Kallelse till sammanträde med vård- och omsorgsnämnden

Kallelse till sammanträde med vård- och omsorgsnämnden 2015-02-23 Tid: Tisdagen den 3 mars 2015, kl. 13:30 Plats: Stensund folkhögskola, Trosa Utbildning för nämnden från kl 09.00, konferenslokal Fifång Ärenden: 1. Godkännande av föredragningslistan Dnr 2. Bokslut och verksamhetsberättelse 2014 VON 2015/9 3. Utförd internkontroll 2014 VON 2014/12 4. Internkontrollplan 2015 VON 2015/10 5. Patientsäkerhetsberättelse 2014 VON 2015/8 6. Information från vård- och omsorgschefen (inga handlingar) 7. Anmälningsärenden VON 2015/2 8. Övriga frågor (Inga handlingar) Martina Johansson ordförande Nadja Furuberget Skog sekreterare

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr VON 2015/9 2015-02-24 Vård och Omsorg Kajsa Fisk Tel. 0156-520 54 Fax. 0156-523 02 Kajsa.fisk@trosa.se Bokslut för Vård- och omsorgsnämnden 2014 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna bokslut 2014 och överlämna det till kommunstyrelsen. Sammanfattning Förvaltningen redovisar ett positivt resultat år 2014 med 318 tkr med nämndens buffert inkluderad. Äldreomsorgen visar totalt ett underskott på -1 907 tkr vilket främst är kopplat till att behovet av hemtjänst avviker från budget med motsvarande -1 669 tkr. Funktionshinderområdet redovisar ett positivt resultat på 41 tkr. Hälso- och sjukvårdsenheten lämnar ett överskott på 144 tkr. Enligt bilaga presenteras Vård- och omsorgsnämndens bokslutberättelse samt en verksamhetsberättelse för varje verksamhet inom nämnden. Kajsa Fisk Ann-Sofie Blomqvist Produktionschef Ekonom Bilagor Bilaga 1 Verksamhetsberättelser Vård- och omsorgsnämndens bokslut 2014

Vård- och omsorgsnämnden Ordförande Martina Johansson Produktionschef Kajsa Fisk Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 30 681 30 335-346 34 518-12,12% Verksamhetens kostnader -174 108-173 444 664-171 482 1,14% Personal -111 300-111 181 119-115 934 Kapitalkostnader -617-128 489-518 Övriga kostnader -62 191-62 135 56-55 030 Nettoresultat -143 427-143 109 318-136 964 4,49% Verksamhetsområde Myndighetsutövning Anhörigstöd Hemtjänst Särskilt boende Daglig verksamhet Insatser enligt LSS Personlig assistans enligt SFB Socialpsykiatri Öppen psykiatrisk tvångsvård Hälso- och sjukvård Medicinskt färdigbehandlade Rehabilitering/Tekniska hjälpmedel Färdtjänst/Riksfärdtjänst Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för alla kommuninvånare som har behov av stöd, service och omvårdnad. Inom verksamhetsområdena ges insatser till enskild utifrån Socialtjänstlagen (SoL), Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Ekonomisk analys Vård- och omsorgsnämnden redovisar totalt sett ett positivt resultat på +318 tkr vid årets slut. Äldreomsorgen redovisar totalt sett ett underskott på 1 907 tkr inklusive behovet. Behovet av särskilt boende följer budget och visar på ett överskott med +40 tkr mot budget. Totalt sett redovisar särskilt boende utförande ett resultat på +223 tkr varav resultatenheterna står för + 297 tkr. Behovet av hemtjänst ligger fortfarande högre i relation till budget, vilket ger ett minusresultat på - 1 669 tkr. Vid delåret användes 756 tkr av nämndens buffert för att täcka del av det ökade behovet av hemtjänst. Behovet av hemtjänst inom ordinärt boende har fortsättningsvis ökat vilket förklarar underskottet. Ökningen följer den nationella trenden och gäller både personer under och över 65 år. Trots att den beviljande tiden ökat med 12 % inom den kommunala hemtjänsten och med 35 % hos de privata utförarna lyckas utförarna prestera ett mycket bra resultat (kommunal resultatenheten +86 tkr). Inkluderat äldreomsorgen är även trygghetsboende som redovisar ett underskott på 528 tkr. Avvikelsen är hänförlig till en felaktig hantering av återsökning från kommunkontosystemet avseende lokaler inom social omsorg. Det betyder att tidigare ersättning som eftersökts uteblivit då Trygghetsboende inte definieras som en insats inom social omsorg enligt skatteverkets riktlinjer. Även färdtjänst redovisar ett negativt resultat motsvarande 597 tkr. Underskottet beror på ökade kostnader för riksfärdtjänst samt på korrigering av tidigare felaktigt bokade kostnader för LSS-verksamhetsresor. Resultatet för hela funktionshinderområdet är +41 tkr. Funktionshinderområdet kompenserades med +4 120 tkr från central buffert vid delåret till följd av fler ärenden än budget inom LSS (Insatser enl LSS och personlig assistans enligt SFB). Funktionshinderområdet LSS redovisar ett positivt resultat på +367 tkr. Insatserna inom funktionshindersområdet ökar och vi ser fortfarande effekter av Försäkringskassans ändringar av synen på grundläggande behov. Funktionshinderområdet SoL (insatser inom socialpsykiatrin) redovisar ett negativt resultat på - 326. Underskottet är främst kopplat till att behovet av boendestöd inom neuropsykiatrin ökat under året. Totalt redovisar Hälso- och sjukvårdsenheten (inklusive tekniska hjälpmedel) ett positivt resultat på +144 tkr. Enheten för tekniska hjälpmedel

redovisade vid delåret ett underskott motsvarande 284 tkr men mötes upp med hjälp av nämndens buffert och lämnar vid årets slut ett mindre överskott. Årets viktiga händelser Arbete med att införa ett intranät i kommunen pågår och inom vård- och omsorg löper arbetet parallellt med utvecklingen av förvaltningens kvalitets- och ledningssystem. Målet är att integrera systemet med intranätet. Trosa kommun är sedan den 1 feb 2014 ett finskt förvaltningsområde vilket innebär att kommunen har ett utökat åtagande gentemot den finsktalande befolkningen. Av den anledningen har en fördjupad kartläggning påbörjats i syfte att ta reda på vad brukare med finskt ursprung inom vård och omsorgs verksamheter har för behov, önskemål och förväntningar. Under hösten arrangerade Trosa kommun utställningen Arvet på Trosagården. Utställningen invigdes den 3 november med sverigefinska dragspelaren Ari Haatainen, som bl.a. har spelat med Pavarotti. Utställningen var mycket uppskattad och hade som centralt tema att beskriva möjligheten att föra över språk och kultur till framtida generationer. I enlighet med kommunstyrelsens beslut 2013-10-28, om en utökning av vård och omsorgsnämndens budgetram med 500 tkr för inköp av arbetskläder till omvårdnadspersonalen, har utprovning av kläder gjorts på samtliga enheter. I samband med detta har ett omklädningsrum färdigställts på Industrigatan med tvätt- och duschmöjligheter. Ett pilotprojekt genomfördes hösten 2013 inom framförallt äldreomsorgen i syfte att öka möjligheten till ökad sysselsättningsgrad för personalen. Under året har projektet utökats till att omfatta samtliga verksamheter, i enlighet med gällande politiska vision. Trosa Kommun är som känt en ekokommun varför miljöarbete är högt prioriterat. Under sommaren öppnades en webbaserad miljöutbildning upp som en del av kommunens interna miljöledningsarbete. Utbildningen syftar till att ge alla anställda en gemensam grundkunskap om miljön och de miljöproblem vi idag står inför. Flertalet personal har genomför utbildningen. Därutöver har flera enheter (vars personal kör mycket bil i tjänsten) inom förvaltningen erbjudits och genomfört utbildning i så kallad sparsam körning (ecodriving). Utifrån den undersökning avseende medarbetarengagemanget (HME) som gjordes under vinterhalvåret 2013 har förvaltningen analyserat sitt resultat och fastställt prioriteringsområden att arbeta med. All personal har fått tagit del av enkätens resultat på respektive enhet och alla chefer inom vård- och omsorg har gets utbildning inom områdena kommunikation och feedback. Myndighetsenheten har bytt lokaler från Tomtaklintgatan till Industrigatan där övrig central verksamhet inom vård och omsorg är lokaliserad. Psykiatrisatsningen (PRIO) fortsätter med ett intervjuprojekt finansierat av särskilda medel riktade till verksamhet inom psykisk ohälsa. Utredningsgruppen, som är benämningen på den arbetsgrupp som ansvarar för implementeringen av trygg hemgång är i drift. Syftet med satsningen är att skapa trygghet efter sjukhusvistelse/korttidsvistelse. Det första pilotfallet har genomförts och insatsen mottogs mycket positivt av den enskilde. Ovanstående är en av flera viktiga aktiviteter som pågår i syfte att nå målet med en bättre samordnad vård för de mest sjuka äldre. Mycket arbete har under året lagts på att erbjuda alla inskrivna i hemsjukvård en samordnad individuell plan (SIP). En annan viktig del är samarbetet med vårdcentral och sjukhus för att bl.a. minska olämpliga läkemedel och minska undvikbar slutenvård. Registrering, uppföljningar och utvärderingar i kvalitetsregister sker kontinuerligt och i år gav det goda arbetet ordentligt med utdelning i form av prestationspengar motsvarande 1 964 tkr. Tack vare tidigare erhållna prestationsmedel har många enheter kunnat satsa på utbildning och kompetensutveckling under året. Inom hälso- och sjukvårdsenheten har grupper bildats med olika specialiseringar. Prioriterade områden har varit demens och palliativ vård. I juni månad examinerades förvaltningens första Silviasjuksköterska (specialisering i demensvård för sjuksköterskor). Ytterligare en sjuksköterska läser nu till Silviasjuksköterska och 4 undersköterskor läser till Silviasköterskor. Vidare utbildar sig baspersonal fortsättningsvis i demensregistret BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens). Inom området psykisk ohälsa hos äldre görs det satsningar nationellt och är ett område vi i Trosa Kommun har för avsikt att höja kompetensen inom

(det är för övrigt en 1-årssatsning 2014) En sjuksköterska har utbildats inom psykisk ohälsa och har i sin tur påbörjat utbildning av s.k. Första hjälpare inom förvaltningen. På de särskilda boendena har personalen arbetat med utvecklingen av FAMM, five aspect meal model samt med förvaltningens egna måltidspolicy, vilket inkluderar måltidsmiljö och aptitretare. Målet är att uppnå än bättre kvalitet avseende mat och matsituationen samt minska nattfastan. Under vår och sommar har personalen på Ängsgården planerat och iordningsställt Sinnenas trädgård och invigning ägde rum den 2 september. Vionord som är en av sex auktoriserade hemtjänstutförare har nyligen sagt upp sitt åtagande med anledning av att de vill fokusera på kunder i Nyköping. När det gäller funktionshinderområdet har Biblioteksvägens LSS boende avvecklats då individerna utvecklats positivt så att andra insatser blivit aktuella. Under våren har cirkelträffar samt mötescafér anordnats för brukare inom socialpsykiatrin. Träffar för personliga ombud och överförmyndare har också genomförts. Personal inom funktionshinderområdet har gått utbildning i att upptäcka smärta hos personer med omfattande funktionsnedsättning. I maj månad tillträde en ny enhetschef inom funktionshinderområdet. Under juli månad anställdes en ny medicinskt ansvarig sjuksköterska. Fortsatt utveckling Personal inom äldreomsorgen har erbjudits finskspråkig utbildning vid Finlandsinstitutet som kommer att hållas den 10-11 mars 2015. Ett observandum är att antalet individer under 79 år med beviljad hemtjänst är ca 30 % av det totala antalet brukare, och de konsumerar ca 27 % av hemtjänstens beviljade timmar. Under 2015 kommer kommunen och därmed VO förvaltningen få ersättning även för detta ålderspann. Detta är en grupp som under de senaste åren har ökat med ca 100 pers per år, vilket förklarar att behovet av hemtjänst ökat och sannolikt kommer att öka. Mot bakgrund av detta är det inte konstigt att de hemsjukvårdsinsatser som efterfrågas, såväl inom ordinärt som särskilt boende, blivit alltmer omfattande, avancerade och förekommande. Det är med andra ord nödvändigt att följa denna utveckling för att kunna tillgodose ställda krav på kompetens och resurser. Under 2015 kommer stort fokus läggas på utbildning inom dels grundläggande hälso- och sjukvård och dels specialistutbildningar inom prioriterade områden. För att lyckas skapa de bästa förutsättningarna kring individen krävs även ett förbättrat samarbete med landstinget enheter. Enligt den demografiska statistiken (GPF 2014 2017) kommer den äldre befolkningen d.v.s. 85 år och äldre att minska i antal under de kommande åren. Därefter förväntas en ökning av antalet. Det är därför av stor vikt att kunna följa utvecklingen, ha beredskap för förändringar avseende föreliggande behov samt snabbt kunna ställa om och anpassa resurser. Det handlar i huvudsak om personalplanering och boendeformer. Ansökningar inom LSS har ökat och är något som kan antas fortsätta. Försäkringskassans bedömningar av rätt till assistansersättning kan kraftigt påverka den kommunala verksamheten. En annan tendens är ökad diagnostisering av yngre personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. För att möta behovet av stöd och service för denna målgrupp är det av stor vikt att se över kunskapsnivån även inom detta område. Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 111 300 111 181 115 934 Personalkostn/total kostnad 64% 64% 68% Hållbar utveckling Vi fortsätter arbeta med miljöledningsnivå 1 och arbetar tillsammans med kommunekologen i upphandlingar. Vi kommer att se över vår tidigare miljöutredning och kommer att fortsätta arbetet för ett ökat ekologiskt tänkande även vid mindre inköp såsom förbrukningsmaterial. Cyklar skall användas ofta för dagliga transporter inom flera verksamheter. Vi kommer att fortsätta använda miljöklassade bilar. 2013 införde nämnden miljömål i syfte att minimera verksamheternas miljöskadeverkningar. Ett mål är att minska el- och vattenförbrukningen på våra särskilda boenden.

Äldreomsorgen Chef för äldre- och funktionshinderområdet Mia Kihlstrand Enhetschefer Ely-Ann Lillsebbas, Marie Engström-Johansson, Lena Skålberg och Emelie Littorin Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 17 990 17 466-524 18 263-4,36% Verksamhetens kostnader -95 259-96 642-1 383-93 741 3,09% Personal -62 333-63 565-1 232-63 308 Kapitalkostnader -488-361 127-362 Övriga kostnader -32 438-32 716-278 -30 071 Nettoresultat -77 269-79 176-1 907-75 478 4,90% Verksamhetsområde Särskilt boende Hemtjänst Trygghetsboende Korttidsboende Färdtjänst Måltid Trygghetslarm Dagverksamhet äldre Ekonomisk analys Särskilt boende visar ett resultat på + 223 tkr, varav resultatenheterna påvisar ett resultat på + 297 tkr inklusive föregående års resultatöverföring. Beläggningen har i snitt varit 96% under året vilket påvisar att antalet platser möter upp behovet. Hemtjänst totalt visar ett resultat på + 11 tkr varav resultatenheten påvisar ett resultat på + 86 tkr inklusive föregående års resultatöverföring. Den utförda tiden av hemtjänst har ökat med 14% under året avseende det kommunala utförandet och 35 % för det privata utförandet. Detta motsvarar en ökning i timmar med 4 342 timmar för det kommunala utförandet och 4 398 timmar för det privata utförandet. Totalt har den kommunala hemtjänsten utfört 34 712 timmar år 2014 och de privata utförarna 12 635 timmar. Färdtjänst har en negativ avvikelse med -597 tkr pga ökade kostnader för riksfärdtjänst samt korrigering av tidigare felaktigt bokförda kostnader för LSS- verksamhetsresor. Trygghetsboende visar ett negativt resultat på - 528 tkr pga tidigare felaktig hantering av återsökning från kommunkontosystemet avseende lokaler inom social omsorg. Det betyder att tidigare ersättning som eftersökts uteblir då Trygghetsboende inte definieras som en insats inom social omsorg enligt skatteverkets riktlinjer. Årets viktigaste händelser I maj månad genomfördes en stor fest på Folkets hus i Trosa för all personal i vård och omsorg. Detta för att fira de fantastiska resultat som uppnåtts både gällande ekonomi och kvalitet. Festen var mycket lyckad och uppskattad. Under året har fyra undersköterskor påbörjat en tvåårig deltidsutbildning till Silviasköterskor vid Sophiahemmet i Stockholm. Sju stycken personal har genomgått handledarutbildning via vård och omsorgs college. En miljöwebbutbildning är igångsatt under året och den största delen av personalen har genomfört denna. Detta kommer att pågå under våren 2015. Hemtjänstpersonalen har gått utbildning i eco driving. Arbetet med implementering av arbetssätt enligt BPSD, beteendemässiga och psykiska symtom vid demens har pågått under året på demensenheterna. Heltidsprojektet där vi arbetar för ökad sysselsättningsgrad fortlöper, de som önskat har fått högre tjänstgöringsgrad. HME, mätning i hållbart medarbetarengagemang gjordes under hösten vilket resulterade i mycket goda resultat för enhetscheferna inom äldre och funktionshinderområdet. Enhetscheferna har genom en satsning fått gå en utbildning i feedback, som var ett utvalt förbättringsområde. Fyra chefer inom äldreomsorgen började under hösten 2013 en nationell utbildning i ledarskap inom äldreomsorgen, en regeringssatsning. Denna utbildning har pågått hela 2014, avslutas våren 2015. Under året har arbetskläder köpts in till all personal.

Ettårssatsningen trygg hemgång är i drift. En utredningsgrupp är tillsatt för ändamålet och de startade upp sitt arbete under sommaren 2014. Ettårssatsningen sinnenas trädgård färdigställdes under sommaren 2014 och invigdes i september. Framtiden Demografin äldre ökar och därför ökar även hemtjänstbehovet. Detta för med sig att fler sjuka äldre ska mötas efter behov. Vi kommer att behöva kompetensutveckla verksamheterna efter de ökade kraven. Hållbar utveckling Hemtjänsten har enbart miljöbilar samt använder cyklar inom tätorterna. De särskilda boendena arbetar med att hålla nere vatten- och elförbrukning samt källsorterar. Miljöwebbutbildningen pågår även under våren 2015. Områden som vi ska utbilda inom är i första hand palliativ vård och psykisk ohälsa. Personalen ska även fortlöpande få utbildning i HLR, hjärt- och lungräddning. En plan kommer att upprättas för dessa utbildningar 2015. Vi kommer också att arbeta vidare med att implementera arbetssätt enligt BPSD, beteendemässiga och psykiska symtom vid demens på fler enheter. E-hälsa, elektronisk hälsa är en utveckling som vi kommer att följa för att kunna se nya utvecklingsområden inom våra verksamheter där förbättringar kan göras gällande kvalitet och resursanvändande. Avstämning mot mål Arbete med värdegrund och målarbete har pågått under hela året i äldreomsorgen. Verksamhetsmål har upprättats och följts upp. Målen inom äldreomsorgen utgår från vård och omsorgsnämndens mål. Kvalitetsarbete med öppna jämförelser som grund ingår också i de för verksamheterna uppsatta målen. I öppna jämförelser fick Trosa kommun mycket bra resultat som redovisades på vård och omsorgsnämnden i maj 2014. Arbetet med FAMM five aspect meal model på särskilt boende fortlöper enligt Trosa Kommuns måltidspolicy. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 62 333 63 565 63 308 Personalkostn/total kostnad 65% 66% 68%

Funktionshinderområdet LSS och Sol Chef för äldre- och funktionshinderområdet Mia Kihlstrand Enhetschefer Susanne Björnsson, Madeleine Åkerlund, Ely-Ann Lillsebbas Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 12 606 12 140-466 11 172 8,66% Verksamhetens kostnader -53 070-52 562 508-46 857 12,18% Personal -29 503-28 716 787-25 321 Kapitalkostnader -31-34 -3-39 Övriga kostnader -23 536-23 812-276 -21 497 Nettoresultat -40 464-40 423 41-35 685 13,28% Verksamhetsområde Personlig assistans Kontaktpersoner Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför det egna hemmet Korttidstillsyn Daglig verksamhet Boendestöd Ledsagarservice Socialpsykiatri Ekonomisk analys Funktionshinder LSS gör ett resultat på +367 tkr. Området kompenserade via central buffert vid delåret med ett budgettillskott på 4120 tkr pga större behov än budget inom området personlig assistans samt köpta platser. Resultatet för funktionshinder SoL blev på helår 2014-326 tkr. Det är främst behovet av boendestöd Neuropsykiatri som avviker mot budget. Årets viktigaste händelser En ny enhetschef anställdes och tillträdde under våren 2014. En utökning och anpassning av lokaler har skett inom daglig verksamhet och korttidstillsynen. Sommarläger har genomförts. Arbetskläder till personalen har köpts in. Värdegrundsarbete har pågått under året i alla verksamheter. personalen har genomfört denna. Detta kommer att pågå under våren 2015. Heltidsprojektet där vi arbetar för ökad sysselsättningsgrad fortlöper, de som önskat har fått högre tjänstgöringsgrad. Enhetscheferna har genom en satsning fått gå en utbildning i feedback, som var ett utvalt förbättringsområde. Framtiden Trolig ökning av insatser inom korttidsvistelse och daglig verksamhet. Specifika insatser inom de olika besluten för personer med omfattande funktionshinder ökar. Yngre personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar ökar och där behöver vi se över och möta upp kompetensbehovet. Personalen ska utbildas i HLR, hjärt och lungräddning. E-hälsa, elektronisk hälsa är en utveckling som vi kommer att följa för att kunna se nya utvecklingsområden inom våra verksamheter där förbättringar kan göras gällande kvalitet och resursanvändande. Avstämning mot mål Målarbete har pågått under hela året inomi funktionshinderområdet. Verksamhetsmål har upprättats och följts upp. Målen inom funktionshinderområdet utgår från vård och omsorgsnämndens mål. Flertalet utbildningar har genomförts såsom handledarutbildning vid vård och omsorgs college, samordnarutbildning för samtliga samordnare samt delar av personalen har fått utbildning i att åldras med utvecklingsstörning. En miljöwebbutbildning är igångsatt under året och den största delen av

Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 29 503 28 716 25 321 Personalkostn/total kostnad 56% 55% 54% Utvecklingen av personalkostnader mellan år 2013 2014 beror främst på ökade personlig assistansgrupper med kommunen som utförare. Hållbar utveckling Miljöwebbutbildningen pågår även under våren 2015.

Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvårdsenheten, Tekniska hjälpmedel Hälso- och sjukvårdschef Lena Gernandt Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 85 410 325 222 84,82% Verksamhetens kostnader -16 087-16 269-182 -15 282 6,46% Personal -12 651-12 657-6 -12 269 Kapitalkostnader -32-45 -13-38 Övriga kostnader -3 404-3 567-163 -2 975 Nettoresultat -16 002-15 858 144-15 060 5,30% Verksamhetsområde Hemsjukvård i ordinärt- och särskilt boende för personer över 18 år. Till hemsjukvård hör också hemrehabilitering. Enstaka hembesök för medicinsk bedömning/åtgärd. Enstaka hembesök för hjälpmedelsutprovning. Tekniska hjälpmedel. Ekonomisk analys Hälso- och sjukvårdsenheten håller sin budget och lämnar ett litet överskott. Under 2014 har vi haft en rationalisering på 50 tkr för att minska kostnader för förbandsmaterial. Det målet är uppnått. Enheten Tekniska hjälpmedel uppskattades vid delåret få ett underskott på 630 tkr. Därav fick vi del av nämndens tillskott för demografiökning och lämnar nu ett litet överkott. Budgeten för tekniska hjälpmedel har legat stabilt med underskott på strax under 300 tkr varje år sedan hemsjukvårdsövertagandet 2010. År 2014 infördes en ny prismodell för tekniska hjälpmedel vilket medfört att kostnaderna detta år har ökat med ytterligare dryga 300 tkr och befaras stiga något 2015 och framåt. Årets viktigaste händelser Även detta år har vi jobbat aktivt i Regeringens och SKLs satsning Bättre liv för mest sjuka äldre. Arbetet innebär att systematiskt arbeta med kvalitetsregister för att förbättra vården i livets slutskede samt att jobba förebyggande med riskbedömningar. Årets satsning innebar också ett samarbete med vårdcentral och sjukhus i att minska olämpliga läkemedel samt minska undvikbar slutenvård. För väl utfört arbete får vi del av årets statliga prestationspengar som för Trosas del uppgår till närmare 2 miljoner kr. Med hjälp av tidigare erhållna prestationspengar har vi under 2014 satsat på utbildning för personalen: Vi har 2 sjuksköterskor i specialistutbildning på högskolenivå till demenssjuksköterska. Vi har en sjuksköterska som vidareutbildat sig inom inkontinens och en i psykisk hälsa hos äldre. En sjukgymnast har utbildat sig i rehabilitering för äldre på högskolenivå och all rehabpersonal har genomgått en uppdragsutbildning inom förflyttningsteknik och att lära ut metoder för manuella förflyttningar. Under året har vi även själva hållit i utbildning för omvårdnadspersonal. Årets satsning har varit omvårdnadspersonal på natten. Våra nattsjuksköterskor har haft praktisk genomgång med all nattpersonal i medicinsk baskunskap. Projektet Trygg Hemgång/ Utredningsgruppen har under hösten kommit igång i lite större skala. HSpersonal är med och erbjuder sina insatser under utredningsperioden för att trygga hemsituationen och förbättra övergång mellan sjukhus och hem. Vi har även med framgång provat detta arbetssätt som ett led i hemgång från en korttidsplats. Rehabgruppen undersökte i våras trygghet och nöjdhet hos sina patienter och genom att lämna en enkät till alla sina patienter under två månader. Man fick in 16 svar (av 22) och av dom var 100% nöjda med bemötandet, 88% ansåg att de klarar sin vardag bättre med den hjälp de fått och 81% kände sig tryggare i hemmiljön efter de insatser de fått av rehabpersonalen. Framtiden Vi ser att hälso- och sjukvården behöver allt mer resurser i den kommunala vård och omsorgen. Antalet individer som behöver våra insatser i ordinärt boende blir fler och insatserna mer specialiserade. Den palliativa vården ökar både på våra korttidsplatser och i hemmen. Det behövs därför stora utbildningsinsatser för både legitimerad personal och omvårdnadspersonal, framför allt i hemtjänsten, för att möte detta.

Vi planerar att erbjuda omvårdnadspersonal utbildning inom grundläggande hälso- och sjukvård och förflyttningsteknik under året. Under våren kommer en sjuksköterska bli utbildare i BPSD-systemet och därmed blir vi självförsörjande att utbilda fler administratörer. Utredningsgruppen fortsätter och arbetssättet kommer spridas i hela Hälso- och sjukvårdsgruppen. Vi kommer också prioritera att sjuksköterska och arbetsterapeut/sjukgymnast deltar oftare vid vårdplaneringar på sjukhuset. Vi får då ett bättre medicinskt underlag och kan planera och förbereda vården bättre för patienterna. Det finns också tankar om att arbetsterapeuter kan komplettera biståndshandläggarens utredning med en ADL-bedömning. Avstämning mot mål Utifrån Vård och Omsorgs mål om nöjdhet, trygghet, rättssäkerhet/patientsäkerhet, självbestämmande och kostnadseffektivitet, har HS-enheten haft följande mål 2014: Samordnad Individuell Plan (SIP) - Minst 75% av alla inskrivna i hemsjukvård ska ha en Samordnad Individuell Plan. Resultat: Vid mätning nov 2014 hade 80% en SIP. Svenska Palliativregistret - Förbättra resultatet för palliativ vård med minst 5% i Svenska Palliativregistret. Resultat: Vid mätning i okt 2014 hade vi 1,9% förbättring. Våra resultat ligger totalt sett högt och varje förbättring är svår att uppnå. Senior Alert - Minst 90% av alla över 65 år och inskrivna i hemsjukvård ordinärt- och särskilt boende ska ha en riskbedömning och planerade åtgärder i Senior Alert. Resultat: 94% på särskilt boende och 90% i ordinärt boende hade riskbedömning och planerade åtgärder vid mättillfället. Kostnadseffektivisering - Minska kostnader för förband och inkontinenshjälpmedel med sammanlagt 50 tkr. Resultat: Vi har minskat förbandskostnaderna med 100 tkr men ökat kostnaden för inkontinenshjälpmedel med 10 tkr. Verksamhetsmått Hälso- och sjukvård Redov Redov Redov 2014 2013 2012 Antal personer inskrivna i hemsjukvård under året Antal riskbedömningar i Senior Alert Ordinärt boende 92 79 79 Särskilt boende 217 218 163 Antalet personer inskrivna i hemsjukvård ökar. Framför allt är det andelen hemsjukvård i ordinärt boende som ökat de senaste åren. Antal nya individer blir fler och upplevelsen är att uppdragen blir mer omfattande. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr -12 651-12 657-12 269 Personalkostn/total kostnad 79% 78% 80% Vi har en stabil, erfaren och kompetent personalgrupp. Under året har vi fått två nya medarbetare i rehabgruppen och en ny sjuksköterska på natten. Arbetsbelastningen ökar stadigt på grund av allt fler inskrivna individer. Det finns ett stort behov av att utöka rehabgruppen. För sjuksköterskor har vi svårt att hitta vikarier i den utsträckning vi behöver. Investeringsuppföljning Vi investerar i bättre ergonomi för personalen genom att successivt byta ut skrivbord och datatillbehör till mer ergonomiska sådana. Vi har i år köpt in nya medicinskåp att låna ut till patienter i hemsjukvården för att förenkla hantering av nycklar för sjuksköterskor och hemtjänst. Vi behöver varje år se över vilka investeringar som behövs när det gäller hjälpmedel och sängar. Hållbar utveckling All personal genomför kommunens miljökörkortsutbildning individuellt. Hittills är ungefär hälften klara. 16 personer har under hösten fått utbildning i ekodriving och individuella råd om sparsam körning. Vi har 7 tjänstebilar och 3 cyklar. Bilarna tankas huvudsakligen med etanol. Vi anlitar ett miljöföretag som hjälper oss återvinna vårt vårdavfall dvs stickande, skärande och kontaminerat avfall. Vi har rutin för kassation av läkemedel. Vi återtar tekniska hjälpmedel för rekonditionering. Ordinärt boende 185 177 173 Särskilt boende 152 152 168

Myndighetskontor Myndighetschef Per-Uno Nilsson Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 0 208 208 0 Verksamhetens kostnader -4 903-4 659 244-4 702-0,92% Personal -4 478-4 129 349-4 143 Kapitalkostnader -29-30 -1-47 Övriga kostnader -396-500 -104-512 Nettoresultat -4 903-4 450 453-4 702-5,35% Verksamhetsområde Myndighetsutövning enl. SoL och LSS Avgiftshandläggning Vård och omsorgsrådgivare Trygghetsboende administration Anhörigstöd Upphandling och beställning av hemtjänst enl. LOV Peng särskilt boende (hemtjänst i SÄBO) Hemtjänstpeng, ersättning till utförare för beviljad hemtjänst i ordinärt boende Personligt ombud (PO) Ekonomisk analys Myndighetsenheten och biståndshandläggningens personalkostnader har ett årsutfall med visst överskott, 500 tkr, detta p.g.a. sjukdom och svårighet att få in vikarier. Anhörigstödet har ett litet överskott 20 tkr. Anhörigkonsulenten ansvarar även för redovisning av väntjänsten. Väntjänstmedlemmar har redovisat 1,475 uppdragstimmar under 2014. Trygghetsboende är ingen insats som kräver beslut enl. SoL. Denna boendeform är en del av det ordinarie bostadsbeståndet men hanteras av myndighetsenheten. Peng för hemtjänst i särskilt boende har bra balans Under året har det varit en minskning på behovet av SÄBO vilket har kunnat mötas med en nedjustering av antalet SÄBO platser på årsbasis. Hemtjänstpeng har ett underskott med 1,6 mkr efter demografi ersättning. Detta med anledning av det fortsatta ökande behovet av hemtjänst i ordinärt boende. Ökningen följer den nationella trenden. Köp av platser LSS boende har ett underskott då de individuella behoven dels har ökat samt utökning med en plats har skett. Det har även tillkommit personer med boendeinsats på den kommunala enheten Fodergången. Daglig verksamhet både i kommunal regi och köpta platser är i balans trots ökning av antalet individer. Årets viktigaste händelser Myndighetsenheten har bytt lokaler och är nu beläggen på Industrigatan 8a. Nu är således hela VO administrationen inom samma huskropp vilket är positivt. Antalet ansökningar har ökat inom hela området. Detta har gett en större utredningsvolym med medföljande beslut, beställningar och uppföljningar och ibland avslag. Hemtjänst i ordinärt boende har fortsatt att öka under året vilket gett ett underskott i budget. Utförarenheterna klarar sina uppdrag utifrån den betalningsmodell som finns i Trosa kommun. Detta oavsett om de är utförare enl. LOV eller den kommunala utföraren. En LOV utförare har lämnat sitt uppdrag pga. en större satsning i Nyköping. Det har inkommit en ny ansökan i december -14, om att bli utförare av hemtjänst men denna är inte färdigbehandlad. Anhörigstödet har börjat samverka mer med motsvarande funktion i Nyköping. Ökning av lokalt utbud har skett i form av samtalsgrupper med anhöriga för erfarenhetsutbyten, i Trosa och Vagnhärad. Inom funktionshinderområdet SoL och LSS har volymen ökat. Antalet personer inom LSS personkretsområde är nu 70 och av dessa är 10 nya ärenden. Assistans enl. Försäkringsbalken oräknat. Den ökande efterfrågan inom neuropsykiatrin har fortsatt under året, det är främst yngre men även vuxna som fått ny

diagnos. Styrgruppen för Personligt Ombud (PO) har under året utökats med representanter från Psykiatriska kliniken, Arbetsförmedlingen samt Försäkringskassan. Detta i enlighet med de nya reglerna. Inom E-hälsa är verksamheten med i EU- projektet Victoryahome. Svensk projektledare är FOU Sörmland. Projektet ska resultera i ett nätverk av vårdorganisationer, familj och vänner som ger äldre personer förutsättningar för ett självständigt och tryggt liv i hemmet. Framtiden Ett fortsatt observandum är att antalet individer mellan 65-79 år med beviljad hemtjänst ökar. En ändring som sker nu under 2015 är att kommunen och därmed VO kontoret får ersättning även för detta ålderspann. Då den här gruppen ökar med ca 100 personer per år är detta en ökande målgrupp för hemtjänsten. Antalet personer 80 år och äldre förväntas däremot minska under de närmsta åren. Men de senare åren har det även skett demografiska förändringar i denna grupp vilka inte kunnat förutses. Även ansökningar från äldre som bor i annan kommun och som ansöker om SÄBO inkommer förhållandevis ofta. Detta kan starkt påverka både hemtjänsten och de särskilda boendeenheternas förutsättningar framöver. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 4 478 4 129 4 143 Personalkostn/total kostnad 91% 89% 88% Enheten har anställt två nya medarbetare under hösten en tillsvidareanställd och en vikarie. Enheten är liten, fyra handläggare, två ekonomihandläggare en anhörigkonsulent tillika projektansvarig för PRIO satsningen. Alla anställda har erhållit kompetensutveckling i någon form. Hållbar utveckling Enheten arbetar som de flesta andra med att lokala förflyttningar sker per cykel eller till fots. Vi arbetar för att fler planeringar med slutensjukvården skall kunna ske per telefon och bild. Det fortsätter att inkomma ansökningar från personer som inte bor i kommunen även inom funktionshinderområdet. Där det är yngre som ansöker om bostad med stöd och service enl. LSS. Detta är en osäkerhetsfaktor som bitvis kan innebära fortsatta svårigheter att förutse de kommande faktiska volymerna inom funktionshinderområdet. Psykiatrisatsningen PRIO har fortsatt med att verka för att personer med psykisk ohälsa, oavsett ålder, ska erhålla ett bättre stöd från kommun och landsting nu och i framtiden. Personligt ombud som kommunen driver tillsammans med grannkommunerna är också en viktig del i denna utveckling. Något som efterfrågats från brukarhåll men även i uppföljningsenkäter från främst socialstyrelsen är tillgång till öppna verksamheter för målgruppen. Vi hoppas att få ett tydligare svar på detta efter den intervjuomgång med brukare som nu utförs inom PRIO projektet.

Vård- och omsorgsnämndens mål Mål Nöjdhet 1. 2. Kunderna ska vara nöjda med Vård & omsorgs verksamheter (Särskilt boende) Kunderna ska vara nöjda med Vård & Omsorgs verksamheter (Hemtjänst) Trygghet Kunderna ska känna sig trygga i Vård & omsorgs 3. verksamheter (Särskilt boende) Kunderna ska känna sig 4. trygga i Vård & Omsorgs verksamheter (Hemtjänst) Rättssäkerhet Målprecisering Nöjdheten på SÄBO ska vara 95% eller högre Nöjdheten inom hemtjänsten ska vara 95% eller högre Tryggheten inom SÄBO ska vara 55% eller högre Tryggheten ska vara 65% eller högre inom hemtjänsten Uppfyllelse Utfall Mätmetod Kommentar 91% 90% 54% 52% Öppna jämförelser, Särskilt boende Öppna jämförelser, Hemtjänst Öppna jämförelser, Särskilt boende Öppna jämförelser, Hemtjänst 96% 2013 (snitt riket 84%) 96% 2013 (snitt riket 91%) 53% 2013 (snitt riket 51%) 57% 2013 (snitt riket 45%) 5. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (Hemtjänst) Utförandegraden (utförd av beviljad tid) ska vara 90% eller högre 93% Utförandegrad i hemtjänsten, egen avstämning 90% 2013 6. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (Särskilt boende) Alla gynnande biståndsbeslut inom SOL ska verkställas inom 90 dagar 19 dgr Väntetid särskilt boende i RKA 21 dgr snitt väntetid 2013 7. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (LSS) Alla gynnande biståndsbeslut inom LSS ska verkställas inom 90 dagar 15 dgr Verkställighetstid LSS enl RKA 17 dgr avs. kontaktperson 2013 Självbestämmande 8. 9. Vård & omsorgs verksamheter ska ta hänsyn till kundernas självbestämmande (Särskilt boende) Vård & omsorgs verksamheter ska ta hänsyn till kundernas självbestämmande (Hemtjänsten) Hänsyn till åsikter och önskemål ska vara 90% eller högre inom SÄBO Möjligheter att påverka tider ska vara 70% eller högre inom SÄBO Hänsyn till åsikter och önskemål ska vara 90% eller högre inom hemtjänsten Möjligheter att påverka tider ska vara 75% eller högre inom hemtjänsten 95% 73% 95% 79% Öppna jämförelser, särskilt boende Öppna jämförelser, särskilt boende Öppna Jämförelser, Hemtjänst Öppna jämförelser, hemtjänst 92% 2013 (snitt riket 80%) 69% 2013 (snitt riket 61%) 94% 2013 (snitt riket 87%) 77% 2013 (snitt riket 60%) Kostnadseffektivitet 10. Vård & omsorgs verksmheter ska bedrivas kostnadseffektivt Kostnad äldreomsorg per invånare 65+ ska vara bland de 20 bästa plats 27 VKV 2013 års resultat. Resultat 2014 våren 2015 (plats 52 2012)

Miljö 11. Vård& omsorgs verksamheter bedrivs medvetet i syfte att minimera verksamhetens miljöskadeverkningar Minska elförbrukningen på de särskilda boendena 731MWh Elförbrukning på Häradsgården & Trosagården 753 MWh 2013 12. Vård & Omsorgs verksamheter bedrivs medvetet i syfte att minimera verksamhetens miljöskadeverkningar Minska vattenförbrukningen på de särskilda boendena 9049 m3 Vattenförbrukning på Häradsgården & Trosagården 8978 m 3 2013

Tjänsteskrivelse Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON 2014/12 2015-02-24 Vård och omsorgskontoret Kajsa Fisk Tel. 0156-521 15 Fax. 0156-523 18 kajsa.fisk@trosa.se Redovisning av utförd internkontroll 2014 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisning av 2014 års internkontrollplan Sammanfattning Internkontroll 2014 som antogs av vård- och omsorgsnämnden 2014-05-06 har utförts enligt plan och visar på få anmärkningar. De anmärkningar som gjorts utifrån genomförd kontroll rör brister i tillgänglighet avseende dokumentation av avvikelser och riskanalyser. Dokumenthanteringsplan finns men bör enligt utförd interkontroll göras än mer tillgänglig samt uppdateras. Rutin för läkemedelshantering finns och följs, däremot visar internkontrollen på att uppföljning av avvikelser vid läkemedelshantering kan förbättras. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga sammanställning uppföljning internkontroll. Bakgrund Internkontrollplanen avser åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Internkontrollen syftar till att: Trygga kommunens tillgångar, förhindra förluster Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från grundlösa misstankar

Ansvarsfördelning I 6 kap. 1 och 7 kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7. Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande: Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef. Kajsa Fisk Produktionschef Bilaga Sammanställning uppföljning internkontroll 2014

Internkontrollplan Nämnd/Förvaltning: Vård- och omsorgsnämnd/vård- och omsorg För tidsperiod: 2014 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Nedanstående förkortningar används i internkontrollplanen: Förkortningar: KC Kommunchef EC Enhetschef PC Produktionschef ArK Arkivansvarig Ek Ekonomikontoret Nsekr Nämndsekreterare EkC Ekonomichef Psekr Personalsekreterare PeC Personalchef RA Redovisningsansvarig Ksekr Kommunsekreterare/Kanslichef HSLC Hälso- och sjukvårdschef MC Myndighetschef PUL amb PUL- ambasadör Chef enl delegation Ansvarig chef enl delegationsordning * = kontrollpunkter som ska ingå i alla nämnders internkontroller i Trosa kommun 1(3)

Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Vård och omsorg För tidsperiod: 2014-01-01-2014-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till VON och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Ansvarig (max 25) (Vad?) (Hur?) (Vem?) Administration/övergripande Kontroll utförd och övriga noteringar ADM :1 Fel i avvikelsestatistiken 8 Följa upp att de rutiner som finns gällande hur vi dokumenterar avvikelser efterlevs Personal/ Arbetsmiljö PERS:1 Hot o våld 8 Att vi har aktuell riskanalys Komplett översyn och genomläsning av befintlig riskanalys Stickprov EC Kontroller utförda. Vissa brister i tillgänglighet av dokumentation finns. Behov av förbättrade och förenklade rutiner för rapportering. Brukare/ Kund BRUK:1 Kundens identitet röjs/ut 12 Sekretesslagen följs Stickprov MC Inga avvikelser BRUK:2 Felbehandling på grund av felaktig läkemedelshantering 9 Att vi följer läkemedelshanteringsrutiner för brukare. Samarbete med läkare BRUK:3 Smitta 8 Att basala hygienrutiner samt andra uppsatta riktlinjer/rutiner följs BRUK:4 Utsatt för dåligt 8 Att tillse att förvaltningens antagna bemötande riktlinje för bemötande efterlevs /kränkning BRUK:5 Utsatt för otillåtna tvångsåtgärder 8 Säkerställa rätt personalbemanning och rätt arbetssätt EC Riskanalyser görs. Dokumentation och riktlinjer behöver uppdateras och göras mer lätttillgänglig. Stickprov HSLC Rutinen för läkemedelshantering är uppdaterad nyligen. Alla känner till rutinen och följer den. Bättre uppföljning behövs av avvikelser vid läkemedelshantering utförd av omv personal. Stickprov MAS Följer rutiner och riktlinjer i stort men förbättringar behöver göras. Stickprov EC Inga avvikelser. Stickprov EC Inga avvikelser. Gemensamma kontrollpunkter som ska genomföras av samtliga chefer PER:1 Bisysslor* Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal Chef enl. delegation Inventering utförd

PER:2 Arbetsmiljö* Riskanalys och handlingsplan Komplett översyn och genomläsning av befintlig riskanalys och handlingsplan PER:3 Arbetsmiljödelegation* Att delegationsordningen är aktuell Komplett översyn och genomläsning av delegationsordningen Chef enl. delegation Chef enl. delegation Riskanalyser görs. Dokumentation och riktlinjer behöver uppdateras och göras mer lätttillgänglig. Ingen avvikelse PER:6 Personalkostnader* Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet Stickprov Chef enl. delegation PER:7 Rätt lön* Analyslista - Rätt lön till rätt person Kontroll analyslista Chef enl. delegation Ärendehantering KAN:4 Delegering* Nsekr KAN :5 Dokumenthantering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett genomläsning av delegeringsordningen Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan Nsekr Ingen avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Finns aktuell men behöver uppdateras samt måste öka tillgängligheten KAN:7 Styrdokument * Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Personuppgiftslagen, PUL Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument PC Ingen avvikelse Stickprov PuL amb Ingen avvikelse

Tjänsteskrivelse Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON 2015/10 2015-02-25 Vård och omsorgskontoret Kajsa Fisk Tel. 0156-521 15 Fax. 0156-523 18 kajsa.fisk@trosa.se Internkontrollplan för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter 2015 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att anta vård- och omsorgsförvaltningens internkontrollplan avseende 2015. Sammanfattning Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Internkontroll avseende 2014 är genomförd och visade på få anmärkningar/brister. De framkomna bristerna går alla att koppla till det kvalitets- och ledningssystem som varit och fortfarande är under uppbyggnad. Det är av stor betydelse att färdigställa förvaltningen kvalitets- och ledningssystem inom det närmsta och är ett prioriterat område 2015. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Bakgrund Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen har även fastställt kompletterande instruktioner gällande intern kontroll. Vård- och omsorgsnämndens arbete med intern kontroll sker i enlighet med dessa instruktioner. Intern kontroll medger möjligheten att i ett tidigt skede identifiera eventuella svagheter eller brister i verksamhetens rutiner. Den bidrar därmed till att stärka ändamålsenligheten och effektiviteten inom

nämndens förvaltningsorganisation. I praktiken innebär den interna kontrollen ett säkerställande av att diverse arbetsmoment utförs på ett tillfredsställande sätt. Det kan gälla personalens befogenheter, organisatoriska aspekter, redovisning och allehanda administrativa rutiner. Internkontroll avseende 2014 är genomförd och visade på få anmärkningar/brister. De anmärkningar som gjorts rör brister i tillgänglighet avseende dokumentation av avvikelser och riskanalyser. Dokumenthanteringsplan finns men bör enligt utförd interkontroll göras än mer tillgänglig samt uppdateras. Revideringsarbetet med nuvarande dokumentationsplan har redan startat. Rutin för läkemedelshantering finns och följs, däremot visar internkontrollen på att uppföljning av avvikelser vid läkemedelshantering kan förbättras. De framkomna bristerna går alla att koppla till det kvalitets- och ledningssystem som varit och fortfarande är under uppbyggnad. Under 2014 infördes ett intranät och i samband med detta har större administrativa strukturer sets över och omarbetats. Tillgängligheten har i och med detta varit begränsad och det är av stor betydelse att färdigställa förvaltningen kvalitets- och ledningssystem inom det närmsta. Det är ett prioriterat område 2015. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Uppmärksammad risk bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens. Bedömningen görs utifrån skalan 1-5. Bedömningsvärdena multipliceras med varandra och utgör det sk riskvärdet. De risker som får ett riskväde överstigande 7 är att anses som så pass hög att det ska stå med på aktuell internkontrollplan. Ansvarsfördelning I 6 kap. 1 och 7 kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7. Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande: Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd.

Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef. Kajsa Fisk Produktionschef Bilaga Internkontrollplan 2015