Redovisning av styrelsens och nämndernas interna kontrollarbete 2010

Transkript

1 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Blad 18 Ks 60 Au 55 Dnr 226/ Redovisning av styrelsens och nämndernas interna kontrollarbete 2010 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten, Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in styrelsens och nämndernas uppföljningar och en utvärdering har gjorts av den interna kontrollen år Ajournering klockan Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram enhetliga rutiner för styrelsens och nämndernas internkontroll. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Redovisningen läggs till handlingarna. Skickas till: Kommunfullmäktige Akten Ordfä, vandes sign. Justerandes sign. Sekreteraren{ son..r Utdragsbestttka J.v 9 1 r_ L

2 ARBOGA KOMMUN Komm u nstyrelseförvaltningen Ekonomikontoret Ekonomichef Ann Björkman ann.bjorkman@arboga.se Datum Redovisning av interna kontrollarbetet 2010 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Förvaltningsövergripande anvisningar och regler ska upprättas. Enligt reglementet ansvarar styrelsen och nämnderna för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen och nämnderna ska årligen i januari månad upprätta en plan för den interna kontrollen under det kommande året. Denna plan ska sedan följas upp i samband med upprättande av årsredovisningen. Det innebär att en uppföljning av styrelsens och samtliga nämnders internkontrollplaner ska redovisas till kommunstyrelsen som ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Revisorerna ska bedöma om den interna kontrollen inom nämnderna har varit ändamålsenlig och säker. Revisorernas bedömning ska utgöra ett underlag till kommunfullmäktige i samband med uttalande om ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in styrelsens och nämndernas planer och uppföljningar för år Nedan sammanfattas den interna kontroll som utförts under år Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Box 45 Smedjegatan 5 vx www. arboga.se Arboga ekonomikontoret@arboga.se

3 ARBOGA KOMMUN 2 (5) Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutade den 10 mars 2008, 30, om internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamheter. Internkontrollplanen omfattar fem punkter: Kontroll ska genomföras att reglerna för att säkra offentlighetsprincipen och att sekretesslagens regler följs. Dessa finns bl a redovisade i IT-handboken. Sex ärenden har kontrollerats via stickprov i ärendehanteringssystemet. Kontrollen visar att offentlighetsprincipen, sekretesslagen och beslutad dokumenthanteringsplan följs. Att reglementet för attestföljs inom förvaltningen ska årligen kontrolleras. De stickprov som gjorts visar att alla bokföringsordrar är sakgranskade och attesterade av två personer som är införstådda med händelsen. Även leverantörsfakturorna är sakgranskade och attesterade av minst två personer vilket ekonomisystemet kräver. De brister som finns är bland kundfakturorna, där vissa inte attesterats av två personer. Detta kommer att ses över och åtgärdas. IT-säkerheten ska kontrolleras att den följer den del av IT-handboken som avser säkerheten om hur användarna hanterar sina datorer och kontorsutrymmen då de inte är på sin plats. Kontrollen utfördes och av totalt 18 kontrollerade rum var det ett rum som inte fick godkänt på två punkter, dörren skall vara stängd och dörren skall vara stängd och låst. Utvecklingscentrum ska kontroller via stickprov att inkomna ärenden återkopplas inom 2 arbetsdagar. Bedömningen är att detta fungerar väl och att ärenden återkopplas inom 2 arbetsdagar. Att jämställdhetsplanen efterlevs ska årligen kontrolleras genom stickprov. Stickprov har inte genomförts. En översyn av jämställdhetsplanen kommer at påbörjas under år 2011 tillsammans med framtagandet av en mångfaldsplan för kommunen. Barn- och utbildningsnämnden De prioriterade områden som ingår i internkontrollplanen för barn- och utbildningsnämnden är ekonomiuppföljning, IT-säkerhet, systematiskt kvalitetsarbete, likabehandlingsplan och kränkande behandling samt obehöriga personer inom skolornas och förskolornas område. Ekonomiuppföljning - förvaltningen har lämnat månatliga rapporter till nämnden. Rapporterna har även lämnats till kommunstyrelsen. IT-säkerhet - de elever som fått egna datorer har fått utbildning i ITsäkerhet samt inom området etik och moral på nätet.

4 ARBOGA KOMMUN 3 (5) Systematiskt kvalitetsarbete - kvalitetsredovisningar har upprättats enligt den årsplan som finns. Skolorna har nu rutiner för uppföljning av måluppfyllelse i alla ämnen i år 3, 5 och 9. Lika behandlingsplan och kränkande behandling - varje verksamhet på varje enskild skola och förskola har upprättat en egen likabehandlingsplan och en plan mot kränkande behandling. Obehöriga inom skolans och förskolans område - skyltar som visar vilka delar av en förskola eller skola som är offentlig plats har tagits fram. Genom denna åtgärd ska det vara möjligt att avvisa obehöriga från områden som inte kan betraktas som offentlig plats. Fritids- och kulturnämnden Internkontrollplanen beslutades av nämnden i april. Internkontrollen består i huvudsak av förbättring och kontroll av rutiner för exempelvis post- och e-posthantering samt rutiner för att kontrollera säkerhet och kvalitet på anläggningar och kommunala badplatser. Rutinerna har setts över och förbättrats under det gångna året. Miljö- och byggnämnden Nämndens interna kontrollplan består av fyra kontrollpunkter. Akuta och extraordinära händelser - i arbetet vid akuta och extraordinära händelser är rollerna mellan räddningstjänst och miljö- och byggnämnden föremål för förbättring. Krishanteringsplanen kommer att uppdateras och rollerna kommer att tydliggöras under år Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)- bland annat har Mälarhälsan inspekterat samtliga arbetsplatser och möte med polisen har planerats in för att prata om hot och våld i samband med tillsynsbesök. Rättssäker myndighetsutövning- stickprov har gjorts fyra gånger under andra halvåret 2010 för att säkerställa att myndighetsutövningen sker på ett rättssäkert vis. Det finns inga anmärkningar på den punkten. Verksamheten har utförts i enlighet med kommunfullmäktiges beslut- det finns inga anmärkningar på den punkten. Socialnämnden Fem punkter har ingått i internkontrollplanen. Delegation - har alla delegerade beslut anmälts till socialnämnden? Kontrollen visar att alla myndighetsbeslut har anmälts. Däremot har exempelvis nya anställningar i vissa fall inte anmälts. Det är nu åtgärdat med nya rutiner. Ekonomirutiner- rapporteras avvikelser i budget till vård- och omsorgschef och förvaltningschef varje kvartal? Rapporteringen har fungerat bra.

5 ARBOGA KOMMUN 4 (5) Frånvarorapportering vid sjukfrånvaro - rapporteras all sjukfrånvaro i Personec? Stickprov visar att rapporteringen har fungerat. Återsökning av intäkter - har återsökning av intäkter skett till exempelvis försäkringskassan och Migrationsverket? Kontrollen visar att återsökning har skett. Rättssäker dokumentation - sker dokumentationen på ett rättssäkert sätt? Dokumentationen sköts i vissa fall fortfarande med papper och penna. Det åtgärdas så snart alla enheter har tillgång till dokumentationssystemet Magna Cura. Tekniska nämnden Tekniska förvaltningen Arbete och kontroll har utförts enligt det internkontrollprogram som fastslagits. Arbetet rapporterades och godkändes till nämnden i slutet av år Internkontrollplanen för år 2010 innehöll sju rutiner som skulle kontrolleras; attest fakturor, postgång internt, brandsäkerhet, arbetsmiljöuppföljning, livsmedelslagens uppföljning, tillsyn av lekplatser på allmän platsmark och kostnader och intäkter jämfört mot budget. Internkontrollen för år 2010 har följts och inga större avvikelser har noterats. Fastighetsförvaltningen Arbete och kontroll har utförts enligt det internkontrollprogram som fastslagits. Arbetet rapporterades till och godkändes av nämnden i slutet av år Internkontrollplanen för år 2010 innehöll sex rutiner som skulle kontrolleras; attest fakturor, brandsäkerhet, arbetsmiljöuppföljning, tillsyn av lekplatser på allmän platsmark, städkvalitet samt kostnader och intäkter jämfört mot budget. Internkontrollen för år 2010 har följts och överskridande i budget finns. Kommunstyrelsens samlade utvärdering En utvärdering av kommunens samlade interna kontroll visar att kontroller har utförts och att vissa avvikelser förekommer. Kommunstyrelsen bedömer att kommunen i huvudsak har en god intern kontroll. Några undantag finns dock. Ett exempel är den ombyggnation av fastigheten Gäddgården 1 som skett under året och som fortsätter under år Kostnaden per kvm för ombyggnationen är mycket hög i jämförelse med gängse genomsnittskostnader för ombyggnationer. Bedömningen är att ombyggnationen inte varit kostnadseffektiv.

6 ARBOGA KOMMUN 5 (5) En revisionsgranskning pågår av ombyggnationen. Granskningen kommer sannolikt att resultera i att ytterligare kontrollmoment måste införas. Förslag till beslut Redovisningen av kommunens interna kontrollarbete godkänns. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN

7 ARBOGA KOMMUN 1 (1) Kom m unstyrelseförvaltningen Ekonomikontoret Ekonom Anna Gröndahl an na. grondah l@arboga.se Datum Uppföljning av intern kontroll år 2010 Kommunstyrelsen Utdrag ur "Verksamhetsberättelse för år 2010 för kommunstyrelsen" samt sammanträdesprotokoll. Barn- och utbildningsnämnden Utdrag ur "Barn- och utbildningsnämndens årsredovisning 2010" samt sammanträdesprotokoll. Fritids- och kulturnämnden Uppföljning av internkontrollplan enligt bilaga samt sammanträdesprotokoll. Miljö- och byggnämnden Redovisning och uppföljning av internkontrollplan samt sammanträdesprotokoll. Socialnämnden Utdrag ur "Årsredovisning socialförvaltningen" med uppföljning av internkontrollplan samt sammanträdesprotokoll. Tekniska nämnden Tekniska förvaltningen samt fastighetsförvaltningen Uppföljning av internkontrollplan samt sammanträdesprotokoll Postadress Besöksadress Telefon ox 45 medjegatan 5 vx Arboga Fax Internat Bankgiro Org.nr ekonomikontoret@arboga.se

8 r ARBOGA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad 17 Ks 27 Au 5 Dnr 220/ Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen år 2010 Från kommunstyrelseförvaltningen har den 19 januari 2011 inkommit verksamhetsberättelse för förvaltningens verksamhet för år 2010 vad gäller årets verksamhet, måluppfyllelse och framtidsfrågor. Verksamhetsberättelsen ger en övergripande beskrivning av den verksamhet som bedrivits under året, en beskrivning av hur förvaltningen lyckats uppnå de av kommunstyrelsen satta målen samt en kortfattad beskrivning av viktiga framtidsfrågor och förvaltningens verksamhet för år Kommunstyrelsen visar på ett negativt resultat på kronor. Resultatet beror främst på att satsningar gjorts på valstugor och kostnader i samband med fastighetsutredningen. Kommunstyrelsens beslut Verksamhetsberättelsen läggs med godkännande till handlingarna. Skickas till: Samtliga enheter inom förvaltningen Samtliga nämnder Akten ordrhandes sign..rasterandes gn. Sekre^erareDs sign. Utdragsbestyrkande

9 I^ltdi-cc^ Ur " l^erl.famh^^lhe fz`e^fe ^-ri^' år20/0 f^- Lommu17 SYYvc/fen 1r Verksamhet Årsbudget Avvikelse Procent Turistbyrå Information och IT Kommunfullmäkti ge _J _ Intern kontroll Kommunstyrelsen beslutade den 10 mars 2008, 30, om internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamheter. Internkontrollplanen omfattar fem punkter: 1. Kontroll ska genomföras att reglerna för att säkra offentlighetsprincipen och att sekretesslagens regler följs. Dessa finns bl a redovisade i IThandboken. Sex ärenden har kontrollerats via stickprov i ärendehanteringssysteinet. Kontrollen visar att offentlighetsprincipen, sekretesslagen och beslutad dokumenthanteringsplan följs. 2. Att reglementet för attest följs inom förvaltningen ska årligen kontrolleras. De stickprov som gjorts visar att alla bokföringsordrar är sakgranskade och attesterade av två personer som är införstådda med händelsen. Även leverantörsfakturorna är sakgranskade och attesterade av minst två personer vilket ekonomisystemet kräver. De brister som finns är bland kundfakturorna, där vissa inte attesterats av två personer. Detta kommer att ses över och åtgärdas. 3. IT-säkerheten ska kontrolleras att den följer den del av IT-handboken som avser säkerheten om hur användarna hanterar sina datorer och kontorsutrymmen då de inte är på sin plats. Kontrollen utfördes och av totalt 18 kontrollerade rum var det ett rum som inte fick godkänt på två punkter, dörren skall vara stängd och dörren skall vara stängd och låst. 4. Utvecklingscentrum ska kontroller via stickprov att inkomna ärenden återkopplas inom 2 arbetsdagar. Bedömningen är att detta fungerar väl och att ärenden återkopplas inom 2 arbetsdagar. 5. Att jämställdhetsplanen efterlevs ska årligen kontrolleras genom stickprov. Stickprov har inte genomförts. En översyn av jämställdhetsplanen kommer at påbörjas under år 2011 tillsammans med framtagandet av en mångfaldsplan för kommunen. 1.6 Framtiden Arbetet med att skapa förutsättningar för ett nytt trygghetsboende fortsätter. Utvecklingen av Vasastaden kommer att prioriteras med inriktning att skapa ett attraktivt och tryggt bostadsområde. 15

10 ARBOGA KOMMUN Barn- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad 7 BLIN 6 Au 5 Dnr 6/ Årsredovisning 2010 Anslag 2010, tkr Redovisat 2010, tkr Avvikelse 2010, tkr Nettokostnad Kostnader Intäkter Barn - och utbildningsnämndens beslut 1. Nämnden godkänner årsredovisningen för år Arsredovisningen för år 2010 överlämnas till kommunfullmäktige. Skickas till: Ekonomikontoret/kommunfullmäktige (årsredovisningen 2010) Drdrörandes sign, Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdmgsbestyrkande lp-

11 13 U+dYZ5 Ur 1v11-och c,th ldntiyistimndin 1 driktl vifn,h jj 20/0" Internkontroll Barn- och utbildningsnämnden har under året prioriterat fem områden: Ekonomiuppföljning, obehöriga personer inom skolans område, IT-säkerhet, likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling samt systematiskt kvalitetsarbete. Varje månad gör förvaltningen en uppföljning av ekonomin och rapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden. Nämnden har under år 2010 lämnat dessa månatliga rapporter vidare till kommunstyrelsen. En mer utförlig delårsrapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen efter sju månader. I övrigt följer förvaltningsledningen kontinuerligt de olika verksamheternas ekonomiska utveckling. Skyltar som visar vilka delar av en förskola respektive skola som är offentlig plats har tagits fram. Genom denna åtgärd skall det vara möjligt att avvisa obehöriga från områden som ej kan betraktas som offentlig plats. Skyltar finns nu uppsatta på de mest utsatta enheterna. I samband med utvecklingen av Rexnet har IThandledaren tagit fram förslag till hur information till föräldrar och berörd personal skall hanteras för att dessa skall få kunskap om gällande regelverk avseende IT-säkerhet. I övrigt förs dialog med IT-avdelningen om detta. I samband med att alla elever genom projektet DigiLär i årskurs 7-9 inom grundskola och särskola har fått egna bärbara datorer har de fått information och utbildning om hur datorer skall hanteras och nyttjas på ett etiskt och lagmässigt korrekt sätt Från och med vårterminen 2010 har varje verksamhet på varje enskild skola upprättat en egen likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling. Likaså har från och med vårterminen 2010 den obligatoriska särskolan en egen likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling. Inom samtliga verksamheter och på samtliga enheter har barn/elever samt föräldrar deltagit i framtagandet av dessa planer, Självfallet kommer detta arbete att ske varje år i enlighet med bestämmelserna i skollagen. Arbetet avslutades vårterminen 2010 men kommer därefter att revideras årligen. Det systematiska kvalitetsarbetet inom barn- och utbildningsförvaltningen följer ett i förväg upprättat årshjul med en tidsplan. Detta årshjul revideras årligen med utgångspunkt från olika statliga eller kommunala krav på kvalitetsarbetet. Barnkonsekvensbeskrivning Eftersom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde såväl när det gäller förskoleversamhet, fritidshemsverksamhet, förskoleklass, grund- och obligatorisk särskola som gymnasium omfattar och berör barn och ungdomar, så vägs självfallet konsekvenser för dessa grupper in i de underlag som tas fram inför beslut i barn- och utbildningsnämnden. Under år 2010 har - som nämnts på annan plats i denna årsredovisning - krav på besparingar ställts på barn- och utbildningsnämnden. Möjligheterna att följa rutin fdr barnkonsekvensbeskrivning vid minskad medelstilldelning är begränsade. Vid två tillfällen under år 2010 har särskilda barnkonsekvensanalyser genomförts, Detta skedde dels inför nämndens beslut om att överföra årskurs 6 från Götlunda skola till Gäddgårdsskolan, dels inför beslutet att överföra kostverksamheten till Tekniska förvaltningen. Framtidsanalys Generellt kan konstateras att skolväsendet står inför många och stora förändringar under de närmaste åren. En ny skollag träder i sin helhet i kraft 1 juli Samtliga skolformer kommer att få nya Läroplaner och nya kursplaner under år 2011 bortsett från den kommunala vuxenutbildningen, som kommer att - få det påföljande år. Ett nytt betygssystem införs och fler årskurser än tidigare kommer att få betyg. Utvecklingsarbetet under år 2011 kommer i hög grad att inriktas på implementeringen av dessa reformer i Arboga, För Arbogas del kommer befolkningsförändringar och en förändrad arbetsmarknadssituation inom vanligt förekommande arbetspendlingsavstånd kan få stor betydelse för hur barn- och utbildningsnämndens verksamheter kan organiseras de närmast åren. De allt mindre barnkullarna har - som ovan sagts - minskat trycket på förskolan. Minskningen fortsätter under de närmast kommande åren. Detta kommer på sikt att öka möjligheterna att uppfylla de politiska målsättningarna att minska barngruppernas storlek. Även om allmän förskola för 3-åringar införts från , kommer antalet barn i förskolan att minska under de närmaste åren som följd av minskade barnkullar.

12 ARBOGA KOMMUN Fritids- och kulturnämnden Semmentrådesdatum Blad 10 FKN 18 Dnr 51/ Internkontrollplan 2010 Förvaltningschefen redovisar internkontrollplanen för 2010 enligt bilaga. Fritids- och kulturnämndens beslut Internkontrollplanert för år 2010 godkänns. f Ordförandes sign. Justerandes sign. Q't. f A L- Sekreterarens sten. Utdragsbestyrkande /1, l t"il/

13 ARBOGA KOMMUN Fritid- och kulturförvaltningen Datum (2) Process, Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning Kontrollmetod Rapporteras till Väsentlighets- Åtgärder mm, Rutin, utförs och risk~ System bedömnin Märkning och Enhetschef Påsk- och Inventering. Förvaltningschefen Kännbar Ej genomförd. Register för registreringi höstlovs möjlig Utreds inventarier. inventarieförteckning. veckan. Kommunge*nencan, t register. Ej Prio Fakturahantering Varan, tjänsten Respektive Löpande Sakgranskning Överordnad chef Allvarlig Tas upp med och attest erhålles chef/beställare och attest Mindre personalen och rutin sannolik skapas på varje enhet enligt re ementet. Aterrapportering vid Enligt Den som Löpande till Aterrapportering Den som delegerat Lindrig Utförd delegationsbeslut delegationsordning delegerat FKN Möjlig Vattenprovtagning fysiskt hämtat vatten Maskinist, Dagligen Okulär och Resp chef Allvarlig Utförd från resp. badplats vaktmästare Ekbacksbadet, kemisk analys Osannolik varannan vecka sjöbad Kontroll av säkerhet Anläggnings Enligt den Enligt Enhetschef Allvarlig Nedskrivna rutiner Verkställa säkerheten och funktion ansvarig. framtagna vedertagna möjlig och utbildning för på anläggningarna rutinen regler och personal tas fram. rutiner. Pågår-. slutförd Löpande Att regelverket följs Respektive Månadsvis Webprognos i Fritids- och Allvarlig Utförd ekonomiskuppföljning enhetschef ekonomisystemet kulturnämnden Osannolik och bokslutsro

14 Process, Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning Kontrollmetod Rapporteras Väsentlighets- Rutin, utförs till och risk- Åtgärder mm, System bedömning Redovisning Att regelverket Enhetsadministratör Månadsvis Månadsvis Enhetschef Allvarlig Nedskrivna rufiner och och förvaring av följs Arbetsledare/ avstämning balanskonto Möjlig utbildning för personal. kontantkassor eråieischef avstämning och Utförd dokumentering Att regelverket Arbetsledare/ Årsvis Genomgång av Enhetschef/ Allvarlig Nedskrivna Rättigheter och följs Enhetschef regler vid Förvaltnings Möjlig arbetsplaner/ansvarsområ skyldigheter personalmöte chef den med utvärderingar, (arbetsplaner) diskussioner på personalmöten. Pågår, ej slutförd Personal- Att regelverket Arbetsledare, Kontinuerlig Personalmöte Enhetschef/ Allvarlig Information om regler befrämjande följs enhetschef och och Förvaltnings Möjlig genomförs regelbundet på åtgärder förvaltningschef medarbetarsamtal chef personalmöten Posthantering Inkommande post Postansvarig. När det Tas upp i Förvaltnings Arbete pågår att skapa stämplas, förs in gäller e-post ligger samband med chef rutinen och i vissa fall ansvaret att del och diarieförs. Detta vidarebefordra e-post årsbokslut gäller även e-post som skall diarieföras till postansvarig på varje enskild tjänsteman.

15 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Miljö- och byggnämnden Sammanträdeedaturn Blad 5 Mbn 3 Dnr 20/ Intern kontrollplan förår 2010 Förvaltningschefen redovisade upprättat förslag, daterad 18 januari 2010, till intern kontrollplan för miljö- och byggnämnden Miljö- och byggnämndens beslut Intern kontrollplan 2010 daterad den 18 januari 2010 godkänns. Skickas till Ledamöter och ersättare i miljö- och byggnämnden + handling Miljö- och byggförvaltningens personal + handling Akten 1 O,dfarandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens Sign. Uldragsbestyrkande C oao [ d2albm

16 ARBOGA KOMMUN DaWm Dnr 20/ Intern kontrollplan för miljö- och byggnämnden 2010 Process Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Akuta och extraordinära Innehåll i Krishanteringsplan relevant och tillräckligt. händelser Förvaltningschef Varje kvartal Systematiskt Handlingsplan och rutiner är arbetsmiljöarbete aktuella, relevanta och följs Förvaltningschef 1 gång per år Ärendehantering vid Rättssaker myndighetsutövning mot myndig- enskild sker i enlighet med hetsutövning gällande rätt. Förvaltningschef Fortlöpande Verksamheten bedrivs i Verksamhet enlighet med av KF enligt kommun- fastställda styrdokument Förvaltningschef Fortlöpande fullmäktigebeslut (Policydokument, program etc, Fullständig genomgång Genomgång handlingsplan o rutiner Stickprov 4 ärenden/mån Uppföljning av samt information till personal avs. 1 styrdok/mån san likhed sannoolikhet Allvarlig/möjlig Allvarlig/möjlig Allvarlig/möjlig Allvarlig/möjlig Fastställd av miljö- och byggnämnden den 28 januari 2010, 3.

17 VÄSTRA MÄLARDALENS MYNDIGHETSFÖRBUND INTERN KONTROLLPLAN Datum Till Förbundsdirektionen VMMF alla medarbetare 1(3) Redovisning av Intern kontrollplan för år 2010 Bakgrund Den interna kontrollplånen för 2010 fastställdes av MBN den 28 jan De områden som ingår i den interna kontrollplanen är följande - akuta och extraordinära händelser - systematiskt arbetsmiljöarbete - rättssäker myndighetsutövning - verksamhet enligt kommunfullmäktigebeslut Nedan redovisas de aktiviteter och resultat som är vidtagna under år Resultat Akuta och extraordinära händelser Kontroll: Innehåll i Krishanteringsplan ska vara relevant och tillräckligt Ansvar: Förvaltningschef Frekvens: Varje kvartal Metod: Fullständig genomgång Konsekvens/sannolikhet: Allvarlig / möjlig Aktiviteter Krishanteringsplanen, som hanteras av beredskapssamordnare Lena Mäenpää, har varit föremål för uppdatering under året. Under jan 2011 har möte genomförts med Lena M och vi har fått information samt anvisningar om vårt innehåll i Krishanteringsplanen Vi kommer också att deltaga i en nödlägesövning som arrangeras av Räddningstjänsten under våren, där ett olje/dieselutsläpp kommer att ske i Arboga-ån. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internt Bankgiro Org.nr Box 19 Gunnarsrovägen 2 Vx Arboga Vx www kunosor se

18 VÄSTRA MÄLARDALENS MYNDIGHETSFÖRBUND 2 (3) Systematiskt arbetsmiljöarbete Kontroll: Innehåll i Krishanteringsplan ska vara relevant och tillrckligt Ansvar: Förvaltningschef Frekvens: Varje kvartal Metod: Fullständig genomgång Konsekvens/sannolikhet: Allvarlig / möjlig Aktiviteter Mälarhälsan har under hösten 2010 genomfört en kartläggning av respektive medarbetares arbetsplats. Vissa åtgärder är genomförda under slutet av 2010 och de återstående åtgärderna kommer att genomföras i början av Vi har också kartlagt behovet av samt upphandlat rätt personlig skyddsutrustning och arbetskläder. Vi har för avsikt att låta alla genomgå en läkarundersökning för att få hälsostatus. Vi har många medarbetare som exponeras i miljöer som kana vara av hälsopåverkande karaktär och som kan ge hälsoeffekter efter lång tid. Vi har även utsett ett skyddsombud. Rättssäker myndighetsutövning Kontroll: Ärendehantering vid myndighetsutövning mot enskild sker i enlighet med gällande rätt Ansvar: Förvaltningschef Frekvens: Fortlöpande Metod: Stickprov 4 ärenden/månad Konsekvens/sannolikhet: Allvarlig / möjlig Aktiviteter Från perioden jan-juli genomfördes inga stickprov och detta resulterade i en skriftlig avvikelse utfärdad av ordföranden i MBN. Kravet var att genomföra stickprov varje månad från aug-dec. Vi har genomfört 3 st omgångar stickprov dels på 4 st bygglovsärenden dels 4 st miljöärenden.alla har ej givit några anmärkningar. Verksamhet enligt kommunfullmäktigebeslut Kontroll: Verksamheten bedrivs i enlighet med av KF fastställda styrdokument Ansvar: Förvaltningschef Frekvens: Fortlöpande Metod: Uppföljning av samt information till personal avseende 1 styrdok/månad Konsekvens/sannolikhet: Allvarlig / möjlig

19 VÄSTRA MÄLARDALENS MYNDIGHETSFÖRBUND 3 (3) Aktiviteter Vi har på förvaltningsmötena gått igenom följande styrdokument: - riktlinjer för representation - riktlinjer för personalvårdsförmåner - personuppgiftslagen - systematiskt arbetsmiljöarbete - systematiskt brandskyddsarbete (Mats Forsberg, Räddningstjänsten) Arboga den 5 febr 2011 Stephan Wrang Förbundschef

20 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden Sommantrddesdatum Blad 13 SN 12 Dnr 9/ Uppföljning av Intern kontrollplan och antagande av ny Kommunfullmäktige antog den 31 augusti 2006, 81, ett reglemente för Intern kontroll jämte tillämpningsanvisningar. Enligt reglementet och tillämpningsanvisningarna ska nämnden senast under januari månad anta en intern kontrollplan för innevarande år. Antagen intern kontrollplan ska också följas upp. Tjänsteskrivelse daterad den 21 januari 2010 redovisas för nämnden. Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att godkänna redovisningen av 2009 års interna kontroll och anta den föreslagna planen som ny intern kontrollplan för Skickas till: Kommunstyrelsen ordförandes sign, dusterentles sign. Sekretetafens stan. Uttlragsbestyrkantle

21 & Sår "/ rf^zdovjfn. Yj - 20/0 Saaå / 41 des ANM resultat. Två nya anställningar; en praktiksamordnare och en arbetsledare för Föreningsprojektet har gjorts under året och båda är från och med den 1 januari 2011 tillsvidareanställda. Båda tjänsterna är finansierade via ersättningen från Arbetsförmedlingen för Fas 3 platser. På investeringssidan har AME införskaffat en ny gräsklippare vidare har en skurmaskin, en tvättmaskin, en däckmaskin tvingats ersättas dessutom har lyftutrustning och verktyg på elektroniken förbättrats och kompletterats. Genom ungdomsprojektet har också jobbcentrets datautrustning förnyats. Vård och omsorg har investerat i datorer, tid och insatsplaneringsverktyg i Hemtjänsten, inventarier vid ombyggnad Hällbacken och inventarier vid nytt Trygghetsboende inom Enheten för funktionshinder. IFO har investerat i datorer. Den största investeringen under året är införandet av verksamhetssystemet Magna Cura. 2.4 Intern kontroll Delegation Kontrollmoment: anmälan och rapportering av delegation skall kontrolleras av nämndsekreterare 1 ggr/år och rapporteras till förvaltningschef. Kontroll genomförd och den smärre avvikelse som fanns, anmälan av alla anställningar, rapporteras till VoO-chef och har åtgärdats. Ekonomirutin Kontrollmoment: Ekonom ska kvartalsvis vid prognosarbetet kontrollera att rutin vid budgetavvikelse följs och vid avvikelse rapportera till förvaltningschef samt VoO-chef. Under året har ekonomin följts mer ofta än kvartalsvis då ett underskott rapporterats. VoO-chef har under året arbetat fram en modell för att mer finskaligt följa att resurser styrs efter behov. IFO-chefen arbetar med att i utredning där dygnet-om-vård föreslås alltid redovisa alternativet med öppenvård. Frånvarorapportering vid sjukfrånvaro Kontrollmoment: Alla chefer ska via stickprov kontrolla att sjukfrånvaro anmäls i Personec P, vid avvikelse ska rapport ske till förvaltningschef. 23

22 Då sjukanmälan gjorts har detta noterats och har sedan månadsvis följts upp i Personec P. Ingen avvikelse har konstaterats. Sociala kontrakt Vid genomgång av rutinerna för sociala kontrakt konstaterades att en processkartläggning för hela processen sociala kontrakt behövde göras. Detta medför att vi kommer att införa nya rutiner som fortsättningsvis kommer att följas upp. Återsökning av intäkter Återsökning av de intäkter som IFO har möjlighet att återsöka fungerar på olika sätt. I en del fall har vi möjlighet att efter beslut om beviljat ekonomiskt bistånd, med persons samtycke, få återbetalning från FK. Denna rutin fungerar väldigt väl då vi kan använda bevakning i vårt verksamhetssystem. För återsökning från t.ex Migrationsverket fungerar rutinen väl. Råttsäker dokumentation Biståndshandläggare, Hemsjukvård och Rehabilitering, några enheter inom EFF, och hemtjänsten har under året infört dokumentationssystemet Magna Cura, medarbetare har fått utbildning i systemet. Systemet är ett verktyg för att ytterligare säkra verkställighet och god dokumentationen i våra verksamheter. Magna Cura skall fortlöpande införas inom samtliga verksamheter inom vård och omsorg. Tills det att Magna Cura finns på alla enheter fortsätter dokumentation med penna och papper. 2.5 Barnkonsekvensbeskrivning Under 2010 genomfördes två barnkonsekvensbeskrivningar inför beslutsfattande. 2.8 Framtiden Inom en snar framtid har ledningsgruppen för vård och omsorg samtliga enhetschefstjänster tillsatta, det skapar goda förutsättningar att ta vid och fortsätta kvalitetsutvecklingen i enheterna inom vård och omsorg. Fortsätta arbeta med de av Socialnämnden fastslagna målen, brukarnas inflytande och delaktighet, vårdgarantier med tidsangivelser. Vi utvecklar för att skapa en trygg och meningsfull vardag för våra brukare, ha kompetenta medarbetare, vara en attraktiv arbetsgivare och ha budget i balans. Möta omvärldsfaktorer med fler äldre, möjlighet att bo kvar i det egna hemmet, lagförändringar, införande av LOV. Fortsätta dokumentation med införande av dokumentationssystemet Magna Cura och personalplanering systemet Time Care, 24

23 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Sammanträdesdatum Blad 12 TN 172 Dnr 248/ TNAU 114 Uppföljning av tekniska förvaltningens internkontroilplan 2010 Förvaltningschefen redovisar en uppföljning av tekniska förvaltningens internkontrollplan Tekniska nämndens beslut Uppföljningen av tekniska förvaltningens internkontrollplan 2010 godkänns och läggs till handlingarna. Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

24 ARBOGA KOMMUN Uppföljning av Tekniska förvaltningens internkontrollplan 2010 Tekniska förvaltningen

25 internkontrollplan 2010 Innehåll Uppföljning av internkontrollplan år Attest fakturor Kontrollmomentet Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Postgång internt Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Brandsäkerhet Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Arbetsmiljöuppföljning, lagstadgad Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Driftavdelningen Uppföljning VA-avdelning Uppföljning Kostavdelningen Uppföljning Livsmedelslagens uppföljning Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Tillsyn av lekplatser på allmän platsmark Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Sammanfattning

26 internkontrollplan 2010 Uppföljning av internkontrollplan år 2010 Internkontrollplan för 2010 innehöll sju stycken rutiner som skulle kontrolleras. 1.1 Attest fakturor Kontrollmomentet Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner följs upp Kontrollansvar Tekniska förvaltningens ekonom Kontrollmetod Utförts genom stickprov Uppföljning Inga avvikelser har konstaterats. 1.2 Postgång internt Kontrollmoment Kontrollmomentet består i att utarbetade rutiner och körschema följs Kontrollansvar Driftchefen Kontrollmetod Utförs genom stickprov Uppföljning Internkontroll har utförts den 18/6-10 för Miljö och Byggförvaltningen. Representant från MoB samt 3 från Driftavdelningen har haft en genomlysning av rutiner i samband med flytt av MoB-förvaltningen. Inga anmärkningar för Driftavdelningens åtaganden har framförts. Driftavdelningens tjänster har varit till belåtenhet. Några övriga och allmänna frågor som framkom vid mötet: Inga övriga frågor framkom De nya rutinerna har kontrollerats ytterligare under året, och har fungerat. 5

27 internkontrollplan Brandsäkerhet Kontrollmoment Genomförs genom systematiskt brandskyddsarbete Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Utförs genom stickprov Uppföljning Brandskyddsrond har utförts i kommunförrådets lokaler. Anmärkningar har åtgärdats. Vidareutbildningar för föreståndare brandfarlig vara har genomförts. Grundkurs i brandskyddsarbete har genomförts. Kurser i heta arbeten hålls kontinuerligt. Från VA-avdelningen rapporteras att Räddningstjänsten kontrollerat all släckningsutrustning. Brandlarmet vid Vattenverket kontrolleras varje månad av driftpersonalen. Brandskyddsdokumentationen finns vid Arboga vattenverk- och avloppsreningsverk. Utbildningar är genomförda. Kontroller som utförts under året: Tillsynen på driftavdelnings depå av brandfarliga varor har genomförts genom de nya reglerna. Åtgärder pågår. Bradsläckare besiktas en gång per år av Räddningstjänsten gäller samtliga kommuners registrerade släckare, besiktningar är utförda. 1.4 Arbetsmiljöuppföljning, lagstadgad Kontrollmoment Uppföljning av att Arboga kommuns arbetsmiljöpolicy följs Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Utförs genom stickprov. 6

28 internkontrollplan Uppföljning Driftavdelningen Arbetsmiljöarbete på driftavdelningen pågår kontinuerligt. Sjuktalen är låga. Arbete med att framställa en ny lättöverskådlig arbetsmiljöpärm med tillhörande checklistor samt handlingsplaner beräknas att vara färdigställt i sin helhet till maj Arbetsmiljöåtgärder som utförts under året: Lagstadgade utbildningar för arbetsredskap, trycksatta anordningar, arbete på hög höjd, säkerhet på väg, m m Utbildningslista/utbildningsplan är framtagen Inventering av systematiskt arbetsmiljöarbete har utförts Skyddsronder har utförts Arbetsmiljöplaner för projekt med större arbetsmiljörisker har upprättats Organisation samt utbildning avseende el-delegation måste ses över på grund av bolagisering Arbetsmiljöåtgärder i personalutrymmen har slutförts i Driftavdelningens lokaler Ergonomiska hjälpmedel har köpts in vid behov, såsom fotstöd mm Friskvård bedrivs med högt deltagande Medarbetarsamtal har genomförts 100 % Lönesamtal har genomförts 100 % Uppföljning VA-avdelning Från VA-avdelningen rapporteras att arbetsmiljön behandlas vid varje personalmöte. Nörijus har monterats på Arboga vattenverk- och avloppsvattenverk. Fallskyddsutrustning har införskaffats för arbete under marknivå. Inspektionsluckor har bytts till nya i rötkammarens topp. Nya persongasvarnare har införskaffats. Nytt grovrensgaller har installerats i Götlunda reningsverk Uppföljning Kostavdelningen Från kostavdelningen rapporteras att arbetsmiljön diskuteras vid varje arbetsplatsträff samt att arbetsmiljön prioriteras vid varje investeringsåtgärd. Gäddgårdsskolåns matsal är renoverad. Gryta med omrörare är installerad i Götlunda skola Uppföljning Vid förvaltningens lokaler med adress Smedjegatan har skyddsrond genomförts och några mindre anmärkningar har noterats. Bristerna är åtgärdade. Ny skyddsrond kommer att genomfras inom 6 månader. 7

29 internkontrollplan 2010 Eventuella olyckor och tillbud rapporteras omgående enligt Arboga kommuns arbetsmiljöpolicy. 1.5 Livsmedelslagens uppföljning Kontrollmoment Kontrollmomentet består i att gällande egenkontrollprogram följs Kontrollansvar Kostchefen Kontrollmetod Revidering av befintligt program, innebärande genomgång av arbetsrutiner vilka finns beskrivna i program Uppföljning Kostavdelningen rapporterar att revidering av alla program är genomförd samt att utbildning har skett vid ett tillfälle under året. 1.6 Tillsyn av lekplatser på allmän platsmark Kontrollmoment Uppföljning av att gällande regelverk följs Kontrollansvar Driftchefen Kontrollmetod Utförs genom stickprov Uppföljning Samtliga kommunägda lekplatser har besiktats i egen regi och bristerna har åtgärdats. De allmänna lekplatsernas återställning har lagts ut på flera år. 1.7 Kostnader och intäkter jämförs mot budget Kontrollmomentet Ekonomisk prognos Kontrollansvar Respektive avdelningschef. 8

30 internkontrollplan Kontrollmetod Kontogenomgång Uppföljning Förutom de interna analyserna har tekniska förvaltningen tagit fram sju stycken prognoser för nämndbehandling. En till prognos ska presenteras under november. Ett tidsrapporteringsystem och ett arbetsordersystem har införskaffats och beräknas vara i drift under första kvartalet Sammanfattning Internkontrollen för år 2010 har följts och inga större avvikelser har noterats. 9

31 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Sammantradesdatum Blad I1 TN 171 Dnr 58/ , 248/ TNAU 117 Uppföljning av internkontrollplan för fastighetsförvaltningen 2010 Fastighetsingenjören redovisar en uppföljning av fastighetsförvaltningens internkontrollplan för Tekniska nämndens beslut Fastighetsförvaltningens uppföljning av internkontrollplan 2010 godkänns och läggs till handlingarna. Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

32 ARBOGA KOMMUN Uppföljning av Fastighetsförvaltningens internkontrollplan 2010 Fastighetsförvaltningen

33 Fastighetsförvaltningens internkontrollplan 2010 Innehåll Uppföljning av internkontrollplan år Attest fakturor Kontrollmomentet Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Brandsäkerhet Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Arbetsmiljöuppföljning, lagstadgad Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Driftavdelningen Tillsyn av lekplatser på allmän platsmark Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Städkvalitet Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Kostnader och intäkter jämförs mot budget Kontrollmoment Kontrollansvar Kontrollmetod Uppföljning Sammanfattning...7 3

34 Fastighetsförvaltningens internkontrollplan 2010 Uppföljning av internkontrollplan år 2010 Internkontrollplan för 2010 innehöll sex stycken rutiner som skulle kontrolleras. 1.1 Attest fakturor Kontrollmomentet Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner följs upp Kontrollansvar Fastighetsförvaltningens ekonom Kontrollmetod Utförts genom stickprov Uppföljning Inga avvikelser har konstaterats. Attesträtten avseende städverksamheten har under året flyttats till tekniska förvaltningen. 1.2 Brandsäkerhet Kontrollmoment Genomförs genom systematiskt brandskyddsarbete Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Utförs genom stickprov Uppföljning Inventering av det systematiska brandskyddsarbetet har utförts under året med hjälp av externt inhyrd konsult. Förbesiktningar av tillsynspliktiga objekt har genomförts som delvis resulterat i åtgärder. Utbildningsplan har tagits fram för förvaltningen, men då de omfattande organisationsförändringar som planeras. för verksamheten ej är klart definierade, så har bara delar av utbildningsplanen kunna genomföras. 5

35 Fastighetsförvaltningens internkontrollplan Arbetsmiljöuppföljning, lagstadgad Kontrollmoment Uppföljning av att Arboga kommuns arbetsmiljöpolicy följs Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Utförs genom stickprov Uppföljning Driftavdelningen På varje arbetsplattsträff finns arbetsmiljö med som en diskussionspunkt 1.4 Tillsyn av lekplatser på allmän platsmark Kontrollmoment Uppföljning av att gällande regelverk följs Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Utförs genom oberoende part Uppföljning Samtliga kommunägda lekplatser besiktas genom samordning på tekniska förvaltningen. 1.5 Städkvalitet Kontrollmoment Att städning utförs enligt uppgjorda städrutiner Kontrollansvar Städinspektör Kontrollmetod Stickprov av ifylld checklista Uppföljning Genomgång av befintliga instruktioner och avstämning mot beställare har utförts. Under året har verksamheten flyttats till tekniska förvaltningen. 6

36 Fastighetsförvaltningens internkontrollplan Kostnader och intäkter jämförs mot budget Kontrollmoment Ekonomisk prognos Kontrollansvar Respektive avdelningschef Kontrollmetod Kontogenomgång Uppföljning Ett arbetsordersystem har implementerats. 1.7 Sammanfattning Internkontrollen för år 2010 har följts men överskridande kommer att ske enligt driftbudgetens prognoser. Avvikelser finns även i driftbudgeten. Driftprojektet avseende Gäddgården 1 kommer att göra ett överskridande jämfört med budget, dock kommer inte hela utrymmet i driftbudgeten att nyttjas avseende verksamhetsfastigheter. 7