Förfrågningsunderlag 2013-09-26 Upphandlande organisation Upphandling Jordbruksverket Avrop, Gemensamt Kursadministrationssystem (Ramavtal: "e-förvaltningsstödjande tjänster 2010", dnr: 93-69-09) Kjell Axelsson 2.8.11-8948/13 Sista anbudsdag: 2013-10-18 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Avropsförfrågan från ramavtal 1. Allmän orientering Denna avropsförfrågan avser avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 (Dnr 93-69-09) för uppdrag avseende ett system för kursadministration. Jordbruksverket kommer (efter förnyad konkurrensutsättning) att anta det anbud med: - lägsta totalpris 1.1. Avropande enhet Jordbruksverket 551 82 Jönköping 1.2. Kontaktperson - Jordbruksverket Diana Hiorth Persson Tfn: 036-15 62 24 Mobil:070-360 31 29 E-postadress:Diana.HiorthPersson@jordbruksverket.se 1.3. Kontaktperson - Leverantören Ange kontaktperson, under avtalstiden, med namn, e-postadress och telefonnummer. Vid byte av kontaktperson under avtalstiden ska Jordbruksverket informeras om detta. Ange kontaktperson, under avtalstiden, med namn, e-postadress och telefonnummer. (Fritextsvar) Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 1 av 8
1.4. Avtalstid / uppdragstid Avtalstiden gäller från att båda parter undertecknat avtalet och 2 år framåt med möjlighet till 2 års förlängning med 1 år i taget från Jordbruksverket sida, med oförändrade villkor. Jordbruksverket ska senast 3 månader före avtalstidens slut meddela leverantören om förlängningsmöjligheten ska nyttjas. Avtalet beräknas att starta under november 2013 1.5. Avtalspartner Jordbruksverket har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör. 1.6. Tidpunkt för svar på förfrågan Jordbruksverket strävar efter att förenkla avropsbesvarande både för ramavtalsleverantören och för Jordbruksverket, därför accepterar vi endast elektronisk avropssvar på tendsign.com Ramavtalsleverantören får genom tendsign.com - tillkommande information - kontroll av att alla frågor är ställda i avropsförfrågan är besvarade vi avlämnandet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. Avropsförfrågan hämtas via bifogad länk i informationsmeddelandet. Ramavtalsleverantören registrerar sig och hämtar handlingar där. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta tendsign på tfn: 013-47 47 520 eller på e-post tendsignsupport@opic.com För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: svar ska lämnas på avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. OBS! bifogade filer, obegränsat antal, får inte vara större än 50 MB/st. Svar på avropsförfrågan ska vara Jordbruksverket tillhanda senast 2013-10-18 1.7. Kommunikation All kommunikation sker via upphandlingssystemet tendsign.com för att säkerställa att samtliga ramavtalsleverantörer får samma information. Sista dag för ställande av frågor är 5 dagar före sista dag för inlämnande av svar på avropsförfrågan. Alla frågor och svar bifogas avropsförfrågan löpande under avropstiden och publiceras på tendsign.com. Ramavtalsleverantörerna ska själv kontrollera om ytterligare uppgifter har tillkommit i avropsförfrågan. Under utvärderingstiden kan Jordbruksverket ställa frågor till ramavtalsleverantörerna i tendsign.com. Frågor besvaras även där. 1.8. Utvärdering av inkomna anbud Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 2 av 8
Denna avropsförfrågan är en förnyad konkurrensutsättning av gällande ramavtal. Vid utvärdering av inkomna anbud gäller lägsta pris. 1.9. Avropssvarets giltighetstid Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska avropssvarets giltighetstid förlängas till dess att avropsavtal kan tecknas, dock i högst 4 månader efter angiven giltighetstid. Avropssvaret ska vara giltigt till och med: 2014-02-28 Accepteras anbudets giltihetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.10. Övrigt Jordbruksverket kan komma att avbryta avropsförfrågan om priset, i samtliga avropssvar, bedöms vara för högt över Jordbruksverkets tilltänkta budget. 2. Krav på uppdraget 2.1. Syfte Jordbruksverket har för avsikt att avropa ett system för enkel, ändamålsenlig och kostnadseffektiv administration av kursverksamhet och hantering av certifieringar med möjlighet till administration av kompetensutveckling samt e-learning som ska användas inom flera verksamheter. 2.2. Omfattning Definition av begrepp Aktivitet: En del av en aktivitetstyp, ex. ett kurstillfälle. Aktivitetstyp: En aktivitetstyp kan bestå av en eller flera aktiviteter. Exempel på aktivitetstyp är kurs, enskild rådgivning samt studieresa. Ingår i kurskatalogen. Kurskatalog: Innehåller en katalog med tidigare aktivitetstyper och aktiviteter, aktuellt utbud och planerade aktiviteter. Kanal: Med kanal menar vi exempelvis portaler (såsom Mina sidor), SMS, e-tjänster, papper eller telefon. Verksamheter: Ett avgränsat område för kompetensutveckling, såsom Behörighetsutbildning 2.3. Systemkrav Systemet köps som en molntjänst. o Data ska lagras och hanteras inom Sverige/EU. Data får inte exporteras för lagring eller bearbetning utanför EU. Systemet ska användas via webbläsarna Internet Explorer, Chrome, Firefox och Safari. Trafiken ska vara krypterad (https). Systemet ska ha ett användargränssnitt på svenska. Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 3 av 8
Systemet ska följa de krav på tillgänglighet som ställs på en myndighet. o Se exempelvis www.webbriktlinjer.se/ eller Regler och riktlinjer på http://www.funkanu.com/sv/design-for-alla/information-webb-och- IT/Regler- och-riktlinjer/. Systemet ska uppfylla krav på informationssäkerhet för att kunna avgränsa vad olika användare ska kunna se. Jordbruksverkets regelverk avseende informationssäkerhet baseras på den internationella informationsäkerhetsstandarden ISO/IEC-27002. Åtkomsten till informationen ska vara styrd med hjälp av behörighetsroller. o Förslag på roller: * Överadministratör kan administrera systemet på högsta nivån * Verksamhetsadministratör kan administrera allt inom sin verksamhet * Kursadministratör kan administrera aktivitetstyper och aktiviteter inom sin verksamhet * Kursarrangör har åtkomst till de aktivitetstyper och aktiviteter som de arrangerar * Kursledare har åtkomst till de aktivitetstyper och aktiviteter som de leder * Deltagare har åtkomst till sina aktivitetstyper Flera olika verksamheter ska kunna samverka i systemet. De olika verksamheternas information ska vara åtskild. Systemet ska stödja minst två av nedanstående åtkomsttyper o e-legitimation o Tvåfaktorsinloggning o Enkel inloggning med namn och lösenord Det bör vara möjligt att styra vilken åtkomsttyp som krävs för en hel verksamhet eller för en specifik aktivitetstyp. Systemets servicetider är måndag-fredag 07-22. Med servicetid menas att systemet ska vara tillgängligt under dessa tider samt att leverantören har övervakning av systemet med åtgärd vid larm eller felanmälan. Systemet ska vara tillgängligt 99,5% varje kvartal baserat på systemets servicetider. Backup ska tas varje dygn. Systemet ska kunna återställas från backup inom 8 timmar. Servicefönster ska vara aviserade minst 2 veckor i förväg och vara i max 4 timmar/månad. Systemet ska inte vara otillgängligt längre än 8 timmar. Systemet ska ha en svarstid på max 2 sekunder. 2.4. Integration Systemet ska kunna kommunicera och integrera med andra system via definierade gränssnitt och standarder. Exempel på system är Agresso och av Jordbruksverket egenutvecklade system. 2.5. Spårbarhet Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 4 av 8
Alla förändringar i systemet ska vara spårbara. Inaktuell information ska kunna avpubliceras men informationen ska vara återsökningsbar för administratör. Det ska vara möjligt för en administratör att permanent radera utvald data/information, Information ska kunna flyttas till bevarandearkiv i arkivbeständigt format. 2.6. Kurskataloger Administrationen ska vara behörighetsstyrd på flera nivåer. Vi ska kunna administrera flera kurskataloger. Vi ska kunna ha flera parallellt aktiva kurskataloger. Vi ska kunna kategorisera aktivitetstyperna i kurskatalogerna efter län, ämnen m.m. Vi ska kunna tillgängliggöra kurskatalogerna via olika kanaler. Vi ska kunna publicera kurskatalogerna med olika grafiska profiler beroende på avsändare. Vi ska kunna styra vilka aktivitetstyper i en kurskatalog som ska publiceras. Kurskatalogerna ska kunna vara publika och nås utan inloggning. 2.7. Kursplanering Systemet ska erbjuda ett stöd för att planera aktivitetstyper. Systemet ska kunna hantera olika aktiviteter både med och utan föranmälan. Vi ska kunna planera en aktivitet. Vi ska kunna skapa olika formulär, exempelvis för anmälning och utvärdering. o De olika formulären ska gå att publicera via olika kanaler. Det ska gå att ta fram deltagarunderlag för att avgöra vilka aktivitetstyper som ska genomföras. o Exempelvis när certifikat måste förnyas. Vi ska kunna kommunicera via olika kanaler, exempelvis för att publicera en inbjudan eller ställa in en aktivitet. 2.8. Deltagarlistor Vi ska kunna administrera deltagarlistor. Vi ska kunna ta fram potentiella deltagare efter olika kriterier och skicka en riktad inbjudan till dessa personer. Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 5 av 8
2.9. Användare och deras behörigheter Vi ska kunna administrera användarna. Vi ska kunna administrera användarnas behörigheter. 2.10. Deltagaren Deltagaren ska: o kunna logga in. o kunna knytas till en eller flera verksamheter. o kunna göra en anmälan. o kunna göra en avanmälan. o kunna fylla i och skicka in en aktivitetsutvärdering. o kunna se egen historik och resultat. Systemet ska stödja självregistrering för deltagare. 2.11. Anmälningar och avanmälningar till kurser/aktiviteter Vi ska kunna administrera anmälningar. Vi ska kunna administrera avanmälningar. 2.12. Genomförda aktiviteter Vi ska kunna administrera en genomförd aktivitet. Vi ska kunna rapportera närvaro. Vi ska kunna hantera resultat. Vi ska kunna utfärda intyg och certifikat. Systemet ska kunna hantera tidsbegränsade intyg och certifikat. Vi ska kunna skapa olika underlag. Exempelvis utbetalningsunderlag till arrangörer, faktureringsunderlag till deltagare och underlag för rekvisition av medel. Vi ska kunna hantera aktivitetsutvärderingar. 2.13. Sökfunktionalitet och utdata Systemet ska ha sökfunktionalitet. Sökresultaten ska vara behörighetsstyrda. Det ska vara möjligt att ta ut statistik och generera rapporter. Det ska vara möjligt att definiera egna rapporter. 2.14. Support Leverantören ska kunna erbjuda ett supportavtal som ger oss tillgång till felrättningar, uppdateringar och support. Supporten ska ges via mail eller telefon till administratörer, vara på svenska och vara tillgänglig under kontorstid. Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 6 av 8
2.15. Pris Priset (exkl. moms) ska gälla för obegränsat antal användare (inkluderar både administratörer och deltagare). Priset ska inkludera kostnaden för drift, underhåll och support. Inga andra kostnader får tillkomma. Ange även timkostnad för specialanpassningar och andra konsultinsatser. Denna uppgift kommer inte att ingå i något utvärderingskriterie. Ange totalpris för obegränsat antal användare (inkluderar både administratörer och deltagare). Priset ska inkludera kostnaden för drift, underhåll och support. (Prisruta) Ange timkostnad för specialanpassningar och andra konsultinsatser. (Fritextsvar) 3. Option 3.1. Option Under avtalsperioden ska det vara möjligt att komplettera systemet med följande optioner: Option 1: E-learning Vi ska kunna hantera enskilda aktiviteter eller hela aktivitetstyper via e-learning. Option 2: Kompetenshantering Systemet ska stödja kompetenshantering såsom exempelvis kompetensanalys, kompetenskort och stöd för utvecklingssamtal. Uppge kostnaden för respektive option i nedanstående fritextsvar. Denna uppgift kommer inte att ingå i något utvärderingskriterie. Ange pris (SEK) för option 1: E-learninq (Fritextsvar) Ange pris (SEK) för option 2: Kompetenshantering (Fritextsvar) 4. Övrigt 4.1. Antal licenser Vi ser att antalet administratörer kommer att hamna på 4000 st och deltagarna uppåt 200 000 st. Därför vill vi ha en licens som tillåter obegränsat antal användare. 4.2. Miljöer Både testmiljö och produktionsmiljö ska ingå. Testmiljön ska kunna fyllas med våra testdata. Testmiljön kan ha begränsat antal användare. 4.3. Vite Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 7 av 8
Se ramavtalets allmänna villkor, Bilaga A2 Allmänna villkor e-förvaltningsstödjande tjänster. 4.4. Personuppgifter Systemet kommer att innehålla personuppgifter och leverantören behöver därför agera som vårt personuppgiftsbiträde. Ett avtal för detta måste upprättas, se 30 Personuppgiftslagen (1998:204). 4.5. Accept av ska-krav. Anbudsgivaren accepterar förfrågningsunderlagets samtliga ska-krav. Samtliga ska-krav accepteras (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5. Kommersiella villkor 5.1. Avtalsvillkor Enligt gällande ramavtal, "e-förvaltningsstödjande tjänster 2010", dnr: 93-69-09. 5.2. Ekonomiska villkor Enligt gällande ramavtal, "e-förvaltningsstödjande tjänster 2010", dnr: 93-69-09 5.3. Pris Angivet pris från avropsförfrågan är fast under hela avtalstiden / uppdragstiden. 5.4. Leveranstid Leverans enligt ö.k. 5.5. Övriga avtalsvillkor Enligt gällande ramavtal, "Avrop, E-förvaltningsstödjande tjänster 2010, dnr: 93 69 09 5.6. Accept Angivna kommersiella villkor är obligatoriska Samtliga kommersiella villkor accepteras (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2013-09-26 7:46 Sida 8 av 8