PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2015-06 2015-08-02 Linköping Deltagare - SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Martin Jarl Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Thomas Avelin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 5 2015 godkändes och lades till handlingarna med en ändring. Styrelseledamöterna Tony Jacobsson och Peter Svensson var ej närvarande. 4. Resultatrapport Ekonomichef Martin Jarl rapporterade att förbundets ekonomi fortfarande ser stabil ut. Vi ligger bra till både på intäkts- och utgiftsidan.
5. Ärenden 5.1 IT (inklusive godkännande av nya IT-avtal) (PW/IT-rådet) Avtalet gällande IT och TA med Accessdata har omarbetats. Sammanfattningsvis innehåller avtalet följande förändringar: Två olika avtal finns, ett gällande IT allmänt och ett gällande TA särskilt. (De bägge områdena kan inte helt separeras från varandra men en grov uppdelning är gjord.)det tidigare outsourcingavtalet har ändrats till två stycken uppdragsavtal.avtalen omfattar grundläggande drift och support. Vad gäller utveckling så har enbart sådant som kan förutses som nödvändiga ändringar tagits med. Det vill säga förväntade ändringar inom IoL och andra "måste" åtgärder.som grundläggande del i avtalet ingår fastlagda utbildningsdagar som ska hållas "öppna" för så många som möjligt. Avsikten är att höja den allmänna kompetensen inom Svemo och därmed minska kostnaderna för support. Avtalens innehåll kan omförhandlas varje år i oktober. Genom avtalens nuvarande utformning sänks den fasta årliga kostnaden vilket innebär att styrelsen innan budgetarbetet kan besluta om särskilda medel för andra insatser inom varje område. Ansvaret för utvecklingen ligger därmed i betydligt högre grad på Svemo. Styrelsen beslutade godkänna inriktning i de nya avtalen då dessa följer de önskemål som styrelsen haft. 5.2 Sektioners/kommittéers uppdragsbeskrivningar (PW/kontaktpersoner) Underlag till nya uppdragsbeskrivningar har nu gått ut till alla sektioner samt till vissa arbetsgrupper/kommittéer. Samtliga har uppmanats att ta del av dessa samt komplettera med uppgifter. Koordinatorerna har givits uppdraget att hjälpa sektionerna att ta fram och färdigställa dokumenten. Ett antal sektioner och kommittéer arbetar med dokumenten just nu och styrelsen kommer löpande att godkänna dokumenten. Styrelsen godkände de nya uppdragsbeskrivningarna som inkommit från Dragracing- och Roadracingsektionerna. Uppdragsbeskrivningarna behöver inte undertecknas av styrelsen. 2
5.3 Försäkringar (PW) För närvarande pågår arbete med att analysera den nya situationen inom försäkringsområdet. De föreslagna kostnadsökningarna är mycket stora och relativt omfattande förändringar inom hela Svemos försäkringssystem måste göras innan 2016. Kostnader för sjukvård och hemtransport av förare har ökat dramatiskt. Kostnader för sönderklippta kläder stiger kraftigt liksom kostnader för förare utan licens. Skall licenskostnaderna kunna hållas kring dagens nivå måste beslut om förändringar tas under hösten.som tidigare sagt ändras samtidigt försäkringsreglerna internationellt. Samtliga dessa arbeten pågår nu men inget beslut finns taget ännu. På grund av att Svemos nuvarande försäkringsbolag har aviserat en höjning av försäkringskostnaderna med långt över 100% måste en helt ny försäkringslösning arbetas fram. De nuvarande försäkringarnas innehåll måste ses över till exempel vad gäller sönderklippta kläder/utrustning, förare utan egen licens som kör "på banlicensen" och de kraftigt ökade kostnaderna för förare som skadar sig utomlands.generalsekreteraren fick i uppdrag att påskynda de förhandlingar som pågår. 5.4 Organisationsutredningen (inklusive att utse medverkande i arbetsgrupper) (HL/PW) Nu under sommaren har de olika gruppernas styrelse- samt kanslirepresentant gemensamt funderat på olika personer som kan komma att ingå i de olika arbetsgrupperna. Styrelsen diskuterade de namnförslag som finns framme och beslutade att ansvariga styrelsemedlemmar nu skall kontakta de aktuella namnen. 3
5.5 Ansökan om Förtjänstplakett Guld (ÅK) Till styrelsen har det inkommit tre ansökningar om Förtjänstplakett Guld. Styrelsen godkände de tre ansökningarna om Förtjänstplakett Guld. Namn anges i bilaga till originalprotokollet. 6. Rapporter 6.1 Rapport Svemo Play (TA) Thomas Avelin rapporterade kring arbetet med Svemo Play. Svemo har tittat på SBF playkanal som en möjlig väg även för oss inom Svemo för att kunna distribuera rörliga bilder. Den idén har inte ansetts vara tillräckligt bra av flera skäl. Styrelsen ger nu uppdraget till GS att ta fram en lösning med kostnad och ansvarsområden så att styrelsen kan ta beslut på kommande styrelsemöte. 6.2 Rapport från FIM Europe möte Malta (PW/HL) Håkan Leeman och Per Westling rapporterade från FIM Europe kongressen som hölls på Malta den 2-5 juli. -Kongressen på Malta blev i många stycken väldigt dominerat av Svemo och våra frågor när det gäller de möten som genomfördes vid sidan av mötena i sportkommissionerna. -Frågan om barns tävlande i internationella mästerskap var den absolut hetaste frågan av alla. En mycket livlig debatt fördes i så väl FIM styrelsen, cross-kommissionen och i korridorerna innan General Assembly mötet på lördagen. Resultatet blev att FIM Europe skall utreda frågan till nästa General Assembly (2016). -KNMV (Holland) hade tagit fram ett förslag till etisk kod (Code of ethics) för FIM Europe. Bakgrunden var en diskussion på GS-mötet i Frankfurt där många oroades av att personer sitter på flera stolar (promotor, FIM, m.fl.) och erhåller ersättning från flera håll. FIM har tagit fram sin gamla kod och omarbetat den och skickat ut den på remiss. 4
-Vid GS-mötet fick även Professor Nils Ryrholm, Mikael Norén samt Sverker Carlsten chans att berätta hur Svemo arbetar med biologisk mångfald. Det väckte stort intresse bland alla nationer. -Internationella försäkringar var också föremål för stor diskussion vid kongressen på Malta. -Det fanns önskemål från flera nationer att få en grundlig presentation av vårt TA/RA-system, och Svemo åtog sig att under hösten arrangera en presentation av systemet för de länder som önskar delta. Andra händelser: - Tony Jacobsson valdes in i FIM Europe Road Racing Commission. - Tapio Nevala, ordf i Finland, valdes in som revisor. - Håkan Leeman fick ta emot en 80-årspresent till Svemo, som ju fyller 80 år i år. 6.3 Svemos Elitsatsningar (HL/PW) Håkan Leeman vill att styrelsen skall börja fundera igenom de årligt satsade medlen på förbundets samlade elitsatsningar nivåer, innehåll, ledning, resultat, kostnader och fördelning.styrelsens medlemmar skall kontakta respektive sektion för att diskutera frågan. 6.4 Licensrapport (HL/PW) Styrelsen tog del av licensstatistik från 30 juni. Trenden är ökande och det är fram för allt Roadracing och Enduro som växer i antal utövare. 6.5 Rapport från möte med KNMV i Svemohuset (PW) Per Westling redogjorde för KNMVs besök på Svemohuset.Vid FIM Europe mötet på Malta väcktes frågan om Svemos TA / RA system igen under GS mötet. KNMV, Holland, bad då att få komma upp till Svemo-huset omgående för att titta på systemet eftersom de nu överväger hur de själva ska gå vidare med sitt system. Responsen från mötet var väldigt positiv och KNMV konstaterade att Svemo TA är betydligt mera omfattande än KNMVs nuvarande system, man var också mycket positiva till hur både förare och klubbar kan använda systemet. KNMV genomför just nu diskussioner om hur man vill gå vidare. De har även erbjudits en testversion så de kan jobba med frågan nationellt. 5
6.6 Rapport från möte med MHF (PW) Generalsekreterare Per Westling rapporterade från möte med MHF Ungdom som hållits under juni. Svemos avsikt med att begära ett möte var att försöka reda ut den nuvarande situationen med två organisationer som arrangerar Trial. Ett antal områden diskuterades och intresse fanns för att försöka förenkla och förtydliga situationen för förare och klubbar genom att hitta olika samverkansmodeller. Nästa steg blir att både MHF Ungdom och Svemo tar upp frågorna internt med respektive ansvariga, i Svemos fall skall en dialog föras med Trialsektionen, innan ytterligare diskussioner förs. 6.7 Rapport från Battle of Vikings (ÅK) Åke Knutsson kompletterade sin skriftliga rapport från Battle of Vikings 2015 som var tredje deltävlingen, av fyra, i FIM Europe Extreme Enduro Cup. Arrangör var Kilsbergens Motorklubb och de hade gjort en mycket bra arbete. 6.8 Rapport från Uddevalla (AA) Agneta Andersson kompletterade sin skriftliga rapport från GP i Uddevalla. BMK Uddevalla stod som arrangörer och gjorde ett strålande jobb. 6.9 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 6
7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 19/9-2015. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Per Westling Håkan Leeman Godkänt via mail 2015-08-12 Justerare Thomas Avelin Godkänt via mail 2015-08-12 7