Kallelse till årsstämma i FREJA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Härmed kallas samtliga medlemmar till ordinarie stämma söndagen den 8 mars 2009 kl. 16.00 på Stenåsavägen 36 Dagordning 1. Stämman öppnas 2. Stämmans behöriga utlysande 3. Godkännande av dagordningen 4. Upprättande av röstlängd 5. Val av ordförande för stämman 6. Val av sekreterare för stämman 7. Val av 2 st justeringsmän 8. Styrelsens verksamhetsberättelse 9. Bokslut 2008 10. Avsättning av medel till reparationsfond (se bokslut 2008) 11. Revisionsberättelse 12. Beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 13. Motioner och förslag 14. Avgående styrelses verksamhetsplan 2009 2011 -Reparation av garagetaken. Så gick det och ska vi gå vidare? -Belysning på parkeringarna. 15. Parkeringar på området -räcker de till eller ska vi försöka göra fler? 16. Kvarterslokalen (den vi sitter i nu) -uthyrning som den andra stugan (se bilagd skrivelse) -kvällsfester eller ej (samma skrivelse) 17. Budget 2009 Arvoden till styrelsen och revisorer 18. Debiteringslängd 2009 19. Val av ordförande (1 år) 20. Val av styrelseledamöter 2 st. (2 år ) 21. Val av styrelsesuppleanter 3 st. (1 år) 22. Val av revisorer 2 st. 23. Val av revisorsuppleant 1 st. 24. Val av valberedning 3 st. 25. Val av stugvärd 26. Val av kompostvärd 27. Övriga frågor 28. Stämman avslutas Väl mött: Styrelsen Bilaga till kallelse och dagordning: Bokslut 2008 med Budget 2009 Kommentarer till Budget 2009 Verksamhetsberättelse 2008 Verksamhetsplan 2009 2011 Underhållsplan 2009 2015 Kvarterstugans användning Garagetak, belysning & parkering Motioner årsmöte-2009-dagordning.doc Senast utskrivet 2009-03-01 10:59:00
Resultaträkning 2008 & styrelsens förslag till budget år 2009 Resultaträkning Utfall 07 Utfall 08 Budget 08 Avvikelse Budget 09 Avvikelse Intäkter Medlemsavgifter 250 000 250 000 250 000 0 243 000-7 000 El i garage 5 250 6 500 5 000 1 500 5 000-1 500 Uthyrning av kv.stugor o förråd 30 550 51 700 40 000 11 700 45 000-6 700 Övriga intäkter 0 0 Räntor 7 114 9 115 9 000 115 4 000-5 115 Total intäkter 292 914 317 315 304 000 13 315 297 000-20 315 Kostnader Styrelearvoden 8 000 8 000 8 000 0 8 000 0 El & Va 61 533 77 547 74 000-3 547 78 000-453 Vinter / Sommarskötsel 22 106 10 280 25 000 14 720 17 500-7 220 Reparation 69 790 286 577 180 000-106 577 80 000 206 577 Försäkringar 5 370 5 669 5 000-669 6 000-331 Kompost 3 011 13 493 30 000 16 507 15 000-1 507 Förbrukn-inventarier/Data 1 005 1 101 1 000-101 1 500-399 Övriga kostnader 984 869 1 000 131 1 000-131 Reparationsfond 99 875-90 000-20 000 70 000 90 000-180 000 Total kostnader 271 674 313 536 304 000-9 536 297 000 16 536 Resultat 21 240 3 779 0 3 779 0-3 779 Årsavgifter/Debiteringslängd 2 007 2007 2 008 2008 Fastigheter med garage 3 200 3 200 3 200 2 700 Fastigheter med garage i länga 3 800 3 800 3 800 3 800 Motorvärmare / El i garage 250 250 250 250 Balansräkning 2008-12-31 Tillgångar Kassa 0 Föreningskonto 8 044 Varbergskonto 248 914 Kundfordring 0 Summa tillgångar 256 958 Skulder o eget kap Leverantörsskulder 17 820 Bokslutsskulder 19 100 Reparationsfond 160 000 Eget kapital 60 038 Summa skulder o eget kap 256 958 Kommentarer Årets reparationer består i första hand av reparation av garagetaken på 4 garagelängor för gårdarna SO och SV. Förändringen av reparationsfonden utgör skillnaden mellan utförda reparationer +kostnader för kompost och motsvarande budgeterade kostnader. Styrelsen Föreslagna årsavgifter behövs för att klara föreslagna reparationer enligt plan. Samtidigt anser styrelsen att vi långsiktigt bör ha en reserv på 150.000 i reparationsfonden för att klara oförutsedda händelser. Sänkningen av avgiften för hus med eget garage är kopplat till de omfattande reparationerna av garagetaken. budget 09.xls 2009-03-01
Kommentarer till BUDGET 2009 Intäkter Medlemsavgifter: Styrelsen föreslår sänkt årsavgift med 500 kr för 2009 för de med eget garage. Då vi satsar mycket pengar på garagen i länga, är det rimligt att de med egna garage får en lägre avgift. Det betyder 3 800 kr för de med garage i länga och 2 700 kr för de med eget garage. Uthyrning av kvartersstugor: Styrelsen budgeterar hyresintäkter för 2009 (38 000 för Kvarterstuga Ymergatan + 1 000 kr i festuthyrning). Gårdsförråden ger 6 000 kr. Kostnader Styrelsearvoden: Den avgående styrelsen föreslår att arvodet ligga kvar på 8 000 kr. El & VA, Vinter / Sommarskötsel För 2009 har vi har avsatt 78 000 kr för el och VA. Vinter och sommarskötsel har satts till 17 500 kr. Reparationer Begreppet reparationer i denna post avser såväl löpande underhåll som ny- eller reinvesteringar. Vi budgeterar för ny belysning på parkeringarna för 30 000 kr. Försäkringar Vi räknar med 6 000 kr. Kompost För tömning räknar vi med en kostnad på 15 000 kr. Reparationsfond Reparationsfonden ökar med 90 000 kr under 2009 om budgeten följs. kommentarer-till-budget-2009.doc
Verksamhetsberättelse Styrelsen Freja Samfällighetsförening året 2008 Styrelsemöten Under verksamhetsåret (mellan årsstämmorna) har 8 st protokollförda styrelse möten genomförts. Alla protokoll återfinns på www.freja.cc Där finns även annat material, som stadgar, styrelse, mm. Ärenden handlagda under året Under det gångna året har styrelsen handlagt och beslutat i följande ärenden: Underhållsmålning av garage och kvartersstugor har skett på flera gårdar. Garagen på övriga gårdar (förutom SV, som redan tidigare har bytts) har fått nya lampor monterade. Vi har äntligen reparerat garagetaken på de två sydliga gårdarna. Resultatet blev bra och de flesta verkar nöjda på berörda gårdar. Återstår de nordliga, vilket tas upp som en punkt på årsmötet. I övrigt tackar styrelsen alla som hjälpt till i smått och stort under 2008. Avgående styrelse söndagen den 8 mars 2009 Göran Jarhult, ordf. Anders Thorild Mona Bengtsson Niklas Andersson Jonas Eliasson Kent Petersson Anders Stavhagen 1
Verksamhetsplan Freja Samfällighetsförening åren 2009 2011 Som allmän ambition från styrelsen vad gäller innehåll och prioritering i såväl verksamhetsplan som underhållsplan är, att: o o o o Samfällighetens gemensamma egendom (fastighet Freja 1) skall vara så skött och underhållen att enskilda fastigheters marknadsvärde ej belastas negativt av bristande eller eftersatt underhåll av Freja 1. Om möjligt skall alla underhållsåtgärder utföras som sk. förebyggande underhåll, vilket innebär att i största möjliga utsträckning undvika oplanerade akuta och kostnadskrävande underhållsåtgärder. De planerade underhållsåtgärder som kan skönjas skall periodiseras så att medlemmarna har en överskådlig och förväntad/likvärdig medlemsavgift de närmaste åren. Freja 1 skall tillhöra de mest attraktiva villaområdena i Varbergs Kommun för såväl de redan boende som potentiella köpare. För detta krävs en trevlig, snygg och underhållen yttre miljö, som inger och skapar trivsel. Freja 1 skall vara en säker miljö för de boende, så att gemensamt ägd egendom skall underhållas utan underlåtenhet vad avser enskild persons/egendomens säkerhet. För perioden 2009 2011 bedömer den avgående styrelsen följande verksamheter som angelägna vilka planerats för åtgärd enligt underhållsplan 2009 2015 o Utbyte av buskar och träd. o Fortsatt förbättring av lekplatser. o Reparation av garagetaken. o Ytterbelysning på parkeringarna. Baserat på ovanstående rekommenderas årsstämman fastställa föreslagen verksamhetsplan för 2009 2011, samt vidare anta föreslagen underhållsplan 2009 2015 som en ambitionsinriktning för de kommande verksamhetsåren. Avgående styrelse söndagen den 8 mars 2009 Göran Jarhult, ordf. Anders Thorild Mona Bengtsson Niclas Andersson Jonas Eliasson, suppl Kent Petersson, suppl Anders Stavhagen, suppl vplan-2009-2011.doc
Underhållsplan Freja Samfällighetsförening 2009-2015 Åtgärd Kom. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Lekutrustning a 5 000 10 000 10 000 10 000 10 000 Dagvattenbrunnar b 5 000 10 000 10 000 Ytterbelysning c 30 000 10 000 10 000 10 000 Omplanteringar d 20 000 20 000 Rep av asfalt och plattor e 10 000 50 000 50 000 50 000 Kvartersstugor f 10 000 10 000 10 000 Garagetak (75' / st) g 300 000 Oförutsett 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 Under 2008-2011 går vi från 250' till 160' i reparationsfonden. Summa underhåll 80 000 320 000 80 000 90 000 120 000 90 000 Förändring reparationsfond 90 000-150 000 60 000 50 000 20 000 50 000 Kommentarer a) Lekutrustning, sandbyte åtgärdas och nyanskaffas, i tur och ordninig SÖ, NW & SW gårdarna belastas 1.5år/gård b) Kan behöva repareras då materialet runnit bort runt brunnen. c) Ytterbelysning kompletteras och renoveras. d) Omplantering av buskar och träd minska rotbelastning på ledningar och marktäckning e) Rep. av asfalt och plattor pga trafik och rotbelastning f) Takpannor och panel bedöms behöva bytas/kompletteras. g) Vi lägger råspont, papp och ny läkt. Samma pannor läggs tillbaks igen.
Kvarterslokaler Som alla troligen vet, har vi två kvartersstugor på området. Det är skyddsrum som vi är ålagda att förvalta och hålla i gott skick. Det kostar naturligtvis en del pengar och för att finansiera det har vi för närvarande den östra stugan uthyrd. På det sättet får vi in ca 40 tusen per år. En fråga ställts är om vi ska hyra ut båda lokalerna, eller om en ska vara ledig för möten, fester, barnkalas mm? Ekonomiskt innebär detta ett inkomstbortfall på 30 till 40 tusen kr/år, vilket motsvarar en minskning av årsavgiften med 400-500 kr per hushåll och år. Styrelsen gjorde ett försök under 2008 att hyra ut båda stugorna. Då några boende motsatte sig detta, beslöt vi att stanna vid en stuga uthyrd. Ska vi fortsätta som hittills, eller försöka hitta ytterligare en extern hyresgäst. Vi vet av erfarenhet att vi kan råka ut för uppsägningar och kan då riskera att stå med båda stugorna outhyrda, vilket innebär en höjning av årsavgiften med 400-500 kr per hushåll. Med gällande beslut kan lokalen inte användas för alkoholrelaterade fester. Kanske något opraktiskt om vi inte ska hyra ut lokalen permanent. Ska vi ha kvar samma bestämmelser, eller ska vi åter tillåta alkoholrelaterade fester i lokalen?
Garagetak som återstår att renovera I sommar har vi, som de flesta redan vet, renoverat taken på garagen på de södra gårdarna. Resultatet blev över förväntan och de flesta är nog nöjda. Det vi gjorde, var att plocka av pannorna och lägga råspont, papp, läkt och slutligen pannorna tillbaks igen. Vi passade dessutom på att göra taken något större, så de går längre ut från väggarna. Dessa blir då mindre utsatta för såväl regn och snö, som solens strålar. Nu är frågan hur om vi ska fortsätta och göra samma åtgärd på resterande tak? Styrelsen föreslår att vi under sommaren 2010 reparerar de två återstående norra gårdarna. Då har vi hunnit samla på oss tillräckligt mycket i reparationsfonden, för att ändå klara att ha 150 tusen kvar när reparationen är utförd. Belysning på området Den belysning vi har, är ganska sliten och lär ju inte hålla i evighet. Men att bara byta ut den rakt av skulle ställa sig ganska dyrt. Vi har ett sextiotal stolpar och varje armatur kostar 3 4 tusen. Då skulle vi inte spara någon energi på bytet, men troligen skulle det lysa bättre. På några års sikt, kommer vi säkert att kunna byta till diodlampor istället och kanske sänka energiförbrukningen med mer än hälften. Styrelsen menar att vi ska vänta med detta tills priserna gått ner på dioder och kanske upp på elen. I det kortare perspektivet kan vi dock få lite bättre belysning på parkeringarna genom att sätta upp en ganska hög stolpe med två lampor på varje gård. Tanken är då att man sätter stolpen vid infarten så att man kan rikta en lampa framför varje garagelänga. Genom att sätta lamporna rejält högt, undviker vi att det upplevs som bländande när man vistas ute. På så sätt kan vi öka tryggheten och minska risken för skador. Detta bör vi om kostnaden inte blir alltför hög, kunna genomföra under 2009. Parkeringsplatser Tidvis har vi lite ont om parkeringar på området. Ibland har vi varit dåliga på att ställa in våra bilar i garagen, ibland är det obehöriga från andra sidan Ymergatan som nyttjar våra platser och vissa helger har vi många besökare. Det finns vissa idéer för att öka antalet lediga platser. Att skylta våra parkeringar så att de bara är till för oss. Skapa några reservplatser genom att lägga ut gräsarmering på några lämpliga ställen. Bl.a på gård NO. Några platser kan tillkomma genom att vi tar bort några buskar på en garagegavel på gård SV och NO. Ev. även på NV. Styrelsen anser dock att behovet verkar ha minskat på senare tid, varför vi vill avvakta några år.