2012 finns en gemensam elevdatabas, UEDB, för hela Stockholms läns elever samt även elever vid fristående gymnasieskolor utanför länet. Denna databas sköts av KSL/Gymnasieantagningen i Stockholm. En regional ungdoms- och elevdatabas underlättar och säkerställer betalningsströmmar såväl mellan kommuner som mellan kommuner och fristående gymnasieskolor. Den gemensamma databasen är dessutom ett hjälpmedel för kommunerna att öka kvaliteten i uppföljningsarbetet. Kopplat till UEDB har varje kommun en så kallad uppföljningsenhet som visar nettot av folkbokförda ungdomar, inom åldersintervallet 16-19 år, i kommunen som inte har BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
SID 3/3 någon skolplacering eller fått slutbetyg från gymnasieskolan. Möjligheten att se elever utan slutbetyg från gymnasieskolan är ny för Vallentuna kommun då elevdatabasen har möjlighet att hämta slutbetygsinformation från VHS, Verket för högskoleservice. Gemensamma koder har tagits fram av KSL för att kategorisera ungdomar utan skolplacering. Detta för att möjliggöra kommunernas egen statistik men även ge länsstatistik. Denna uppföljningsmodul togs i drift av Vallentuna Kommun 2012-11-01. Arbetet har sedan dess koncentrats på en första kategorisering av eleverna. Under december månad kommer ett första brev skickas hem till berörda elevers vårdnadshavare med fråga om nuvarande sysselsättning. Fördelen med detta nya system är att det går att följa flödet av elever under året då eleverna har start och stoppdatum. Med andra ord kan vi se förändringar över tid. Dessutom får vi genom samkörningen med VHS databas för första gången möjlighet att kontakta elever som har en 3-årig gymnasieutbildning men saknar slutbetyg. Systemet är därmed mer heltäckande än tidigare så att inga ungdomar faller mellan stolarna. Alla ungdomar kommer liksom tidigare erbjudas studie- och yrkesvägledning, studier eller praktikplats så att de kan få arbetslivserfarenhet. Även kontakt med socialtjänst kan erbjudas om det behövs. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-12-12 UN 2012.001 SID 1/3 UTBILDNINGSNÄMNDEN JENNIE BERGENDORFF SUSANNE DEBOURG HODDER HR-KONSULTER, KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tjänsteskrivelse Intern kontroll 2012 Systematiskt arbetsmiljöarbete Utbildningsnämndens internkontrollplan 2012 innehåller granskning av fyra områden där tre är olika delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete. De tre delområdena är 1) checklistor 2) fördelning av arbetsmiljöuppgifter 3) samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll 2012. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av tre delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete inom barn- och ungdomsförvaltningen i Vallentuna kommun och är genomförd av Susanne Debourg Hodder, HR-konsult och Jennie Bergendorff, HR-konsult, kommunledningskontoret. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller några få avvikelser, men då dessa redan uppmärksammats tidigare och projekt startat för att åtgärda avvikelserna beräknar HR-konsult att utfallet ser än mer positivt ut vid årsskiftet. Vallentuna kommuns och gymnasiets systematiska arbetsmiljöarbete 1) Delområde Checklistor: Vallentuna kommun har under våren 2012 kompletterat kommunens intranät med ett antal kommunrelevanta checklistor. Checklistorna kommer från företaget Prevent samt Arbetsmiljöverket och är tillgängliga för alla kommunens medarbetare att hitta. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-01-23 UN 2012.001 SID 2/3 Arbetsmiljöverket och Prevent har branschspecifika checklistor, så även inom Bygg och Fordon. Dessa måste dock anpassas efter verksamheten på gymnasiet och lärarna på dessa program har fått i uppdrag att anpassa dem till förhållandena för att sedan utgöra ett komplement till den stora skyddsronden. 2) Delområde Fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Vallentuna kommun har en blankett för delegering/uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter på intranätet. I rollen som rektor ingår ett självklart arbetsmiljöansvar enligt delegationsordning för respektive nämnd i Vallentuna kommun enligt chefsnivå 2. I samband med signering av anställningsavtal blir därmed arbetsmiljöansvaret aktuellt enligt gällande delegation och därför är det inte, i laglig mening, nödvändigt med en signerad blankett enbart för arbetsmiljöansvaret. I övrigt har utvecklingsledarna på gymnasiet delegation inom arbetsmiljöområdet enligt chefsnivå 3, vars beskrivning av ansvar finns på intranätet. Vallentuna kommun erbjuder årligen ett flertal utbildningar inom arbetsmiljöområdet för chefer (inklusive utvecklingsledarna) samt skyddsombud. I utbildningarna ingår avsnitt gällande fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt innebörden av ansvaret När det gäller specifika lärarkategorier, exempelvis idrotts-, kemi-, fordon och bygglärare samt vaktmästare behövs en skriftlig delegering av vissa uppgifter knutna till arbetsmiljö. Då kommunen har uppmärksammat behovet av ett tydligare innehåll om vad dessa uppgifter och ansvar innebär för specifika lärarkategorier pågår ett arbete hos HR-avdelningen och representanter inom BUF, i samarbete med företagshälsovården, för att skapa dessa. Projektet kommer att fortgå även under 2013. Under hösten har kommunen och huvudskyddsombuden förberett för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska hanteras efter att samverkansavtalet är uppsagt. Det kommer att skapas VAG (verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp på förvaltningsnivå) samt LAG (lokal arbetsmiljögrupp på gymnasiet), som regelbundet träffas från och med 2013. Dessa utgör skyddskommittéer. I detta arbete har även skyddsorganisationen förtydligats. 3) Delområde Samordningsansvaret lokaler med flera brukare:
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-01-23 UN 2012.001 SID 3/3 Ett projekt pågår gällande arbetsmiljöansvaret i de sporthallar som finns på kommunens skolområden. Syftet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan barnoch ungdomsförvaltningen, fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Projektet syftar även till att strukturera och tydliggöra rutinerna för undersökning av arbetsmiljön, handlingsplaner samt uppföljning, både när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vid riskobservationer, tillbud och skador på person och byggnad. Projektet är inte avslutat, men nuläget ser ut som följande: Det finns tydliggjort ansvarsområde för samhällsbyggnadsförvaltningen. Däremot behöver fritidsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen skapa tydligare gränsdragningar gällande ansvarsområden. Utöver det kommer arbetsuppgifter och ansvar att formuleras för viktiga roller utöver delegationsordningen, då främst idrottslärare, vaktmästare samt aktuella medarbetare på fritidsförvaltningen. Skador och tillbud Sammanställningen av 2012 års anmälda tillbud, skador och arbetssjukdom för hela barn- och ungdomsförvaltningen visar att 27 anmälningar inkommit totalt vid decembers början. Tjugo av årets anmälningar är tillbud, åtta skador och en sjukdom. Av de inkomna tillbuden är åtta stycken elevincidenter. Jämfört med år 2011, då trettiofem anmälningar kom in, var elva elevincidenter. Rapporteringen av tillbud och skador och av vad som är vad är i flera fall felaktiga och verkar vara svårt att hålla isär. Tidsåtgången för att fylla i en skadeanmälan är större och besvärligare än att fylla i anmälan av tillbud, vilket kan vara en förklaring. Från och med 2013 ska ett elektroniskt verktyg (KIA) användas för att anmäla och underhålla bland annat alla incidenter på person och byggnad, vilket kommer att underlätta såväl rapportering som hantering. Inom skolan förekommer det ofta anmälningar av halka och olyckshändelser men flera av händelserna handlar även om hot och våld från elev mot lärare. Det kan exempelvis vara verbala förolämpningar eller slag mot kropp. I de flesta fall har åtgärdshanteringen beskrivits och ett aktivt ställningstagande med inkopplande av skyddsombud har gjorts. Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom aktuella tre delområden till större delen är tillfredsställande och projektet gällande idrottshallarna samt implementeringen av KIA fortgår med ökad tidsplan in på 2013.