SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammantrådesdatum 2014-04-08 Blad 7 Ks 62 Au 38 Dnr 80/2014-003 Redovisning av interna kontrollarbetet år 2013 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Förvaltningsövergripande anvisningar och regler ska upprättas. Enligt reglementet ansvarar styrelsen och nämnderna för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen och nämnderna ska årligen i januari månad upprätta en plan för den interna kontrollen under det kommande året. Denna plan ska sedan följas upp i samband med upprättande av årsredovisningen. Det innebär att en uppföljning av styrelsens och samtliga nämnders internkontrollplaner ska redovisas till kommunstyrelsen som ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, initiera sådana. Revisorerna ska bedöma om den interna kontrollen inom nämnderna har varit ändamålsenlig och säker. Revisorernas bedömning ska utgöra ett underlag till kommunfullmäktige i samband med uttalande om ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna. En utvärdering av kommunens samlade interna kontroll visar att kontroller har utförts och att inga väsentliga avvikelser har förekommit under år 2013 och man bedömer att kommunen i huvudsak har en god intern kontroll. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Redovisningen av kommunens interna kontrollarbete år 2013 godkänns. Skickas till: J Kommu tllmäktige Akten Ordgörandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande c 1 I
Datum 2014-03-10 i Ko m m u nstyre l sefö rva l tn i n g e n Ekonomikontoret Ekonomichef Ann Björkman 0589-87025 ann. bjorkman@ arboga.se Redovisning av interna kontrollarbetet år 2013 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Förvaltningsövergripande anvisningar och regler ska upprättas. Enligt reglementet ansvarar styrelsen och nämnderna för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen och nämnderna ska årligen i januari månad upprätta en plan för den interna kontrollen under det kommande året. Denna plan ska sedan följas upp i samband med upprättande av årsredovisningen. Det innebär att en uppföljning av styrelsens och samtliga nämnders internkontrollplaner ska redovisas till kommunstyrelsen som ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, initiera sådana. Revisorerna ska bedöma om den interna kontrollen inom nämnderna har varit ändamålsenlig och säker. Revisorernas bedömning ska utgöra ett underlag till kommunfullmäktige i samband med uttalande om ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in styrelsens och nämndernas planer och uppföljningar för år 2013. Nedan sammanfattas den interna kontroll som utförts under år 2013. Postadress Besöksadress Telefon Fax Inte met Bankgiro Org.nr Box 45 Smedjegatan 5 vx 0589-870 00 0589-144 86 www.arboga.se 481-1667 212000-2122 732 21 Arboga ekonomikontoret @arboga.se
2(4) Kommunstyrelsen Internkontrollplan år 2013 Under året har kommunstyrelseförvaltningen arbetat med följande områden enligt den interna kontrollplanen: säkerställa att organisationen har de ekonomiskt mest fördelaktiga abonnemangen och prenumerationerna, säkra beställningsrutiner för IT-produkter, säkra rutinerna för att offentlighetsprincipen och sekretesslagens regler följs, återkoppling av ärenden inom näringslivsservice, säkerställa att attestregler följs samt att det är känt av medarbetarna hur anmälan av trakasserier kan göras (likabehandlingsplanen). Redovisning av uppföljning Abonnemang och prenumerationer Under år 2013 gjordes ingen kontroll av abonnemang och prenumerationer. Detta sker under år 2014. Beställning av IT-produkter För år 2013 har IT-enheten kontrollerat att det funnits korrekta beställningsunderlag för samtliga beställningar som gjorts under perioden 2013-01-01 till 2013-12-17 hos kommunens huvudleverantör ATEA. I samtliga fall utom 21 har verksamhetsansvarig chef bifogat en rekvisition till beställningen, vilket innebär att verksamhetsansvarig chef har godkänt beställningen. I övriga fall har beställningen gjorts direkt av verksamhetsansvarig chef till IT-enheten, antingen via telefon eller e-post, vilket får anses godkänt eftersom regeln säger att alla beställningar ska vara godkända av verksamhetsansvarig chef. Beställningsrutinerna fungerar med andra ord mycket bra. Offentlighetsprincipen och sekretesslagstiftningen Inom kommunkansliets verksamhet följs reglerna för att säkra offentlighetsprincipen och sekretesslagens regler. Dessa finns bland annat redovisade i IT-handboken. Fem ärenden har kontrollerats via stickprov i ärendehanteringssystemet på personalenheten och på kommunkansliet. Näringslivsservice Målet är att återkoppla ärenden inom två arbetsdagar. En viktig fråga i verksamheten på Utvecklingscentrum är förmågan att återkoppla inkomna ärenden av olika slag till verksamheten på ett snabbt, korrekt och trevligt sätt. Verksamheten har kontakt med ett stort antal
3(4) företagare och entreprenörer samt privatpersoner som besöker eller kontaktar turistbyrån. Stickprov har skett vid två tillfällen under år 2013, vår och höst. Vi kan konstatera att vi inom enheten når målet att återkoppla inom två dagar, med några få undantag. Attest Enligt internkontrollplanen ska stickprov tas årligen för att följa upp hur reglementet för attest har följts inom förvaltningen. Stickprov har gjorts på bokföringsorder och kundfakturaunderlag. Leverantörsfakturor hanteras i ett försystem till ekonomisystemet där minst två personer måste granska och attestera. Ingen kontroll har utförts gällande attest av leverantörsfakturor. Av de stickprov som gjorts har alla sakgranskats, attesterats och undertecknats enligt reglementet. Likabehandlingsplan Målet är att medarbetarna ska känna till hur man anmäler trakasserier. Frågan ställdes i medarbetarenkäten till samtliga medarbetare i kommunen under oktober månad 2013. Resultatet visar att 68 procent av medarbetarna känner till hur de går tillväga för att anmäla våld, trakasserier eller kränkande behandling. Påminnelse om var blanketter för att anmäla trakasserier finns, ska ske vid enheternas arbetsplatsträffar. Barn- och utbildningsnämnden Internkontrollplan år 2013 Under året har nämnden prioriterat fem områden: Ekonomiuppföljning Obehöriga personer inom skolans område IT-säkerhet Likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling Systematiskt brandskyddsarbete Redovisning av uppföljning Ekonomiuppföljning Varje månad gör förvaltningen en uppföljning av ekonomin och en rapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden. Förvaltningen har under år 2013 lämnat dessa månatliga rapporter vidare till kommunstyrelsen. En mer utförlig delårsrapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen efter åtta månader. I övrigt
4 (4) följer förvaltningsledningen kontinuerligt de olika verksamheternas ekonomiska utveckling. Samtliga chefer har månatliga uppföljningar med förvaltningens ekonomifunktion. Samtliga chefer, nya och gamla, har under året genomgått en ekonomiutbildning ledd av förvaltningsekonomen. Obehöriga personer inom skolans område Rutiner finns för hur obehöriga personer inom skolans område ska hanteras. Bedömningen är att dessa rutiner till största del är kända av personalen i verksamheterna, personalen konfronterar okända personer och avvisar dessa vid behov. När barn och elever är ute på förskole- och skolgårdar finns vuxna ute, särskilda "rastvaktsscheman" finns på skolorna. Hantverkare eller annan personal som ska utföra arbete inom förskolans eller skolans område legitimerar sig. Kontrollmetoderna i planen har gällt byggnationer, låsningsrutiner, larmfunktioner, nyckelhantering, ute- och innebelysning. Rapport gällande obehöriga personer inom skolans område sker till verksamhetscheferna/skolchefen, vid aktuella händelser. Bedömningen är dock att rutinen för avvisning av obehöriga inte är känd av samtlig personal. Arbetet med att göra rutinen känd så att den efterlevs måste utvecklas. IT-säkerhet I samband med utvecklingen av Arbogas skolwebb har information till föräldrar och berörd personal gällande regelverket om IT-säkerhet lämnats ut. Genom projektet DigiLär har eleverna i årskurs 7-9 inom grund- och grundsärskolan samt gymnasieskolan fått egna bärbara datorer. De har även fått information och utbildning om hur datorer ska hanteras och nyttjas på ett etiskt och lagmässigt korrekt sätt. "Stickprov" genomförs inom DigiLär. Digitala arbeten/skrivningar på gymnasienivå inlämnas via företaget URKUND och kontrolleras därigenom av ansvarig pedagog. Pedagogerna kontrollerar regelbundet att eleverna använder internet på ett korrekt sätt. Kontinuerliga samtal kring hantering av sociala medier genomförs på skolan mellan vuxna och elever samt förankras i föräldraråd och enligt föräldramötesprogrammets punkter. Nyanställda introduceras i kommunens IT- policy. Hela internkontrollplanen med aktuella områden är sedan flera år en stående punkt på arbetsplatsträffar. I samband med information om Facebook och sociala medier som diskuterades under hösten informerades personalen återigen om IT- policyn.
5(4) Under året har några elever brutit mot regelverket. Detta har inneburit att dessa elever blivit avstängda från nätverket och fått lämna tillbaka sin lånedator för en kortare eller längre period. Likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling Varje verksamhet har upprättat en egen likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling. Inom samtliga verksamheter och på samtliga enheter har barn/elever samt föräldrar varit med och tagit fram dessa planer. Hur fastställande och implementering av plan går till samt efterföljande förankring hos föräldrar behöver ses över på vissa enheter. Dessa planer revideras årligen enligt fastställda rutiner. Skolinspektionen granskar dessa planer och lämnar i sina beslut synpunkter på huruvida skolan/förskolan behöver ändra sitt arbete. Systematiskt brandskyddsarbete Det systematiska brandskyddsarbetet inom barn- och utbildningsförvaltningen följer en upprättad utbildningsplan. Utbildningsplanens syfte är att personal inom verksamheterna ska få goda kunskaper inom området. Utbildningsplanen ska även säkerställa att utbildningen ges kontinuerligt så att även ny personal får utbildningen. Personal från samtliga förskolor och skolor har utbildats i brandskydd under året. Minst vart tredje år fortbildas varje medarbetare inom området. Fritids- och kulturnämnden Intern kontrollplan år 2013 Enligt beslutad internkontrollplan för år 2013 ska följande områden kontrolleras: ekonomirutiner (attestrutiner, kundfakturering, betalning av leverantörsfakturor m m), upphandlingar (ramavtal följs m m), personalfrågor (korrekt rapportering i lönesystemet m m), uppföljning av nämndens mål, dokumenthantering, anläggningar (vattenprover m m), utbetalning av föreningsbidrag (utbetalning enligt bidragsutskottets beslut) samt övrigt (inventarieregister, återrapportering av delegationsbeslut m m). Redovisning av uppföljning Kompletteras till kommunstyrelsens sammanträde.
6(4) Socialnämnden Internkontrollplan år 2013 Socialnämnden har fyra kontrollpunkter i sin interna kontrollplan; rättssäker dokumentation, uppföljning och implementering av evidensbaserad praktik, uppföljning av biståndsbeslut samt in- och utdata/ statistik i verksamhetssystemet. Redovisning av uppföljning Resultatet visar att det finns utvecklingsområden i alla delar av årets interna kontrollplan. Förbättringsåtgärder av dokumentation inom socialtjänstlagens områden har skett. Under året har utbildning i dokumentation och genomförandeplaner samt uppföljning genomförts. Förbättringsåtgärder inom HSL dokumentation är frågan om samtycke, dokumentation i status, åtgärder och utvärdering av genomförd vård. Evidensbaserad praktik har följts upp med förvaltningens ledningsgrupp och ett omtag med utbildningsinsatser ska genomföras våren 2014. Statistik från verksamhetssystemet påvisar brister och i många fall måste akter granskas för att få säker statistik. I och med att nytt verksamhetssystem är under upphandling har förvaltningens arbetsgrupp varit extra uppmärksam på att kunna säkerställa statistikuttag i ett framtidsperspektiv. Rapportering och analys av resultat har redovisats vid nämndens sammanträden enligt planering. Tekniska nämnden Internkontrollplan år 2013 Tekniska förvaltningen har under året arbetat med intern kontroll utifrån intern kontrollplan år 2013 antagen av tekniska nämnden den 12 december 2012, 154. Redovisning av uppföljning Följande elva rutiner har kontrollerats: Sakgranskning och attest fakturor Elsäkerhet Skyddsronder Arbetsskador och tillbud Ensamarbete Livsmedelslagens uppföljning Tillsyn av lekplatser på allmän platsmark
7 (4) s Kostnader och intäkter jämförs mot budget Livsmedelshantering VA Barnkonsekvensbeskrivningar Likabehandlingsplanen Samtliga kontroller har återrapporterats med godkänt resultat. Den interna kontrollplanen för år 2013 har följts och inga större avvikelser har noterats. Intern kontroll och granskning av processer, rutiner och system pågår fortlöpande i verksamheten. Sedan den 1 september 2013 har kommunens ekonomiorganisation samordnats som en sammanhållen ekonomifunktion på kommunstyrelseförvaltningen. Det innebär att ingen förvaltningsspecifik ekonom längre är placerad vid tekniska förvaltningen. Samarbete sker med ekonomikontoret för kontroll av att ekonomiska händelser följs upp och tydliggörande av attestreglementet. Vissa rutiner och processer anses kräva särskild kontroll. Exempelvis bör rutinerna kring arbetet med elsäkerhet säkerställas ytterligare. Vidare bedöms rutiner för ensamarbete behöva inrättas. Kontrollmomenten skyddsronder och arbetsskador och tillbud föreslås sammanföras till rutinen systematiskt arbetsmiljöarbete. Kommunstyrelsens samlade utvärdering En utvärdering av kommunens samlade interna kontroll visar att kontroller har utförts och att inga väsentliga avvikelser har förekommit under år 2013. Kommunstyrelsen bedömer att kommunen i huvudsak har en god intern kontroll.
8 (4) Förslag till beslut Redovisningen av kommunens interna kontrollarbete år 2013 godkänns. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdato la KOMMUN j(cflll"nu(7kdl15112t Fritids- och kulturnämnden 2014-03-25 Blad 3 201-03- 9 FKN 17 Dnr 45/2014 Redovisning av internkontrollplan 2013 Redovisning och uppföljning av internkontrollplan för år 2013 Tf förvalningschef har upprättat en tjänsteskrivelse daterad 18 mars 2014 i ärendet Fritids- och kulturnämndens beslut 1. Redovisningen och uppföljningen av internkontrollplanen för år 2013 godkänns. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad Skickas till: Kommunstyrelsen Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande /W
Andreas Wiik Tf Fritids- och kulturchef 0589-872 07, 073-765 7207 andreas.wllk@arboga.se Datum 2014-03-18 Redovisning av arbete med internkontrollplan 2013, Fritidsoch kulturförvaltningen Internkontrollplanen beslutades av nämnden i mars 2013. Internkontrollen består i huvudsak av förbättring och kontroll av rutiner för förvaltningens ekonomi, ärendehantering samt säkerhetsarbete. Internkontrollen för år 2013 har följts och inga större avvikelser har noterats. Tf Fritids- och kulturchef t å ä l Senast ändrat: 2014-03-18