Granskning av styrning och uppföljning av nämndernas verksamhetsmål Årsredovisning 2007

Revisionsrapport* Granskning av styrning och uppföljning av nämndernas verksamhetsmål Årsredovisning 2007 Täby kommun Mars 2008 Johan Karlander *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte...2 2 Utgångspunkter för granskningen...2 2.1 Styrprinciper... 2 2.2 Bokslutsanvisningar... 3 3 Nämndernas rapportering...4 3.1 Kommunstyrelsen... 4 3.1.1 Bedömning...5 3.2 Stadsbyggnadsnämnden... 5 3.2.1 Bedömning...6 3.3 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd... 6 3.3.1 Bedömning...6 3.4 Kultur- och fritidsnämnden... 7 3.4.1 Bedömning...7 3.5 Socialnämnden... 8 3.5.1 Bedömning...9 3.6 Barn- och grundskolenämnden... 9 3.6.1 Bedömning...10 3.7 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden... 10 3.7.1 Bedömning...11 4 Samlad bedömning...11 1

1 Bakgrund och syfte Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av revisorerna i Täby kommun att utifrån årsredovisningen för 2007 granska styrningen och uppföljningen av nämndernas verksamhetsmål. Kommunfullmäktige ska enligt Kommunallagen (8 kap. 5 ) besluta om mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Nämndernas uppfyllelse av dessa mål ska redovisas i delårsrapport och årsredovisning enligt krav i Lagen om kommunal redovisning, 4 kap. 5. Enligt Kommunallagen (KL) 9 kap, 9a, ska revisorerna bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. 2 Utgångspunkter för granskningen 2.1 Styrprinciper Målstyrningsprocessen i Täby kommun är uppbyggd på följande sätt: Verksamhetsidé Verksamhetsidén sammanfattar den verksamhet som kommunen erbjuder Täbyborna: Täby kommun är till för Täbybornas gemensamma angelägenheter utbildning, omsorg, kultur och samhällsbyggnad och erbjuder valfrihet och trygghet i en väl utvecklad stadsmiljö i nära kontakt med naturen. Kännetecken Kännetecken är de värdeord som verksamheten präglas av. Täby kommuns verksamhet ska beskrivas utifrån ledorden arbetsglädje, föregångare, stolthet och servicevilja. Inriktningsmål Inriktningsmål uttrycker den politiska ambitionen på längre sikt, d v s visar den önskvärda inriktningen. Inriktningsmålen är i regel inte mätbara i ett kort perspektiv. Utifrån inriktningsmålen fastställs effektmål. Effektmål Effektmålen är de tillstånd som ska uppnås under verksamhetsåret eller vid en viss tidpunkt. Effektmålen visar i vilken utsträckning verksamheten utvecklas i den önskvärda

riktningen. De är alltid mätbara på kort sikt och indikerar om målet är på väg att uppnås. Fullmäktige anger vilka av målen som rapporteras till fullmäktige och när det ska ske. Uppföljning av effektmål Här identifieras avvikelse mellan effektmål och det verkliga utfallet. Utvärdering av effektmål I detta moment av målstyrningen värderas uppföljningsresultatet. Här görs bedömningen om resultatet varit bra/dåligt i förhållande till de förutsättningar som funnits. Utvärdering ligger till grund för beslut om ev ändrade mål och/eller resurser. Vid konflikt mellan måluppfyllelse och erforderliga resurser utgör fastställd årsbudget en ekonomisk restriktion. 2.2 Bokslutsanvisningar Kommunledningskontoret har distribuerat bokslutsavisningar, det vill säga en mall för hur årets arbete ska redovisas, till nämnderna. Av mallen, som visserligen lämnar en del tolkningsutrymme för nämnderna, framgår att respektive nämnd ska redovisa måluppfyllelsen på flera sätt. För det första ska en bedömning göras avseende hur framgångsrik nämnden har varit. Antalet mål ska redovisas och en bedömning ska göras gällande inriktningsmålens möjlighet till förverkligande. För det andra ska de mest strategiska effektmålen redovisas för sig. Nämnderna uppmanas att problematisera kring frågor som sambandet mellan aktivitet och måluppfyllelse. För det tredje ska uppfyllelsen av alla effektmål sammanställas och redovisas i en särskild matris. 3

3 Nämndernas rapportering 3.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen (KS) redovisar måluppfyllelsen huvudsakligen i linje med bokslutsanvisningarna. Vissa mål kommenteras särskilt. Kommunstyrelsen har för verksamhetsår 2007 totalt 14 inriktningsmål och 44 effektmål. Som framgår av sammanställningen nedan är utvärdering inte möjlig för 21 av dessa mål. Det kan konstateras att 20 av målen är och att tre inte är. Av de 21 effektmål som inte har följts upp är 16 beroende av enkätundersökningar (Medborgarundersökning samt Täbyenkäten till ungdomar i åk 7, 9 samt åk 2 på gymnasiet) som genomförs under 2008. Fyra effektmål har inte kunnat utvärderas på grund av att svarsfrekvensen varit för låg vid undersökning. Majoriteten av de icke utvärderingsbara målen är kommungemensamma. KS Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Kommungemensamt 19 12 6 1 Drogförebyggande 5 5 0 0 arbete Central administration 1 0 1 0 VESP 2 1 1 0 Fastighetsförvaltning 2 0 2 0 Näringsliv 9 2 5 2 Konsult och service 2 0 2 0 IT-avdelning 4 1 3 0 TOTALT: 44 21 20 3 Icke effektmål: Kommungemensamma - Förslag till detaljplan för utvecklingen av Täby centrum ska kunna antas av fullmäktige under 2007. Näringsliv Det lokala företagsklimatet ska i Svenskt Näringslivs mätningar 2007-2009 vara bland de fem främsta i landet. Näringsliv Utvecklingen av företagande ska i Företagarnas och UC:s mätningar 2007-2009 vara bland de fem bästa i länet. 4

3.1.1 Bedömning Vi bedömer inte KS målstyrning och uppföljning av målen som helt tillfredsställande. Det främsta skälet till detta är att KS har antagit ett flertal mål som inte har varit möjliga att utvärdera. Då det viktigaste kännetecknet för ett effektmål är dess mätbarhet på kort sikt kan det finnas skäl till att i målformuleringen vara tydligare med när utvärdering ska ske. I de fall uppföljning varit möjlig har KS i jämförelse med föregående år tydligt tagit ställning till om ett mål är att betrakta som uppfyllt eller inte, även om undantag finns. Däremot saknar vi, liksom föregående år, en egen värdering av måluppfyllelsen, där KS tar ställning till huruvida måluppfyllelsen i stort är att betrakta som tillfredsställande eller inte. 3.2 Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämndens (SBN) redovisning ligger förhållandevis väl i linje med bokslutsanvisningarna. Alla effektmål återrapporteras och av de elva målen har sju uppfyllts. Gällande de mål som inte har uppfyllts respektive inte har kunnat utvärderas får läsaren en bild av hur nämnden arbetat med målen. SBN Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Fysisk planering 1 2 0 1 1 Fysisk planering 2 1 0 1 0 Gator och vägar 4 1 3 0 Park 3 0 2 1 Vatten och avlopp 1 1 0 0 TOTALT: 11 2 7 2 Icke effektmål: Fysisk planering handläggningstiden för bygglov är genomsnittligt inte längre än 45 dagar. Park Att berika innehållet i parkerna. Parkpolicyns funktionskrav för rabattytor och prydnadsbuskage är genomförda till 100 % i slutet av år 2007. 5

3.2.1 Bedömning Uppföljning och målstyrning bedöms som tillfredsställande. Måluppfyllelsen återrapporteras huvudsakligen på ett tydligt sätt och majoriteten av målen är. 3.3 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd (SRMH) följer bokslutsanvisningarna på ett mycket välstrukturerat och ändamålsenligt sätt. Nämnden redogör för sin roll i förhållande till målen och deras uppfyllelse och konstaterar att de möjligheter som finns att påverka måluppfyllelse framför allt är indirekta. Nämnden har för verksamhetsår 2007 totalt nio effektmål. Alla mål återrapporteras på ett tydligt sätt. För två mål är uppfyllelsen oklar, beroende på att målen inte är satta för 2007 utan på längre sikt. I återrapporteringen görs dock bedömningen att dessa mål kommer att uppfyllas. Uppföljning av effektmålen bygger i stor utsträckning på verksamhetens egna utvärderingar då färdiga och oberoende nyckeltal och andra uppföljningsmått saknas SRMH Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Miljö 1 1 0 1 0 Miljö 2 3 0 1 2 Miljö 3 1 0 1 0 Miljö 4 4 2 2 0 TOTALT: 9 2 5 2. Icke effektmål: Miljö Alla biltvättar ska uppfylla Käppalaverkets krav på reningsutrustning enligt biltvättspolicy senast år 2007. Miljö Alla småbåtshamnar/båtklubbar ska hålla sådan standard att de vid tillsyn bedöms vara utan anmärkning. 3.3.1 Bedömning Vi bedömer att Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd har en tillfredställande uppföljning av sina effektmål. Måluppfyllelsen redovisas på ett bra sätt. Målens mätbarhet är generellt sett god, men vår uppfattning är att de effektmål som ska uppnås under 2010 respektive 2015 bör omformuleras, förslagsvis till delmål, i syfte att förbättra möjligheten till uppföljning på kort sikt. 6

3.4 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden (KFN) redovisar i linje med bokslutsanvisningarna. Liksom i fjol har nämnden många effektmål. Totalt 27 effektmål finns uppsatta, samtliga mål kommenteras i delårsrapporten. Antalet mål är 16. Av de tre mål som inte har kunnat följas upp saknas mätmetod för ett och de övriga två skulle ha följs upp med en NKIundersökning som inte gjordes under året. Antalet ej mål är åtta. Inom områdena bildning respektive trygghet är flera av målen ej. KFN Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Allmänt 6 0 6 0 Bildning 6 0 3 3 Upplevelser 5 1 3 1 Trygghet 3 0 1 2 Motion 4 2 1 1 Mötesplatser 3 0 2 1 Totalt 27 3 16 8 Icke effektmål: Bildning Antal (biblioteks)lån/invånare ska vara >10. Bildning - Ung kultur ska undervisa 1800 elever i musik, teater och sång och >94 % av dem ska vara nöjda. Bildning - Antalet nyinköpta media/år ska hållas på en oförändrad nivå. Upplevelser - Ung fritid ska arrangera sommarlovsaktiviteter för minst 500 barn. Trygghet Klottret i Täby är reducerat med 10 % vid 2007 års utgång. Trygghet - 100% av år 7 lärarna ska känna till utbildningsmaterialet Rätt och fel, som delas ut i skolorna i anslutning till attitydprojektet mot klotter. Motion För Tibblebadet är målet 4 bad/invånare. Mötesplatser För fritidsgårdarna är målet 79 000 besök/år. 3.4.1 Bedömning Vi bedömer att Kultur- och fritidsnämnden har en tillfredställande uppföljning av sina effektmål. De flesta av målen har kunnat följas upp, tack vare tydligt formulerade och mätbara mål. Vi anser dock att bedömningen av inriktningsmålens uppfyllelse, liksom rapporteringen av effektmålens uppfyllelse, kunde ha redovisats tydligare. Den relativt stora andelen ej mål kan tyda på att målen är för högt satta eller att arbetet med målstyrningen är eftersatt. Därför rekommenderar vi en genomgång av målsättningarna i syfte att identifiera för högt satta och eventuellt eftersatta effektmål. 7

KFN har ett stort antal effektmål, även om de är färre än i fjol. Det höga antalet i kombination med den blygsamma måluppfyllelsen talar för att fortsättningsvis anta ett minskat antal effektmål. 3.5 Socialnämnden Socialnämnden redovisar måluppfyllelsen på ett sätt som kan sägas överensstämma med bokslutsanvisningarna. Bland annat bedöms uppfyllelsen av nämndens sju inriktningsmål och effektmålen summeras och kommenteras i vissa fall. Socialnämnden har totalt 29 effektmål för år 2007, vilket är mer än en fördubbling i förhållande till föregående år. Samtliga effektmål kommenteras i den bilagda tabellen. Av de 29 målen är 14 mål, 12 mål är ej och tre mål kan inte utvärderas. Närmare hälften av effektmålen är ej. Majoriteten av LSS-verksamhetens effektmål är inte. Av de fyra ej målen mäts tre stycken genom NKI och ett avser huruvida arbetsrutinerna inom LSSenheten är kvalitetssäkrade. SON Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej IoF inkl psykiatri 11 2 5 4 Äldre- och handikapp 11 1 6 4 LSS-verksamhet 7 0 3 4 TOTALT: 29 3 14 12 Icke effektmål: IFO och psykiatri Minst 75 % av alla som får försörjningsstöd ska ha en arbetsplan. IFO och psykiatri Högst 15 helårsplatser för vuxna missbrukare ska köpas vid HVB-hem. IFO och psykiatri NKI för upplevd förbättring av levnadsvillkoren för personer med psykiska funktionshinder som får biståndsbedömda insatser ska uppgå till lägst 77. IFO och psykiatri Till personer med psykiska funktionshinder ska socialnämnden kunna erbjuda boenden i kommunen i sådan omfattning att högst 15 årsplatser behöver köpas vid HVB-hem. 8

Äldre- och handikappomsorg Antalet hemtjänsttimmar per person och månad ligger kvar på 2006 års nivå. Äldre- och handikappomsorg NKI för hemtjänst ökar till minst 76 genom förbättrad information till brukarna och deras anhöriga. Äldre- och handikappomsorg NKI för särskilt boende ska öka till lägst 68 genom att innehållet i vardagen tydliggörs samt att måltidssituationen och informationen till brukarna och deras anhöriga förbättras. Äldre- och handikappomsorg Samtliga som bor i boende inklusive korttidsboende ska vara riskbedömda enligt Nortonskalan. LSS NKI för insatsen kontaktperson ska uppgå till lägst 81. LSS Andelen personer med funktionshinder som har daglig verksamhet inom kommunens gränser ska uppgå till minst 85 % i december 2007. LSS NKI för stöd till brukarna i boende och daglig verksamhet ska öka till lägst 85 genom förstärkning av personalens kompetens om utvecklings störning, LSSlagstiftningen och personlig assistans. LSS Arbetsrutiner inom LSS-verksamheten ska vara kvalitetssäkrade senast vid utgången av 2007. 3.5.1 Bedömning Vi bedömer att Socialnämnden har en tillfredsställande redovisning och uppföljning av sina effektmål. Samtliga verksamheter ger en lägesrapport där måluppfyllelse kommenteras. Effektmålen är välformulerade såtillvida att endast ett fåtal inte kan följas upp. Måluppfyllelsen är dock låg, vilket torde leda till ytterligare analyser inom nämnden. Har man ställt upp realistiska mål? Har man ställt upp för många mål? 3.6 Barn- och grundskolenämnden Barn- och grundskolenämnden redovisar med hjälp av en tydlig struktur årets måluppfyllelse. Av de 20 effektmålen har 11 inte kunnat utvärderas. Av förskoleverksamhetens sex mål har inget följts upp. Detta beror till stor del på att utvärdering sker med hjälp av tillsynsansvariga pedagoger, som inte har besökt alla verksamheter. De besök som har genomförts tyder dock på att verksamheterna svarar upp mot de satta målen. Ett annat sätt att mäta måluppfyllelsen har varit det så kallade kvalitetsutvecklingssystemet. Detta system, som bygger på enkätundersökningar, har dock ej kunnat användas på grund av låg svarsfrekvens. 9

Huvudsakliga skäl till att fem av effektmålen för grundskola, mm inte har kunnat utvärderas är bristande statistiskt underlag och att vissa enkäter inte genomfördes under 2007. De två effektmål som inte har uppfyllts berör studieresultat för elever i år 9. BGN Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Förskoleverksamhet 6 6 0 0 Grundskola, förskoleklass 14 5 7 2 och skol- barnomsorg TOTALT: 20 11 7 2 Icke effektmål: Grundskola - Andel elever med betyg i alla ämnen i år 9 ska öka. Grundskola - Fler elever i år 9 är godkända för nationellt program i gymnasieskolan. 3.6.1 Bedömning Vi anser att Barn- och grundskolenämndens uppföljning av verksamhetens effektmål inte är helt tillfredsställande, detta på grund av att inga effektmål har kunnat följas upp på förskolans område. En ökad mätbarhet vore önskvärd. I övrigt bedömer vi målstyrning och kontroll som tillfredsställande. Verksamhetsberättelsen är ambitiös och ger läsaren en god bild av nämndens verksamhet. 3.7 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden (GVN) har i princip följt bokslutsanvisningarna, måluppfyllelsen som helhet redovisas förhållandevis otydligt i verksamhetsberättelsen, bortsett från den sammanfattande tabellen. I verksamhetsplanen anger fullmäktige de inriktnings- och effektmål som ska styra nämndens verksamhet under 2007. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har i verksamhetsplan 2007 totalt 13 effektmål som ska följas upp i samband med bokslutet. Alla effektmål återrapporteras, men endast två är. Vissa av de icke målen är nära att uppfyllas, men når inte hela vägen fram. Det kan konstateras att sex effektmål inte har kunnat följas upp. Detta beror på att enkäter ej genomförts eller att svarsfrekvensen varit för låg. I något fall är målformuleringen för komplicerad för att ett tydligt svar ska kunna ges. 10

GVN Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 13 6 2 5 Icke effektmål: Lägst 90 % av de studerande på Täby komvux och inom övriga vuxenutbildningar ska ha lägst betyget godkänd efter avslutad kurs. Alla elever ska instämma i påståendet att de helt eller i huvudsak känner sig trygga i skolan Alla elever ska instämma i påståendet att det helt eller i huvudsak är arbetsro på lektionerna Minst 90 % av alla elever ska instämma i påståendet att de helt eller i huvudsak kan rekommendera sin skola till andra. Elevernas delaktighet i skolans arbete ska öka. 3.7.1 Bedömning Så få som två av 13 mål är, vilket innebär att andelen mål är i paritet med föregående års måluppfyllelse. Detta är inte tillfredsställande. Vi bedömer att Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden huvudsakligen gör en tillfredsställande uppföljning av måluppfyllelsen, även om vi anser att redovisning av effektmålen kunde ha givits mer utrymme, särskilt som måluppfyllelsen är så pass låg. Läsaren får dock överblick tack vare den sammanfattande tabellen. Vi konstaterar att det i vissa fall är svårt som läsare att förstå huruvida målet är uppfyllt eller ej, då rapporteringen på sina håll framhåller mål som nästan uppfyllts eller är på god väg att uppnås. Tydligare kommunikation i detta avseende vore önskvärt. Vi vill påpeka att få mål är möjliga att utvärdera, vilket utgör ett viktigt förbättringsområde. Slutligen anser vi att GVN bör omformulera vissa mål, som snarare är formulerade som inriktningsmål än effektmål. Det är exempelvis inte idealiskt att ha ett effektmål där alla elever ska instämma i ett visst påstående. 4 Samlad bedömning I verksamhetsplan 2007-2009 uttalas inte explicit vilka verksamhetsmål som ska uppfyllas inom ramen för god ekonomisk hushållning. Då kommunen har en tydligt strukturerad 11

styrkedja med inriktningsmål, effektmål och uppföljning av de samma, gör vi tolkningen att det är effektmålen som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Vi bedömer att Täby kommuns målstyrning och uppföljning i allt väsentligt är tillfredsställande. Kommunens modell för målstyrning är tydlig och ändamålsenlig, styrkedjan är oftast intakt och framför allt framgår av verksamhetsberättelserna att nämnderna de facto vidtar åtgärder för att uppnå de mål som finns. Vissa förbättringsområden har dock identifierats. Det är inte tillfredsställande att så många mål inte har uppfyllts eller inte har kunnat utvärderas. Låg måluppfyllelse medför en risk för att målstyrningsprocessen inte speglar verkligheten och har flera orsaker. Måluppfyllelsen sammanfattas i tabellen nedan. Nämnd Effektmål Ej uppföljda Uppfyllda Ej KS 44 21 20 3 SBN 11 2 7 2 SRMH 9 2 5 2 KFN 27 3 16 8 SON 29 3 14 12 BGN 20 11 7 2 GVN 13 6 2 5 TOTALT: 153 48 71 34 Ett förbättringsområde är möjligheten att utvärdera målen på kort sikt. Nära en tredjedel av kommunens effektmål har inte kunnat utvärderas. Skälen härtill är flera, men inte sällan är det fråga om attitydundersökningar som inte genomförts, eller målformuleringar som inte tillåter utvärdering på kort sikt. Effektmålen i fråga bör därför antingen omformuleras eller mätas på ett annat sätt. Det kan konstateras att Täby kommuns styrsystem är beroende av att tydlig åtskillnad görs mellan inriktningsmål och effektmål. Denna indelning är inom vissa nämnder - inte alltid klar. Vidare konstaterar vi att förhållandevis många av de uppföljningsbara effektmålen inte är. Här krävs en genomgång i syfte att klarlägga huruvida målsättningarna är för högt ställda, eller om styrningen av och inom de för implementering ansvariga nämnderna brister i något avseende. Uppföljningen av ett effektmål har tre möjliga utfall: Målet är uppfyllt, ej uppfyllt eller kan inte följas upp. I vissa nämnders återrapportering rapporteras uppföljningen dock på ett mer invecklat sätt, vilket medför att det blir upp till läsaren att avgöra huruvida ett mål är uppfyllt eller ej. Detta talar för en genomgång av effektmål och uppföljningsmetodik, i 12

syfte att ytterligare förbättra målstyrning och göra det enklare för medborgare och andra utomstående att förstå och ta del av kommunens arbete. I föregående års granskning föreslogs en reducering av antalet effektmål. Vi vidhåller den ståndpunkten. Tack vare att måluppfyllelsen sammanfattas i tabellform kan läsaren snabbt få en strukturerad bild av vilka mål som har funnits och huruvida dessa har uppfyllts. I övriga delar av nämndernas respektive redovisning är strukturen varierande. En ännu tydligare struktur vore önskvärd. Analyser av huruvida inriktningsmålen bedöms uppfyllas saknas, vilket skulle kunna åtgärdas med tydligare bokslutsanvisningar. Detta påtalades även i fjol. I korthet kan vår bild av Täby kommuns måluppfyllelse sägas vara att nämnderna arbetar för att nå målen, men målstyrningen har stor förbättringspotential. De första stegen för att förverkliga denna potential är att i högre utsträckning formulera mål som är uppnåeliga och mätbara på kort sikt. Det bör påpekas att Täby kommun inför verksamhetsåret 2008 har reviderat målformuleringar, vilket är positivt. Föreliggande granskning berör dock endast år 2007. 13