Protokoll från Luckans styrelsemöte november 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, våning 3, Helsingfors Tid: 21.11.2012 kl 8.30 Närvarande Styrelse Anställda Fredrik Karlsson (ordf.) Sebastian Weckman Monica Martens-Seppelin Karl Norrbom Maria Björnberg-Enckell Pia Sevón Samuel Reuter Anders Derefalk (deltog under ärende 11) PROTOKOLL NOVEMBER 2012 1. Mötets öppnandes av ordförande kl. 8.40 2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från oktober 2012. 5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Samuel Reuter och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare. 6. Aktuella ansökningar Följande ansökningar har lämnats in i oktober och november i enlighet med budget. Följande ansökningar avviker från budget: - Runar Bäckströms stiftelse, för utvecklandet av svensk företagsservice, 7000 euro. - Nylands konstkommission, specialbidrag barnkultur, 15000 euro. - Ansökan till Hälsovårdsnämnden, Rådtorg, familj och barn aktiviteter, 10 000 euro (pga. av förändringar inom socialverket). - Personalsektionen, kompetenshöjande åtgärder för invandrare liksom tidigare (5000 euro) plus mentorering (3000 euro, nytt som FIKA-andel kommun), totalt 8000 euro. - SAMS, för tecken- och syntolkade Saftsalonger (2 per år), 5000 euro. - Centralkommissionen för konst, kulturprojekt som främjar hälsa och välfärd, 15000 euro. Förslag: Ansökningarna antecknas för kännedom. Föreningen har erhållit följande bidrag i oktober-november: - Aktiastiftelsen Esbo-Grankulla, för verksamhet och Komet, 12 000 euro - Eklunds stiftelse, för kulturverksamhet, 3000 euro - Från barn och ungdomsstiftelsen, för UngInfo, motverkande av utslagning och samarbete med specialklasser, 3000 euro.
Översikt av ansökta och beviljade bidrag sedan början av året Man kan konstatera att föreningen aktivt sökt understöd från olika bidragsgivare och budgeten är rätt väl intakt. Se bifogat sammandrag av ansökningar 2012. Förslag: Mötet antecknar bidragssituationen och ansökningarna för kännedom. 7. Ekonomisk översikt och likviditet Ekonom Pia Sevón presenterade likviditetsproblemet föreningen stått inför under hösten till följd av retroaktiva utbetalningar av EU-porjektmedel samt avsaknad av kapital. Situationen är i skrivande stund bättre, men den likviditetsmässigt alarmerande tiden i oktober / november måste undvikas i framtiden. Diskussionen tas upp under höstmötet med medlemsföreningarna. Den ekonomiska översikten ser annars god ut. En jämförelse mellan 2011 och 2012 visades under mötet. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag och önskade en utredning över kommunala anslag som beviljats från Helsingfors stad, detta då diskussion följde om upphandlingar av tjänster från staden, (UngInfo, Bridge och Barnkultur). Utredningen ges till kommande möte i december. 8. Lägesrapport om företagsportal Portalen börjar vara startklar för att testas för en utvald grupp av företag. Arcadas studerande är involverade inom ramen för programmet för företagsekonomi för att testa tjänsten och dess funktioner. Texterna och de tekniska applikationerna finslipas i samarbete med KSF media. Sebastian Weckman presenterar närmare. Förslag: Mötet tar del av informationen och ger feedback på tjänsten. Beslut: Mötet tilldelades åtkomst till portalen och fick en kort presentation av Weckman. Portalen återfinns på: http://foretagssidan.fi 9. UngInfo lägesrapport Ung Info fick Bojan Sonntag pris På Svenska dagen 2012, tilldelades Luckan UngInfo och Helsingfors Mission Bojan Sonntag priset om 4000 euro vardera för åtgärder som befrämjar det svenska språkets bevarande i Finland. Ordförande Marcus Rantala från Svenska Finland folktings Garanter påpekade att vi i Finland välfärden till trots ännu har mycket att arbeta med då det gäller utsatthet och marginalisering, inte minst bland unga. Muluken Cederborg tog emot priset och tackade för erkännandet. Ledningsgruppen planerar hur de personer som arbetar för UngInfo kunde få en liten guldkant tack vare bidraget. Prispengarna kommer att gå direkt till de som arbetar med verksamheten. Förslag: Styrelsen tackar Svenska Finlands folktings Garanter r.f. för det uppskattade priset som verksamheten UngInfo erhöll på Svenska dagen 6.11. Hälsningar från mål- och resultatförhandlingar på UKM UngInfo kallades till mål- och resultatförhandlingar på UKM 7.11. Innan mötet krävdes en
omfattande redogörelse och rapport över årets verksamhet med bland annat statistik, budgetuppföljning och strategiska tyngdpunkter för de följande tre åren. Diskussionen gick bra och det ser ut som om UngInfo kunde erhålla ungefär samma storlek på bidrag som tidigare. Vissa preciseringar önskades vad gäller följande års målsättningar. De strategiska mål som utformats för en längre period godkändes utan ändringar. Förslag: Mötet konstaterar att mål och resultatförhandlingarna med UKM förlöpte väl och att verksamheten UngInfo kan fortskrida utan större förändringar. 10. LuckanIntegration Bridge och kommuner Situationen för Bridge ser dyster ut. Vanda och Grankulla stad har säkrat sina andelar till verksamheten för 2013, Vanda med 3900 euro och Grankulla med 2200 euro. Vand har skrivit på ett fortlöpande avtal, Grankullas medel är reserverade i budgeten för nästa år. Varken Helsingfors eller Esbo stad torde ha reserverat några pengar för verksamheten i nästa års budget. VL och platschef har sänt skrivelser till ledande tjänstemän enligt instruktioner och påverkat via den politiska vägen. VL har diskuterat ärendet med Astrid Thors (se bilaga skrivelse) och Niklas Torvalds (Dif stygruppsmedlem) samt Stina Gestrin, Fredrik Almqvist (Dif styrgruppsmedlem) och Bo Grönholm från Esbo samlingsparti, styrelsmedlem i Sydkusten. I Helsingfors har diskussionen förts genom Delaktig i Finland / Arbis, för att nå en hållbar lösning på sikt. Ärendet är förankrat i det bildningsstrategiska arbetet och med invandrarchef Annika Forsander. Förhoppningsvis resulterar diskussionen i fortlöpande medel från och med 2014. Följade alternativ finns. 1) Erhålla organisationsbidrag för 2013 från socialverket (men osäkert och ger inte den rätta tyngden för verksamheten). 2) Eventuellt kunna få ett utökat stöd via Dif för vår konceptutveckling av rådgivnings- och handledningsverksamheten för Dif, men ytterst osannolikt att sådant godkänns. 3) Få avtalet godkänt och budgeten säkrad (från någon av sektorerna eller i form av delat ansvar mellan t.ex. bildnings- och socialsidan). 4) Få äskat ett anslag via budgeten den politiska vägen. Dock för sent (och säkert svårt nu när invandrarkoordinatorn kommit in som en ny post). Det mest sannolika är att föreningen ansöker om organisationsbidrag från Socialverket i brist på en bättre lösning för tillfället, men problemet är att beslutet fattas först i maj 2013, vilket leder till att arbetsavtal inte kan förlängas utan någon form av säkerhet. Bridge söker även om anslag för kompetenshöjande kurser från Helsingfors stads personalcentral enligt samma praxis som under tidigare år. Vad gäller Esbo har invandrarchefen Teemu Haapalehto fastslagit att Esbo inte kan agera förrän Delaktigs slutrapport definierar Luckans roll, men detta sker först i juni 2013, vilket inte hjälper ekonomin för 2013. Förra året beviljades medel av bildningssektorn. I juni 2012 hölls ett möte med bildningsdirektören Sampo Suihko för att förankra ärendet. Enligt Suihkos hälsningar fördes ärendet till bildningsdirektörernas (bitr. stadsdirektörernas) gemensamma sektion i september utan resultat. Christina Gestrin har bevakat ärendet men utfallet är dock osäkert. Även här har diskussionen först tillsammans med Arbis men attityden vad gäller svenska integrationsalternativ verkar vara i motvind och lobbandet har inte lett till resultat. Medel från Esbo torde även kunna sökas i form av ettåriga
organisationsbidrag från socialsektorn i brist på andra lösningar. VL har skrivit och lämnat ringbud åt Suihko enligt Gestrins rekommendationer, utan resultat. Problemet ligger också i det att RAY-budgeten inkluderar kommunal finansiering, RAYs bidrag gäller för Luckans lågtröskelverksamhet, utsatta grupper och invandrarrådgivning, inte direkt med tonvikt på svenska integrationsvägar. Kommunerna har gjort upp ett samarbetsavtal vad gäller att kunna hänvisa invandrarkunder till de olika samkontoren i regionen, dock inte beaktande av behov av tjänster som är specialiserade på integrationsvägar i de finlanssvenska strukturerna, där ett samarbetsavtal kunde vara en ändamålsenlig och billig lösning för metropolområdet. Från och med maj 2012 har Luckan haft två personer anställda som arbetar med Bridge och handledning, dvs Anna Jakobsson som ersattes med Liselotte Sundbäck (100%) samt Mirjam Malik (40%). Dessutom har Norrbom m.fl. arbetat med Bridge, vilket upptagit mycket resurser av föreningen, inte minst det kommunala lobbandet. Målet är att ha två personer som arbetar med Bridgeuppgifter till 100%, dvs. en person med RAY finansiering och en annan med hjälp av kommunal finansiering. Förslag: Mötet tar ställning till huruvida föreningen ska fortsätta kunna bedriva sin rådgivningsverksamhet för invandrare om de finlandssvenska integrationsvägarna. Ifall RAY-medlen erhålls kan Liselotte Sundbäck (vikarie för Ann-Jolin Grune) fortsätta arbeta med Bridgerelaterade uppgifter men Maliks andel ser ut att måsta frysas åtminstone tills finansieringsproblemet lösts. Mötet konstaterar dock att Luckan bör kunna svara på Vanda och Grankulla stads behov. Beslut: Mötet beslöt att tjänsten för invandrare bör fortsätta och att ärendet bereds separat för möte i början av 2013. 11. Produforum Nylands avslutning, lägesrapport Projektledare Anders Derefalk presenterar. Framtid och resultat Personalen har aktivt arbetat med att avsluta projektet väl och fördela ansvaret mellan de medverkande parterna. Detta för att kunna upprätthålla centrala aktiviteter för målgruppen, dvs. det fria kulturfältet i regionerna. Huvudmannen äger varumärket Produforum och kvalitetskriterierna finslipas ännu för att definiera den slutliga sk. PF-modellen. Produforum Nyland har varit det första regionala kulturprojektet i regionen som finansierats av ESFmedel. Projektet har pågått sammanlagt i fem år med start i de olika regionerna i olika takt. Den interna ansvarsfördelningen har varit följande vad gäller att föra projektet sas i hamn: VL har drivit på processen så att verksamheterna (de som visat sig vara centrala) kan fortskrida i regionerna och projektledare Anders Derefalk har definierat resultaten och måluppföljningen för projektets många målsättningar i samarbete med övrig projektpersonal. Konsult Päivi Korhonens utvärderingsrapport har pekat på bristerna i rapporteringen som vi nu försöker åtgärda. Svenska kulturfonden har också understrukit vikten av att rapporteringen sköts förtjänstfullt som referens för ev. start av nya EUprojekt som gagnar kulturfältet. Päivi Korhonen har också anlitas i form av köptjänst för att stöda processen vad gäller slutrapportering. Gällande framtiden så har arbetet förlöpt överraskande smärtfritt. Huvudmannaskapet för Produforum Nyland har överlåtits till Västnyländska kultursamfundet i Västra Nyland och Kulturföreningen Grand i Östra Nyland. En verksamhetsplan, inkl. styrgrupp och budget har godkänts av respektive huvudmäns styrelser. I skrivande stund förefaller det även som om personalen inom projektet i dessa regioner blir fortsättningsvis sysselsatta med PF uppgifter i den nya huvudmannens
regi. Dock så förs ännu diskussioner med kommunerna i dessa regioner om fortsatt ekonomist stöd för den kulturkoordinerande uppgiften och landskapsutvecklingspengar utreds för de olika Luckorna. Föreningen strävar också till att kunna anställa Anders Derefalk inom ramen för UngInfo, Bridge och handledningsrelaterade uppgifter för år 2013 (minst 60%). I Mellannyland kommer arbetsfördelningen fördelas mellan huvudmannen, föreningen PF vänner r.f. samt vissa andra aktörer. En verksamhetsplan över arbetet sammanställs för tillfället och är färdig 29.11. Eftersom PF riks fortsätter så har huvudmannen lite extra resurser för att kunna förankra centrala aktiviteter inom PF som naturligt kunde påföras huvudmannen i förlängningen, såsom informations- och marknadsföringsrelaterade uppgifter, stöd för ekonomihantering för en liten avgift, upprätthållande av arbetsutrymme m.m. Handlingar delas ut under mötet om de regionala verksamhets- och framtidsplanerna för 2013. PF Nyland håller sitt slutseminarium 22.11 på Korjaamo och projektet avslutas 3.12.2012. En gedigen slutrapport krävs för EU-redovisningen. Se närmare information i bifogad bilaga. Förslag: Mötet tar del av lägesrapporten, framtidshandlingarna och konstaterar med tillfredsställelse att det värdefulla arbetet fortskrider i de Nyländska Luckornas regi och en lösning för att förankra projektets centrala aktiviteter har kunnat definieras. För övrigt antecknas informationen för kännedom. 12. Föreningen och likviditetsproblem till följd av EU-projekt Luckan driver angelägna projekt som gagnar den finlandssvenska befolkningen lokalt, regionalt och nationellt. Då de flesta understödare från stat och regionala verk betalar ut understöden retroaktivt så har föreningen upplevt problem med kassalikviditet. I år har föreningen varit tvungen att höja sin kreditgräns till 75 000 euro med Svenska kulturfonden som garant för krediten. Arrangemanget är inte hållbart i längden och därför aktualiserar föreningen diskussionen till följande höstmöte. En stödbuffert från de största finlandssvenska fonderna och stiftelserna borde grundas för att avhjälpa problemet. Förslag: Mötet diskuterar situationen och styrelsemedlemmarna söker finna en hållbar lösning på det angelägna problemet. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag, se punkt 7 där ärendet också diskuterades. 13. Meddelanden - Deltagande i Dif seminarium på Arbis, 30.10, JL, Jenny Asplund och ordföranden - VL deltog i den sk. PRÅgruppens-möte om EU-projektfrågor tillsammans med SSC, Sydkusten och Magma, 30.10 - Avtackning av ungdomsdirektör Kari Naalisvaara med anledning av pension, JL, 31.10 - Möte med Astrid Thors och JL om Luckan ärenden och Helsingfors budget, 2.11 (Bridge, Nylands förbunds utvecklingsanslag från Hfors, stadsleader och bevakning av MYR för Komet ansökan till NTM-centralen) - Luckan deltog i Folktingets Svenska Dagen fest i Helsingfors stadshus, 6.11 - Mål och resultatförhandlingar Ung Info på UKM, JL, Muluken Cederborg och Mirjam Malik,7.11 - Föreningen uppvaktade Prakticum med anledning av 10 års jubileum 9.11 - Möte med Christel Liljeström och Thomas Blomqvist och Luckorna verksamhetsledare i Borgå, Raseborg och Helsingfors om Nylands förbund och projektunderstöd/landskapsutvecklingspengar på svenska, 14.11 - Möte på Nylands förbund med anledning av projektet ALLAS LUCKA, JL, PS, AL, GS, 16.11 - Produforum Nyland håller sitt slutseminarium på Korjaamo 21.11 - Luckan har inbjudits till KSF medias sk. Skål-gala, 15.11 - Produforum Nyland håller sitt sista styrgruppsmöte 27.11
- Luckornas personal träffas för ett planeringsmöte i Karis 29.11 - Konsult Päivi Korhonen har anlitats med anledning att göra en god resultatredovisning av Produforum Nyland projektet. Följande gemensamma möten hålls med Päivi, 8.11, 23 och 30.11 - Ungdomsdirektör Tommi Laitio från Helsingfors ungdomscentral besöker Luckan 4.12 - Shoppen, Luckan slutar reservera biljetter till Svenska teatern efter årsskiftet pga. av trängd ekonomi, endast direkt biljettförsäljning, SW presenterar /VAD DETTA BEHÖVS SKRIVAS UT - Luckan har lånat tavlor av ProArtibus och tagit en försäkring för ändamålet, Pia Sevon informerar. - Luckornas gemensamma utställning 20 år kommer till Helsingfors i december, KN informerar. - Allas Lucka presenteras Förslag: Mötet antecknar meddelandena för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag och meddelades också om ansökningsförfarandet och avslaget av projektet Allas Lucka från Nylands förbund. En ny anhållan med bantad budget och verksamhet lämnas in i december. 14. Följande möten Följande styrelsemöte med jullunch hålls 12.12 kl. 10.30. 15. Mötet avslutandes av ordförande kl. 10.00 Fredrik Karlsson, ordförande Karl Norrbom, sekreterare Samuel Reuter Maria Björnberg-Enckell